Lääneranna valla taotluste vastuvõtmise ja menetlemise infosüsteemi asutamine ja põhimäärus
Vastu võetud 23.04.2025 nr 4
Määrus kehtestatakse Lääneranna Vallavolikogu 13.02.2020 määruse nr 74 „Andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise delegeerimine Lääneranna Vallavalitsusele“ alusel, kooskõlas avaliku teabe seaduse § 435 lõikega 1.
§ 1. Määruse reguleerimisala
(1) Määrusega asutatakse Lääneranna valla (edaspidi vald) taotluste esitamise ning menetlemise andmekogu (edaspidi infosüsteem) ja kehtestatakse andmekogu pidamise kord.
(2) Andmekogu ametlik nimetus on „Lääneranna valla taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteem“.
(3) Andmekogu lühinimi on „SPOKU“.
§ 2. Andmekogu pidamise eesmärk
Andmekogu pidamise eesmärgiks on:
1) parendada ja kaasajastada taotluste esitamise ja menetlemise protsessi;
2) luua elektrooniline keskkond taotluste esitamiseks ja menetlemiseks;
3) tõhustada ja optimeerida vallavalitsuse menetlusprotsesse;
4) tagada valla eelarvest antavate toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus;
5) võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi andmekogudega;
6) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.
§ 3. Andmekogu vastutav töötleja
(1) Andmekogu vastutav töötleja on valla ametiasutus Lääneranna Vallavalitsus (edaspidi ametiasutus).
(2) Vallavanem määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostajad ning andmekogu kasutajad, kellel on andmekogule valdkondlik püsijuurdepääsuõigus.
(3) Vastutav töötleja:
1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist, sh teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel;
2) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid;
3) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise nõuetekohase ja õigeaegse hävitamise kustutamise teel;
4) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli;
5) korraldab taotluste menetlemist;
6) teeb andmekogu volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
7) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
8) edastab vajadusel taotlused kooskõlastajale täiendavaks kooskõlastamiseks;
9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.
(4) Andmekogu kasutaja:
1) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid;
2) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks;
3) teeb andmekogu vastutavale töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
4) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
5) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid või andmekogu kasutamisega seotud ülesandeid.
§ 4. Andmekogu volitatud töötleja
(1) Andmekogu volitatud töötleja on asutus või isik, kellega vallavalitsus on sõlminud vastava lepingu.
(2) Volitatud töötleja eelkõige:
1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus-, kasutajatoe- ja juurutusteenust;
2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise;
3) täidab vastutava töötleja korraldusi;
4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;
5) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise;
6) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;
7) korraldab andmete säilimist ja hävitamise kustutamise teel vastavalt kehtestatud nõuetele;
8) tagab, et andmekogus toimuvad tegevused logitakse;
9) korraldab andmetest varukoopiate tegemise.
§ 5. Andmekogu pidamine
(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2) Andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3) Andmekogu on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
§ 6. Andmete kaitse
(1) Andmeid kaitstakse:
1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata muutmise või hävitamise;
3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja rakendavad organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid, et tagada andmete käideldavus, terviklus ja konfidentsiaalsus. (3) Andmekogu kaitsetarve on suur ja andmekogu turvaklass on C2 I2 A1.
§ 7. Andmete töötlemise nõuded
(1) Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2) Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus parandab vastutav töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul või korraldab andmete parandamise koostöös volitatud töötlejaga.
(3) Andmekogusse sisenemine ning andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse kolm aastat.
(4) Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt varukoopiate tegemise. Varukoopiaid säilitatakse üks aasta
§ 8. Kogutavad andmed
(1) Andmekogusse kantakse järgmised andmed:
1) taotlemise ning menetluse käigus tekkivad andmed;
2) osutatud teenuse ja selle kasutamise andmed;
3) kasutajate, kasutajarollide, andmekogu pidamise ja järelevalve andmed;
4) muud vajalikud andmed.
(2) Detailne andmete koosseis on toodud määruse lisas.
(3) Andmekogus kogutud andmeid kasutatakse lisaks menetlustoimingutele ka valla arengut toetavaks statistiliseks analüüsiks, toetusmeetmete tõhususe hindamiseks ning valdkondlike poliitikate kujundamiseks. Analüüsideks kasutatakse andmeid isikustamata kujul.
§ 9. Andmeandjad
Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmekogudelt ja andmeandjatelt:
1) taotluse esitajalt;
2) taotlusega seotud isikult;
3) vastutavalt töötlejalt esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta;
4) rahvastikuregistrist;
5) kinnistusraamatust;
6) aadressiandmete süsteemist;
7) äriregistrist;
8) Eesti Hariduse Infosüsteemist;
9) kutseregistrist;
10) maakatastrist.
§ 10. Andmevahetus
X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmisi päringuid:
1) rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha ja suhete kohta;
2) äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku esindatavate juriidiliste isikute kohta;
3) aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta;
4) kinnistusraamatust isiku kinnistu kohta;
5) Eesti Hariduse Infosüsteemist õpilaste kohta;
6) kutseregistrist kutsetunnistuste kohta;
7) maakatastrist katastritunnuse kohta.
§ 11. Andmete õiguslik tähendus
(1) Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
(2) Andmetel on õiguslik tähendus, kui neile on õiguslik tähendus antud seadusega.
§ 12. Juurdepääs andmekogu andmetele
(1) Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2) Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:
1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandlusega seotud andmetele;
2) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele;
3) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste või eestkostetava andmetele;
4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja volitatud töötlejal on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.
§ 13. Juurdepääsuõiguse andmine
(1) Vastutava ja volitatud töötleja õiguste teostajad kannavad andmeid registrisse üle turvakanali ligipääsetava veebilehe. Isik tuvastatakse autentimisvahendi abil.
(2) Vastutava ja volitatud töötleja õiguste teostajal on juurdepääs andmetele ulatuses, mis on määratletud vastavalt tema tööülesannetele ning talle määratud kasutajaõigustele.
(3) Andmekogu süsteemi administraator loob kasutajakontod vastutava ja volitatud töötleja õiguste teostajatele.
§ 14. Andmekogu andmetele juurdepääsu korraldamine
(1) Kolmanda isiku kohta andmekogust väljavõtete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja väljastab andmed kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.
(2) Andmete väljastamine on tasuta.
(3) Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
§ 15. Andmete säilitamine
(1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani, kuid mitte kauem kui nt 5 aastat. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel.
(2) Andmekogu alusdokumente säilitatakse ametiasutuse dokumendihaldussüsteemis vastavalt kinnitatud dokumentide liigitusskeemile.
(3) Pooleliolevaid (esitamata) dokumente säilitatakse 90 kalendripäeva, misjärel nende kustutamine tagatakse vastutava töötleja poolt.
§ 16. Järelevalve andmekogu pidamise üle
Andmekogu pidamise täitmist kontrollivad vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
§ 17. Andmekogu pidamise lõpetamine
(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Lääneranna Vallavalitsus.
(2) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg.
§ 18. Registri finantseerimine
Registri pidamine finantseeritakse Lääneranna valla eelarvest.
§ 19. Määruse jõustumine
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.
Ingvar Saare
vallavanem
Karoliina Post
vallasekretär
Facebook
X.com