Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu põhimäärus
Vastu võetud 24.01.2018 nr 7
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lg 3 p 2, § 30 lg 1 p 2 alusel ja kooskõlas avaliku teabe seaduse § 435 lg-ga 1 ning Tallinna Linnavolikogu 30. aprilli 2015 otsusega nr 71 „Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu asutamine“.
1. peatükk ÜLDSÄTTED
§ 1. Reguleerimisala
Määrusega kehtestatakse Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu (edaspidi andmekogu) pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise ja sealt väljastamise, andmete kasutamise ning andmekogu haldamise kord.
§ 2. Andmekogu pidamise eesmärk
Andmekogu pidamise eesmärgid on:
1) koondada ja süstematiseerida Tallinna linna ametiasutustes ja nende hallatavates asutustes (edaspidi asutus) tööl või teenistuses olevate isikute andmeid, pidada nende alusel personali- ja palgaarvestust ning tagada asutustele strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku teabe olemasolu;
2) luua paljusid kasutajaid ja andmesisestajaid ühtaegu teenindav andmekogu ning teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud aktuaalsed andmed;
3) tagada ametnikele ja töötajatele (edaspidi töötaja) töötasu maksmine ning seadustest tuleneva maksukohustuse täitmine;
4) tagada personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja aruannete koostamine.
§ 3. Andmekogu nimetus
(1) Andmekogu ametlik nimetus on Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu.
(2) Andmekogu lühinimi on tlnypis.
2. peatükk ANDMEKOGU PIDAMINE, ANDMEKOGUSSE KANTAVAD ANDMED JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE
1. jagu Andmekogu pidamine
§ 4. Andmekogu pidamine
(1) Andmekogu peetakse kooskõlas käesoleva määrusega, teiste asjaomaste riigi ja linna õigusaktidega ning lähtudes personaliarvestuse üldtunnustatud praktikast.
(2) Andmekogus säilitatakse andmeid digitaalsel kujul.
(3) Andmekogus säilitatakse logifailid andmekogule juurdepääsu õiguse andmise, muutmise ja lõpetamise kohta.
(4) Andmekoguga on liidestatud aruandluskeskkond linna ja riigi aruannete koostamiseks.
§ 5. Andmekogu pidamise kulud
Andmekogu arendamise, hooldamise ja pidamise kulud kaetakse Tallinna linna eelarves Tallinna Linnakantseleile ette nähtud vahenditest.
§ 6. Andmekogusse kantud andmete kaitse
(1) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(2) Andmekogu turvaklass on K2T2S1, turbeaste on keskmine (M).
(3) Andmekogu andmetest tehakse üks kord ööpäevas turvakoopia, millest säilitatakse seitse viimast koopiat ja üks viimane kuukoopia.
§ 7. Vastutav töötleja
(1) Andmekogu vastutav töötleja on Tallinna Linnakantselei.
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab andmekogu pidamist ja tööd ning kavandab selle arendamist;
2) annab volitatud töötlejale tema ülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule ning andmete sisestamise ja töötlemise õiguse;
3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
4) teeb järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise ja andmekogusse sisestatud andmete õigsuse üle;
5) vastutab andmekogusse enda poolt sisestatud andmete õigsuse eest;
6) teeb andmekogu avalikustatavad andmed avalikuks Tallinna veebilehel;
7) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
8) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3) Vastutav töötleja on kohustatud vältima kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele ning ära hoidma andmete omavolilise töötlemise andmekogus.
(4) Vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õiguste teostajad, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid.
§ 8. Volitatud töötleja
(1) Andmekogu volitatud töötlejad on linna ametiasutused Tallinna Linnakantselei, Tallinna Linnavolikogu Kantselei, Tallinna Ettevõtlusamet, Tallinna Haridusamet, Tallinna Keskkonnaamet, Tallinna Kommunaalamet, Tallinna Kultuuriamet, Tallinna Linnaarhiiv, Tallinna Linnaplaneerimise Amet, Tallinna Linnavaraamet, Tallinna Munitsipaalpolitsei Amet, Tallinna Perekonnaseisuamet, Tallinna Sotsiaal- ja Tervishoiuamet, Tallinna Spordi- ja Noorsooamet, Tallinna Transpordiamet, Haabersti Linnaosa Valitsus, Tallinna Kesklinna Valitsus, Kristiine Linnaosa Valitsus, Lasnamäe Linnaosa Valitsus, Mustamäe Linnaosa Valitsus, Nõmme Linnaosa Valitsus, Pirita Linnaosa Valitsus, Põhja-Tallinna Valitsus ning nende hallatavad asutused.
(2) Volitatud töötleja:
1) sisestab andmed andmekogusse;
2) teeb andmekogust päringuid;
3) kasutab andmeid töötasu ja maksude arvestuse tegemiseks;
4) vormistab aruanded;
5) kasutab andmekogu üksnes kokkulepitud ülesannete täitmiseks;
6) täidab vastutava töötleja korraldusi;
7) vastutab sisestatud andmete õigsuse ja asjakohasuse eest;
8) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;
9) osaleb andmekogu arendustöödel ja nende juurutamisel;
10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3) Volitatud töötleja juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.
2. jagu Andmekogu ülesehitus ja kogutavad andmed
§ 9. Andmekogu ülesehitus
(1) Andmekogu peetakse ühetasandilise infotehnoloogilise andmekoguna, mis koosneb digitaalsetest andmetest.
(2) Andmekogus peetakse personali- ja palgaarvestust ameti- ja töökohtade (edaspidi ametikoht) kaupa, lähtudes asutuse struktuurist ja teenistuskohtade koosseisust.
§ 10. Andmete ristkasutus
Andmekogu vastutaval ja volitatud töötlejal on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid riigi andmekogudesse.
§ 11. Andmed asutuse kohta
Asutuse kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:
1) asutuse nimetus;
2) asutuse asukoha aadress;
3) asutuse moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise andmed.
§ 12. Andmed ametikoha kohta
Ametikoha kohta kantakse andmekogusse struktuuriüksuste kaupa järgmised andmed:
1) ametikoha nimetus;
2) ametikoha moodustamise, muutmise ja likvideerimise kuupäev;
3) ametikohale ette nähtud töötaja grupp ja alamgrupp;
4) ametikoha koosseisulisus;
5) ametikoha tähtajalisus;
6) ametikohal ette nähtud koormus protsentides täiskoha koormusest;
7) Rahvusvahelise Tööorganisatsiooni koostatud „Ametialade rahvusvahelise standardiklassifikaatori" (inglise keeles International Standard Classification of Occupations, lühend ISCO) neljakohaline kood;
8) ametikohal ettenähtud normtööaeg;
9) ametikoha hõivatus;
10) ametikoha aadress.
§ 13. Andmed töötaja kohta
(1) Töötaja kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:
1) ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood, selle puudumisel sünnikuupäev;
3) isikut tõendava dokumendi andmed;
4) sugu;
5) kodakondsus;
6) pangakonto number;
7) aadress, telefon, e-posti aadress;
8) töö- või teenistussuhte alguse kuupäev;
9) katseaja kestus;
10) haridustase ja haridustaseme liik;
11) keeleoskus ja selle tase;
12) staaž liikide kaupa: avaliku teenistuse staaž avaliku teenistuse seaduse alusel; Tallinna linnavalitsuse staaž töötamise kohta linna ametiasutustes kokku; asutuse staaž;
13) töö- või teenistussuhte tähtajalisus;
14) töötaja koormus ametikohal;
15) töötaja grupp ja alamgrupp;
16) töötajale määratud või kokkulepitud ning väljamakstud töötasu või palk tasuliikide kaupa;
17) tervisekontrolli kuupäev;
18) koolitused, millel töötaja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse ja lõpu kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse maksumus otseste ja kaudsete kulude kaupa, koolituse vorm, koolituse liik ja koolituse valdkond;
19) ressursimahukal koolitusel osalemiseks sõlmitud halduslepingu või koolituskulude hüvitamise kokkuleppe kehtivuse alguse ja lõpu kuupäev, lepingu number ja lepingus kokku lepitud summa, kui on sõlmitud nimetatud haldusleping või kokkulepe;
20) töötajale tehtud hoiatus, hoiatuse tegemise kuupäev või määratud distsiplinaarkaristus, distsiplinaarkaristuse määramise kuupäev, karistuse liik ja karistuse kehtivuse periood viitega karistuse määramise ja kustutamise alusdokumendile;
21) arenguvestluse ja katseaja vestluse läbiviimise kuupäev;
22) lähetused;
23) puhkused;
24) üleviimised, üleviimise kuupäev ja tähtaeg;
25) avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töö tegemisest keeldumise õiguse teostamise alguse ja lõpu kuupäev;
26) töö- või teenistussuhte lõppemise kuupäev, liik, õiguslik alus ning viide töö- või teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile;
27) andmesubjekti nõusolekul tegevussektor, kust töötaja teenistusse või tööle tuleb ning kuhu teenistus- või töösuhte lõppemisel siirdub;
28) tervisliku seisundi vastavus ametikoha nõuetele, kui nõuded tulenevad seadusest;
29) ametnikel ametivande andmise aeg;
30) tööülesannete täitmiseks vajalikud load;
31) tööaja arvestuse andmed;
32) töötaja foto;
33) töötaja alaealiste laste nimi ja isikukood, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.
(2) Töötaja üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates ja arvestuse pidamine lõpetatakse tema töö- või teenistussuhte lõppemisel.
(3) Andmekogusse võib sisestada teisi seadusest, töölepingust või asutuse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid.
3. jagu Andmete esitamine, juurdepääs ja säilitamine
§ 14. Andmeandja
Andmeandja on Tallinna linna asutusega töö- või teenistussuhtes olev isik.
§ 15. Andmete kandmine andmekogusse
Volitatud töötleja sisestab andmekogusse käesoleva määruse §-des 11-13 nimetatud andmed.
§ 16. Andmete alusdokumendid
Andmete alusdokumendid on:
1) haldusakt;
2) leping;
3) isikut tõendav dokument;
4) kvalifikatsiooni tõendav dokument;
5) isiku teenistuskäiku või töösuhet kajastav dokument;
6) füüsilise või juriidilise isiku avaldus või teatis;
7) tõend;
8) muu dokument, mis on andmekogusse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.
§ 17. Vastutus andmete õigsuse eest ja ebaõigete andmete parandamine
(1) Andmete andmekogusse kandja vastutab andmete õigsuse eest.
(2) Kui vastutav või volitatud töötleja leiab andmekogust ebaõigeid andmeid või kui teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.
§ 18. Andmevahetus teiste andmekogudega
Andmekogust on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga pandud ülesannete täitmiseks anda andmeid ning saada andmeid riigi andmekogudest.
§ 19. Andmete väljastamine
(1) Andmekogust on õigus andmeid saada isikul, kes vajab andmeid tööülesannete täitmiseks.
(2) Andmekogust avaldatakse avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus, eriala, telefoninumber, e-posti aadress) Tallinna veebilehel.
(3) Andmekogu andmete alusel toimub Tallinna linna teiste andmekogude kasutamise õiguste andmine ja lõpetamine.
§ 20. Andmete säilitamine
Käesoleva määruse § 13 lõikes 1 sätestatud andmeid säilitatakse pärast töö- või teenistussuhte lõppemist järgmiselt:
1) punktides 3, 6, 7, 11, 17, 20, 21 ja 28, 30, 32 ja 33 nimetatud andmeid kolm aastat;
2) punktides 10, 27 ja 29 nimetatud andmeid viis aastat;
3) punktides 9, 13, 16, 18, 19, 22, 23, 25 ja 31 nimetatud andmeid seitse aastat;
4) punktides 1, 2, 4, 5, 8, 12, 14, 15, 24 ja 26 nimetatud andmeid 75 aastat.
§ 21. Andmekogu andmetele juurdepääsu andmine ja kasutajarollid
(1) Andmetele juurdepääsu õigus on vastutaval töötlejal ja volitatud töötlejal, kes näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarollidele.
(2) Andmekogu kasutajarollid on järgmised:
1) administraator - juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha andmekogu administreerimiseks vajalikke toiminguid;
2) personaliarvestaja - juurdepääs andmekogu määratud osadele ja õigus teha personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid;
3) palgaarvestaja - juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha palgaarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid;
4) koolitustöötaja - juurdepääs andmekogu määratud osadele piiratud vaatega, juurdepääs töötaja hariduse ja koolituse andmetele, õigus teha koolitusandmete muutmise toiminguid;
5) andmeedastaja - juurdepääs andmekogu määratud osadele ja õigus esitada infot andmete muutmiseks;
6) personaliandmete vaatleja - näeb andmekogu määratud osasid;
7) koolitusandmete vaatleja - näeb andmekogu määratud osast hariduse ja koolitustega seotud andmeid.
§ 22. Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine
(1) Andmekogu kasutamise õigus lõpeb, kui kasutaja ei tööta enam linna asutuses.
(2) Andmekogu kasutamise õiguse lõpetab administraator hiljemalt kasutaja töösuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.
(3) Administraator võib oma algatusel andmekogu kasutamise õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
1) kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
2) kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid;
3) kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus;
4) kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
5) andmekogusse andmete kandmine ei ole enam kasutaja tööülesanne.
3. peatükk JÄRELEVALVE JA ANDMEKOGU PIDAMISE LÕPETAMINE
§ 23. Järelevalve andmekogu pidamise üle
(1) Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.
(3) Volitatud töötleja on kohustatud kõrvaldama järelevalvet teinud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses märgitud tähtpäevaks.
(4) Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.
§ 24. Andmekogu pidamise lõpetamine
(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Tallinna Linnavolikogu.
(2) Andmekogu tegevus lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.
(3) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise andmekogusse või Tallinna Linnaarhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.
(4) Vastutav töötleja vastutab andmete üleandmise õiguspärasuse ja üleantavate andmete terviklikkuse eest.
(5) Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse asjakohane akt.
Taavi Aas
Linnapea
Toomas Sepp
Linnasekretär
Facebook
Twitter