Harku valla haridusteenuste haldamise infosüsteemi registri asutamine ja registri pidamise põhimäärus
Vastu võetud 25.02.2020 nr 4
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 22 lõike 2 ja Harku Vallavolikogu 12. oktoobri 2017. a otsuse nr 72 „Avaliku teabe seadusega kohaliku omavalitsuse asutuse pädevusse antud küsimuste delegeerimine Harku Vallavalitsusele“ punkti 1 alusel.
1. peatükk Üldsätted
§ 1. Registri asutamine ja registri nimi
(1) Määrusega asutatakse Harku valla haridusteenuste haldamise infosüsteem ARNO (edaspidi register) ja kinnitatakse registri pidamise kord.
(2) Registri lühinimi on ARNO.
§ 2. Registri pidamise eesmärk
Registri pidamise eesmärk on koguda ja töödelda vajalikku teavet haridusteenuste korraldamiseks ja juhtimiseks Harku vallas.
2. peatükk Registri vastutav ja volitatud töötleja
§ 3. Registri vastutav töötleja
(1) Registri vastutav töötleja on Harku Vallavalitsus (edaspidi vallavalitsus).
(2) Registri vastutava töötleja õiguste teostaja on vallavalitsuse haridus- ja kultuuriosakond.
(3) Vastutav töötleja:
1) korraldab registri pidamist;
2) annab koolieelsele lasteasutusele, põhikoolile, gümnaasiumile, huvikoolile ja teistele volitatud töötlejatele juurdepääsu registrile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses;
3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;
5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;
6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
§ 4. Registri volitatud töötleja
(1) Registri volitatud töötlejad (edaspidi volitatud töötlejad) on vallavalitsuse hallatavad asutused või muud asutused ja juriidilised isikud, kes täidavad koolieelse lasteasutuse, üldhariduskooli või huvikooli pidaja ülesandeid ning andmekogu haldaja OÜ Piksel.
(2) Volitatud töötleja:
1) esitab registrisse andmeid;
2) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;
3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
5) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
6) võimaldab andmetele juurdepääsu;
7) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise;
8) täidab vastutava töötleja korraldusi.
3. peatükk Registrile esitatavad nõuded
§ 5. Registri pidamine
(1) Registrit peetakse infotehnoloogilise andmekoguna.
(2) Andmeid töödeldakse ja säilitatakse digitaalselt standardlahenduse registris.
(3) Registrit peetakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse, käesolevas määruses ja teistes õigusaktides sätestatud korras.
§ 6. Registri ülesehitus
Registri koosseisu kuuluvad järgmised moodulid:
1) huvihariduse ja huvitegevuse haldamine;
2) eralasteasutuste ja -koolide toetused;
3) lasteaiakohtade jaotamine;
4) 1. klassi kohtade jaotamine;
5) koolide haridusteenused;
6) lasteaedade haridusteenused.
§ 7. Registri turvalisus
(1) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(2) Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.
(3) Registri andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse 12 kuud.
(4) Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.
(5) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
4. peatükk Registrisse kantavad andmed
§ 8. Laste kohta registrisse kantavad andmed
(1) Registrisse kantakse järgmiste Harku valla laste ja õpilaste (edaspidi andmesubjektide) andmed:
1) laste andmed, kellele Harku vallal on kohustus pakkuda ja/või kes soovivad kohta Harku valla koolieelses munitsipaallasteasutuses, üldhariduskoolis või munitsipaalhuvikoolis;
2) koolitoetuse taotlejate andmed.
3) alus- ja üldharidust omandavate õpilaste andmed;
4) huvihariduses osalemiseks kohta taotlevate ja huvihariduses osalevate õpilaste andmed.
(2) Andmesubjekti kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) isikukood;
2) perekonnanimi;
3) eesnimi;
4) ema eesnimi, perekonnanimi, rahvastikuregistrijärgne aadress, kontaktandmed;
5) isa eesnimi, perekonnanimi, rahvastikuregistrijärgne aadress, kontaktandmed;
6) eestkostja või hoolekandeasutus, juhul kui lapsele on määratud eestkostja või kui ta on hoolekandeasutuse hoolealune;
7) orb;
8) rahvastikuregistrijärgne omavalitsus (kood);
9) rahvastikuregistrijärgne aadress või sideaadress;
10) elukohamaa (kood);
11) emakeel (kood);
12) õppekeel (kood);
13) koolieelse lasteasutuse rühma nimi ja liik;
14) hinnang koolivalmiduse kohta (koolivalmiduskaart);
15) koolikohustuse täitmise edasilükkamine.
16) esimesse klassi õppima asumise aasta;
17) õppeasutusse õppima asumise kuupäev;
18) individuaalõppe liik (sh erivajadused);
19) õppevorm (kood);
20) õppeasutuse EHISe ID õppeasutuse registreerimisnumber (kood);
21) õppeasutuse filiaali/osakonna nimi;
22) õppeasutuse liik;
23) õppeasutuse aadress;
24) õppekava (kood);
25) õppeasutuse lõpetamise või õppeasutusest lahkumise kuupäev ja põhjus (kood);
26) elukoha kaugus õppeasutusest (meetrites ja minutites);
27) pikapäevarühma kasutamine;
28) pikapäevarühma tööpäevade ja -tundide arv nädalas;
29) teise õppeasutusse üleminekul uue õppeasutuse kood;
30) võõrkeelte ja eesti keele teise keelena õppimine;
31) eriõpetust vajav, kuid seda mitte saav õpilane (kood);
32) tugisüsteemi/õpiabi liik;
33) õpilase õppest puudumine – puudutud tundide arv kuus ja toimunud tundide arv kuus, puudumised toidupäevade lõikes;
34) koolieelse lasteasutuse rühma nimi ja liik;
35) koha suurus koolieelses lasteasutuses;
36) osalustasu suurus koolieelses lasteasutuses ja osalustasu võlgnevused lasteasutuse lõpetamisel;
37) lapse puudumine koolieelsest lasteasutusest päevade lõikes;
38) kasutatud toidukordade arv;
39) koolimineva lapse toetuse taotleja arvelduskonto number ja konto omaniku nimi ja isikukood;
40) huvikooli ring või rühm;
41) huvikooli õppekava aste (mitmes aasta);
42) eralastehoiu koha kasutamise andmed;
43) eralastehoiu lasteasutuse rühma nimi ja liik;
44) koha suurus eralastehoius;
45) osalustasu suurus eralastehoius ja osalustasu võlgnevused eralastehoiu teenuse kasutamise lõpetamisel.
§ 9. Haridusteenuse osutajate kohta registrisse kantavad andmed
(1) Registrisse kantakse järgmiste haridusteenuse osutajate andmed:
1) koolieelne lasteasutus;
2) üldhariduskool;
3) huvikool;
4) eralastehoid või -aed;
5) huvitegevust korraldav organisatsioon.
(2) Haridusteenuse osutaja kohta kantakse järgmised andmed:
1) haridusteenuse osutaja EHISe ID;
2) liik;
3) halduse liik;
4) asutuse täielik nimi eesti keeles;
5) pidaja nimi;
6) üldtelefon;
7) ametlik e-posti aadress;
8) veebilehe aadress;
9) kontaktaadress;
10) õppekeeled;
11) normatiivne kohtade arv õppeasutuses;
12) koolieelsetes lasteasutustes tegutsevate rühmade andmed (nimetus, liik), kohtade arv rühmas, rühma õppekeel, rühma vanusevahemik.
§ 10. Andmete õiguslik tähendus
(1) Alus- ja üldharidust ning huviharidust omandavate õpilaste andmetel, mis edastatakse vastavalt õigusaktidele EHISesse, on õiguslik tähendus.
(2) Registrisse kantavatel muudel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
5. peatükk Juurdepääs andmetele
§ 11. Juurdepääs registri andmetele
(1) Registrile on kõigil otsejuurdepääs aadressilt https://piksel.ee/arno/harku, kust on avalikult kättesaadavad:
1) koolieelsete lasteasutuste kontaktandmed;
2) koolide kontaktandmed;
3) huvikoolide ja huvitegevust korraldava organisatsiooni kontaktandmed.
(2) Piiratud juurdepääsuga andmed on kättesaadavad järgmiselt:
1) isik, kes on andmesubjekt või esindab andmesubjekti, omab tavakasutajana juurdepääsu enda ja oma lapse andmetele (isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil, milleks on ID-kaart või mobiil-ID);
2) koolieelsel lasteasutusel on juurdepääs vastava asutusega seotud andmetele (nii asutuse enda andmed kui ka asutusega seotud isikute andmed);
3) üldhariduskoolil on juurdepääs vastava asutusega seotud andmetele (nii asutuse enda andmed kui ka asutusega seotud isikute andmed);
4) huvikoolil ja huvitegevust korraldav organisatsioonil on juurdepääs vastava asutusega seotud andmetele (nii asutuse enda andmed kui ka asutusega seotud isikute andmed);
5) vastutaval töötlejal on juurdepääs kõikidele registri andmetele.
(3) Juurdepääsuõigused lõpetakse isiku suhtes koheselt, kui registris andmete töötlemine pole enam isiku ameti- või tööülesanne, samuti kui on toimunud usalduse kuritarvitamine isiku poolt süülise andmetöötlusnõuete rikkumise läbi.
(4) Juurdepääsuõigused on vastavalt vajadusele piiratud registri moodulite või kasutajaõigustega.
§ 12. Juurdepääsuõiguse andmine vastutava töötleja ülesannetes
Registri vastutava töötleja juht võimaldab juurdepääsu registrile vallavalitsuse ametnikule või töötajale niivõrd, kuivõrd see on vajalik tema töö- või ametiülesannete täitmiseks. Juurdepääsuõigused võimaldatakse kaalutletud otsuse alusel.
§ 13. Juurdepääsuõiguse andmine volitatud töötlejale
(1) Vastutav töötleja määrab või annab lepingu alusel volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.
(2) Volitatud töötleja õiguste teostajad kannavad andmeid registrisse üle turvakanali ligipääsetava veebilehe https://piksel.ee/arno/harku kaudu. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(3) Juurdepääsuõiguse saamiseks registrisse andmete kandmiseks esitatakse Harku Vallavalitsuse haridus- ja kultuuriosakonnale taotlus, milles märgitakse:
1) volitatud töötleja nimi ja registrikood;
2) volitatud töötleja nimel andmeid sisestama hakkava isiku ees- ja perekonnanimi, isikukood või selle puudumisel sünniaeg;
3) loetelu ülesannetest ja õiguslik alus, miks on vajadus andmete töötlemiseks.
(4) Andmekogu haldaja loob kasutajakontod vastutava töötleja õiguste teostajatele ning vastutav töötleja teavitab kasutajakonto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 3 nimetatud taotluse saamisest.
§ 14. Juurdepääsuõigus kolmandatel isikutel
Lisaks avalikult kättesaadavatele andmetele on kolmandatel isikutel enda kohta või esindusõiguse alusel võimalik saada taotluse alusel neid puudutavaid isikuandmeid. Vastutav töötleja väljastab andmed õigusliku aluse olemasolul.
6. peatükk Registritoimingud
§ 15. Registrisse andmete kandmine
(1) Vastutav töötleja või volitatud töötleja kannavad registrisse andmeid neile õigusakti või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2) Registrisse esitavad andmeid:
1) koolieelsed lasteasutused või nende pidajad, üldhariduskoolid või nende pidajad;
2) huvikooli ja huvitegevust korraldavad organisatsioonid või nende pidajad (edaspidi haridusteenuse osutajad) laste kohta ja õpilaste kohta;
3) haridusteenuse osutajad enda kohta;
4) haridusteenuse vajajad enda kohta;
5) toetuse taotlejad enda kohta.
(3) Haridusteenuse osutajad sisestavad enda andmete muudatused hiljemalt kolme tööpäeva jooksul andmete muutumisest.
(4) Andmete esitajad menetlevad registri kaudu registri andmesubjekti kohta laekunud taotlusi ning menetlustoimingute tulemused kajastatakse registris andmete muudatusena. Andmed, mis ei muutu taotluste alusel, kannab andmete esitaja registrisse nendest teadasaamisel (nt hariduslike erivajaduste, tugiteenuste jne kohta).
§ 16. Andmevahetus
(1) Laste andmed antakse ristkasutuse teel Eesti Hariduse Infosüsteemi (edaspidi EHIS), vajadusel teistesse registritesse (sh ELIIS).
(2) Registrisse kantavad laste ja nendega seotud isikute (lapsevanemad, õed ja vennad) isiku- ja elukohaandmed saadakse X-tee kaudu Eesti rahvastikuregistrist.
(3) Andmete eest tasu ei maksta.
§ 17. Andmete muutmine
(1) Registrisse kantud andmeid muudetakse ja parandatakse kas automaatselt teiste kontrollitud registrite andmete põhjal või tõendipõhiselt vastutava või volitatud töötleja poolt.
(2) Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.
§ 18. Andmete säilitamine
(1) Andmesubjekti andmed säilitatakse kuni üks aasta haridusteenuste osutamise kohustuse lõppemisest arvates, misjärel need kustutatakse infosüsteemist.
(2) Haridusteenuse osutaja andmeid säilitatakse kuni asutuse tegevuse lõppemiseni, misjärel need kustutatakse infosüsteemist.
7. peatükk Andmete järelevalve ja registri likvideerimine
§ 19. Järelevalve registri pidamise üle
(1) Järelevalvet registri pidamise seaduslikkuse üle teostavad registri vastutav töötleja ja järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.
(2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registri pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.
(3) Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on registri volitatud töötleja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses kajastatud puudused määratud tähtajaks.
(4) Registri vastutav töötleja kontrollib volitatud töötlejate poolt esitatud andmete õigsust ja andmete tähtaegset esitamist. Vastutava töötleja ametnik teavitab vajadusel andmete esitajat puudustest andmete esitamisel ning annab tähtaja puuduste kõrvaldamiseks.
(5) Toimub igapäevane registriandmete võrdlus teiste registritega.
(6) Vastutav töötleja teostab korra aastas infovarade inventuuri kontrollimaks nende vastavust nõuetele, kontrollib rakendamisele kuuluvate turvameetmete kasutamist ja turbekontseptsiooni täitmist.
§ 20. Registri likvideerimine
(1) Registri likvideerimise otsustab Vallavalitsus.
(2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.
(3) Registri pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse akt.
(4) Andmed antakse üle registri vastutava töötleja vastutusel.
8. peatükk Rakendussätted
§ 21. Rakendussätted
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.
Erik Sandla
vallavanem
Ive Eevel
vallasekretär
Facebook
Twitter