KOV määruste valdkondlik liigitus: Linna ja valla valitsemine → Andmekogud ja infoturve

KOV määruste valdkondlik liigitus: Linna ja valla valitsemine → Linna- ja vallavalitsus, ametiasutus ja nende töökorraldus

Teksti suurus:

• Väike
• Keskmine
• Suur

Järva valla taotluste vastuvõtmise ja menetlemise andmekogu asutamine ja põhimäärus

Vastu võetud 10.06.2020 nr 4
RT IV, 12.06.2020, 12
jõustumine 15.06.2020

Muudetud järgmiste aktidega (näita)

§ 1.   Reguleerimisala

  (1) Määrusega asutatakse Järva valla ametiasutuse taotluste esitamise ning menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) ja kehtestatakse andmekogu pidamise kord.

  (2) Andmekogu ametlik nimetus on „Järva valla taotluste vastuvõtmise ja menetlemise andmekogu“.

  (3) Andmekogu lühinimi on „SPOKU“.

§ 2.   Andmekogu pidamise eesmärk

  Andmekogu pidamise eesmärgiks on:
  1) parendada ja kaasajastada Järva valla taotluste esitamise ja menetlemise protsessi;
  2) luua keskkond taotluste elektrooniliseks vastuvõtmiseks ja menetlemiseks;
  3) tõhustada ametiasutuse sisest asjakohast infovahetust;
  4) võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi andmekogudega;
  5) tagada Järva valla eelarvest antavate toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus;
  6) pidada arvestust esitatud taotluste üle ja taotlejatele antud toetuste üle.

§ 3.   Andmekogu vastutav töötleja

  (1) Andmekogu vastutav töötleja on Järva valla ametiasutus (edaspidi ametiasutus).

  (2) Vallavanem määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostajad ning andmekogu kasutajad, kellel on andmekogule valdkondlik püsijuurdepääsuõigus.

  (3) Vastutav töötleja:
  1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist, sh teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel;
  2) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid;
  3) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks;
  4) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli;
  5) korraldab taotluste menetlemist;
  6) teeb andmekogu volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
  7) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
  8) edastab vajadusel laekunud taotlused kooskõlastajale täiendavaks kooskõlastamiseks;
  9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
  10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja vastutava töötlejale omaseid ülesandeid.

  (4) Andmekogu kasutaja:
  1) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid;
  2) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks;
  3) teeb andmekogu vastutavale töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
  4) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
  5) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid või andmekogu kasutamisega seotud ülesandeid.

§ 4.   Andmekogu volitatud töötleja

  (1) Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu majutaja, kelle kohustused, ülesanded ja vastutus määratakse kindlaks lepinguga.

  (2) Volitatud töötleja eelkõige:
  1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust;
  2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise;
  3) täidab vastutava töötleja korraldusi;
  4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;
  5) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise;
  6) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;
  7) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele.

§ 5.   Andmekogu pidamine

  (1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

  (2) Andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.

  (3) Andmekogu on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).

§ 6.   Andmete kaitse

  (1) Andmeid kaitstakse:
  1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
  2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
  3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

  (2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

  (3) Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.

§ 7.   Andmete töötlemise nõuded

  (1) Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

  (2) Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus parandab vastutav töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul või korraldab andmete parandamise koostöös volitatud töötlejaga.

  (3) Andmekogusse sisenemine ning andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse kolm aastat.

  (4) Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt varukoopiate tegemise. Varukoopiaid säilitatakse üks aasta.

§ 8.   Kogutavad andmed

  (1) Andmekogusse kogutakse andmed:
  1) taotlemise ning menetluse käigus tekkivate andmete kohta;
  2) andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta;
  3) andmekogu pidamise ja järelevalve kohta.

  (2) Detailne andmete koosseis on toodud määruse lisas.

§ 9.   Andmeandjad

  Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmekogudelt ja andmeandjatelt:
  1) taotluse esitajalt;
  2) taotlusega seotud isikult;
  3) vastutavalt töötlejalt esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta;
  4) rahvastikuregistrist;
  5) kinnistusraamatust;
  6) aadressiandmete süsteemist;
  7) äriregistrist;
  8) Eesti Hariduse Infosüsteemist;
  9) kutseregistrist.

§ 10.   Andmevahetus

  X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmisi päringuid:
  1) rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha ja suhete kohta;
  2) äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku esindatavate juriidiliste isikute kohta;
  3) aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta;
  4) kinnistusraamatust isiku kinnistu kohta;
  5) Eesti Hariduse Infosüsteemist õpilaste kohta;
  6) kutseregistrist kutsetunnistuste kohta.

§ 11.   Andmete õiguslik tähendus

  (1) Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

  (2) Andmetel on õiguslik tähendus, kui neile on õiguslik tähendus antud seadusega.

§ 12.   Juurdepääs andmekogu andmetele

  (1) Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

  (2) Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:
  1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandlusega seotud andmetele;
  2) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele;
  3) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste või eestkostetava andmetele;
  4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja volitatud töötlejal on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.

  (3) Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Järva valla poolt taotluste esitamisega seonduvat infot ning esitada taotlusi ja dokumente.

§ 13.   Andmekogu andmetele juurdepääsu korraldamine

  (1) Kolmanda isiku kohta andmekogust väljavõtete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab volitatud töötlejale vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.

  (2) Andmete väljastamine on tasuta.

  (3) Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 14.   Andmete säilitamine

  (1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel.

  (2) Andmekogu alusdokumente säilitatakse ametiasutuse dokumendihaldussüsteemis vastavalt kinnitatud dokumentide liigitusskeemile.

§ 15.   Järelevalve andmekogu pidamise üle

  Andmekogu pidamise täitmist kontrollivad vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

§ 16.   Andmekogu pidamise lõpetamine

  (1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Järva Vallavalitsus. Enne andmekogu lõpetamist kooskõlastatakse andmekogu tehniline dokumentatsioon AvTS § 43³ lõikes 3 sätestatud korras.

  (2) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg.

§ 17.   Määruse jõustumine

  Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Lisa  Andmekogusse kantavate andmete loetelu
[RT IV, 27.09.2023, 5 - jõust. 30.09.2023]