Raamatupidamisprogrammi PMen kasutamise kord
Vastu võetud 24.03.2020 nr 7
Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 433 lõike 1 ja § 435 lõike 1 ja Kehtna Vallavolikogu 19.02.2020 otsuse nr 149 Andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise delegeerimine Kehtna Vallavalitsusele“ alusel.
§ 1. Reguleerimisala
Kehtna Vallavalitsuse kasutuses oleva raamatupidamisprogrammi PMen (edaspidi programm) kasutamise kord reguleerib vastutava ja volitatud töötleja ülesanded, kogutavate andmete koosseisu, andmete programmi kandmise ja andmete väljastamise tingimused ning haldamise korda.
§ 2. Üldsätted
(1) Programmi kasutamise eesmärk on tagada raamatupidamise seaduses toodud nõuete ja kohustuste täitmine.
(2) Kehtna Vallavalitsus omab programmi kasutamise õiguse litsentsi sh kuni kuus töökohta.
(3) Programmi arendab ja hooldab sõlmitud lepingu alusel OÜ San Revilo.
(4) Programmi arendus- ja hoolduskuludeks on igakuised maksed, mis kaetakse Kehtna valla eelarvest.
§ 3. Programmi vastutav töötleja
(1) Programmi vastutav töötleja on Kehtna Vallavalitsuse finantsjuht.
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab programmi pidamist;
2) korraldab programmi versiooni uuenduste paigaldamise;
3) määrab volitatud töötlejad;
4) annab õigused veebirakenduse kasutajatele;
5) annab juhiseid käesolevast korrast tulenevate ülesannete täitmiseks;
6) kontrollib andmete esitajate poolt sisestatud andmete õigsust;
7) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;
8) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
9) teostab järelevalvet programmi pidamise üle;
10) täidab muid andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.
§ 4. Programmi volitatud töötleja
(1) Programmi töötlejad on Kehtna Vallavalitsuse raamatupidajad.
(2) Töötleja:
1) omab programmi sisenemiseks unikaalset parooli;
2) sisestab ja töötleb andmeid;
3) teeb vajadusel andmetes muudatusi ja parandusi;
4) rakendab meetmeid programmi turvalisuse tagamiseks;
5) kasutab andmeid üksnes tööülesannete täitmiseks;
6) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
7) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja programmi kasutamisel tekkinud probleemidest;
8) paigaldab programmi versiooni uuendused;
9) täidab vastutava töötleja korraldusi.
§ 5. Programmi kantud andmete kaitse
(1) Programmi turvaklass on K2T1S2.
(2) Programmi turbeaste on keskmine (M).
(3) Programmi vastutava ja volitatud töötleja kohustus on tagada programmi andmete käideldavus, terviklikus ja konfidentsiaalsus töötleja organisatsiooniliste ja füüsiliste turvameetmetega.
§ 6. Andmete töötlemise nõuded
(1) Programmi kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) (ELT L 119, 04.05.2016. a, lk 1- 88), isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides, sisekordades ja käesolevas korras sätestatud eesmärkidel ja tingimustel.
(2) Töötleja on kohustatud tagama programmi kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Väärate andmete avastamisel programmis parandab töötleja andmed koheselt.
(3) Programmi andmete sisestamist ja muutmist idenfitseeritakse isikuliselt ja ajaliselt.
(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.
§ 7. Programmi kantavad andmed
(1) Töötlejad kannavad programmi andmeid neile ametijuhendiga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2) Programmi kantakse asutuse või isiku kohta andmed:
1) asutuse nimi või isiku ees- ja perekonnanimi;
2) asutuse registrikood või isiku isikukood;
3) postiaadress;
4) e- posti aadress;
5) pangakonto number;
6) e- arve avaldus.
(3) Töötajate ja teenistujate kohta kantakse programmi andmed lisaks käesoleva paragrahvi lõike 2 punktis 1 toodule:
1) sugu;
2) sünniaeg;
3) residentsus;
4) pensioni II samba liitumine;
5) amet;
6) tööle asumise ja töösuhte lõppemise aeg;
7) tulumaksuvabastuse summa suurus;
8) ametipalk;
9) töölt puudumise periood ja põhjus.
(4) Müügiarvete koostamisel seostatakse kauba või teenuse saaja arve maksja isikuga.
§ 8. Andmete õiguslik tähendus
Programmi kantavatel andmetel on informatiivne tähendus. Kogutavate andmete alusel koostatakse ja esitatakse aruanded vastavalt õigusaktidega kehtestatud korras.
§ 9. Kasutajaõigused
(1) Programmis sisalduvatele andmetele on juurdepääs vastutava töötleja ja töötleja õiguste teostajal õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2) Kasutajaõiguste ulatus määratakse kasutajaõiguste andmisel.
(3) Kasutajaõigused lõpevad teenistus- või töösuhte lõppemisel Kehtna Vallavalitsuses.
§ 10. Veebikasutaja vaatlejaõigused
(1) Veebirakenduse kasutamiseks on programmi raamatupidamise andmebaas registreeritud tsentraalses andmebaasis (restar baas).
(2) Vastutav töötleja lisab restar baasi programmi veebikasutajad, kellel on õigus siseneda veebirakendusse.
(3) Kliendibaasi registreerimine, veebikasutajate lisamine ja aruannetega sidumine toimub programmis.
(4) Veebikasutaja login nimeks on isikukood, parool on igal kasutajal unikaalne.
(5) Programmi kasutajaga seotakse kliendibaasis aruandevormid, mida on tal õigus vaadata.
(6) Programmi veebirakenduse saab avada PMeni kodulehelt pmen.ee.
§ 11. Andmete säilitamine
(1) Programmi kantud andmeid säilitatakse vastavalt raamatupidamise seaduses kehtestatule.
(2) Programmi andmetest tehakse varukoopia iga tööpäeva lõpus.
§ 12. Järelevalve programmi pidamise üle
(1) Järelevalvet programmi pidamise seaduslikkuse üle teostab teenistuslikku järelevalvet Kehtna Vallavalitsus.
(2) Riikliku järelevalvet isikuandmete kaitse nõuete ning andmekogude pidamise nõuete täitmise osas teostab Andmekaitse Inspektsioon.
(3) Riiklikku järelevalvet programmi infosüsteemide turvameetmete rakendamise ning infosüsteemi andmevahetuskihiga liitumise üle teostab Riigi Infosüsteemi Amet.
(4) Riiklikku järelevalvet andmehalduse nõuete täitmise üle teostab Statistikaamet.
(5) Vastutav töötleja on kohustatud likvideerima programmi pidamisel ilmnenud puudused järelevalvet teostanud isikute määratud tähtajaks.
§ 13. Programmi kasutamise lõpetamine
(1) Programmi kasutamise lõpetamise otsustab Kehtna Vallavalitsus.
(2) Programmi andmekogud säilitatakse vastavalt raamatupidamise seaduses toodule.
§ 14. Programmi kasutamise korra jõustumine
Kord jõustub kolmandal päeval Riigi Teatajas avaldamisest.
Indrek Kullam
Vallavanem
Maire Pettai
Vallasekretär
Facebook
Twitter