Keskkond ja heakordKalmistu

Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Teksti suurus:

Pärnu linna kalmistute registri asutamine ja põhimäärus

Väljaandja:Pärnu Linnavalitsus
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:26.02.2023
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 23.02.2023, 13

Pärnu linna kalmistute registri asutamine ja põhimäärus

Vastu võetud 20.02.2023 nr 4

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 30 lõike 1 punkti 2, kalmistuseaduse § 11, Pärnu Linnavolikogu 10.01.2019 määruse nr 7 „Pärnu linna andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise volituse andmine“ § 1 alusel ning kooskõlas avaliku teabe seaduse §-dega 433 ja 435.

1. peatükk Üldsätted 

§ 1.   Määruse reguleerimisala

  (1) Määrusega asutatakse kohaliku omavalitsuse andmekogu ametliku nimetusega „Pärnu linna kalmistute register“ (edaspidi register).

  (2) Registrisse kogutakse andmeid Pärnu linna omandis ja valduses olevate kalmistute kohta.

§ 2.   Registri eesmärk

  Registri pidamise eesmärgid on:
  1) võimaldada Pärnu linna kalmistute kasutamise ja haldamise korraldamisel elektroonilist asjaajamist ja teabevahetust;
  2) süstematiseerida Pärnu linna kalmistutel asuvate matmiskohtade ja nende kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi;
  3) võimaldada kalmistute arhiivimaterjalide tänapäevast andmetöötlust;
  4) lihtsustada hauaplatside kasutusse andmist, haldamist ja taaskasutusse võtmist;
  5) luua tänapäevane register, muutes andmete haldamise tsentraalseks, hoides ära andmete kordumist ja tagades kasutajatele aktuaalsete andmete kättesaadavuse;
  6) võimaldada kasutajal leida vajalik matmiskoht;
  7) võimaldada avalikkusele matmiskohtade hooldusega seotud e-teenuseid registri avaliku vaate või riigiportaali vahendusel;
  8) teha avalikustamist võimaldavad kalmistute ja maetute andmed kättesaadavaks internetis registri avaliku või ametniku vaate kaudu.

§ 3.   Registri vastutav töötleja

  (1) Registri vastutav töötleja on Pärnu Linnavalitsus (edaspidi linnavalitsus).

  (2) Vastutav töötleja:
  1) korraldab registri pidamist ja tööd;
  2) korraldab ja juhib registri arendustöid ja kasutuselevõttu ning registri tarkvara hankimist ja majutamist või rentimist;
  3) korraldab andmevahetuse teiste infosüsteemidega;
  4) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;
  5) korraldab andmete säilitamist ja hävitamist vastavalt kehtestatud nõuetele;
  6) töötleb isikuandmeid vastavalt kehtivatele õigusaktidele;
  7) annab volitatud töötlejatele juurdepääsu registrile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses;
  8) annab volitatud töötlejale juhiseid tema ülesannete täitmiseks;
  9) vastutab registri pidamise seaduslikkuse eest;
  10) tagab õigustatud isikute juurdepääsu registriandmetele;
  11) täidab muid õigusaktidest tulenevaid kohustusi.

  (3) Pärnu linnapea määrab vastutava töötleja õiguste teostajad, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, hallata registri või selle osade juurdepääsuõigusi.

§ 4.   Registri volitatud töötleja

  (1) Registri volitatud töötlejad on:
  1) linnavalitsuse hallatavad asutused või muud asutused ja juriidilised isikud, kes täidavad linnavalitsuse poolt antud ülesandeid;
  2) registri majutus- ja arendusteenuse osutaja.

  (2) Registri volitatud töötleja, välja arvatud registri majutus- ja arendusteenuse osutaja:
  1) esitab registrisse andmeid;
  2) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;
  3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
  4) rakendab meetmeid andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks;
  5) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest, isikuandmetega seotud rikkumisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
  6) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
  7) täidab vastutava töötleja korraldusi ja muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

  (3) Registri majutus- ja arendusteenuse osutaja volitatud töötlejana:
  1) majutab, hooldab ja haldab registrit;
  2) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
  3) tagab registri andmete turvalisuse, säilimise ja kättesaadavuse;
  4) rakendab meetmeid andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks;
  5) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest, isikuandmetega seotud rikkumisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
  6) täidab vastutava töötleja korraldusi.

§ 5.   Registri finantseerimine

  Registri pidamist finantseeritakse Pärnu linna eelarvest.

2. peatükk Registri pidamise nõuded 

§ 6.   Registri pidamine

  (1) Registri pidamiseks kasutatakse riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA registreeritud standardlahendust ja register on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).

  (2) Register on kahetasandiline:
  1) ametnikuvaade;
  2) avalik vaade.

§ 7.   Registrisse kantavate andmete kaitse

  (1) Registri vastutav töötleja ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

  (2) Registri turbeaste on keskmine (M) ja registri turvaklass on K2T1S1.

3. peatükk Registrisse kantavad andmed 

§ 8.   Registrisse andmete kandmine

  (1) Määruses nimetatud andmete registrisse kandmise ning uuendamise kohustus on vastutaval töötlejal. Andmete muutumise korral uuendatakse registriandmeid kohe, et tagada nende aktuaalsus.

  (2) Vastutaval töötlejal on õigus keelduda andmete registrisse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas õigusaktidega.

  (3) Uue hauaplatsi loomisel kannab vastutav töötleja selle andmed registrisse, sidudes need kaardiga esimesel võimalusel. Võimaluse korral sisestab vastutav töötleja uue hauaplatsi andmed registrisse ja registrikaardile kehtiva kalmistu planeeringu või hauaplatside jaotuskava alusel.

  (4) Hauaplatsi liitmise ja jagamise toimingud registris teeb vastutav töötleja esimesel võimalusel.

  (5) Määruse §-des 11 ja 12 toodud andmed kannab registrisse vastutav töötleja kohe, kui andmed on muutunud.

  (6) Määruse §-des 13, 14 ja 15 toodud andmed kannab registrisse vastutav ja volitatud töötleja hauaplatsi kasutaja teenindamise käigus.

  (7) Kui hauaplatsi kasutamise taotlus on esitatud registri avaliku vaate kaudu, siis kannab vastutav töötleja §-des 14 ja 15 nimetatud andmed registrisse kolme tööpäeva jooksul alates andmete saamisest.

  (8) Määruse §-des 13, 14 ja 15 nimetatud andmete muutumise korral uuendab vastutav töötleja registriandmeid kohe, et tagada nende aktuaalsus.

  (9) Pärnu kalmistute paberkandjatel olevad hauaplatsi andmed sisestab vastutav töötleja registrisse ja seostab kaardiga jooksvalt registriandmete korrastamise käigus.

  (10) Määruse §-s 16 nimetatud andmed kantakse registrisse vastutava töötleja poolt viie tööpäeva jooksul pärast matmiskoha akteerimist.

§ 9.   Registri andmed

  (1) Register koosneb järgmistest osadest:
  1) aktuaalsed andmed – kehtivad andmed kalmistute, maetute, hauaplatsi kasutajate, sõlmitud lepingute, vabade matmiskohtade ja kultuurimälestiste kohta;
  2) mitteaktuaalsed andmed – aktuaalsuse kaotanud andmed;
  3) registri pidamist ja järelevalvet abistavad andmed.

  (2) Registri koosseisu kuuluvad:
  1) digitaalne andmebaas;
  2) paberkandjal alusdokumendid.

  (3) Digitaalne andmebaas koosneb:
  1) kalmistute püsiandmete ja matmiskohtade aadresside moodulist;
  2) maetute ja matja andmetest;
  3) mõõdistatud hauaplatside kaartide moodulist;
  4) aruannete ja muude dokumentide koostamise moodulist;
  5) administreerimismoodulist.

§ 10.   Andmete allikad

  Registrisse kantavate andmete alusdokumendid on:
  1) maetu andmed (X-tee kaudu saadud andmed);
  2) surmatõendi number;
  3) hauaplatsi kasutaja andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);
  4) kalmistu hauaplatside kaart;
  5) akteerimisprotokoll ja akt;
  6) hauaplatsi kasutamise taotlus;
  7) hauaplatsi kasutamise leping;
  8) lepingu ülesütlemise avaldus;
  9) kiriku- või kalmisturaamatud;
  10) hauaplatsi kasutaja nõusolek;
  11) teavituskiri.

§ 11.   Kalmistu andmed

  Kalmistu kohta kogutakse registrisse järgmised andmed:
  1) kalmistu nimi;
  2) kalmistu aadress;
  3) üldiseloomustus;
  4) asutamisaasta;
  5) pindala;
  6) omanik;
  7) haldaja;
  8) kontaktandmed;
  9) kalmistu osade ja kvartalite nimetused;
  10) planeerimise tüüp: korrapärane või vabaplaneering;
  11) kalmistu haldaja pakutavad teenused ja hinnakiri.

§ 12.   Kalmistu kaardi andmed

  (1) Aluskaardi andmed saadakse Pärnu ruumiandmete registrist (edaspidi TAR).

  (2) Registri kaardimoodul koosneb kahest vaatest: avalik ja ametnikuvaade. Mõlemad vaated kasutavad aluskaartidena:
  1) mõõdistatud hauaplatsidega kalmistu plaane;
  2) TARi aluskaarte.

  (3) Hauaplatsi ja sinna maetute andmed seotakse kalmistu kaardiga, mille tulemusel on selgesti arusaadav, kus asub registrisse kantud hauaplats ja kes on sinna maetud.

§ 13.   Hauaplatsi andmed

  (1) Kalmistu hauaplatsi kohta kogutakse registrisse järgmised andmed:
  1) kalmistuosa;
  2) kalmistu kvartal;
  3) hauaplatsi aadress (rida, koht või ainult koht);
  4) hauaplatsi staatus (vaba, kasutuses, likvideeritud, jälgitav, akteeritud, matmiseks kõlbmatu);
  5) matmiskohtade arv hauaplatsil;
  6) hauaplatsi tüüp (kirstuplats, urniplats, urnimüür, tuhapuisteala);
  7) kultuurimälestise liik (ajaloo-, arheoloogia- või arhitektuurimälestis);
  8) kultuurimälestiste registri number ja nimi;
  9) kirstu või urni materjal;
  10) hauaplatsi mõõdud;
  11) hauaplatsil asuvate hauatähiste ja piirete lühikirjeldus.

  (2) Registrist on võimalik väljastada hauaplatsi tõend, millel on järgmised andmed:
  1) kalmistu nimi;
  2) kalmistu kontaktandmed;
  3) hauaplatsi andmed;
  4) hauaplatsile maetute andmed.

§ 14.   Maetu andmed

  (1) Maetu kohta kogutakse registrisse järgmised andmed:
  1) perekonnanimi;
  2) eesnimi;
  3) sünniaeg;
  4) surmaaeg;
  5) matmiskoha aadress kalmistul, sh kalmistu kaardil;
  6) isikukood;
  7) surmatunnistuse või surmateatise number ja väljastaja;
  8) maetu viimase elukoha aadress;
  9) matmisaeg;
  10) matmisviis;
  11) matmiskoht;
  12) info selle kohta, kas maetu oli omasteta;
  13) andmed maetu usutunnistuse kohta (omaste vabal tahtel antav teave);
  14) ümbermatmise korral ümbermaetavate säilmete senise matmiskoha andmed ja esmane matmise kuupäev, kui see on teada.

  (2) Surma tõendi number saadakse registrisse matuse registreerimisel X-tee andmevahenduskihi kaudu rahvastikuregistrist.

  (3) Registri avalikus vaates on võimalik tutvuda lõike 1 punktides 1-5 toodud andmetega.

§ 15.   Hauaplatsi kasutaja ja matja andmed

  (1) Hauaplatsi kasutaja ja matja kohta kogutakse registrisse järgmised andmed:
  1) perekonnanimi;
  2) eesnimi;
  3) isikukood;
  4) aadress (riik, maakond, linn või vald, lähiaadress, sihtnumber);
  5) telefoninumber;
  6) e-posti aadress.

  (2) Juriidilisest isikust hauaplatsi kasutaja kohta registreeritakse:
  1) registrikood;
  2) juriidilise isiku nimi.

§ 16.   Hauaplatsi akteerimise andmed

  Hooldamata hauaplatsi taaskasutusse võtmiseks tehtava akteerimise käigus kogutakse hauaplatsi kohta järgmised lisaandmed:
  1) esmase ülevaatuse kuupäev;
  2) digitaalsed fotod matmiskohast;
  3) hauaplatsi tähistamise põhjus;
  4) hoiatussedeli number;
  5) viimase ülevaatuse kuupäev;
  6) akteerimise kuupäev;
  7) akteerimise otsus;
  8) taaskasutusse võtmise kuupäev.

§ 17.   Registri pidamist ja järelevalvet abistavad andmed

  (1) Järelevalvet teostatakse andmete registrisse kandmise, nende muutmise ja väljastamise aja ning väljastamise viisi üle. Andmete saajate üle peetakse arvestust digitaalselt.

  (2) Registri pidamist ja järelevalvet abistavad andmed on:
  1) andmete sisestaja kasutajatunnus;
  2) andmete sisestamise kuupäev;
  3) andmete muutja kasutajatunnus;
  4) andmete muutmise kuupäev;
  5) oletatavalt puudulike andmete kontrollpäringud.

§ 18.   Vastutus andmete õigsuse eest ja ebaõigete andmete parandamine

  (1) Vastutav ja volitatud töötleja vastutavad registrisse kantud andmete vastavuse eest esitatud alusdokumentidele.

  (2) Kui vastutav või volitatud töötleja avastab registrist ebaõiged andmed või teda on ebaõigetest andmetest teavitatud, korraldab ta viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete parandamise.

  (3) Kui ebaõiged andmed on seotud osutatava teenuse või teenuse kasutajaga, siis teavitab vastutav töötleja andmete parandamisest andmetega seotud isikuid.

§ 19.   Andmete arhiveerimine

  (1) Registrisse kantud andmete ja vastutavale töötlejale esitatud dokumentide arhiveerimisel lähtutakse arhiiviseadusest ja asutuse teabehalduse korrast.

  (2) Mitteaktuaalsete andmete registriossa kantakse kõik hauaplatside kasutajate ja nendega sõlmitud lepingute andmed, mis on kaotanud aktuaalsuse. Mitteaktuaalsed andmed säilitatakse elektrooniliselt.

  (3) Aktuaalsuse kaotanud andmed kantakse automaatselt aktuaalsete andmete registriosast mitteaktuaalsete andmete registriossa.

§ 20.   Andmevahetus

  Register teeb automaatpäringuid X-tee kaudu Eesti rahvastikuregistrist.

4. peatükk Juurdepääs andmetele 

§ 21.   Juurdepääs registri andmetele

  (1) Registri avalikus vaates on võimalik tutvuda järgmiste andmetega:
  1) kalmistu üldandmed;
  2) kalmistute kohta käivad õigusaktid;
  3) kalmistu kaart;
  4) maetu andmed (ees- ja perekonnanimi, sünni- ja surmakuupäev);
  5) muinsuskaitse all ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed.

  (2) Registri avaliku vaate kaardimoodulis on võimalik:
  1) teha otsinguid hauaplatsi asukoha (kalmistuosa, kvartal, rida, koht) järgi;
  2) teha otsinguid maetu ees- ja perekonnanime ja matmise kuupäeva järgi;
  3) näha hauaplatsi staatusi.

  (3) Kaardiga seostatud hauaplatsi puhul kuvatakse otsingutulemus kalmistu plaanil.

  (4) Registri kaudu on võimalik esitada avaldusi hauaplatsi kasutamiseks.

  (5) Hauaplatsi kasutaja näeb kõiki endaga seotud registrisse kantud hauaplatside andmeid riigiportaali või registri vahendusel.

§ 22.   Juurdepääsuõiguse andmine

  (1) Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

  (2) Registrisse andmete kandmiseks juurdepääsuõiguse saamiseks esitatakse vastutavale töötlejale järgmised andmed:
  1) andmete töötleja ees- ja perekonnanimi;
  2) isikukood;
  3) kalmistu, mille andmeid soovitakse töödelda;
  4) loetelu registri pidamisega seotud ülesannetest;
  5) registri kasutamise õiguse kehtivuse soovitav aeg.

  (3) Registri vastutav töötleja loob kasutajakontod volitatud töötleja õiguste teostajatele ning teavitab kasutajakonto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.

  (4) Registri kasutamise õiguse taotleja on volitatud töötleja, kes taotleb konto loomist kõigile enda alluvuses töötavatele isikutele, kellel on tööülesannete tõttu vaja registrit kasutada.

  (5) Ameti- või tööülesande korras vastutava töötleja ülesandeid täitma määratud isikutele konto loomise vajaduse otsustab vastutav töötleja.

§ 23.   Registri kasutamise õiguse lõppemine ja äravõtmine

  (1) Registri kasutajaõigused lõpevad konto sulgemisega.

  (2) Konto ennetähtaegseks sulgemiseks esitab konto loomist taotlenud volitatud töötleja vastutavale töötlejale taotluse, milles märgib järgmised andmed:
  1) andmete töötleja ees- ja perekonnanimi;
  2) registri kasutamise õiguse lõppemise taotluse esitamise kuupäev.

  (3) Vastutav töötleja sulgeb konto hiljemalt lõike 2 punktis 2 nimetatud kuupäevale järgneval tööpäeval.

  (4) Vastutav töötleja võib oma algatusel konto sulgeda, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
  1) konto omanik on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
  2) konto omanik on korduvalt kandnud registrisse ebaõigeid andmeid;
  3) konto omanik on võimaldanud oma kontot kasutada teisel isikul;
  4) konto omanik on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
  5) andmete registrisse kandmine ei ole enam isiku ametiülesanne.

§ 24.   Registri andmete väljastamine

  (1) Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutava töötleja poolt määratud isik kontrollib taotluse õiguslikku alust ja väljastab andmed.

  (2) Andmete väljastamine on tasuta.

  (3) Registrisse kantud andmed väljastatakse järgmiselt:
  1) andmesubjekti kohta käivad andmed talle või tema seaduslikule esindajale kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega;
  2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutusele ning teisele avalik-õiguslikule juriidilisele isikule ja eraõiguslikule juriidilisele isikule, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks;
  3) teisele isikule, kui see ei ole vastuolus seadusega.

  (4) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

5. peatükk Andmete säilitamine, järelevalve, registri lõpetamine 

§ 25.   Andmete säilitamine

  (1) Alatiselt säilitatakse registris:
  1) maetu andmed;
  2) matmise andmed;
  3) hauaplatsi andmed;
  4) hauaplatsi kasutamise andmed.

  (2) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmeid säilitatakse:
  1) üks aasta pärast hooldamata hauaplatsiks mittetunnistamise otsuse tegemist;
  2) hooldamata hauaplatsiks tunnistamise otsuse tegemise korral kaks aastat pärast sama hauaplatsi teise isiku kasutusse andmist.

  (3) Registri andmetega tehtud toimingute (sisestamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms) logisid säilitatakse 10 aastat toimingu tegemisest arvates.

  (4) Registri majutusteenuse osutaja korraldab andmetest perioodiliselt varukoopiate tegemise. Varukoopiaid säilitatakse 12 kuud.

§ 26.   Järelevalve registri pidamise üle

  Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

§ 27.   Registri lõpetamine

  (1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab linnavalitsus.

  (2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

  (3) Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise registrisse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

  (4) Andmed antakse üle registri vastutava töötleja vastutusel.

6. peatükk Lõppsätted 

§ 28.   Jõustumine

  Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Romek Kosenkranius
linnapea

Tiina Roht
linnasekretär

https://www.riigiteataja.ee/otsingu_soovitused.json