Tallinna Linnakantselei põhimäärus
Vastu võetud 21.03.2013 nr 20
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 22 lg 1 p 34 ja Tallinna põhimääruse § 52 lg-te 2 ja 7 alusel.
1. peatükk ÜLDSÄTTED
§ 1. Tallinna Linnakantselei staatus, eesmärk ja nimetus
(1) Tallinna Linnakantselei (edaspidi linnakantselei) on Tallinna linna ametiasutus.
(2) Linnakantselei tegevuse eesmärk on korralduslikult, majanduslikult ja tehniliselt tagada Tallinna Linnavalitsuse (edaspidi linnavalitsus) töö ning pakkuda Tallinna linna organisatsioonile igakülgset ja asjatundlikku tuge omavalitsuse täitevorgani eesmärkide saavutamisel ning ülesannete täitmisel.
(3) Linnakantselei nimetuse ametlik tõlge on:
1) inglise keeles Tallinn City Office;
2) vene keeles Таллиннскaя Городскaя Kaнцелярия.
§ 2. Asukoht
Linnakantselei asub Tallinnas. Linnakantselei postiaadress on Vabaduse väljak 7, 15199 Tallinn.
§ 3. Sümbolid ja eelarvevahendid
(1) Linnakantseleil on Tallinna suure vapi kujutise ja oma ametliku nimetusega pitsat, dokumendiplangid ning asutust teenindavad arvelduskontod. Linnakantselei struktuuri kuuluval linna valdkondlikul teenistusel (edaspidi ka teenistus) võib olla oma logo ja oma dokumendiplangid. Linna finantsteenistusel on lisaks linna teenindavad arvelduskontod.
(2) Linnakantselei tegutseb talle Tallinna linna eelarves ette nähtud vahendite piires.
§ 4. Linnakantselei moodustamine, ümberkorraldamine ja tegevuse lõpetamine ning aruandekohustus
(1) Linnakantselei moodustab, korraldab ümber ja tema tegevuse lõpetab ning põhimääruse kinnitab ja selles teeb muudatusi Tallinna Linnavolikogu (edaspidi linnavolikogu) linnavalitsuse ettepanekul.
(2) Linnakantselei on aruandekohustuslik linnavalitsuse ees, kes juhib ja koordineerib tema tegevust ning teeb tema üle seaduses sätestatud korras teenistuslikku järelevalvet.
2. peatükk ÜLESANDED JA PÄDEVUS
§ 5. Linnakantselei põhiülesanne
(1) Linnakantselei põhiülesanne on linnavalitsuse töö organisatsiooniline ja tehniline tagamine; linna avalike ülesannete täitmine ja selle koordineerimine ning teenistuste kaudu linna asutustele ja linna valitseva mõju all olevate äriühingute, sihtasutuste ja mittetulundusühingute (edaspidi linna valitseva mõju all olevad juriidilised isikud) tegevuste korraldamises osalemine ning neile tugiteenuste osutamine linna õigusaktides sätestatud valdkondades ja ulatuses ning järelevalve teostamine õigusaktides sätestatud korras.
(2) Linnakantselei täidab oma ülesandeid teenistuste, linnasekretärile otse alluvate osakondade ja linnakantselei teiste struktuuriüksuste kaudu.
§ 6. Ülesanded asjaajamise valdkonnas
Asjaajamise valdkonnas täidab linnakantselei järgmisi ülesandeid:
1) tagab linna asutuste asjaajamise aluste ja muude juhenddokumentide väljatöötamise ja kehtestamiseks esitamise;
2) juhib kvaliteedijuhtimise tehnikate, asjaajamistoimingute ja dokumendiringluse standardite ning elektroonilise dokumendihalduse protsesside juurutamist linna asutuste asjaajamises;
3) korraldab asjaajamises tekkivate dokumentide haldamiseks vajalike infosüsteemide pidamist ja arendamist, dokumendihalduse infosüsteemide lepingute haldamist, arendustööde lähteülesannete koostamist, tellimist, testimist ja juurutamist;
4) analüüsib ja hindab asjaajamise kvaliteeti, sh linna asutuste asjaajamisdistsipliinist kinnipidamist; teeb kvaliteeditaseme tõstmise ettepanekuid; algatab kvaliteedi parandamiseks vajalikke arendusprojekte ja osaleb neis.
§ 7. Ülesanded halduse valdkonnas
Halduse valdkonnas täidab linna haldusteenistus järgmisi ülesandeid:
1) tagab linna asutuste kasutuses oleva kinnisvara korrashoiu ja koordineerib seda;
2) tagab linna asutuste kasutuses oleva põhi- ja väheväärtusliku vara arvestuse ja koordineerib seda;
3) koordineerib linna eelarvest finantseeritavate riigihangete korraldamist, korraldab ühishankeid ning teostab järelevalvet ühishangete täitmise üle;
4) tagab linnavalitsuse liikmete ja linnakantselei teenistujate tehnilise ja majandusliku teenindamise ning tööks vajalike vahendite olemasolu.
§ 8. Ülesanded õigusteeninduse valdkonnas
Õigusteeninduse valdkonnas täidab linna õigusteenistus järgmisi ülesandeid:
1) tagab linnavolikogu ja linnavalitsuse õigusaktide eelnõude vastavuse riigi ja linna õigusaktidele;
2) koordineerib linna õigusküsimuste lahendamist;
3) koordineerib linna huvide igakülgset esindamist kohtus ja teistes asutustes ning kolmandate isikute ees;
4) korraldab linna õigusaktide keelekasutust;
5) korraldab Tallinna linna valimiskomisjoni ning Tallinna linnaosade halduskogude koosseisude kinnitamise ja seal muudatuste tegemise komisjoni asjaajamist ning osaleb valimiste, rahvahääletuste ja linnaelanike küsitluse ettevalmistamisel ja läbiviimisel.
§ 9. Ülesanded infotehnoloogia valdkonnas
Infotehnoloogia (edaspidi ka IT) valdkonnas täidab linna infotehnoloogia teenistus järgmisi ülesandeid:
1) korraldab linnavalitsuse ja linna asutuste IT-alast teenindamist, sh tagab IT-vahendite nõuetekohase hooldamise ja funktsioneerimise;
2) koordineerib linna asutuste IT arengustrateegia kavandamist ning infotehnoloogilise kvaliteedijuhtimise süsteemi väljatöötamist ja rakendamist;
3) korraldab linna infosüsteemide arendamist ja haldamist;
4) korraldab linna asutuste ühtse IT-taristu arendamist ja haldamist;
5) korraldab linna IT-taristu turvameetmete väljatöötamist ja teostab järelevalvet turbemeetmete täitmise üle;
6) teostab järelevalvet linna asutuste käsutuses oleva riist- ja võrguvara nõuetekohase dokumentatsiooni olemasolu üle.
§ 10. Ülesanded personalitöö valdkonnas
Personalitöö valdkonnas täidab linna personaliteenistus järgmisi ülesandeid:
1) koordineerib linna asutustes sarnaste personalitöö põhimõtete väljatöötamist ja rakendamist;
2) arendab personalitööks kasutatavat tarkvara ja korraldab linna asutuste personaliarvestust;
3) koordineerib ja korraldab värbamist ning valikut, koolitus- ja arendustegevust, karjääri planeerimist, töö tasustamise ning töötervishoiu ja tööohutuse küsimusi;
4) planeerib ja korraldab linna asutuste tsentraliseeritud koolitusi;
5) teeb linnakantselei personalitööd;
6) teostab ametiasutuste juhtide värbamist ja valikut, koolitus- ja arendustegevust, karjääri planeerimist ning korraldab nende töö tasustamise küsimusi.
§ 11. Ülesanded linna rahanduse valdkonnas
Linna rahanduse valdkonnas täidab linna finantsteenistus järgmisi ülesandeid:
1) juhib linna finantshalduse valdkonna tegevusi ning korraldab valdkonna eesmärkide saavutamist koos ametiasutustega;
2) koordineerib ühtsete finantshalduse põhimõtete väljatöötamist ja rakendamist;
3) korraldab linna eelarvestrateegia väljatöötamist ning linnaeelarve ja vajaduse korral lisaeelarve eelnõu koostamist ning osaleb selle menetluses;
4) korraldab linna rahahaldust, juhib ja korraldab linna majandusarvestust ja finantsaruandlust;
5) korraldab linna finantsinfosüsteemi haldamist ja arendamist;
6) annab linna asutustele ja linna juhtkonnale arvamusi, hinnanguid ja kooskõlastusi finantsvaldkonda kuuluvates küsimustes.
§ 12. Ülesanded linna arengu kavandamise valdkonnas
Linna arengu kavandamise valdkonnas täidab linna arenguteenistus järgmisi ülesandeid:
1) korraldab linna pikaajalise arengustrateegia ja linna arengukava koostamist ning selle täitmise seiret;
2) koordineerib ja juhendab valdkondlike ja territoriaalsete arengudokumentide väljatöötamist;
3) koordineerib ja arendab linna asutuste avalike teenuste valdkonda, sh arendab linna tsentraliseeritud avalikke teenuseid;
4) teeb linnale vajalikke uuringuid, kogub statistikat ja tagab selle kättesaadavuse õigusaktide ja arengudokumentide väljatöötamiseks ning igapäevaste juhtimisotsuste langetamiseks;
5) koordineerib koostööd ülikoolide, rakenduskõrgkoolide ning teiste teadus- ja arendusasutustega;
6) koordineerib ja juhendab välisprojektide ettevalmistamist, et saada välisvahendeid linna arengueesmärkide täitmiseks, ning toetab ja seirab välisprojektide elluviimist;
7) korraldab lõimimise ja rahvussuhete teemalise linna programmi elluviimist, sh mittetulundustegevuse toetamise projektikonkursi.
§ 13. Ülesanded avalike suhete valdkonnas
Avalike suhete valdkonnas täidab linna avalike suhete teenistus järgmisi ülesandeid:
1) kogub, süstematiseerib ja levitab linnavalitsuse liikmete ja linna asutuste ametlikku tegevust kajastavat teavet ning arendab Tallinna veebilehte;
2) korraldab linnavalitsuse liikmete ja linna asutuste avalikke suhteid;
3) koordineerib linna meediakanalite tegevust;
4) korraldab linnakantselei sisekommunikatsiooni ja koordineerib teiste linna asutuste sisekommunikatsiooni;
5) koordineerib linna kaubamärkidega seotud tööd;
6) korraldab linna teenindussaalis operatiivse teabe jagamist ja nõustamist ning olulisemate avalike teenuste osutamist.
§ 14. Ülesanded välissuhtluse valdkonnas
Välissuhtluse valdkonnas täidab linnakantselei järgmisi ülesandeid:
1) kujundab Tallinna välissuhtluse põhimõtted ja koordineerib nende elluviimist;
2) koordineerib ja korraldab koostööd välisriikide omavalitsuste, sh Tallinna partnerlinnadega, ning rahvusvaheliste ja regionaalsete organisatsioonide ja liitudega, mille liige Tallinn on;
3) tagab ametlike visiitide, rahvusvaheliste ürituste ja muude linna esindusüritustega seotud vastuvõttude korraldamise ning nõustab linna ametiasutusi protokolliliste ürituste pidamisel;
4) korraldab koostöös linna asutustega nii Tallinnas kui ka välisriikides Tallinna tutvustavaid ning Tallinna välissuhtlust ja rahvusvahelist mainet toetavaid üritusi (linnade päevad, seminarid, konverentsid, õppevisiidid jm);
5) korraldab linna ametlike külaliste ja partnerlinnade delegatsioonide vastuvõtmist;
6) korraldab linnavalitsuse liikmete ja linna ametlike delegatsioonide välisvisiite;
7) kogub linna välissuhete alast teavet ning tagab linnavalitsuse liikmetele ja linna asutustele vajaliku teabe kättesaadavuse;
8) esindab linna suhtluses välisriikide esindustega Eestis ja Eesti esindustega välismaal;
9) esindab linna Euroopa Liidu juures, arendab koostööd kohalikule omavalitsusele oluliste Euroopa Liidu institutsioonide, organisatsioonide ja kontaktvõrgustikega ning korraldab Tallinna kui uuendusmeelse omavalitsuse ja atraktiivse turismisihtkoha tutvustamist.
§ 15. Ülesanded sisekontrolli ja -auditi valdkonnas
Sisekontrolli ja -auditi valdkonnas täidab linna sisekontrolöri teenistus järgmisi ülesandeid:
1) annab sõltumatuid hinnanguid linna asutuste ja linna valitseva mõju all olevate juriidiliste isikute tegevuse õiguspärasuse ja otstarbekuse (sh säästlikkuse, tõhususe ja mõjususe) ning sisekontrollisüsteemi toimimise kohta; teeb ettepanekuid linna sisekontrollisüsteemi tõhusamaks toimimiseks;
2) korraldab ja koordineerib linna ametiasutuste ja linna valitseva mõju all olevate juriidiliste isikute siseauditialast tegevust, sh töötab välja linna siseauditi strateegia ja põhimõtted; koordineerib riskide hindamist ning teeb siseauditeid linna asutustes;
3) teostab järelevalvet linna asutuste ja linna valitseva mõju all olevate juriidiliste isikute tegevuse õiguspärasuse ja otstarbekuse üle, sh toimetab teenistusliku järelevalve juurdlusi ning menetleb linnavalitsusele läbivaatamiseks esitatud vaideid;
4) korraldab ja koordineerib linna ametiasutuste korruptsioonivastast tegevust.
§ 16. Linnakantselei volitused
(1) Linnakantselei põhimääruses ja teistes õigusaktides sätestatud ülesannete täitmiseks linnakantselei:
1) koostab ja esitab linnavalitsusele Tallinna õigusaktide eelnõusid;
2) annab linna asutustele ja linna valitseva mõju all olevatele juriidilistele isikutele juhiseid töö korraldamiseks oma tegevusvaldkondades, sh kehtestab standardeid, eeskirju ja kordasid, jälgib nende täitmist ning teeb oma pädevuse piires ettekirjutusi;
3) teeb koostööd teiste asutuste, isikute ja organisatsioonidega;
4) sõlmib lepinguid, sh kaasab lepingulisel alusel töösse spetsialiste;
5) moodustab komisjone ja töörühmi;
6) osutab juriidilistele ja füüsilistele isikutele tasulisi teenuseid ja müüb kaupu;
7) rakendab muid õigusaktidega linnakantseleile antud volitusi.
(2) Linnakantseleil on õigus:
1) esindada linna õigusaktides kehtestatud korras;
2) saada linna asutustelt ja linna valitseva mõju all olevatelt juriidilistelt isikutelt oma ülesannete täitmiseks vajalikke andmeid ja dokumente.
(3) Linna sisekontrolöri teenistusel on õigus kontrollida linna asutuste ja linna valitseva mõju all olevate juriidiliste isikute tegevuse õiguspärasust ja otstarbekust kõigis valdkondades, sealhulgas:
1) nõuda linna asutustelt ning linna valitseva mõju all olevatelt juriidilistelt isikutelt suulisi ja kirjalikke seletusi;
2) siseneda kontrollimiseks takistamatult linna asutuste ruumidesse, kontrollida varade olemasolu ja seisundit ning jälgida piiranguteta linna asutuste tööd.
(4) Linnakantselei volitusi rakendavad linnasekretär, linna direktorid ja linnakantselei struktuuriüksused oma tegevusvaldkonna ülesannete täitmiseks, arvestades seadustes ning teistes riigi ja Tallinna õigusaktides sätestatut. Oma valdkonna ülesannete täitmiseks vajalikke volitusi rakendab teenistus ka linnakantselei ja selle teiste struktuuriüksuste suhtes.
(5) Linnakantselei, selle teenistuse ja linna direktori tegevusvaldkonnast tulenevad õigused ja kohustused, pädevus ning vastutus sätestatakse täpsemalt linna asjaomase valdkonna õigusaktis.
3. peatükk JUHTIMINE JA STRUKTUUR
§ 17. Linnasekretär
(1) Linnakantseleid juhib linnasekretär, kelle nimetab ametikohale ja vabastab teenistusest linnapea, olles ära kuulanud linnavalitsuse arvamuse. Linnasekretär allub linnapeale.
(2) Linnasekretär:
1) juhib linnakantseleid ja tagab selle eesmärkide saavutamise ning ülesannete täitmise;
2) teeb linnapeale ettepanekuid linnakantselei ülesannete, struktuuri ja teenistuskohtade koosseisu kohta;
3) kinnitab linnakantselei struktuuriüksuste põhimäärused ning teenistujate ametijuhendid;
4) nimetab ametnikke ametikohale ja vabastab neid teenistusest;
5) sõlmib ja lõpetab töölepinguid;
6) annab linnakantselei töö korraldamiseks käskkirju;
7) kinnitab linnakantselei asjaajamiskorra ja muud töökorralduse reeglid;
8) koordineerib linna direktorite ja linnasekretärile otse alluvate osakonnajuhatajate tegevust;
9) esindab linnakantseleid ja annab volitusi linnakantselei esindamiseks;
10) sõlmib lepinguid linnakantselei ülesannete täitmiseks linnakantseleile linnaeelarves selleks ette nähtud vahendite piires, tagab linnakantselei eelarvest kinnipidamise;
11) korraldab linnakantselei valdusesse antud vara valdamist, kasutamist ja käsutamist ning juhib linnakantselei majandustegevust;
12) korraldab linnakantselei eelarve projekti koostamise ja esitamise Tallinna õigusaktides kehtestatud korras; jälgib linnakantselei eelarve täitmist ning esitab vajaduse korral selle muutmise ettepanekuid;
13) tagab sisekontrollisüsteemi toimimise linnakantseleis;
14) täidab teisi riigi ja Tallinna õigusaktides ning ametijuhendis linnasekretärile pandud ülesandeid.
(3) Käesoleva paragrahvi lõike 2 punktides 9 kuni 11 sätestatud ülesannete täitmise võib linnasekretär delegeerida linnakantselei struktuuriüksuste juhtidele.
(4) Linnasekretär vastutab linnakantselei ülesannete täitmise eest ulatuses, milles vastutus nende täitmise eest ei ole linnakantselei põhimääruse või muu õigusaktiga pandud linna direktorile. Linnasekretär tagab mitme struktuuriüksuse vastutusalas oleva ülesande täitmise koordineerimise ja põhivastutaja määramise.
(5) Linnasekretäri äraolekul asendab teda linnapea käskkirjaga määratud isik, kes peab vastama õigusaktides linnasekretärile esitatud nõuetele. Linnasekretäri asendajal on kõik linnasekretäri õigused ja kohustused.
§ 18. Linna direktorid
(1) Linnakantselei koosseisu kuuluvad linna direktorid, kes tagavad oma tegevusvaldkonnas linna eesmärkide saavutamise ja ülesannete täitmise, koordineerides linna asjaomase valdkonna tegevusi linna õigusaktides, linnakantselei põhimääruses ja teenistuse põhimääruses sätestatud ulatuses ja korras. Linna direktor juhib oma valdkonna ülesannete täitmiseks moodustatud teenistust.
(2) Linnakantselei koosseisus on linna arendusdirektori, linna avalike suhete direktori, linna finantsdirektori, linna haldusdirektori, linna infotehnoloogia direktori, linna personalidirektori, linna sisekontrolöri ja linna õigusdirektori ametikoht.
(3) Linnapea ettepanekul vaadatakse linna direktori ametikohale nimetamise või teenistusest vabastamise küsimus läbi linnavalitsuse istungil ja otsus vormistatakse korraldusega, mille alusel nimetab linna direktori ametikohale ja vabastab teenistusest linnasekretär.
(4) Linna direktor allub ja annab oma valdkonda puudutavates sisulistes küsimustes aru vahetult linnapeale.
(5) Linna direktor esindab oma tegevusvaldkonnas linna ja linnakantseleid.
(6) Linna direktor teenistuse juhina:
1) tagab oma tegevusvaldkonna eesmärkide saavutamise ja koordineerib sellega seotud ülelinnalisi tegevusi;
2) määrab kindlaks teenistusesisese tööjaotuse;
3) teeb linnasekretärile ettepanekuid teenistuse ülesannete, struktuuri ja teenistuskohtade koosseisu muutmise kohta;
4) juhib osakonnajuhatajate kaudu teenistuse osakondade tööd;
5) vastutab teenistuse ülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest.
(7) Linna direktori täpsemad õigused, kohustused ja vastutus määratakse kindlaks linna õigusaktides, teenistuse põhimääruses ja linna direktori ametijuhendis.
§ 19. Struktuur ja teenistuskohtade koosseis
(1) Linnakantselei struktuuriüksused on linnakantselei koosseisus moodustatud linna valdkondlikud teenistused ja linnasekretärile otse alluvad osakonnad.
(2) Linna valdkondlikud teenistused on:
1) linna arenguteenistus;
2) linna avalike suhete teenistus;
3) linna finantsteenistus;
4) linna haldusteenistus;
5) linna infotehnoloogia teenistus;
6) linna personaliteenistus;
7) linna sisekontrolöri teenistus;
8) linna õigusteenistus.
(3) Teenistuse koosseisus on osakonnad ja muud struktuuriüksused. Osakonnas võib moodustada väiksemaid struktuuriüksusi (büroo, esindus, keskus, sektor, sekretariaat, residents jne).
(4) Teenistuse ja linnasekretärile otse alluva osakonna eesmärk ja ülesanded sätestatakse struktuuriüksuse põhimääruses, mille kinnitab linnasekretär.
(5) Linnakantselei koosseisu kuuluvad ka linnavalitsuse nõunikud ja muu tugipersonal, kes lähtuvalt tööülesannetest alluvad vahetult linnavalitsuse liikmele või linnasekretärile. Teenistuse koosseisu võivad kuuluda teenistujad, kes ei kuulu ühegi allüksuse koosseisu, vaid alluvad vahetult linna direktorile.
(6) Linnakantselei struktuuri täpsema jaotuse ja teenistuskohtade koosseisu kinnitab linnavolikogu.
4. peatükk RAKENDUSSÄTTED
§ 20. Määruse kehtetuks tunnistamine
Tallinna Linnavolikogu 30. novembri 2000 määrus nr 47 „Tallinna Linnakantselei põhimääruse kinnitamine" tunnistatakse kehtetuks.
Toomas Vitsut
Tallinna Linnavolikogu esimees
Facebook
Twitter