Otepää Vallavalitsuse raamatupidamisregistri põhimäärus
Vastu võetud 25.05.2020 nr 5
Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 11 lõike 1, § 435 lõike 1 ja Otepää Vallavolikogu 19. märtsi 2020. a määruse nr 7 „Andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise ülesannete delegeerimine“ alusel.
1. peatükk ÜLDSÄTTED
§ 1. Määruse reguleerimisala
(1) Määrusega sätestatakse Otepää Vallavalitsuse (edaspidi vallavalitsus) raamatupidamisregistri (edaspidi register) pidamise kord.
(2) Registri ametlik nimetus on Otepää Vallavalitsuse raamatupidamisregister.
§ 2. Registri pidamise eesmärgid
Registri pidamise eesmärgid on:
1) võimaldada vallavalitsusel korraldada rahvusvaheliselt tunnustatud põhimõtetest lähtuvat raamatupidamist ja finantsaruandlust;
2) tagada valla varade, kohustiste, tulude, kulude ja omakapitali asjakohane ning tõepäraselt esitatud arvestus;
3) teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud andmed.
§ 3. Registri pidamise viis
(1) Registrit peetakse elektroonilise andmekoguna ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2) Registri pidamiseks kasutatakse infosüsteemi standardlahendust nimetusega PMen.
§ 4. Registri vastutav töötleja
(1) Registri vastutav töötleja on vallavalitsus ametiasutusena.
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab registri pidamist;
2) annab registri pidamiseks juhiseid ja teostab järelevalvet;
3) kontrollib registrisse sisestatud teabe õigsust;
4) vastutab andmete töötlemise ja väljastamise õiguspärasuse eest;
5) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
6) täidab muid õigusaktides kohaliku omavalitsuse andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.
§ 5. Registripidaja
(1) Registripidaja on vastutava töötleja poolt selleks volitatud isik.
(2) Registripidaja:
1) sisestab, töötleb ja väljastab registri andmeid;
2) peab andmete väljastamise kohta arvestust;
3) teeb registris muudatusi ja parandusi;
4) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;
5) tagab registrisse kantud andmete säilimise;
6) teostab andmete üleandmise registri likvideerimisel;
7) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;
8) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
9) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
10) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
11) täidab vastutava töötleja korraldusi.
(3) Registripidaja õigusi omavad ja kohustusi täitvad teenistujad ning nende volitused ja ülesanded määratakse ametijuhenditega ja/või vallavanema käskkirjaga.
§ 6. Registri volitatud töötleja
(1) Registri volitatud töötlejad on isikud või asutused, keda vastutav töötleja volitab täitma andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.
(2) Registrit hooldav volitatud töötleja:
1) hooldab ja haldab registrit, sealhulgas täiendab ja kohandab seda ning lahendab registri kasutamisel tekkinud probleeme;
2) kohandab programmi vastavalt muudatustele raamatupidamise seaduses.
(3) Registrit majutav volitatud töötleja:
1) majutab registrit;
2) võimaldab andmetele juurdepääsu;
3) tagab registri andmete turvalisuse ja säilimise;
4) rakendab meetmeid andmekaitseks, andmetele juurdepääsu ja säilimise tagamiseks.
§ 7. Registri andmete kaitse
(1) Registri andmeid kaitstakse:
1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2) Registri vastutav töötleja tagab registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3) Registri turbeaste on madal (L) ja turvaklass K1T1S1.
§ 8. Andmete töötlemise nõuded
(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679, isikuandmete kaitse seaduses, käesolevas põhimääruses ja muudes õigusaktides sätestatud eesmärkidel, tingimustel ja korras.
(2) Registri pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust ja andmed säilitatakse digitaalsel kujul.
(3) Vastutav töötleja ja registripidaja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab registripidaja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.
2. peatükk REGISTRISSE KANTAVAD ANDMED
§ 9. Registrisse andmete kandmine
Registripidajad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
§ 10. Registrisse kantavad andmed
(1) Registrisse kantakse andmed asutuse või isiku kohta:
1) asutuse nimi või isiku ees- ja perekonnanimi;
2) asutuse registrikood või isiku isikukood;
3) postiaadress;
4) e-posti aadress;
5) pangakonto number;
6) e-arve avaldus.
(2) Teenistujate kohta kantakse registrisse lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 1 toodule järgmised andmed:
1) sünniaeg;
2) residentsus;
3) pensioni II samba liitumine;
4) amet;
5) tööle asumise ja töösuhte lõppemise aeg;
6) tulumaksuvabastuse summa suurus;
7) ametipalk;
8) töölt puudumise periood ja põhjus.
(3) Müügiarvete koostamisel seostatakse kauba või teenuse saaja arve maksja isikuga.
(4) Registrisse kantakse muud andmed juhul kui need on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
§ 11. Registrisse kantud andmete muutmine
(1) Registrisse kantud andmeid muudetakse registripidaja poolt alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.
(2) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.
§ 12. Andmete õiguslik tähendus
Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne tähendus.
3. peatükk REGISTRI KASUTAMINE JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE
§ 13. Kasutajaõigused
(1) Registris sisalduvate andmete kasutajaõigused on vastutava töötleja, volitatud töötleja ja registripidaja õiguste teostajal õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2) Kasutajaõiguste ulatus määratakse nende andmisel.
(3) Kasutajaõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub asjaajamiskorras või muus eeskirjas kehtestatud korras.
§ 14. Juurdepääs registri andmetele
(1) Igal isikul on õigus tutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega. Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve, võimalusel koos viitega õiguslikule alusele.
(2) Andmete väljastamise eest tasu ei võeta, välja arvatud õigusaktides sätestatud juhul.
(3) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
4. peatükk ANDMETE SÄILITAMINE, JÄRELEVALVE, REGISTRI LÕPETAMINE
§ 15. Andmete säilitamine
(1) Registrisse kantud andmeid säilitatakse vastavalt raamatupidamise seaduses kehtestatule.
(2) Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse alusdokumendid õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.
§ 16. Järelevalve registri pidamise üle
Järelevalvet registri pidamise üle teostavad vastutav töötleja ning muud isikud, kellel on selleks õigusaktidest tulenev õigus.
§ 17. Registri lõpetamine
(1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab vallavalitsus.
(2) Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.
§ 18. Määruse jõustumine
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.
Jaanus Barkala
Vallavanem
Janno Sepp
Vallasekretär
Facebook
Twitter