Keskkond ja heakordKalmistu

Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Teksti suurus:

Märjamaa valla kalmistute registri põhimäärus

Väljaandja:Märjamaa Vallavolikogu
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:26.11.2018
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 23.11.2018, 40

Märjamaa valla kalmistute registri põhimäärus

Vastu võetud 20.11.2018 nr 53

Määrus kehtestatakse kalmistuseaduse § 11, avaliku teabe seaduse § 433, § 434 ja § 435 lõike 1 alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.   Reguleerimisala

  (1) Määrusega sätestatakse Märjamaa vallale kuuluvate kalmistute registri asutamise ja pidamise kord, sealhulgas andmekogu vastutava ja volitatud töötleja ülesanded, andmekogusse kogutavate andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise kord, andmekogust andmete väljastamise tingimused ja kord.

  (2) Andmekogusse kogutakse andmeid ainult Märjamaa valla haldusterritooriumil asuvate kalmistute kohta.

§ 2.   Andmekogu ametlik nimi ja omanik

  (1) Andmekogu ametlik nimi on Märjamaa valla kalmistute register (edaspidi andmekogu).

  (2) Andmekogu omanik on Märjamaa vald.

  (3) Registri asutab ning selle põhimääruse kehtestab ja muudab Märjamaa Vallavolikogu (edaspidi volikogu).

§ 3.   Andmekogu pidamise eesmärgid

  Andmekogu pidamise eesmärgiks on:
  1) hõlbustada igapäevast tööd kalmistutel ja korraldada paberivaba asjaajamine;
  2) süstematiseerida valla kalmistutel asuvate hauaplatside, matmiskohtade, tuhapuistealade ja nende kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi;
  3) võimaldada kalmistute arhiivimaterjalide tänapäevast andmetöötlust;
  4) lihtsustada hauaplatside kasutusse andmist, haldamist ja taaskasutusse võtmist;
  5) luua kaasaegne infosüsteem, kasutajaid ja andmesisestajaid üheaegselt teenindav andmekogu, muutes andmete haldamise tsentraalseks, hoides ära andmete dubleerimise ja tagades kasutajatele aktuaalsete andmete kättesaadavuse;
  6) võimaldada kasutajal leida kalmistute ja maetute andmed;
  7) võimaldada kalmistutega seotud e-teenuseid andmekogu avaliku vaate vahendusel.

§ 4.   Andmekogu pidamise põhimõtted

  (1) Andmekogu peetakse vastavalt käesolevale põhimäärusele, kooskõlas avaliku teabe seaduse, isikuandmete kaitse seaduse ja kalmistute kasutamist reguleerivate õigusaktidega.

  (2) Andmevahetus Eesti rahvastikuregistriga toimub X-tee kaudu.

  (3) Andmekogu pidamisel tuginetakse riiklikele klassifikaatoritele ja standarditele.

2. peatükk ANDMEKOGU PIDAMINE 

§ 5.   Andmekogu pidamise viis

  (1) Andmekogu pidamiseks kasutatakse veebipõhist infosüsteemi „Kalmistute register“, lühinimega Haudi, mis on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis ning andmeid töödeldakse digitaalselt. Haudiga on liidestatud kalmistute portaal.

  (2) Infosüsteem Haudi koosneb järgmistest moodulitest:
  1) hauaplatside ja kalmistu struktuuri haldamine;
  2) matuse registreerimine;
  3) hauaplatsi kasutajate haldamine;
  4) arhiivi kiirsisestus;
  5) hauaplatside akteerimine;
  6) kalmistute kaardid.

  (3) Andmekogu pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust, andmed ja alusdokumendid säilitatakse digitaalselt.

§ 6.   Andmekogusse kantud andmete kaitse

  (1) Andmekogu turvaklass on K2T1S1 ja turbeaste keskmine (M).

  (2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse.

§ 7.   Andmekogu vastutav töötleja

  (1) Andmekogu vastutav töötleja on Märjamaa Vallavalitsus kui ametiasutus. Vallavanem või tema volitatud isik määrab isiku(d), kes täidavad ameti- või tööülesande korras volitatud töötleja ülesandeid.

  (2) Vastutav töötleja:
  1) korraldab ja juhib andmekogu kasutusele võtmist, pidamist, tarkvara turvalist majutamist (sealhulgas lepingute sõlmimine andmekogu majutamiseks väljaspool ametiasutust) ja rentimist ning vastutab andmekogu pidamise õiguspärasuse eest;
  2) korraldab andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide eelnõude ning andmekogu pidamiseks vajalike kordade ning dokumentatsiooni koostamist ja kehtestamist;
  3) sõlmib andmekogu volitatud töötlejaga lepingu andmete töötlemiseks;
  4) määrab andmekogu volitatud töötlejad ja nende pädevuse ulatuse õiguste ning kohustuste täitmiseks;
  5) annab volitatud töötlejale juhiseid õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmiseks;
  6) teeb järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise üle;
  7) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku infosüsteemi kasutamisõiguse olemasolu ning õigustatud isikute juurdepääsu andmetele;
  8) lahendab andmekogu pidamisel tekkinud küsimusi;
  9) täidab muid õigusaktidest tulenevaid kohustusi.

§ 8.   Andmekogu volitatud töötleja

  (1) Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu kasutaja, kellele vastutav töötleja:
  1) on andnud andmekogu kasutamise õiguse;
  2) volitanud täitma andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.

  (2) Volitatud töötleja:
  1) osaleb andmekogu juurutamisel;
  2) täidab vastutava töötleja korraldusi andmekogu pidamisel;
  3) töötleb andmeid ning vastutab nende ajakohasuse ja õigsuse eest;
  4) rakendab tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, mis vastavad isikuandmete kaitse üldmääruse nõuetele andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks;
  5) teavitab koheselt vastutavat töötlejat ebaõigetest andmetest, mille parandamine ei ole tema pädevuses, andmekogu pidamisel tekkinud probleemidest ja talle teatavaks saanud andmete mittesihipärase kasutamise juhtudest.
  6) täidab muid vastutava töötleja antud ülesandeid andmekogu pidamise eesmärkide täitmiseks.

§ 9.   Andmekogu pidamise kulud

  Andmekogu majutamise, hooldamise ja pidamise kulud kaetakse Märjamaa valla eelarve vahenditest.

3. peatükk ANDMEKOGU ÜLESEHITUS JA KOGUTAVAD ANDMED 

§ 10.   Andmekogu ülesehitus ja kogutavad andmed

  (1) Andmekogu koosseisu kuuluvad kalmistuseadusest tulenevad ja kalmistu töökorralduslikest vajadustest tulenevad andmed.

  (2) Kalmistuseadusest tulenevad andmed on:
  1) maetu andmed – ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, surmaaeg, maetu viimase elukoha aadress, surmatõendi või -teatise number ja kuupäev ning väljastaja, matmise kuupäev, matuse liik, kirstu või urni materjal ning vabal tahtel antud andmed maetu usutunnistuse kohta;
  2) kolumbaariumisse paigutatud või tuhapuistealale puistatud tuhastatud isiku kohta – ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, surmaaeg, tuhastamise aeg ning vabal tahtel antud andmed tuhastatu usutunnistuse kohta;
  3) hauaplatsi andmed – kalmistuosa, kvartal, rida, sektor, koht, hauaplatsi aadress ja staatus (vaba, kasutuses, mälestis, likvideeritud, jälgitav, akteeritud, matmiseks kõlbmatu), matmiskohtade arv hauaplatsil, matuse liik (kirstuplats, urniplats, urnimüür, puisteala), muinsuskaitse staatus (ajaloo-, arheoloogia- või arhitektuurimälestis) ning hauaplatsil asuvate hauatähiste ja piirete kirjeldus;
  4) hauaplatsi kasutaja andmed – ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, kontaktandmed;
  5) juriidilisest isikust hauaplatsi kasutaja andmed – juriidilise isiku nimetus, registrikood ja kontaktisiku nimi ning kontaktandmed.

  (3) Kalmistu töökorralduslikest vajadustest tulenevad andmed on:
  1) kalmistu üldandmed – nimetus, aadress, haldaja kontaktandmed, lahtiolekuajad, lepingu standardpikkus;
  2) haldaja osutatavad teenused ja hinnakiri – teenuse nimetus, liik ja kood, ühik, hind ning tariif;
  3) hauaplatsi kasutajaks saamise taotluse andmed – taotleja ees- ja perekonnanimi, isikukood, kontaktandmed, hauaplatsi aadress, taotluse tekst ja menetlemise staatus;
  4) hauaplatsi kasutuslepingute andmed – lepingu number, algus- ja lõpukuupäev ning lepingu lõpetamise põhjus;
  5) matmise andmed – matja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg (juriidilisest isikust matja nimetus ja registrikood), hauaplatsi kasutaja kooskõlastus juhul, kui matjaks ei ole hauaplatsi kasutaja, ümbermatmise korral ümbermaetava säilmete esmase matmiskoha andmed, sealhulgas matmise kuupäev, kui see on teada;
  6) päevaraamatu andmed – teenuse nimetus, kogus, hauaplatsi aadress, plaaniline teostamisaeg, tegelik teostamisaeg ja teostaja;
  7) hauaplatsi jälgimise ja akteerimise andmed – jälgimise alustamise kuupäev ja põhjus, hoiatussedeli number, akteerimise kuupäev ja otsus.

§ 11.   Andmete alusdokumendid

  Andmekogusse kantavate andmete alusdokumendid on:
  1) maetu andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);
  2) hauaplatsi kasutajate andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist või juriidilise isiku kohta vastavast registrist);
  3) kalmistu kanderaamat (hauaplatside register);
  4) jälgimis- ja akteerimisprotokoll ning akt;
  5) hauaplatsi kasutajaks saamise taotlus ja kasutusleping;
  6) kiriku- või kalmisturaamatud;
  7) kalmistu haldaja peetud matmise registreerimise raamatud.

§ 12.   Andmete andmekogusse kandja ja tähtajad

  (1) Määruses sätestatud andmete andmekogusse kandmise ning uuendamise kohustus on volitatud töötlejal.

  (2) Volitatud töötlejal on õigus keelduda andmete andmekogusse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas õigusaktidega. Volitatud töötlejal on õigus teha järelevalve eesmärgil päringuid riigi registritest hauaplatsi kasutaja andmete kohta.

  (3) Uue hauaplatsi loomisel kannab volitatud töötleja selle andmed andmekogusse, sidudes selle kalmistu kaardimooduliga ning hauaplatsi liitmise ja jagamise toimingud andmekogus teeb volitatud töötleja vastavalt vajadusele.

  (4) Kalmistu üldandmete muutumisel kannab volitatud töötleja andmete muudatuse koheselt andmekogusse.

  (5) Volitatud töötleja kannab hauaplatsi, maetu ja hauaplatsi kasutaja andmed ning kasutuslepingu andmed andmekogusse matuse vormistamise või hauaplatsi kasutaja teenindamise käigus. Hauaplatsiga seotud ja kasutuslepingu andmete muutumisest teadasaamisel uuendab volitatud töötleja andmekogu andmeid koheselt, et tagada andmekogu ajakohasus.

  (6) Hauaplatside ja kasutuslepingute andmed, mis on paberkandjal, sisestab volitatud töötleja andmekogusse ja seostab kalmistu kaardiga selleks kokkulepitud perioodi jooksul.

  (7) Vastutav töötleja vastutab andmekogusse kantud andmete vastavuse eest esitatud alusdokumentidele.

§ 13.   Ebaõigete andmete parandamine

  (1) Volitatud töötleja korraldab viivitamata andmekogus andmete parandamise kui ta avastab väärad andmed või teda on vääratest andmetest teavitatud.

  (2) Kui väärad andmed on seotud osutatava teenuse või teenuse kasutajaga, siis teavitab volitatud töötleja andmete parandamisest andmetega seotud isikuid.

4. peatükk ANDMETE KASUTAMISE ÕIGUS 

§ 14.   Andmete õiguslik tähendus

  Andmekogusse kantud andmetel on informatiivne tähendus.

§ 15.   Andmetele juurdepääsu õigus

  (1) Haudi avalikus vaates on igal isikul võimalik tutvuda andmekogusse kantud järgmiste andmetega:
  1) kalmistu üldandmed;
  2) maetu andmed, välja arvatud isikukood, maetu viimase elukoha aadress, surmatõendi või -teatise andmed, matuse liik, kirstu või urni materjal ning vabal tahtel antud andmed maetu usutunnistuse kohta;
  3) kalmistu kaardid;
  4) teenuste hinnakiri;
  5) muinsuskaitse all ja kultuuriväärtusega hauaplatside andmed.

  (2) Juurdepääs käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetamata andmekogu andmetele on lubatud:
  1) andmekogu vastutava ja volitatud töötleja ülesannete täitjatele personaalsete kasutajakontode kaudu andmekogu pidamise ning kalmistu kasutamise ja haldamisega seotud töö korraldamiseks;
  2) hauaplatsi kasutajale kasutuslepingu alusel tema kasutuses oleva hauaplatsiga seotud ja andmekogusse kantud andmetele.

  (3) Haudis on võimalik teha otsinguid:
  1) maetu ees- ja perenimega;
  2) maetu sünni-, surma- või matmise kuupäevaga;
  3) hauaplatsi asukohaga (kalmistuosa, kvartal, rida, sektor, koht) ning otsingutulemust kuvada kaardimooduliga seostatud kalmistu kaardil;
  4) näha hauaplatsi staatust – kasutuses plats, kõlbmatu plats, vaba plats, jälgitav plats, akteeritud plats, muinsuskaitse all ja kultuurimälestisega plats.

  (4) Haudis on võimalik esitada taotlust hauaplatsi kasutuslepingu sõlmimiseks ning hauaplatsi hooldamise teenuse tellimiseks.

  (5) Igal hauaplatsi lepingulisel kasutajal on õigus kontrollida andmete olemasolu andmekogus ja esitada volitatud töötlejale taotlus andmete parandamiseks, täiendamiseks, hauaplatsist loobumiseks või hauaplatsi üleandmiseks teisele isikule. Volitatud töötleja kontrollib saadud andmeid ning kannab andmed taotleja esitatud kujul andmekogusse või teavitab taotlejat andmete andmekogusse kandmata jätmise põhjus(t)est 30 päeva jooksul taotluse saamisest arvates.

  (6) Andmekogusse kantud andmeid väljastatakse järgmiselt:
  1) andmesubjekti kohta käivad andmed talle või tema seaduslikule esindajale kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse ja isikuandmete kaitse seadusega;
  2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks;
  3) teistele isikutele, kui see ei ole vastuolus seadusega.

§ 16.   Andmekogu kasutamise õiguse andmine

  (1) Juurdepääs andmetele on reguleeritud õiguste süsteemiga.

  (2) Vastutava töötleja peaadministraator loob kasutajakonto (edaspidi konto) andmekogu volitatud töötlejale.

  (3) Konto loomiseks esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale taotluse, milles märgib järgmised andmed:
  1) volitatud töötleja ees- ja perekonnanimi ning isikukood;
  2) kalmistu nimi, mille andmeid soovitakse töödelda;
  3) andmekogu pidamisega seotud ülesannete loetelu;
  4) tähtajalise õiguse andmisel konto sulgemise tähtaeg.

  (4) Vastutav töötleja teavitab konto loomisest taotlejat viie tööpäeva jooksul lõikes 3 nimetatud taotluse saamisest arvates.

  (5) Kui andmekogu kasutamise õiguse taotleja on juriidiline isik, taotletakse konto loomist kõigile oma asutuse töötajatele/teenistujatele, kellel on töökohustuste tõttu vaja andmekogu kasutada.

  (6) Andmekogu kasutamise õiguse saanud isikut käsitatakse andmekogu volitatud töötlejana.

§ 17.   Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine ja äravõtmine

  (1) Konto sulgemiseks esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale taotluse, milles märgib järgmised andmed:
  1) volitatud töötleja, kelle konto vajab sulgemist, ees- ja perekonnanimi;
  2) andmekogu kasutamise õiguse lõpetamise aeg.

  (2) Vastutav töötleja sulgeb konto hiljemalt käesoleva paragrahvi lõike 1 punktis 2 nimetatud kuupäevale järgneval tööpäeval.

  (3) Vastutav töötleja võib omal algatusel konto sulgeda, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
  1) korduvalt on rikutud andmete töötlemise korda;
  2) korduvalt on kantud andmekogusse väärad andmed;
  3) kontot on võimaldatud kasutada isikul, kellele ei ole kasutamise õigust antud;
  4) andmeid on kasutatud mittesihipäraselt;
  5) andmekogu pidamisega seotud ülesannete täitmine on lõppenud.

5. peatükk JÄRELEVALVE 

§ 18.   Järelevalve andmekogu pidamise üle

  (1) Järelevalvet andmekogu pidamise seaduslikkuse üle teostavad andmekogu vastutav töötleja ja andmekaitse järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.

  (2) Andmekogu üle järelevalvet teostaval isikul on õigus tutvuda andmekogusse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmekogust andmete väljastamise ja kasutamise kohta.

  (3) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul kaebuse saamisest arvates.

  (4) Volitatud töötleja on kohustatud järelevalve käigus ilmnenud puudused kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses määratud tähtajaks.

6. peatükk ANDMEKOGU PIDAMISE LÕPETAMINE 

§ 19.   Andmekogu pidamise lõpetamine

  (1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab volikogu.

  (2) Andmekogu pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

  (3) Andmekogu lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete üleandmise teise andmekogusse või arhiivi ning määrab üleandmise tähtaja.

  (4) Andmed antakse üle andmekogu vastutava töötleja vastutusel. Andmete üleandmisel koostatakse vastav akt.

7. peatükk RAKENDUSSÄTTED 

§ 20.   Andmete säilitamine andmekogus

  (1) Alaliselt säilitatakse:
  1) maetu andmed;
  2) matmise andmed;
  3) hauaplatsi andmed;
  4) hauaplatsi kasutamise andmed.

  (2) Hooldamata hauaplatsiks akteerimise menetluse andmeid säilitatakse:
  1) hooldamata hauaplatsiks tunnistamisel – kaks aastat sama hauaplatsi teisele isikule võõrandamisest arvates;
  2) hooldamata hauaplatsiks mittetunnistamisel – üks aasta pärast hooldamata hauaplatsiks mittetunnistamisest arvates.

  (3) Andmekogu toimingute (sisestamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms) logisid säilitatakse kümme aasta toimingu tegemisest arvates.

§ 21.   Matmise andmete muus vormis registreerimise lõpetamine

  (1) Alates kalmisturegistri kasutusele võtmisest lõpetavad Märjamaa valla kalmistute kalmistuvahid matmise andmete registreerimise matmise registreerimise raamatutesse.

  (2) Matmise registreerimise raamatud arhiveeritakse ja säilitatakse vastutava töötleja juures alaliselt.

§ 22.   Määruse jõustumine

  Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Urmas Kristal
volikogu esimees

/otsingu_soovitused.json