Elva linna kalmistu andmekogu asutamine ja põhimäärus
Vastu võetud 16.12.2013 nr 21
Määrus kehtestatakse “Kalmistuseaduse” § 11; “Avaliku teabe seaduse“ §434 lg 1 ja §435 lg 1; “Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse” § 6 lg 3 p 2 alusel.
1. peatükk ÜLDSÄTTED
§ 1. Andmekogu asutamine ja nimi
(1) Määrusega asutatakse kohaliku omavalitsuse andmekogu ametliku nimetusega "Elva linna kalmistu andmekogu".
(2) Andmekogu asutab, selle põhimääruse kehtestab ja muudab Elva Linnavolikogu (edaspidi linnavolikogu).
(3) Registri omanik on Elva linn.
§ 2. Reguleerimisala
(1) Kalmistu andmekogu (edaspidi andmekogu) põhimäärusega kehtestatakse andmekogusse kogutavate andmete koosseis ning andmekogu pidamise, selle järelevalve ja lõpetamise kord.
(2) Andmekogusse kogutakse andmeid ainult Elva linna poolt hallatava kalmistu kohta.
§ 3. Mõisted
Käesolevas määruses ja andmekogus kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
1) hauaplats või plats – maa-ala ühe või mitme surnukeha matmiseks kirstus või tuhaurnis;
2) jälgitav hauaplats – hooldamata hauaplats, mille suhtes on algatatud akteerimismenetlus;
3) akteeritud hauaplats – plats mis on läbi ühe aastase jälgimise protseduuri võõrandatud platsi kasutajalt;
4) hauaplatsi kasutaja – isik, kellel on hauaplatsi kasutamise õigus;
5) kalmistu haldaja – kalmistu kasutamist korraldav asutus;
6) maetu – kalmistule maetud põrm;
7) Haudi – kalmistute veebipõhine infosüsteem.
§ 4. Andmekogu pidamise eesmärk
Andmekogu pidamise eesmärgid on:
1) hõlbustada igapäevast tööd kalmistul ja viia seal sisse paberivaba asjaajamine;
2) süstematiseerida linna kalmistul asuvate hauaplatside andmeid, hauaplatside kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi;
3) võimaldada kalmistute arhiivimaterjalide tänapäevast andmetöötlust;
4) lihtsustada hauaplatside kasutusse andmist, haldamist ja taaskasutusse võtmist;
5) luua tänapäevane infosüsteeme, kasutajaid ja andmesisestajaid üheaegselt teenindav andmekogu, muutes andmete haldamise tsentraalseks, hoides ära andmete dubleerimist ja tagades kasutajatele aktuaalsete andmete kättesaadavuse;
6) võimaldada kasutajal leida vajalik hauaplats;
7) võimaldada avalikkusele kalmistutega seotud e-teenuseid kalmistute andmekogu avaliku vaate vahendusel.
§ 5. Andmekogu pidamise põhimõtted
(1) Andmekogu peetakse vastavalt käesolevale põhimäärusele, kooskõlas avaliku teabe seadusega, isikuandmete kaitse seaduse ja kalmistute kasutamist reguleerivate õigusaktidega.
(2) Andmevahetus Eesti rahvastikuregistriga toimub X-tee kaudu.
(3) Andmekogu pidamisel tuginetakse kehtivatele riiklikele klassifikaatoritele ja standarditele.
2. peatükk ANDMEKOGU PIDAMINE JA ANDMED
1. jagu Andmekogu pidamine
§ 6. Andmekogu pidamise viis
(1) Andmekogu peetakse veebipõhise andmekoguna.
(2) Andmeid töödeldakse digitaalselt andmekogu pidamise tarkvaraga Haudi.
(3) Tarkvara koosneb:
1) infosüsteemist Haudi;
2) temaga liidestatud kalmistute portaalist.
(4) Infosüsteem Haudi koosneb järgmistest põhilistest moodulitest:
1) Hauaplatside ja kalmistute struktuuri haldamise moodul.
2) Matuse registreerimise moodul.
3) Hauaplatsi kasutajate haldamise moodul.
4) Arhiivi kiirsisestuse moodul.
5) Hauaplatside akteerimise moodul.
6) Kaardimoodul.
§ 7. Andmekogu pidamise kulud
Andmekogu majutamise, hooldamise ja pidamise kulud kaetakse linna eelarvest kalmistumajanduse korraldamiseks ettenähtud kulude arvelt.
§ 8. Andmekogusse kantud andmete kaitse
(1) Andmekogu turvaklass on K2T1S1.
(2) Andmekogu turbeaste on keskmine (M).
(3) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse.
§ 9. Vastutav töötleja
(1) Vastutav töötleja on linnavalitsus. Vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid.
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab andmekogu tööd;
2) korraldab andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide eelnõude ning andmekogu pidamiseks vajalike kordade jm dokumentatsiooni koostamist ja kehtestamist;
3) korraldab ja juhib andmekogu kasutuselevõttu ning andmekogu tarkvara majutamist ja rentimist;
4) sõlmib andmekogu volitatud töötlejaga lepingu andmete töötlemiseks;
5) volitab töötajaid ja määrab nende ülesanded volitatud töötleja õiguste ning kohustuste täitmiseks;
6) annab volitatud töötlejale juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
7) teostab järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise üle;
8) täidab volitatud töötlejale pandud ülesandeid kui volitatud töötlejad on määramata;
9) tagab õigustatud isikute juurdepääsu andmetele;
10) lahendab andmekogu pidamisel tekkinud küsimusi;
11) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
12) täidab muid õigusaktidest tulenevaid kohustusi.
§ 10. Volitatud töötleja
(1) Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu kasutaja, kellele vastutav töötleja on andnud andmekogu kasutamise õiguse.
(2) Volitatud töötleja:
1) osaleb andmekogu juurutamisel;
2) täidab vastutava töötleja korraldusi andmekogu pidamisel;
3) töötleb andmeid ning vastutab nende ajakohasuse ja õigsuse eest;
4) rakendab meetmeid andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks;
5) teavitab kohe vastutavat töötlejat ebaõigetest andmetest, mille parandamine ei ole tema pädevuses, andmekogu pidamisel tekkinud probleemidest ja talle teatavaks saanud andmete mittesihipärase kasutamise juhtudest.
2. jagu Andmekogu ülesehitus ja andmekogusse kogutavad andmed
§ 11. Andmekogu ülesehitus
(1) Andmekogu koosseisu kuuluvad käesoleva paragrahvi lõigetes 2 ja 3 nimetatud andmed.
(2) Kalmistuseadusest tulenevad põhiandmed:
1) maetud isiku andmed;
2) hauaplatsi andmed;
3) hauaplatsi kasutaja andmed.
(3) Kalmistu töökorralduslikest vajadustest tulenevad muud andmed:
1) kalmistu üldandmed;
2) platsi kasutuslepingute andmed;
3) päevaraamat;
4) kasutusavalduse andmed;
5) hauaplatsi jälgimise ja akteerimise andmed.
(4) Maetu kohta kogutakse andmekogusse järgmised andmed:
1) perekonnanimi;
2) eesnimi;
3) isikukood või sünniaeg;
4) surmaaeg;
5) matmise kuupäev;
6) surmatõendi või surmateatise number ja väljastaja;
7) matmisviis (kirstumatus, urnimatus);
8) vabal tahtel antud andmed maetu usutunnistuse kohta.
(5) Kalmistu hauaplatsi kohta kogutakse andmekogusse järgmised andmed:
1) kalmistu kvartal;
2) rida/sektor;
3) hauaplatsi aadress;
4) hauaplatsi staatus (vaba, kasutuses, likvideeritud, jälgitav, akteeritud, matmiseks kõlbmatu);
5) matmiskohtade arv hauaplatsil;
6) matuse liik (kirstuplats, urniplats);
7) hauaplatsil asuvate hauatähiste ja piirete kirjeldus.
(6) Hauaplatsi kasutaja kohta kogutakse andmekogusse järgmised andmed:
1) perekonnanimi;
2) eesnimi;
3) isikukood;
4) postiaadress;
5) telefoninumber või mobiiltelefoni number;
6) e-posti aadress.
(7) Juriidilisest isikust hauaplatsi kasutaja kohta kogutakse andmekogusse järgmised andmed:
1) äriregistrikood;
2) juriidilise isiku nimetus;
3) kontaktisik;
4) kontakttelefon;
5) e-posti aadress.
(8) Kalmistu üldandmed:
1) nimetus;
2) aadress;
3) kontakttelefon;
4) lahtiolekuajad.
(9) Hauaplatsi kasutuslepingu andmed:
1) lepingu number;
2) lepingu alguskuupäev;
3) lepingu lõpukuupäev;
4) lepingu lõpetamise põhjus.
(10) Hauaplatsi kasutusavalduse andmed:
1) avaldaja eesnimi;
2) avaldaja perekonnanimi;
3) avaldaja isikukood;
4) avaldaja postiaadress;
5) avaldaja telefon;
6) avaldaja e-posti aadress;
7) hauaplatsi aadress;
8) avalduse tekst;
9) avalduse menetlemise staatus.
(11) Hauaplatsi jälgimise ja akteerimise andmed:
1) jälgimise alustamise kuupäev;
2) jälgimise põhjus;
3) hoiatussedeli number;
4) akteerimise kuupäev;
5) akteerimise otsus.
3. jagu Andmete kandmine andmekogusse
§ 12. Andmete alusdokumendid
(1) Andmekogusse kantavate andmete alusdokumendid on:
1) maetu andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);
2) platsi kasutajate andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);
3) kalmistu hauaplatside register;
4) jälgimis- ja akteerimisprotokoll ning akt vastavalt kalmistu kasutamise korrale;
5) hauaplatsi kasutamise leping;
6) platsi kasutajaks saamise taotlus avalikust veebist;
7) kiriku- või kalmisturaamatud.
(2) Andmete andmekogusse kandmise aluseks on isiku taotlus, mis on esitatud kalmistute andmekogu avalikust veebiportaalist, paberkandjal või suusõnaliselt registriga tegelevale ametnikule.
§ 13. Andmete andmekogusse kandja ja tähtajad
(1) Määruses nimetatud andmete andmekogusse kandmise ning uuendamise kohustus on volitatud töötlejal.
(2) Volitatud töötlejal on õigus keelduda andmete andmekogusse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas õigusaktidega. Volitatud töötlejal on õigus teha järelevalve eesmärgil päringuid riigi registritest § 11 lõige 6 punktides 1, 2 ja 4 nimetatud andmete osas.
(3) Uue hauaplatsi loomisel kannab volitatud töötleja andmed andmekogusse, sidudes selle kaardiga.
(4) Hauaplatsi liitmise ja jagamise toimingud andmekogus teeb volitatud töötleja vastavalt vajadusele.
(5) Määruse §-s 11 lõige 8 toodud andmed kannab andmekogusse volitatud töötleja kohe, kui andmed on muutunud.
(6) Määruse §-s 11 lõigetes 4, 5, 6, ja 9 toodud andmed kannab andmekogusse volitatud töötleja hauaplatsi kasutaja teenindamise ja matuse vormistamise käigus.
(7) Määruse §-s 11 lõigetes 4, 6 ja 9 nimetatud andmete muutumise korral uuendab volitatud töötleja andmekogu kohe, et tagada selle aktuaalsus.
(8) Kalmistu paberkandjatel olevad hauaplatside andmed sisestab volitatud töötleja andmekogusse ja seostab kaardiga selleks kokkulepitud perioodi jooksul.
(9) Volitatud töötleja puudumisel teostab volitatud töötleja toimingud vastutava töötleja poolt määratud vastutava isiku ülesandeid täitev töötleja.
§ 14. Ebaõigete andmete parandamine
(1) Kui volitatud töötleja avastab andmekogust ebaõiged andmed või teda on ebaõigetest andmetest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.
(2) Kui ebaõiged andmed on seotud osutatava teenuse või teenuse kasutajaga, siis teavitab volitatud töötleja andmete parandamisest andmetega seotud isikuid.
§ 15. Andmete õigsuse tagamine
Volitatud töötleja vastutab andmekogusse kantud andmete vastavuse eest esitatud alusdokumentidele.
4. jagu Andmete õiguslik tähendus ja juurdepääs andmetele
§ 16. Andmete õiguslik tähendus
Andmekogusse kantud andmetel on informatiivne tähendus.
§ 17. Andmetele juurdepääsu õigus
(1) Kalmistuportaalis on avalikkusel võimalik tutvuda järgmiste andmekogusse registreeritud andmetega:
1) kalmistu üldandmed;
2) maetute andmed;
3) kalmistu kaardid;
4) muinsuskaitseliste ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed.
(2) Kalmistuportaalis ei kuvata § 11 lõike 5 punktides 4-7, ning lõigetes 6, 7, 9, 10 ja 11 nimetatud andmeid.
(3) Kalmistuportaalis on võimalik teha otsinguid:
1) maetu ees- või perekonnanime alusel;
2) maetu sünni-, surma- või matusekuupäeva alusel.
(4) Kaardiga seostatud hauaplatsi puhul on võimalik kuvada otsingutulemus kalmistu kaardil.
(5) Kalmistuportaali kaardimoodulis on võimalik teha otsinguid:
1) hauaplatsi asukoha (kalmistu osa, kvartal, rida, koht) järgi;
2) maetu nime ja matmise kuupäeva järgi;
3) näha hauaplatsi staatusi: kasutuses plats, kõlbmatu plats, vaba plats.
(6) Kalmistuportaalis on võimalik esitada avaldusi hauaplatsi kasutaja registreerimiseks.
(7) Registreeritud hauaplatsi kasutaja näeb kõiki endaga seotud andmekogusse kantud hauaplatside andmeid riigiportaali või kalmistute veebi vahendusel.
(8) Registreeritud hauaplatsi kasutaja võib teha avalduse endaga seotud hauaplatsidele maetute andmete parandamiseks, hauaplatsist loobumiseks või hauaplatsi üleandmiseks teisele isikule.
(9) Andmekogusse kantud andmed väljastatakse järgmiselt:
1) andmesubjekti kohta käivad andmed isikule endale või tema seaduslikule esindajale kooskõlas isikuandmete kaitse seadusega;
2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks;
3) teistele isikutele, kui see ei ole vastuolus seadusega.
§ 18. Andmekogu kasutamise õiguse andmine
(1) Juurdepääs andmetele on reguleeritud õiguste süsteemiga.
(2) Vastutava töötleja taotlusel loob peaadministraator kasutajakonto (edaspidi konto) registri volitatud töötlejale.
(3) Konto loomiseks esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale avalduse, milles märgib järgmised andmed:
1) volitatud töötleja ees- ja perekonnanimi;
2) volitatud töötleja isikukood;
3) kalmistu, mille andmeid soovib töödelda;
4) loetelu andmekogu pidamisega seotud ülesannetest.
(4) Vastutav töötleja teavitab konto loomisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.
(5) Kui andmekogu kasutamise õiguse taotleja on juriidiline isik, siis taotleb ta konto loomist kõigile enda alluvuses töötavatele isikutele, kellel on töökohustuste tõttu vaja andmekogu kasutada.
(6) Andmekogu kasutamise õiguse saanud isikut käsitatakse andmekogu volitatud töötlejana.
§ 19. Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine ja äravõtmine
(1) Konto ennetähtaegseks sulgemiseks esitab konto loomist taotlenud volitatud töötleja vastutavale töötlejale taotluse, milles märgib järgmised andmed:
1) volitatud töötleja ees- ja perekonnanimi;
2) registri kasutamise õiguse lõppemise aeg.
(2) Peaadministraator sulgeb konto hiljemalt lõike 1 punktis 2 nimetatud kuupäevale järgneval tööpäeval.
(3) Vastutav töötleja võib oma algatusel konto sulgeda, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
1) konto kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
2) konto kasutaja on korduvalt kandnud registrisse ebaõigeid andmeid;
3) konto kasutaja on võimaldanud oma kontot kasutada teisel isikul;
4) konto kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
5) andmete andmekogusse kandmine ei ole enam isiku ametiülesanne.
3. peatükk JÄRELEVALVE JA ANDMEKOGU PIDAMISE LÕPETAMINE
§ 20. Järelevalve andmekogu pidamise üle
(1) Järelevalvet andmekogu pidamise üle teostab vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.
(3) Volitatud töötleja on kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses märgitud tähtajaks.
§ 21. Andmekogu pidamise lõpetamine
(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab linnavolikogu.
(2) Andmekogu pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.
(3) Andmekogu likvideerimisel otsustab vastutav töötleja andmete üleandmise teise andmekogusse või arhiivi või nende hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.
(4) Andmed antakse üle andmekogu vastutava töötleja vastutusel.
(5) Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse vastav akt.
4. peatükk RAKENDUSSÄTTED
§ 22. Andmekogu moodustamine
(1) Andmekogu moodustamisel võetakse aluseks kalmistu kohta peetavatesse perekondade ja koguduste matuseraamatutesse kantud andmeid.
(2) Lõikes 1 nimetatud paberkandjal olevad andmed kannab volitatud töötleja andmekogusse jooksvalt hauaplatside andmete korrastamise käigus.
(3) Isikul on õigus kontrollida andmete olemasolu andmekogus ja esitada volitatud töötlejale taotlus andmete parandamiseks või täiendamiseks. Volitatud töötleja kontrollib saadud andmeid ning kannab andmed andmeandja poolt esitatud kujul andmekogusse või teatab isikule andmete andmekogusse kandmata jätmise põhjustest ühe kuu jooksul alates isikult avalduse saamisest.
§ 23. Määruse jõustumine
Määrus jõustub 1. jaanuaril 2014.
Meelis Karro
Linnavolikogu esimees
Facebook
Twitter