Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Teksti suurus:

Tallinna välisprojektide infosüsteemi põhimäärus

Väljaandja:Tallinna Linnavalitsus
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:29.02.2016
Redaktsiooni kehtivuse lõpp:31.05.2019
Avaldamismärge:RT IV, 26.02.2016, 55

Tallinna välisprojektide infosüsteemi põhimäärus

Vastu võetud 22.02.2016 nr 8

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lg 3 p 2 alusel, kooskõlas avaliku teabe seaduse §-ga 12 ja § 435 lg-ga 1, Tallinna Linnavolikogu 21. veebruari 2008 määrusega nr 6  „Välisprojektides osalemise kord“ ning Tallinna Linnavalitsuse 21. oktoobri 2015 määrusega nr 38 „Tallinna linna asutuste ühtne asjaajamiskord“.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.  Reguleerimisala

  Määrusega kehtestatakse Tallinna välisprojektide infosüsteemi (edaspidi andmekogu) pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise ja sealt väljastamise, andmete kasutamise ning andmekogu haldamise kord.

§ 2.  Andmekogu pidamise eesmärgid

  Andmekogu pidamise eesmärgid on:
 1) koondada teave välisrahastajate finantseerimisallikate ning välisprojektide algatamise, menetlemise ja dokumendihalduse kohta;
 2) võimaldada menetlusprotsesside ja dokumentide kooskõlastajatele juurdepääs välisprojekti põhiandmetele ja dokumentidele, vältides andmete dubleerimist;
 3) vahendada teavet teiste Tallinna linna (edaspidi linn) andmekogudega;
 4) säilitada välisprojektide üldandmed ja dokumentatsioon, sh raamatupidamisdokumendid, lähtudes rahastamistingimustest ja käesolevast määrusest.

§ 3.  Andmekogu nimetus

 (1) Andmekogu ametlik nimetus on Tallinna välisprojektide infosüsteem.

 (2) Andmekogu lühinimi on tlnvpa.

§ 4.  Mõisted

  Käesolevas määruses kasutatakse mõisteid Tallinna Linnavolikogu 21. veebruari 2008 määruse nr 6 „Välisprojektides osalemise kord" §-s 2 sätestatud tähenduses.

2. peatükk ANDMEKOGU PIDAMINE, ANDMEKOGUSSE KANTAVAD ANDMED JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE 

1. jagu Andmekogu pidamine  

§ 5.  Andmekogu pidamine

 (1) Andmekogu peetakse käesoleva määruse kohaselt ning kooskõlas teiste asjaomaste riigi ja linna õigusaktidega.

 (2) Andmekogu sisaldab elektroonilisi toimikuid, kus on välisprojektide põhiandmed, dokumendid, töölaud ja elektroonilised kooskõlastused ning lisamaterjalid.

 (3) Andmekogus säilitatakse andmeid digitaalsel kujul.

 (4) Andmete, nende andmekogusse kandmise aja ja andmekogus tehtud toimingute üle peetakse arvestust digitaalselt.

§ 6.  Andmekogu pidamise kulud

  Andmekogu arendamise ja pidamise kulud kaetakse Tallinna linna eelarves Tallinna Linnakantselei linna finantsteenistusele IT-kuludeks ette nähtud vahendite arvelt.

§ 7.  Andmekogusse kantud andmete kaitse

 (1) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

 (2) Infosüsteemi turvaklass on K1T1S2, turbeaste keskmine (M).

 (3) Andmekogu andmetest tehakse kord nädalas turvakoopia, mida säilitatakse kaks kuud. Andmekogu muutuvatest andmetest tehakse kord päevas turvakoopia, mida säilitatakse kolm kuud.

§ 8.  Vastutav töötleja

 (1) Andmekogu vastutav töötleja on Tallinna Linnakantselei.

 (2) Vastutav töötleja:
 1) korraldab andmekogu pidamist ja tööd ning kavandab selle arendamist;
 2) sisestab andmed välisrahastuse programmide, meetmete ja taotlusvoorude kohta;
 3) võimaldab õigustatud isikutele juurdepääsu andmetele;
 4) annab volitatud töötlejale tema ülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule ning andmete sisestamise ja töötlemise õiguse;
 5) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
 6) teeb järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise ja andmekogusse sisestatud teabe õigsuse üle;
 7) vastutab andmekogusse enda poolt sisestatud andmete õigsuse eest;
 8) teeb andmekogu avalikustatavad andmed avalikuks linna avalikus dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS);
 9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
 10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

 (3) Vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õiguste teostajad, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid.

 (4) Andmekogu peaadministraator on vastutava töötleja õiguste teostaja, kes:
 1) on kontaktisik andmekoguga seonduvates küsimustes;
 2) haldab andmekogu dokumentatsiooni;
 3) haldab andmekogu kasutajate juurdepääsuõigusi;
 4) täidab teisi andmekogu vastutava töötleja õigusi ja kohustusi;
 5) peaadministraatori äraolekul asendavad teda teised vastutava töötleja õiguste teostajad.

§ 9.  Volitatud töötleja

 (1) Andmekogu volitatud töötleja on linna ametiasutus, kes menetleb välisprojekti ja/või annab kooskõlastused.

 (2) Volitatud töötlejad on linna ametiasutused Tallinna Linnakantselei, Tallinna Linnavolikogu Kantselei, Tallinna Ettevõtlusamet, Tallinna Haridusamet, Tallinna Kommunaalamet, Tallinna Kultuuriamet, Tallinna Linnaarhiiv, Tallinna Linnavaraamet, Tallinna Perekonnaseisuamet, Tallinna Sotsiaal- ja Tervishoiuamet, Tallinna Spordi- ja Noorsooamet, Tallinna Linnaplaneerimise Amet, Tallinna Transpordiamet, Tallinna Keskkonnaamet, Tallinna Munitsipaalpolitsei Amet, Haabersti Linnaosa Valitsus, Tallinna Kesklinna Valitsus, Kristiine Linnaosa Valitsus, Lasnamäe Linnaosa Valitsus, Mustamäe Linnaosa Valitsus, Nõmme Linnaosa Valitsus, Pirita Linnaosa Valitsus, Põhja-Tallinna Valitsus ning nende hallatavad asutused.

 (3) Volitatud töötleja:
 1) registreerib projektikava;
 2) kooskõlastab projektikava;
 3) sisestab projektiga seotud lisateabe;
 4) kooskõlastab projektiga seotud lisateabe;
 5) laadib üles välisrahastajale esitatud projekti taotluse faili;
 6) laadib üles välisrahastajaga sõlmitud lepingu faili;
 7) sisestab välisrahastajaga sõlmitud lepingu üldandmed;
 8) kooskõlastab välisrahastajaga sõlmitud lepingu üldandmed;
 9) sisestab projekti funktsiooniala tunnused ja projekti eelarvetunnused;
 10) koostab projekti eelarve;
 11) siirdab linna finantsinfosüsteemist (edaspidi SAP) kulu- ja maksetehingute andmed;
 12) laadib üles kulu- ja maksedokumentide koopiate failid;
 13) koostab süsteemis asjakohased unikaalsete numbritega dokumendid;
 14) kooskõlastab ja allkirjastab süsteemis koostatud ja muud dokumendid;
 15) vormistab menetlusetapid;
 16) vormistab aruanded;
 17) kasutab andmekogu üksnes kokkulepitud ülesannete täitmiseks;
 18) täidab vastutava töötleja korraldusi;
 19) vastutab sisestatud andmete õigsuse ja asjakohasuse eest;
 20) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;
 21) osaleb andmekogu arendustöödel ja nende juurutamisel;
 22) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

 (4) Volitatud töötleja juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.

§ 10.  Vastutava ja volitatud töötleja andmed

 (1) Vastutava ja volitatud töötleja kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:
 1) asutuse nimetus;
 2) haldusala;
 3) registrikood;
 4) fondikeskuse kood;
 5) aadress, sh sihtnumber, linn, tänav ja majanumber;
 6) viitenumber;
 7) raamatupidamiskood;
 8) asutuse juhi või dokumentide allkirjastaja nimi;
 9) asutuse finantsjuhi nimi;
 10) e-posti aadress;
 11) telefoninumber;
 12) Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu nimetus.

 (2) Vastutava ja volitatud töötleja esindaja kohta kantakse Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogust käesolevasse andmekogusse järgmised andmed:
 1) ees- ja perekonnanimi;
 2) ametinimetus;
 3) ametiasutus;
 4) isikukood;
 5) telefoninumber;
 6) e-posti aadress.

2. jagu Andmekogu ülesehitus ja kogutavad andmed 

§ 11.  Andmekogu ülesehitus

  Andmekogu koosneb järgmistest osadest:
 1) ülesanded - vastutavale ja volitatud töötlejale kuvatakse uued tööülesanded;
 2) inkubaator - kajastatakse välisrahastuse võimalustega seotud üldandmeid;
 3) projektid - sisestatakse välisprojekti üldandmed, lisateave, täiendatud andmed, e-kirjad ja eelarve koos tegevuste kalendriga;
 4) dokumendid - sisestatakse andmeobjektid, mille volitatud töötleja on välisprojekti kestuse jooksul loonud ja saanud ning mida säilitatakse;
 5) aruanded - koostatakse ja säilitatakse väljavõtted välisprojekti üldandmetest, eelarvest ja dokumentidest;
 6) seaded - määratakse kindlaks infosüsteemi konfiguratsioon ning vastutav töötleja haldab algandmeid;
 7) otsing - funktsioon, mis võimaldab eri parameetrite abil leida andmekogus olevat teavet.

§ 12.  Inkubaatori andmed

  Vastutav töötleja sisestab välisrahastaja kohta andmekogusse järgmised andmed:
 1) programmi või meetme nimetus;
 2) programmi või meetme staatus;
 3) programmi või meetme kirjeldus;
 4) programmi või meetme valdkond;
 5) taotlusvooru nimetus;
 6) taotluse esitamise tähtaeg;
 7) idee nimetus;
 8) idee kirjeldus ja selgitus.

§ 13.  Projekti üldandmed

  Volitatud töötleja kannab välisprojekti kohta andmekogusse järgmised andmed:
 1) projekti nimetus;
 2) akronüüm;
 3) projekti hoidja nimi;
 4) projekti kestus;
 5) rakendusüksuse või juhtpartneri nimi;
 6) välisrahastuse programmi või meetme nimi;
 7) kaasfinantseerija(te) nimi;
 8) välisrahastuse taotluse esitamise tähtaeg;
 9) projekti eesmärk;
 10) eesmärgi saavutamise tähtaeg;
 11) eesmärgi täitmise mõõdikud;
 12) projekti lühikirjeldus;
 13) projekti kirjeldus;
 14) projekti tegevused;
 15) projekti tulemused või väljundid;
 16) projekti vastavus linna ja valdkonna arengudokumentidele;
 17) linna kontaktisiku või projektijuhi ees- ja perekonnanimi, ametinimetus, telefoninumber ja e-posti aadress;
 18) projekti partnerite nimi ja asukohariik;
 19) juhtpartneri nimi;
 20) lihtpartnerite nimed;
 21) välisprojekti maksumus kõigile partneritele kokku;
 22) välisprojekti maksumus linnale kokku;
 23) välistoetuse summa;
 24) linna omafinantseeringu summa;
 25) linna partnerite kaasfinantseeringu summa kokku;
 26) välisprojekti maksumus linnale kokku koos lisafinantseeringuga;
 27) lisafinantseeringu summa;
 28) selgitused planeeritava eelarve juurde, sh omafinantseeringu eelarvepositsioonid;
 29) sildfinantseeringu vajadus;
 30) kas projekt sisaldab investeeringut;
 31) kas projekt sisaldab tööjõukulusid;
 32) kas projekt sisaldab lähetuskulusid.

§ 14.  Projekti lisateave

 (1) Volitatud töötleja kannab välisprojekti eelarve lisateabena andmekogusse järgmised andmed:
 1) linnale toetuse ülekande tegeva juriidilise isiku nimi;
 2) kas toetus laekub ettemaksuna või pärast aruannete esitamist;
 3) kas toetus laekub igale lihtpartnerile otse rakendusüksuselt või juhtpartnerilt;
 4) kas toetuse andjale või vahendajale esitab kuluaruanded iga lihtpartner otse;
 5) vahearuannete esitamise tähtajad;
 6) lõpparuande esitamise tähtaeg;
 7) lisafinantseerimise põhjendus ning kulud liigiti;
 8) kas projekti finantseerimisreeglite järgi on lubatud partneritevahelised tehingud, nende loetelu ja kirjeldus;
 9) projekti elluviimisel tekkivad erisoodustuskulud ja nendega seotud maksud;
 10) kas erisoodustuskulud ja nendega seotud maksud on abikõlblikud ja milline on nende finantseerimisallikas;
 11) välisrahastuse programmiga lubatud üldkulude määr protsentides;
 12) projekti välisrahastuse programmist tuleneva kohustusliku auditi läbiviija, auditi läbiviimise tähtajad, auditi kulude finantseerimisallikas ja summa koos kasutamise tähtpäevaga;
 13) kas lõpparuandele lisatavad dokumendid signeeritakse käsitsi.

 (2) Volitatud töötleja kannab investeerimisprojektide lisateabena andmekogusse järgmised andmed:
 1) kas projekti hoidja omab kinnistut, millele ehitatakse investeeringuobjekti;
 2) kas projekti hoidja omab hoonestusõigust või isiklikku kasutusõigust kinnistul, millel investeeringuobjekti ehitatakse;
 3) kas projekti hoidja on projekti raames käibemaksukohustuslane;
 4) kas projekti hoidja kasutab investeeringuobjekti pärast vara kasutuselevõttu ja/või projekti lõppu;
 5) investeeringuobjekti kasutaja juriidilise isiku nimi ja registrikood;
 6) kas investeeringuobjekti kasutaja investeeringuobjekti kasutamise otstarve ühtib projekti eesmärkidega;
 7) milline on investeeringuobjekti kasutaja koostöö toetuse saajaga;
 8) kas investeeringuobjekti kasutaja kasutab investeeringuobjekti alaliselt või ajutiselt, sh kasutamise periood;
 9) kas investeeringuobjekti kasutaja on käibemaksukohustuslane;
 10) kas investeeringuobjekt on abikõlblik täies ulatuses või osaliselt;
 11) kas projekti raames valminud investeeringuobjekti on lubatud välisrahastuse programmi või meetme tingimuste kohaselt võõrandada;
 12) kas välisrahastuse programmi või meetme tingimustega on lubatud valminud investeeringuobjekti kasutada ettevõtlustulu teenimiseks;
 13) kas valminud investeeringuobjekt hakkab ettevõtlustulu teenima;
 14) investeeringuobjekti üldised mõõtmed, sh ehitise või rajatise ehitisealune pind ning ehitise kasulik pind ruutmeetrites, ehitise või rajatise maht kuupmeetrites;
 15) investeeringuobjekti tulud ja kulud liigiti pärast projekti lõppu aastate kaupa.

 (3) Volitatud töötleja kannab isikute töötasustamise lisateabena andmekogusse järgmised andmed:
 1) ülevaade välisprojekti dokumentatsioonist, mis reguleerib töötasude ja puhkuse arvestust;
 2) välisprojekti periood, mille jooksul soovitakse projektis osalejaid tasustada;
 3) kas tööjõukulude katmisel nii välisrahastuse kui ka omafinantseerimise arvelt lähtutakse välisrahastuse ja omafinantseerimise suhtest või makstakse projekti eelarvest tulenevalt teatud tööjõukulud ainult omafinantseerimisvahenditest ning teatud tööjõukulud ainult välisfinantseerimisvahenditest;
 4) projektis lubatud töösuhted: tööleping, käskkirjaga ametisse nimetamine või võlaõiguslik leping;
 5) projektitöö tegija rakendamise viisid: uue töötaja töölevõtmine, oma töötaja vabastamine projektis osalemise ajaks täielikult põhitööst ja täistööajaga projekti heaks töötama rakendamine, oma töötaja vabastamine projektis osalemise ajaks osaliselt põhitööst ja osalise tööajaga projekti heaks töötama rakendamine või kokkuleppe sõlmimine oma töötajaga projektitöö tegemiseks ületunnitööna;
 6) projektis osalejate töötasustamise viisid: põhipalk või kokkulepitud töötasu, põhipalga või kokkulepitud töötasu suurendus projektitöös osalemise perioodil, lisatasu ületunnitöö tegemise eest, lepingutasu, preemia, tulemustasu vm;
 7) kas projektis osalejatele on lubatud maksta haigushüvitist;
 8) välisrahastuse programmiga ette nähtud tööajatabeli pidamise eeldus: kui töötaja täidab projektiga seotud ülesandeid asutuses põhitööna, lisaks põhitööle või võlaõigusliku lepingu alusel;
 9) puhkuse andmine ja puhkusetasu arvestamine projektitöö eest: kas projektitöö kestuse ajal ette või töötatud perioodi eest tagantjärele;
 10) puhkusetasu abikõlblikkus täistööajaga või osalise tööajaga projektitöötajate puhul.

 (4) Volitatud töötleja kannab isikute lähetuse lisateabena andmekogusse järgmised andmed:
 1) summa, mis on ette nähtud lähetusteks Tallinna linna välisprojektis;
 2) lähetuskulude katmise finantseerimisallikas: välisfinantseerimisvahendid, omafinantseerimisvahendid, sh otsesed ja kaudsed rahalised vahendid, või lisafinantseerimisvahendid;
 3) lähetuskulude katmisel kasutatavate eelarvepositsioonide numbrid, nimetused ja summad.

§ 15.  Projekti täiendatud andmed

  Volitatud töötleja kannab meeskonnaliikmete kohta andmekogusse järgmised andmed:
 1) ees- ja perekonnanimi;
 2) asutuse nimetus;
 3) ametinimetus;
 4) telefoninumber;
 5) roll projektis;
 6) ülesanded projektis;
 7) töötasu suurendamise määr protsentides;
 8) pangakonto number;
 9) puhkuse periood;
 10) lähetuse periood;
 11) asendaja ees- ja perekonnanimi.

 (2) Volitatud töötleja kannab lepingu kohta andmekogusse järgmised andmed:
 1) projekti number;
 2) projekti abikõlblikkuse periood;
 3) lõpparuande esitamise kuupäev;
 4) toetuslepingu number;
 5) toetuse andja tehingupartneri kood;
 6) toetuse andja kontaktisiku nimi, e-posti aadress ja telefoninumber;
 7) toetuse andja raamatupidaja nimi, e-posti aadress ja telefoninumber;
 8) toetuse saaja tehingupartneri kood;
 9) toetust kasutava(te) asutus(t)e nimetus ja tehingupartneri kood;
 10) projekti maksumus finantseerimisallikate ja nende osakaalude kaupa.

 (3) Volitatud töötleja kannab andmekogusse järgmised projekti tunnused:
 1) abikõlblike kulude funktsiooniala kood;
 2) mitteabikõlblike kulude funktsiooniala kood;
 3) kulufondi nimetus;
 4) kulufondi number;
 5) tulufondi nimetus;
 6) tulufondi number.

 (4) Volitatud töötleja kannab välisprojekti eelarve kohta andmekogusse järgmised andmed:
 1) projektis osalevate asutuste nimetused;
 2) vahearvestuse perioodi kestus;
 3) kululiigi nimetus;
 4) kululiigi ühiku nimetuse, ühikute arv, ühiku maksumus;
 5) üldkulude arvestamise alus ja määr;
 6) sildfinantseering;
 7) saadud toetuse laekumised;
 8) saadud toetuse väljamaksed.

 (5) Volitatud töötleja kannab kulu- ja maksedokumentide kohta andmekogusse järgmised andmed:
 1) SAP-i järjekorranumber;
 2) SAP-i dokumendi tüüp;
 3) tekkepõhise dokumendi number;
 4) kulurea nimetus;
 5) saaja nimi;
 6) kande kuupäev;
 7) maksetähtaeg;
 8) selgitus;
 9) summa ilma käibemaksuta;
 10) käibemaksu summa;
 11) asutuse koodi;
 12) fondikeskuse number;
 13) fondi numbri;
 14) kohustusühik;
 15) funktsiooniala kood;
 16) kassapõhise dokumendi number;
 17) makse tegemise kuupäev.

 (6) Volitatud töötleja kannab välisprojekti tegevuse kohta andmekogusse järgmised andmed:
 1) nimetus;
 2) aeg;
 3) selgitus;
 4) meeldetuletuse aeg;
 5) seotud dokumendid.

§ 16.  Dokumentide andmed

 (1) Andmekogus koostatakse järgmist tüüpi dokumendid:
 1) juhi käskkiri;
 2) meeskonna käskkiri;
 3) projektitöö tasustamise käskkiri;
 4) tööleping;
 5) käsundusleping;
 6) ostumenetluse kutse;
 7) ostumenetluse õiend hinnapakkumise kohta;
 8) üldkulude õiend;
 9) lähetustaotlus;
 10) lähetuse käskkiri;
 11) lähetuse avansi avaldus;
 12) lähetuskulude õiend;
 13) lähetustulemuste aruanne;
 14) väljaminev ametiasutuse kiri.

 (2) Andmekogus laaditakse üles järgmist tüüpi dokumendid:
 1) välisprojekti taotlus;
 2) kinnituskiri välisprojektis osalemise kohta;
 3) välisrahastaja otsus välisprojekti rahastamise kohta;
 4) eelarve tabel;
 5) volikogu otsus välisprojekti rahastamise kohta;
 6) leping;
 7) hankedokumendid;
 8) saldo kinnitusleht;
 9) kuludokument;
 10) maksedokument;
 11) tööjõukulude dokument;
 12) tööajatabel;
 13) lisamaterjal;
 14) SAP-i aruanne;
 15) töödokument;
 16) lõpparuanne.

 (3) Andmekogusse kantakse dokumentide kohta järgmised andmed:
 1) dokumendi number;
 2) dokumendi tüüp;
 3) dokumendi nimetus;
 4) dokumendi fail;
 5) dokumendi lisad;
 6) kirjeldus, märkused;
 7) dokumendi koostanud asutuse nimetus;
 8) dokumendi sisestanud teenistuja ees- ja perekonnanimi;
 9) märge DHSi saatmise kohta;
 10) dokumendi sisestamise aeg;
 11) teavitus, selle saaja ees- ja perekonnanimi.

 (4) Andmekogusse kantakse dokumendi kooskõlastamise ja/või allkirjastamise kohta järgmised andmed:
 1) kooskõlastaja ja/või allkirjastaja ees- ja perekonnanimi;
 2) isikukood;
 3) kuupäev ja kellaaeg;
 4) tulemus;
 5) kommentaarid;
 6) dokumendi muudatuste ajalugu, sh muutja ees- ja perekonnanimi ja ametinimetus, kuupäev ja kellaaeg.

§ 17.  E-kirjade andmed

  Andmekogusse kantakse e-kirjade kohta järgmised andmed:
 1) registreerimise number;
 2) pealkiri;
 3) saaja;
 4) saatja;
 5) välisprojekti faas;
 6) kuupäev;
 7) kommentaar;
 8) kirja fail.

§ 18.  Projekti menetlusetapid

  Volitatud töötleja vormistab andmekogus järgmised menetlusetapid:
 1) projekti kava registreeritud - välisprojekti üldandmed on sisestatud ja asutuse finantsjuht on need kooskõlastanud;
 2) projektikava kooskõlastatud - linna finantsteenistus on projektikava kooskõlastanud;
 3) projektikava tagasi lükatud - linna finantsteenistus on projektikava tagasi lükanud;
 4) projektitaotlus esitatud - andmekogus on salvestatud projektitaotluse dokumendi koopia;
 5) projekti rahastatakse - välisrahastaja otsus on välisprojekti rahastada;
 6) projekti ei rahastata - välisrahastaja otsus on välisprojekti mitte rahastada;
 7) leping kinnitatud - andmekogus on salvestatud poolte allkirjastatud leping;
 8) lõpparuanne kinnitatud - andmekogus on salvestatud lõpparuande dokument ja/või on määratud asjaomane staatus.

3. jagu Andmete esitamine, juurdepääs ja säilitamine 

§ 19.  Andmeandjad

 (1) Andmeandja on volitatud töötleja.

 (2) Andmeandja on kohustatud tagama andmekogusse kantud andmete õigsuse.

§ 20.  Andmete kandmine infosüsteemi

 (1) Volitatud töötleja sisestab andmekogusse käesoleva määruse §-des 12-17 nimetatud andmed õigusaktides sätestatud tähtaja jooksul.

 (2) Vastutav töötleja kontrollib käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud andmete õigsust ja teeb vajaduse korral ettepaneku neid muuta või täiendada.

§ 21.  Andmete alusdokumendid

  Andmekogus koostatakse, kooskõlastatakse ja/või allkirjastatakse järgmised alusdokumendid:
 1) ametiasutuse juhi käskkiri;
 2) projektimeeskonna moodustamise käskkiri;
 3) projektitöö tasustamise käskkiri;
 4) tööleping;
 5) käsundusleping;
 6) lähetuse käskkiri;
 7) lähetuse taotlus;
 8) lähetuse avansi avaldus;
 9) lähetuskulude õiend;
 10) lähetustulemuste aruanne;
 11) väljaminev ametiasutuse kiri;
 12) muud dokumendid, millest tuleneb andmekogusse sisestatav teave.

§ 22.  Vastutus andmete õigsuse eest ja ebaõigete andmete parandamine

 (1) Andmete andmekogusse kandja vastutab andmete õigsuse eest.

 (2) Kui vastutav või volitatud töötleja leiab andmekogust ebaõigeid andmeid või kui teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise. Kui andmete muutmise õigus on ainult peaadministraatoril või tema õiguste teostajal, esitatakse taotlus andmete parandamiseks e-kirja teel.

 (3) Andmete parandaja lisab projektitoimikule õigeid andmeid tõendava dokumendi või selle koopia või parandamist selgitava kommentaari.

§ 23.  Andmevahetus teiste infosüsteemidega

 (1) Vastutav töötleja võib seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid teistele riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku andmekogudele ning saada neilt andmeid.

 (2) Andmekogu on liidestatud:
 1) DHSiga, et koostatud ja lisatud dokumendid DHSis registreerida;
 2) Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu mooduliga linna ametiasutuste ja nende hallatavate asutuste teenistujate andmete saamiseks;
 3) SAPiga välisprojekti kulukirjete importimiseks andmekogusse.

§ 24.  Andmete väljastamine

 (1) Andmekogust on õigus andmeid saada isikul, kes vajab andmeid tööülesannete täitmiseks.

 (2) Andmekogust väljastatakse andmeid õigustatud isikutele, kelle juurdepääsuõigus tuleneb kasutajarollist.

§ 25.  Andmete säilitamine

 (1) Andmekogusse kantud andmeid, seal koostatud ja sinna lisatud dokumente säilitatakse kümme aastat.

 (2) Säilitustähtaja möödumisel kantakse käesoleva paragrahvi punktis 1 nimetatud andmed andmekogu elektroonilisse arhiivi alaliselt.

§ 26.  Andmekogu andmetele juurdepääsu andmine ja kasutajarollid

 (1) Andmetele juurdepääsu õigus on vastutaval ja volitatud töötlejal.

 (2) Vastutav ja volitatud töötleja näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarollidele.

 (3) Linna ametiasutuste dokumendiregistris avaldatakse käesoleva määruse § 16 lõike 2 punktis 6 ja § 21 punktides 1-6 ja punktis 11 nimetatud andmed.

 (4) Andmekogu kasutajarollid on järgmised:
 1) peaadministraator - juurdepääs andmekogu kõigile osadele ning õigus teha andmetega kõiki toiminguid;
 2) linnakassa administraator - juurdepääs andmekogu kõigile osadele (v.a projekti eelarve) ning õigus muuta andmeid andmekogu inkubaatoris ja projekti üldandmetes;
 3) projektijuht - juurdepääs andmekogu kõigile osadele (v.a teiste projektide eelarve), andmete muutmise õigus puudub andmekogu inkubaatoris ja seadete haldamisel;
 4) projektimeeskonna liige - juurdepääs andmekogu kõigile osadele (v.a teiste projektide eelarve), andmete muutmise õigus puudub andmekogu inkubaatoris, projekti üldandmete, lisateabe ja täiendatud andmete puhul ja seadete haldamisel;
 5) finantstöötaja - juurdepääs andmekogu kõigile osadele (v.a teiste projektide eelarve), andmete muutmise õigus puudub andmekogu inkubaatoris ja seadete haldamisel;
 6) raamatupidaja - juurdepääs andmekogu kõigile osadele (v.a teiste projektide eelarve), õigus üles laadida dokumente, saata teavitusi, anda kooskõlastusi ja koostada aruandeid;
 7) vaatleja - juurdepääs andmekogu kõigile osadele (v.a projekti eelarve), õigus saata teavitusi ja koostada aruandeid;
 8) audiitor - juurdepääs andmekogu kõigile osadele, õigus saata teavitusi ja koostada aruandeid.

§ 27.  Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine või äravõtmine

 (1) Andmekogu kasutamise õigus lõpeb, kui kasutaja ei tööta enam linna ametiasutuses või selle hallatavas asutuses.

 (2) Andmekogu andmetele suleb juurdepääsu peaadministraator.

 (3) Volitatud töötleja võib esitada peaadministraatorile kasutamise õiguste äravõtmise taotluse, kus on märgitud järgmised andmed:
 1) ees- ja perekonnanimi;
 2) isikukood;
 3) kasutajakonto sulgemise põhjus;
 4) andmekogu kasutusõiguse lõppemise aeg.

 (4) Vastutav töötleja võtab andmekogu kasutamise õigused ära hiljemalt käesoleva paragrahvi lõike 3 punktis 4 nimetatud kuupäevale järgneval tööpäeval.

 (5) Andmekogu peaadministraator võib oma algatusel kasutajakonto sulgeda, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
 1) kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
 2) kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid;
 3) kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus;
 4) kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
 5) andmekogusse andmete kandmine ei ole enam kasutaja ameti- või tööülesanne.

3. peatükk JÄRELVALVE NING ANDMEKOGU PIDAMISE LÕPETAMINE  

§ 28.  Järelevalve andmekogu pidamise üle

 (1) Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

 (2) Andmekannete tegemise aja, andmete vaatamise, esitamise, muutmise ning väljastamise aja ja nimetatud toimingute üle peetakse arvestust andmekogus automaatselt ja digitaalselt tarkvara abil.

 (3) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

 (4) Volitatud töötleja on kohustatud kõrvaldama järelevalvet teinud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses märgitud tähtpäevaks.

 (5) Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.

§ 29.  Andmekogu pidamise lõpetamine

 (1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Tallinna Linnavolikogu.

 (2) Andmekogu tegevus lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

 (3) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise andmekogusse või Tallinna Linnaarhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.

 (4) Vastutav töötleja vastutab andmete üleandmise õiguspärasuse ja üleantavate andmete terviklikkuse eest.

 (5) Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse asjakohane akt.

4. peatükk RAKENDUSSÄTE 

§ 30.  Andmete andmekogusse kandmine

  Andmeid kantakse andmekogusse alates 10. veebruarist 2016.

Merike Martinson
Abilinnapea linnapea ülesannetes

Toomas Sepp
Linnasekretär

/otsingu_soovitused.json