Raasiku valla hankekord
Vastu võetud 19.03.2018 nr 1
Määrus kehtestatakse riigihangete seaduse § 9 lõigete 1 ja 4 alusel.
1. peatükk Üldsätted
§ 1. Määruse reguleerimisala
(1) Raasiku valla hankekord reguleerib Raasiku vallavalitsuses ja hallatavates asutustes riigihangete planeerimist, hanke ja hankelepingu täitmise eest vastutavate isikute määramist ning alla lihthanke piirmäära jäävate hangete ning lihtsustatud korras tellitavate teenuste hangete korraldamist.
(2) Määruses kasutatavad mõisted tulenevad riigihangete seadusest (edaspidi: RHS).
(3) Määruses nimetatud hankelepingu eeldatavad maksumused (piirmäärad) ei sisalda käibemaksu.
(4) Määrust rakendatakse koostoimes RHS-i ja selle alusel kehtestatud õigusaktidega. Asjade ostmisel, teenuste ja ehitustööde tellimisel ning kontsessioonide andmisel tuleb järgida RHS-is ja käesolevas määruses sätestatud hangete korraldamise põhimõtteid.
(5) Hangete menetluses antavad haldusaktid peavad vastama RHS-is ja haldusmenetluse seaduses sätestatud vorminõuetele.
2. peatükk Hangete planeerimine ja läbiviimine
§ 2. Raasiku valla hankeplaan
(1) Hangete planeerimiseks koostatakse igaks eelarveaastaks hankeplaan, milles kajastatakse hanked üldjuhul alates lihthanke piirmäärast.
(2) Erakorralised hanked alates lihthanke piirmäärast kooskõlastatakse Vallavalitsusega ja viiakse läbi plaaniväliselt.
(3) Hankeplaanis võib hanketegevuse terviklikuma planeerimise ja korraldamise eesmärgil kajastada ka väiksema eeldatava maksumusega ja järgnevaks eelarveaastaks kavandatavaid hankeid.
(4) Hankeplaanis peavad sisalduma vähemalt järgmised andmed:
1) hanke nimetus;
2) kavandatav hanke alustamise aeg;
3) hanke korraldamise eest vastutav isik;
4) hanke hankemenetluse liik;
5) hankelepingu täitmise periood.
(5) Ettepanekud hankeplaani koostamiseks teevad ja eeldatavad maksumused määravad vallavalitsuse ametnikud, kellel asjade ostmine, ehitustööde ja teenuste tellimine on teenistusülesandeks, või vallavalitsuse hallatavate asutuste juhid (konkreetse eelarve eest vastutavad kulujuhid).
(6) Hankeplaani eelnõu koostab hangete eest vastutav isik ning selle kinnitab vallavalitsus hiljemalt kolme nädala jooksul peale vallaeelarve kinnitamist või muutmist.
(7) Hankeplaanis võib teha muudatusi vallavalitsuse uue korralduse andmisega.
(8) Hankeplaan avalikustatakse Raasiku valla veebilehel.
§ 3. Hankekomisjon
(1) Hankemenetlusega seotud toimingute teostamiseks moodustab vallavalitsus korraldusega vähemalt kolmeliikmelise alalise hankekomisjoni, mille koosseisus on esimees ja komisjoni liikmed. Lisaks kuulub igakordselt hankekomisjoni konkreetse hanke eest vastutav isik. Sõltuvalt hanke iseloomust võib kaasata hankekomisjoni töösse kolmandaid isikuid (erialaspetsialistid, konsultandid, konkursikomisjoni liikmeid vms).
(2) Hankekomisjoni pädevus:
1) hanketeate ja hankedokumentide kooskõlastamine;
2) pakkumuste avamine;
3) pakkujate hankemenetlusest kõrvaldamine;
4) pakkujate ja taotlejate kvalifitseerimine või mitte kvalifitseerimine;
5) pakkumuste vastavaks tunnistamine või tagasilükkamine;
6) põhjendamatult madala maksumusega pakkumuse tagasilükkamine;
7) kõigi pakkumuste tagasilükkamine;
8) vajadusel pakkujatega läbirääkimiste pidamine;
9) pakkumuste hindamine ja eduka pakkumuse valimine;
10) hankemenetluse lõpetamine;
11) muud riigihangete seaduses sätestatud hankija otsused.
(3) Hankekomisjoni esimees suunab hankekomisjoni otsuste kinnitamise vallavalitsuse istungile.
§ 4. Hangete eest vastutav isik
(1) Hangete eest vastutav isik määratakse hankeplaanis või vajadusel eraldi vallavalitsuse korraldusega.
(2) Vastutav isik korraldab riigihanke alusdokumentide koostamise, teeb kõik riigihanke korraldamisel vajalikud toimingud, sealhulgas:
1) toimingud riigihanke väljakuulutamiseks ja riigihangete registrile esitamiseks;
2) annab selgitusi hanketeate ja hankedokumentide sisu kohta hankemenetluses osalejatele ja huvitatud isikutele;
3) tagab kõigi vajalike dokumentide, teadete õigeaegse esitamise ja pakkujatelt asjakohaste selgituste nõudmise;
4) teeb ettepaneku hankekomisjoni esimehele koosoleku kokkukutsumiseks ja valmistab ette vajalikud materjalid;
5) annab komisjoni esimehe nõudel teavet riigihanke käigust;
6) koostab hankemenetluses vajalikud vallavalitsuse või vajadusel volikogu haldusaktide eelnõud;
7) tagab hanke kohta teabe avalikustamise valla veebilehel. Avalikustamiseks loetakse valla veebilehel riigihangete registri veebilehele vastava lingi tegemist.
3. peatükk Hanke korraldamine
§ 5. Hanke korraldamise põhimõtted
(1) Raasiku Vallavolikogu otsustab loa andmise hanke korraldamiseks, kui sõlmitakse hankeleping tähtajaga üle ühe eelarveaasta.
(2) Hanke korraldamisel juhindutakse RHS §-s 3 toodud riigihanke korraldamise üldpõhimõtetest.
(3) Asjade ostmisel ja teenuse tellimisel, mille eeldatav maksumus on vahemikus 5000 - 30 000 eurot käibemaksuta ning ehitustöö tellimisel, mille eeldatav maksumus on vahemikus 10 000- 60 000 eurot käibemaksuta, tuleb konkurentsi ära kasutades tagada rahaliste vahendite kõige ratsionaalsem ja säästlikum kasutamine, selleks tuleb teha ettepanek pakkumuse esitamiseks vähemalt kahele isikule.
(4) Asjade ostmisel ja teenuse tellimisel alates 5000 - 30 000 eurot käibemaksuta ning ehitustöö tellimisel, mille eeldatav maksumus on 10 000 - 60 000 eurot käibemaksuta, läbiviimise kohta avaldatakse teade Raasiku valla kodulehel. Vastutav isik võib pärast teate avaldamist edastada lähteülesande enda valitud pakkujatele.
(5) Hanke eest vastutav isik koostab pakkumuse küsimiseks lähteülesande (hinnapakkumise päring) ja edastab selle konkurentsi korral vähemalt kolmele pakkujale, vältides huvide konflikti.
(6) Lähteülesanne edastatakse valitud pakkujatele samaaegselt e-posti teel ning see peab sisaldama järgmist:
1) ettepanek potentsiaalsetele pakkujatele pakkumuse esitamiseks;
2) hankelepingu eseme (asja, teenuse või ehitustöö) tehniline kirjeldus;
3) vajadusel erinõuded pakkuja kvalifikatsioonile ja nõutavad dokumendid;
4) pakkumuste esitamise tähtaeg;
5) hanke korraldaja nimi ja kontaktandmed;
6) lepingu eeldatav täitmise tähtaeg;
7) juhised pakkumuse koostamiseks;
8) muu pakkuja jaoks oluline informatsioon.
(7) Pakkumused esitatakse vallavalitsuse ametlikule e-posti aadressile.
(8) Pakkumused peavad olema võrreldavad.
(9) Juhul, kui tegemist on raamatupidamise mõistes väheväärtuslike ja kiiresti kuluvate asjade soetamise või kiireloomulise teenuse või ehitustöö tellimisega (nt avarii likvideerimise tööd), võib vastutav isik teha hinnapäringu suuliselt ning kauba osta või teenuse või ehitustöö tellida ühelt pakkujalt. Kiireloomuliseks loetakse üldjuhul tööd, mis tuleb teha kuni ööpäeva jooksul.
(10) Asjade ja teenuste tellimisel, mille eeldatav maksumus jääb alla 5000 eurot käibemaksuta ning ehitustööde tellimisel, mille eeldatav maksumus jääb alla 10 000 euro, võib teha ettepaneku pakkumuse tegemiseks ühele isikule. Käesolevas lõikes sätestatud korras saadud pakkumuses esitatud asjade, teenuste või ehitustööde hind peab olema mõistlik ning põhjendatud.
(11) Hanke korraldamise eest vastutav isik peab läbirääkimisi ja koostab hinnapakkumise edukaks tunnistamise kohta protokolli. Protokollis peab olema märgitud:
1) pakkuja andmed (nimi ja registrikood), kellele esitati pakkumise tegemise ettepanek ja kes esitas pakkumise;
2) andmed pakkujate ja pakkumise nõuetele vastavuse kontrollimise kohta, kui sellised nõuded esitati;
3) pakkumuste maksumused.
(12) Juhul, kui pakkumust küsitakse vähem kui kolmelt isikult, tuleb protokollis selgitada konkurentsi puudumisega seotud asjaolusid.
(13) Hanke korraldamise eest vastutav isik teavitab pakkumuse esitanud pakkujaid hanke tulemustest.
(14) Hankeleping peab olema kirjalik ja digitaalselt allkirjastatud, kui selle maksumus on asjade ja teenuste puhul alates 5000 eurot ja ehitustööde puhul alates 10 000 eurot. Sellest väiksema maksumusega hanke korral võib hankelepingu asendada pakkuja saadetud arve või muu dokument, mis tõendab asja ostmist, teenuse või ehitustöö tellimist.
(15) Riigihange, mille eeldatav maksumus ületab lihthanke piirmäära riigihangete seaduse tähenduses, korraldatakse riigihangete registris elektroonilise menetlusena. Riigihangete registris koostatud dokumente ei registreerita ega reeglina dubleerita asutuse dokumendiregistris.
(16) Kui riigihanget ei korraldata riigihangete registris elektroonilise menetlusena, laetakse riigihankega seotud dokumendid asutuse dokumendiregistrisse.
4. peatükk Läbirääkimised ja hankelepingud
§ 6. Läbirääkimiste pidamine
(1) Läbirääkimiste pidamine on lubatud, kui RHS võimaldab vastava hankeliigi korral läbirääkimiste pidamist ning hankedokumentides on selline võimalus ette nähtud.
(2) Läbirääkimiste pidamise tingimused sätestatakse lihthanke korral hankedokumentides, seejuures tuleb lähtuda pakkujate võrdse kohtlemise põhimõttest.
§ 7. Hankeleping
(1) Eduka pakkumuse teinud pakkujaga sõlmitakse hankeleping järgides seaduses ettenähtud tähtaegu ja alusdokumentides esitatud tingimusi.
(2) Hankeleping registreeritakse dokumendiregistris ja selle allkirjastaja on vallavanem, kui vallavalitsus ei otsusta teisiti.
(3) Hankeleping allkirjastatakse üldjuhul digitaalselt. Kui üks pool soovib mõjuval põhjusel hankeleping vormistada paberdokumendina, siis allkirjastatakse hankeleping poolte arvule vastavas arvus eksemplarides ja säilitatakse vallavalitsuse arhiivis.
(4) Hankelepingu muutmine on lubatav üksnes riigihangete seaduses nimetatud juhtudel.
(5) Hankelepingu valmistab sõlmimiseks ette hanke eest vastutav isik koostöös vallasekretäriga. Lepingu koostamisel tuleb tähelepanu pöörata järgmistele asjaoludele:
1) lepingu pooled – teise poole andmed peavad olema tõesed ning kontrollitud (äriregistri või mittetulundusühingute ja sihtasutuste registri andmete ja isikut tõendava dokumendi alusel);
2) lepingu teise poole esindusõigus – esindusõigus tuleneb kas seadusest või volikirjast, mida tuleb alati kontrollida;
3) lepingu objekt – peab olema täpselt fikseeritud, mida ostetakse või millist teenust tellitakse; riigihanke registreerimisnumber; milline on asjade või teenuste kogus ja kvaliteet; lepingu objekti omaduste täpsemaks edasiandmiseks võidakse allkirjastada lepingu lisana ka pakkuja esitatud pakkumus;
4) lepingu täitmise periood ja/või tähtaeg – peab olema täpselt määratletud, millal algab ja millal lõpeb lepingu täitmine ning kes millal milliseid kohustusi täidab;
5) tingimused, millele ostetav asi või tellitav teenus peab vastama;
6) poolte kohustused ja õigused;
7) lepingu maksumus – peab märkima, kas summa on lõplik või tuleb maha/juurde arvestada erinevad maksud;
8) tasumise tingimused – arve esitamise õigus ja alus tekib teisel poolel peale üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamist, kui see on lepingus ette nähtud; arved esitatakse e-arvetena e-arvekeskusesse; tasumise tähtajaks on minimaalselt 14 tööpäeva alates arve saamisest;
9) lepingu objekti üleandmine-vastuvõtmine - asja või teenuse üleandmine peab toimuma kahepoolse aktiga; aktis määratletakse, kas pooled on oma kohustusi nõuetekohaselt täitnud; vallavalitsuse esindaja esitab akti pärast allkirjastamist rahandusosakonda; juhul, kui lepingu objekt ei eelda akti allkirjastamist, siis esitab vastutav isik rahandusosakonnale kirjaliku kinnituse lepingu täitmise kontrollimise kohta;
10) garantii ja pretensioonide esitamise tähtaeg – tähtaja määratlemisel tuleb hinnata, kas vallavalitsusel on määratud aja jooksul võimalik kontrollida lepinguga üleantava asja või teenuse kvaliteeti.
§ 8. Hankelepingu täitmise järelevalve
(1) Hankelepingust tulenevate kohustuste nõuetekohast täitmist jälgib hankelepingu täitmise eest vastutav isik, kes on fikseeritud hankelepingus.
(2) Lepingu täitmise järelevalve tähendab järgmiste asjaolude ja tegevuste jälgimist, teostamist ja kontrollimist:
1) tähtaegadest kinnipidamine;
2) üleantavate asjade kogus ja kvaliteet;
3) osutatavate teenuste ning ehitustöö maht ja kvaliteet;
4) pooltevaheline suhtlemine;
5) pretensioonide esitamine ja nende tähtaegsus;
6) tekkivate vigade võimalik ennetamine;
7) garantiiga seotud tegevused ja kohustuste täitmine.
(3) Vajadusel algatatakse hankelepingu muutmine või lõpetamine. Lepingu muutmisel tuleb arvestada RHS-ist tulenevate lepingu muutmise võimalustele seatud piirangutega ja hanke rahalise piirmääraga. Lepingu muutmisel või lõpetamisel järgitakse samu protseduurireegleid nagu lepingu sõlmimisel.
(4) Kui hankelepingu muutmine toob kaasa täiendava rahalise kulu võrreldes esialgse maksumusega, otsustab hankelepingu muutmise lubamise Vallavalitsus korraldusega.
(5) Lepingu täitmise järelevalve lõpeb lepingu kehtivusaja lõppemisel. Juhul, kui lepingus on kokku lepitud garantii andmine, lõpeb lepingu täitmise järelevalve garantii kehtivusaja lõppemisega.
§ 9. Sotsiaal- ja eriteenuste hankelepingu sõlmimise kord
(1) Sotsiaal- ja eriteenuste hankelepingu sõlmimisel, mille eeldatav maksumus jääb vahemikku 5000-300 000 eurot käibemaksuta ja eriteenuste puhul 5000-60 000 eurot käibemaksuta, tuleb konkurentsi ära kasutades tagada rahaliste vahendite kõige ratsionaalsem ja säästlikum kasutamine, selleks tuleb teha ettepanek pakkumuse esitamiseks vähemalt kahele isikule.
(2) Käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud juhtudel võib teha ettepaneku pakkumuse esitamiseks ühele isikule, kui teenuse osutamisel puudub konkurents ning võimalused ettepaneku tegemiseks kahele isikule. Käesolevas lõikes sätestatud korras saadud pakkumuses esitatud teenuste hind peab olema mõistlik ning põhjendatud.
(3) Sotsiaal- ja eriteenuste hankelepingu sõlmimisel, mille eeldatav maksumus jääb alla 5000 eurot käibemaksuta, võib teha ettepaneku pakkumuse tegemiseks ühele isikule. Käesolevas lõikes sätestatud korras saadud pakkumuses esitatud teenuste hind peab olema mõistlik ning põhjendatud.
(4) Ettepaneku tegemisel pakkumuse esitamiseks tuleb reeglina koostada soovitavate teenuste tehniline kirjeldus ning selgitada pakkumuste hindamise kriteeriumeid. Pakkumuse hindamise kriteeriumeid ei tule selgitada, kui ettepanek tehakse ühele isikule. Kõiki pakkujaid tuleb kohelda võrdselt.
5. peatükk Lõppsätted
§ 10. Meetmed huvide konflikti ennetamiseks, tuvastamiseks ja kõrvaldamiseks
(1) Riigihanke korraldamise eest vastutav asutuse juht, riigihanke eest vastutav isik ja hankekomisjoni liige on kohustatud informeerima oma vahetut ülemust asjaoludest, mis võivad tema osalemisel riigihanke korraldamisel põhjustada huvide konflikti. Huvide konflikti tuvastamisel taandatakse vastav isik riigihanke korraldamisest.
(2) Asutuse juht korraldab vastavalt vajadusele koolitusi huvide konflikti ennetamise, äratundmise ja seljatamise kohta.
(3) Asutuse juht korraldab kontrolli hankekomisjoni liikmete või muude riigihangete planeerimises või läbiviimises osalevate teenistujate osaluse kohta Eesti äriregistrisse kantud eraõiguslike juriidiliste isikute kapitalis või juhtorganites.
§ 11. Riigihanke dokumentide säilitamine
(1) Riigihangete registris läbi viidud hanke dokumendid säilitatakse riigihangete registris.
(2) Kui riigihange ei ole tervikuna läbi viidud elektrooniliselt riigihangete registris, korraldab riigihanke korraldamise eest vastutav isik hankedokumentatsiooni säilimise tagamiseks toimiku moodustamise elektroonselt vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemis. Toimikusse kogutakse ja süstematiseeritakse kõik asjaomase riigihanke läbiviimise käigus kuni lepingu sõlmimiseni saadud ja loodud dokumendid (hankedokumendid koos tehnilise kirjeldusega, saabunud pakkumused, hankija otsused, kirjad ja e-kirjad, teated, kutsed, memod jne) nende saamise või loomise järjekorras.
§ 12. Rakendussätted
(1) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.
(2) Raasiku Vallavalitsuse 5. märtsi 2009. a määrus nr 1 „Riigihangete korraldamise kord“ tunnistatakse kehtetuks.
(3) Käesolevat hankekorda rakendatakse hangetele, mida alustatakse alates 02. aprillist 2018.
Andre Sepp
Vallavanem
Gunnar Nuuma
Vallasekretär
Facebook
Twitter