Jõelähtme valla haridusteenuste haldamise infosüsteemi ARNO asutamine ja põhimääruse kehtestamine
Vastu võetud 23.11.2021 nr 1
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lg 2 ja lg 3 p 2 alusel ning kooskõlas avaliku teabe seaduse § 433 lg 1 ja § 435 lg 1.
1. peatükk ÜLDSÄTTED
§ 1. Reguleerimisala
(1) Määrusega asutatakse Jõelähtme valla haridusteenuste haldamise infosüsteem ARNO (edaspidi register) ja kehtestatakse registri põhimäärus.
(2) Registri lühinimi on JVV-ARNO.
§ 2. Registri pidamise eesmärgid
(1) Registri pidamise eesmärk on koguda ja töödelda koolieelse lasteasutuse seaduse alusel vallale ja vastavale haridusasutusele antud kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid ja pidada arvestust koolieelses eas laste üle, kellele Jõelähtme vallal on kohustus pakkuda ja/või kes soovivad kohta koolieelses lasteasutuses ning menetleda haridusteenuste osutamisega seotud taotlusi ja toetusi.
(2) Registri andmeid kasutatakse Jõelähtme valla alushariduse kättesaadavuse tagamiseks ning riiklikesse registritesse andmete esitamiseks.
§ 3. Registri vastutav töötleja
(1) Registri vastutav töötleja on Jõelähtme Vallavalitsus (edaspidi vastutav töötleja).
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab registri pidamist;
2) annab koolieelsele lasteasutusele ja teistele volitatud töötlejatele juurdepääsu registrile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses;
3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;
5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;
6) vastutab andmete säilimise eest vastavalt kehtestatud nõuetele;
7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3) Jõelähtme vallavanem määrab vastutava töötleja õiguste teostaja, kellel on õigustäita vastutava töötleja ülesandeid, hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi (edaspidi süsteemi administraator).
§ 4. Registri volitatud töötleja
(1) Registri volitatud töötlejad (edaspidi volitatud töötleja) on Jõelähtme Vallavalitsuse hallatavad asutused või muud asutused ja juriidilised isikud, kes täidavad koolieelse lasteasutuse seaduses sätestatud koolieelse lasteasutuse või lasteasutuse pidaja ülesandeid ning andmekogu majutaja Piksel OÜ.
(2) Volitatud töötleja:
1) esitab registrisse andmeid;
2) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;
3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
5) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
6) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise;
7) täidab vastutava töötleja korraldusi.
(3) Volitatud töötlejat esindab esindusõiguslik isik või tema poolt volitatud isik, kellel on õigustäita volitatud töötleja ülesandeid.
§ 5. Registri finantseerimine
Registri pidamist finantseeritakse Jõelähtme valla eelarvest.
2. peatükk REGISTRI PIDAMISE NÕUDED
§ 6. Registri pidamine
(1) Registrit peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2) Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3) Register on registreeritud standardlahendusena riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
§ 7. Andmete kaitse
(1) Andmeid kaitstakse:
1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagab registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3) Registri vastutav ja volitatud töötleja rakendavad tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, mis vastavad isikuandmete kaitse üldmääruse nõuetele andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks.
(4) Registri turbeaste on keskmine (M) ja registri turvaklass on K1T1S2.
§ 8. Registri andmete õigsus
(1) Registrisse esitatud andmete õigsuse eest vastutab andmete esitaja.
(2) Registrisse puudulike või ebaõigete andmete tahtmatul või tahtlikul esitamisel ja nende avastamisel on andmete esitaja kohustatud esitama parandused sellest teadasaamise päeval.
(3) Registri vastutav töötleja on kohustatud tegema järelepärimise, kui on tekkinud kahtlus esitatud andmete õigsuses ja tagama õigete andmete kandmise registrisse.
§ 9. Andmete töötlemise nõuded
(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2) Volitatud töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Registris ebaõigete andmete avastamisel parandatakse andmed viivitamatult.
(3) Registri andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse maksimaalselt 12 kuud.
(4) Registri majutusteenuse osutaja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.
3. peatükk REGISTRISSE KANTAVAD ANDMED
§ 10. Registrisse andmete kandmine
(1) Vastutav või volitatud töötleja kannavad registrisse andmeid neile õigusakti või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2) Registrisse esitavad andmeid:
1) koolieelsed lasteasutused või nende pidajad (edaspidi haridusteenuse osutajad) andmesubjektide (edaspidi laps) kohta;
2) haridusteenuse osutajad enda kohta;
3) haridusteenuse vajajad enda kohta;
4) toetuse taotlejad enda kohta.
(3) Haridusteenuse osutajad sisestavad enda andmete muudatused hiljemalt kolme tööpäeva jooksul andmete muutumisest.
(4) Vastutav või volitatud töötleja menetlevad registri kaudu lapse kohta laekunud taotlusi ning menetlustoimingute tulemused kajastatakse andmete muudatusena. Andmed, mis ei muutu taotluse alusel, kannab vastutav või volitatud töötleja registrisse nendest teadasaamisel (nt hariduslike erivajaduste, tugiteenuse jne kohta).
§ 11. Laste kohta registrisse kantavad andmed
(1) Registrisse kantakse järgmiste laste andmed:
1) laste andmed, kellele Jõelähtme vallal on kohustus pakkuda ja/või kes soovivad kohta Jõelähtme valla munitsipaallasteaias (edaspidi koolieelne lasteasutus);
2) koolieelses lasteasutuses kohta taotlevate ja kasutavate laste andmed.
(2) Lapse kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) isikukood;
2) perekonnanimi;
3) eesnimi;
4) ema eesnimi, perekonnanimi, rahvastikuregistrijärgne aadress, kontaktandmed;
5) isa eesnimi, perekonnanimi, rahvastikuregistrijärgne aadress, kontaktandmed;
6) eestkostja või hoolekandeasutus, juhul kui lapsel on määratud eestkostja või kui ta on hoolekandeasutuses hoolealune;
7) orb;
8) rahvastikuregistrijärgne omavalitsus (kood);
9) rahvastikuregistrijärgne aadress või sideaadress;
10) elukohamaa (kood);
11) emakeel (kood);
12) koolieelse lasteasutuse rühma nimi ja liik;
13) koha suurus koolieelses lasteasutuses;
14) õppeasutusse õppima asumise kuupäev;
15) osalustasu suurus koolieelses lasteasutuses ja osalustasu võlgnevused;
16) lapse puudumine koolieelsest lasteasutusest päevade lõikes;
17) kasutatud toidukordade arv;
18) hinnang koolivalmiduse kohta (koolivalmiduskaart);
19) koolikohustuse täitmise edasi lükkamine.
§ 12. Haridusteenuse osutaja kohta registrisse kantavad andmed
Haridusteenuse osutaja kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) registreerimisnumber;
2) liik;
3) alamliik;
4) asutuse täielik nimi eesti keeles;
5) pidaja nimi;
6) üldtelefon;
7) ametlik e-posti aadress;
8) veebilehe aadress;
9) kontaktaadress;
10) koolieelse lasteasutuse lahtioleku aeg (tundide arv päevas);
11) õppekeeled;
12) normatiivne kohtade arv õppeasutuses.
§ 13. Andmevahetus
(1) Laste andmed antakse ristkasutuse teel Eesti Hariduse Infosüsteemi (edaspidi EHIS), vajadusel teistesse registritesse (sh ELIIS).
(2) Õpilaste puudumiste andmed saadakse õppeasutuse elektroonilisest õppeinfosüsteemist.
(3) Registrisse kantavad laste isiku- ja elukohaandmed saadakse X-tee kaudu Eesti rahvastikuregistrist.
§ 14. Andmete õiguslik tähendus
(1) Laste andmetel, mis edastatakse vastavalt õigusaktidele EHISesse on õiguslik tähendus.
(2) Registrisse kantavatel muudel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
4. peatükk JUURDEPÄÄS ANDMETELE
§ 15. Juurdepääs registri andmetele
(1) Registrile on igaühel otsejuurdepääs aadressilt arno.joelahtme.ee ja Jõelähtme valla kodulehelt, kust on avalikult kättesaadavad:
1) koolieelsete lasteasutuste kontaktandmed;
2) koolieelsetes lasteasutustes tegutsevate rühmade andmed (nimetus, liik), kohtade ja vabade kohtade arv rühmas, rühma õppekeel, rühmas kohta kasutavate laste vanuseline koosseis.
(2) Piiratud juurdepääsuga andmed on kättesaadavad järgmiselt:
1) vanemal on juurdepääs enda ja oma lapse andmetele (isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil, milleks on ID-kaart, Mobiil-ID või Smart-ID);
2) koolieelsel lasteasutusel on juurdepääs vastava asutusega seotud andmetele (nii asutuse enda andmed kui asutusega seotud isikute andmed);
3) administraatoril on juurdepääs kõikidele registri andmetele.
§ 16. Juurdepääsuõiguse andmine volitatud töötlejale
(1) Volitatud töötleja esindajad kannavad andmeid registrisse turvalise ühenduse ligipääsetava veebilehe arno.joelahtme.ee kaudu.
(2) Juurdepääsuõiguse saamiseks registrisse andmete kandmiseks esitatakse süsteemi administraatorile taotlus, milles märgitakse:
1) volitatud töötleja nimi ja registrikood;
2) volitatud töötleja nimel andmeid sisestama hakkava isiku ees- ja perekonnanimi, isikukood;
3) loetelu ülesannetest, milleks on vajalik registriandmete töötlemine.
(3) Andmekogu süsteemi administraator loob kasutajakontod vastutava töötleja õiguste teostajale ning vastutav töötleja teavitab kasutajakonto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat viie tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.
§ 17. Registri andmetele juurdepääsu korraldamine
(1) Kolmanda isiku kohta registrist väljavõtte saamiseks esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja õigusliku aluse olemasolul esitab süsteemi administraatorile taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule.
(2) Andmete väljastamine on tasuta.
(3) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
5. peatükk ANDMETE SÄILITAMINE, JÄRELEVALVE, REGISTRI LÕPETAMINE
§ 18. Andmete säilitamine
(1) Laste andmeid säilitatakse üks aasta teenuse kasutamise lõppemisest arvates, misjärel need kustutatakse infosüsteemist.
(2) Haridusteenuse osutaja andmeid säilitatakse kuni asutuse tegevuse lõppemiseni, misjärel need kustutatakse infosüsteemist.
§ 19. Järelevalve registri pidamise üle
(1) Järelevalvet registri pidamise seaduslikkuse üle teostavad registri vastutav töötleja ja andmekaitse järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.
(2) Registri üle järelevalvet teostaval isikul on õigustutvuda registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmete registrist väljastamise ja kasutamise kohta.
(3) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registri pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.
(4) Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on registri volitatud töötleja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses kajastatud puudused määratud tähtajaks.
(5) Registri vastutav töötleja kontrollib volitatud töötleja poolt esitatud andmete õigsust ja andmete tähtaegset esitamist. Vastutav töötleja teavitab andmete esitajat puudustest andmete esitamisel ning tagab puuduste kõrvaldamise.
§ 20. Registri tegevuse lõpetamine
(1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab Jõelähtme Vallavolikogu.
(2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas õigusaktidega.
(3) Registri pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse akt.
(4) Andmed antakse üle registri vastutava töötleja vastutusel.
Väino Haab
vallavolikogu esimees
Facebook
Twitter