Tallinna linna asutuste ühtne asjaajamiskord
Vastu võetud 21.10.2015 nr 38
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 30 lg 1 p 2, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001 määruse nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed alused” § 53 lg 4 ning Tallinna Linnavolikogu 7. veebruari 2008 määruse nr 4 „Tallinna linna asutuste ühtse asjaajamiskorra kehtestamise delegeerimine Tallinna Linnavalitsusele” alusel.
1. peatükk Üldsätted
§ 1. Eesmärk ja reguleerimisala
(1) Määruse eesmärk on tagada Tallinna linna ametiasutuste ja nende hallatavate asutuste (edaspidi ühiselt nimetatuna asutus) tegevuse usaldusväärne dokumenteerimine, tegevuse läbipaistvus ning dokumentide autentsus ja säilimine.
(2) Määrus sätestab linna asutuste asjaajamise korraldamise ühtsed alused, määrates kindlaks:
1) linna asutuste asjaajamise üldpõhimõtted;
2) ülesannete ja vastutuse jaotuse asjaajamise korraldamisel;
3) linna asutuste asjaajamise korraldusele esitatavad üldised ja erinõuded.
§ 2. Mõisted
Linna asutuste asjaajamises kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
1) allkiri on digitaalne või omakäeline allkiri, mis märgib isiku seost dokumendiga;
2) arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse;
3) asi on ühes küsimuses peetav kirjavahetus ja menetlustoimingud;
4) asjaajamine on dokumentide koostamise, vormistamise, registreerimise, süstematiseerimise, menetlemise ja säilitamisega seotud tegevus;
5) dokumendiplank on kindla formaadiga paberileht või dokumendimall, millele on kantud koostatavate dokumentide püsielemendid;
6) dokumendivahetuskeskus on infosüsteem, mis osutab keskset dokumendi- ja infovahetusteenust dokumendihaldussüsteemidele ja teistele dokumente käsitlevatele infosüsteemidele;
7) dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks;
8) e-kiri on interneti teel elektrooniliselt edastatav digitaalne tekstidokument, sh manused;
9) juurdepääs dokumendile on õigus ja võimalus tutvuda dokumendiga;
10) registreerimine on dokumendi metaandmete kandmine infosüsteemi õigusaktides ette nähtud korras;
11) säilitustähtaeg on aeg, mille jooksul dokument tuleb säilitada. Tähtaeg esitatakse tavaliselt aastates või alatisena;
12) toimik on asjaajamises sisu või liigi poolest kokkukuuluvate dokumentide kogum, mis tavaliselt piirdub ühe asjaajamisperioodiga.
§ 3. Asjaajamise üldpõhimõtted
(1) Asjaajamises lähtutakse haldusmenetluse seadusest, avaliku teabe seadusest, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusest, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001 määrusest nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed alused" ja 22. detsembri 2011 määrusest nr 180 „Hea õigusloome ja normitehnika eeskiri" ning muudest õigusaktidest ja standarditest.
(2) Tallinna linna ametiasutuste asjaajamine on üldjuhul elektrooniline. Dokument vormistatakse paberil, kui:
1) dokumendi paberil vormistamise nõue on kehtestatud õigusaktiga;
2) adressaadi elektronposti aadress ei ole teada või adressaat ei ole nõus dokumendi elektroonilise edastamisega;
3) see tuleneb heast tavast.
(3) Asutuse asjaajamine peab tagama:
1) asutuse täidetavate ülesannete ja tehtud otsuste täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;
2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele;
3) dokumentide kiire ringluse;
4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile;
5) dokumentidele seatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise;
6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli;
7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
(4) Asutuse asjaajamine peab aitama tagada asutuse töö efektiivsuse ning ladusa teeninduse.
(5) Asutuse asjaajamises lähtutakse heast tavast ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.
§ 4. Ülesanded ja vastutus asjaajamise korraldamisel
(1) Tallinna Linnakantselei (edaspidi linnakantselei) vastutab linna ametiasutuste asjaajamise üldise koordineerimise ja infotehnoloogilise taristu korraldamise eest ning tagab Tallinna Linnavalitsuse (edaspidi linnavalitsus), linnavalitsuse liikmete ja komisjonide asjaajamise korraldamise.
(2) Tallinna Linnavolikogu Kantselei tagab Tallinna Linnavolikogu (edaspidi linnavolikogu), linnavolikogu komisjonide, fraktsioonide ja liikmete ning linna ombudsmani büroo asjaajamise korraldamise.
(3) Tallinna Linnaarhiiv (edaspidi linnaarhiiv) koordineerib arhiivindust Tallinna linna asutustes.
(4) Ametiasutus, kellel on hallatavaid asutusi:
1) aitab juhendamise ja nõustamise teel tagada hallatava asutuse asjaajamise nõuetekohase korralduse;
2) kooskõlastab hallatava asutuse asjaajamiskorra.
(5) Asutuse juht vastutab oma asutuse asjaajamise korraldamise ja asjade lahendamise eest, sealhulgas:
1) tegevuste õige, kõikehõlmava ja asjakohase dokumenteerimise eest;
2) dokumentide menetlemise, hoidmise, hävitamise, arhiveerimise ja säilitamise eest;
3) dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise ja kontrolli korraldamise eest;
4) asutuse tegevusvaldkonda puudutavate linnavalitsuse kirjade koostamise eest;
5) teabenõuete lahendamise ja teabe avaldamise ning juurdepääsupiiranguga teabe kaitse eest;
6) asjaajamise ja varade üleandmise-vastuvõtmise korraldamise eest.
(6) Asutuse struktuuriüksuse juht vastutab oma struktuuriüksuse asjaajamise korraldamise ja asjade lahendamise eest. Struktuuriüksuses, kus juhti ei ole, vastutab asjaajamise korraldamise ja asjade lahendamise eest selleks määratud teenistuja.
(7) Teenistuja vastutab oma teenistusülesannete piires dokumentide nõuetekohase loomise, menetlemise ja hoidmise eest, sh:
1) temale saabunud või tema poolt välja saadetud registreerimiskohustusliku dokumendi (sh asutuse ülesannete täitmisega seotud e-kirja) registreerimise korraldamise eest;
2) dokumendi tähtaegse täitmise ja/või sisu teadmiseks võtmise eest;
3) dokumendi nõuetekohase vormistamise eest;
4) juurdepääsu- ja kasutuspiiranguga teabe ainult enda teada hoidmise ja teadmisvajadusest lähtuvalt selle edastamise eest teistele teenistujatele ja isikutele.
§ 5. Asjaajamise infosüsteemid
(1) Tallinna linna ametiasutuste asjaajamises kasutatakse linnakantselei hallatavat Tallinna linna ametiasutuste dokumendisüsteemi Postipoiss (edaspidi Postipoiss) ning muid linna või riigi infosüsteeme. Linna ametiasutuste avalik dokumendiregister asub aadressil dhs.tallinn.ee.
(2) Linna infosüsteemid peavad olema asutatud kooskõlas avaliku teabe seadusega ja linnapea 20. märtsi 2013 käskkirjaga nr PO-1/65 „Tallinna andmekogude asutamise ja nende pidamise lõpetamise kord".
(3) Protsessipõhises infosüsteemis loodavaid dokumente Postipoisis ei registreerita, kui protsessipõhine infosüsteem vastab avaliku teabe seaduse §-s 12 ja asjaajamiskorra ühtsete aluste §-des 20-24 esitatud nõuetele.
(4) Asjaajamise toimimise ja korrektsuse linna infosüsteemis tagab andmebaasi vastutav töötleja.
(5) Linna asutuste kasutatavate infosüsteemide loetelu asub siseveebis.
(6) Infosüsteemi kasutaja autendib end isikutunnistuse või parooliga vastavalt infosüsteemi põhimäärusele.
2. peatükk Asutuse asjaajamisele esitatavad nõuded
§ 6. Asjaajamise korraldamine asutustes
(1) Asutuse asjaajamise korraldamisel, asjaajamiskorra ja dokumentide liigitusskeemi kehtestamisel juhindutakse Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001 määrusest nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed alused", asutuse tegevust reguleerivatest õigusaktidest ja asjaajamise standarditest, arvestades käesolevas määruses sätestatud erisusi ja lisanõudeid.
(2) Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse:
1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid;
2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid;
3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord;
4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem;
5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu;
6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;
7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord;
8) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord;
9) dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord;
10) dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord;
11) vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord;
12) dokumentide hoidmise ja hävitamise kord;
13) asjaajamise üleandmise kord;
14) muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest.
(3) Ametiasutus võib kehtestada ühtse asjaajamiskorra, mis laieneb tema hallatavale asutusele.
(4) Asutuse asjaajamiskorras või muudes sisemist töökorraldust reguleerivates aktides määratakse kindlaks struktuuriüksused või teenistujad, kes:
1) vastutavad asjaajamis- ja dokumendihaldusprotseduuride väljatöötamise ja ajakohastamise eest ning koordineerivad dokumendihaldust;
2) tagavad dokumentide registreerimise ja ringluse korraldamise;
3) korraldavad kontrolli dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise üle;
4) korraldavad arhivaalide hoidmise, korrastamise ja avalikku arhiivi üleandmise.
(5) Asutus töötab oma dokumentide liigitamiseks välja funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi. Liigitusskeem kooskõlastatakse Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011 määruse nr 181 „Arhiivieeskiri" §-s 8 sätestatud korras linnaarhiiviga.
§ 7. Teabe avalikustamise kohustus
(1) Asutused on kohustatud tagama nende tegevust puudutava avalikustamisele kuuluva teabe nõuetekohase avalikustamise. Käesoleva paragrahvi lõigetes 2-6 nimetatud teabe avalikustamise eest vastutavad linna valdkondlikud teenistused.
(2) Linna finantsteenistus avalikustab avaliku teabe seaduse § 28 lõike 1 punktide 1, 8, 10, 11 ja 21 kohaselt avalikustamisele kuuluva teabe linna eelarvestrateegia, linna eelarve eelnõu, linna eelarve ja/või linna majandusaasta aruande koosseisus.
(3) Linna infotehnoloogia teenistus avalikustab:
1) personali ja palgaarvestuse andmekogust saadavate andmete alusel ametiasutuste andmed (avaliku teabe seaduse § 28 lg 1 p-d 6 ja 19);
2) andmekogudes sisalduvad juurdepääsupiiranguta andmed (avaliku teabe seaduse § 28 lg 1 p 30);
3) Tallinna ametiasutuste dokumendiregistri (avaliku teabe seaduse § 28 lg 1 p 31);
4) teenistujate ametijuhendid (avaliku teabe seaduse § 28 lg 1 p 5).
(4) Linna personaliteenistus avalikustab linna asutuste ametnike palga ja teenistusülesannetega seonduva muu tulu ning palgajuhendi (avaliku teabe seaduse § 28 lg 1 p 25).
(5) Linna avalike suhete teenistus avalikustab linna asutuse tellitud uuringud ja analüüsid ning avalike ürituste kavad (avaliku teabe seaduse § 28 lg 1 p-d 18 ja 22).
(6) Linna õigusteenistus avalikustab:
1) linnavolikogu ja linnavalitsuse määruste eelnõud koos seletuskirjadega enne nende vastuvõtmiseks esitamist (avaliku teabe seaduse § 28 lg 1 p 16);
2) kontseptsioonide, arengukavade, programmide ja muude üldise tähtsusega projektide eelnõud enne pädevale asutusele heakskiitmiseks esitamist, samuti vastavad heakskiidetud või vastuvõetud dokumendid (avaliku teabe seaduse § 28 lg 1 p 17).
§ 8. Dokumentide avalikkus ja dokumendile juurdepääsupiirangu seadmine
(1) Linna asutuste dokumendid on üldjuhul avalikud.
(2) Seaduses sätestatud juhul kehtestatakse dokumendile või selle osale juurdepääsupiirang. Juurdepääsupiiranguga dokumendisarjad määratakse kindlaks asutuse dokumentide liigitusskeemis.
(3) Dokumendile, mis ei kuulu juurdepääsupiiranguga dokumendisarja, kuid sisaldab teavet, millele juurdepääsu tuleb seaduse alusel piirata, tuleb kehtestada juurdepääsupiirang eraldi.
(4) Dokumendile või dokumendisarjale juurdepääsupiirangu kehtestamisel märgitakse juurdepääsupiirangu aluseks olev seadusesäte ja piirangu kehtivuse tähtaeg.
(5) Juurdepääsupiiranguga dokumentide ja toimikutega võivad tutvuda teenistujad, kellele see on vajalik teenistusülesannete täitmiseks.
§ 9. Dokumendiplangid
(1) Dokumendiplangile (edaspidi plank) vormistatakse üldjuhul:
1) kirjad;
2) protokollid ja aktid;
3) õigus- ja haldusaktid.
(2) Plank on asutusel või selle struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses.
(3) Linnavolikogul, linnavalitsusel ja ametiasutustel on ühtse kujunduse ja sümboliga üldplank. Üldplangi alusel moodustatakse eri dokumendiliikide plangid. Ametiasutuste plankidel kasutatakse sümbolina Tallinna suure vapi kujutist.
(4) Ametiasutuste paberplankide Tallinna suure vapi kujutis, dokumendi väljaandja nimi või nimetus ja kirjaplankide all oleval kontaktandmete väljal olevad kontaktandmed on Eesti lipu sinised ehk rahvusvahelise PANTONE värvitabeli järgi 285C. Elektroonilised plangid on mustvalged.
(5) Plangid on kättesaadavad dokumendihaldussüsteemis Postipoiss ja Outlookis koos kasutusjuhendiga
§ 10. Dokumendi registreerimise kohustus
(1) Asutus on kohustatud tagama kõigi tema ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumentide registreerimise hiljemalt nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päeval või suulise taotluse protokollimise päevale järgneval tööpäeval.
(2) Asutuses ei registreerita:
1) valele adressaadile või dokumendis märkimata adressaadile saabunud dokumente, mis edastatakse õigele adressaadile neid asutuses registreerimata;
2) dokumente märkega „Isiklik" või „Ainult adressaadile";
3) anonüümseid dokumente (v.a juhul, kui need sisaldavad olulist teavet, mida asutus peab kontrollima);
4) üldjuhul reklaame ja kutseid.
(3) Teenistuja nimelisele e-posti aadressile saabunud ja sellelt välja saadetud e-kiri tuleb registreerida. Teenistuja ei registreeri e-kirja, kui:
1) e-kiri ei ole seotud teenistuja teenistusülesannete täitmisega ega asutuse tegevusega (nt isiklikud kirjad, rämpspost, sh reklaamid),
2) tegemist on asutusesisese kirjavahetusega või linna asutuste vahelise mitteformaalse kirjavahetusega.
(4) Dokument seostatakse registreerimisel infosüsteemis varasemate sama teemat puudutavate dokumentidega, andes talle sama viite ja lisades sellele dokumenti individualiseeriva numbri.
(5) Dokumendi registreerimisel infosüsteemis on keelatud salvestada faili ID-kaardiga krüptitult. Juurdepääsupiirang seatakse infosüsteemi tehniliste võimalustega.
(6) Enne andmete infosüsteemi kandmist kontrollib teenistuja juurdepääsupiirangu kehtestamist tingiva teabe olemasolu dokumendis ning rakendab vajaduse korral juurdepääsupiirangu.
§ 11. Dokumendi edastamine
(1) Isiklikud dokumendid ja valele või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumente ei registreerita ja need edastatakse õigele adressaadile.
(2) Kui asja lahendamine ei kuulu ametiasutuse pädevusse, edastatakse avaldus (taotlus), märgukiri või teabenõue pädevale ametiasutusele, teatades sellest saatjale kirjalikult viie tööpäeva jooksul.
(3) Kui saabunud dokumendis käsitletav küsimus puudutab ka teist linna asutuse tegevusvaldkonda, edastab dokumendi saanud asutus selle viivitamata vastavale asutusele, andes mõistliku tähtaja seisukoha kujundamiseks.
(4) Olulisi küsimusi käsitlevad dokumendid edastatakse viivitamata teadmiseks ka valdkonda kureerivale linnavalitsuse liikmele ja/või linna valdkondlikule teenistusele, kelle vastutusala dokument käsitleb.
§ 12. Asja lahendamise tähtaeg
(1) Asi lahendatakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui õigusaktides sätestatud tähtaja jooksul.
(2) Mõjuval põhjusel võib asja lahendamise tähtaega õigusaktides ette nähtud korras ja tingimustel pikendada. Pikendamiseks esitab täitja põhjendatud taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab läbivaataja.
(3) Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist.
(4) Dokumendi läbivaataja võib anda asja lahendamiseks õigusaktis ettenähtust lühema tähtaja.
(5) Dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.
(6) Linnakantselei või linnavolikogu kantselei infosüsteemis registreeritud ja teistele ametiasutustele lahendamiseks saadetud dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse dokumendi linnakantselei või linnavolikogu kantselei infosüsteemis registreerimisele järgnevast päevast.
§ 13. Dokumendi allkirjastamine
(1) Teenistujate õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel on kindlaks määratud õigusaktides, ametiasutuse või tema struktuuriüksuse põhimääruses või muudes töökorda reguleerivates dokumentides.
(2) Dokumendid allkirjastatakse digitaalselt ühes eksemplaris. Kui õigusaktidest tulenevalt või muul põhjusel vormistatakse dokument paberil, allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, nimetades dokumendis nende arvu ja jaotuse. Paberdokumendi eksemplaride identsuse eest vastutab allkirjastaja.
(3) Ametiasutus määrab oma sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides kindlaks dokumentide ärakirjade ja väljavõtete ametliku kinnitamise korra, sh ametliku kinnitamise pädevusega teenistujad.
(4) Allkirja faksiimile ega muu allkirja jäljend ei asenda allkirja.
§ 14. Dokumentide teatavakstegemine ja kättetoimetamine
(1) Kui õigusaktidest tulenevalt on nõutav dokumendi teatavakstegemine või kättetoimetamine, on dokumendi koostaja kohustus tagada, et dokument saaks selle adressaadile võimalikult kiiresti ning tulemuslikult teatavaks tehtud või kätte toimetatud.
(2) Dokumendi teatavakstegemise või kättetoimetamise aega kinnitav teave (kättesaamise kinnitus, postiasutuse teade juriidilisele isikule teate jätmise kohta, ajalehes avaldamise andmed vms) säilitatakse elektrooniliselt infosüsteemis ning vajaduse korral paberdokumendina asja toimikus.
(3) Asutused on kohustatud saatma avaliku sektori asutustele dokumente dokumendivahetuskeskuse kaudu. Välja arvatud asutused, kellel puudub elektrooniline dokumendihaldussüsteem.
§ 15. Asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine
(1) Teenistuja on kohustatud enne teenistuskohalt lahkumist asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud teenistujale teenistusest lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks.
(2) Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktiga juhul, kui lahkub asutuse või struktuuriüksuse juht või seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja.
(3) Asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise täpsem kord sätestatakse asutuse asjaajamiskorras.
(4) Asutuse juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt sisaldama järgmisi andmeid:
1) täitmisel olevate lepingute loetelu;
2) menetluses olevate õigusaktide eelnõude loetelu;
3) üleantavate üksikdokumentide ja toimikute loetelu;
4) infosüsteemides algatatud ja/või menetlustes olevate dokumentide loetelu;
5) asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv;
6) asutuse eelarvevahendite seis;
7) asutuse pitsatite loetelu ja nende eest vastutavate teenistujate nimed ja ametikohad;
8) viimasel päeval allkirjastatud dokumentide nimekiri;
9) üldandmed asutuse arhiivi kohta.
(5) Kui teenistuja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, võetakse asjaajamine üle ühepoolselt kõrgemalseisva teenistuja, asutuse juhi või tema määratud teenistuja või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti sellekohane märge.
3. peatükk Rakendussätted
§ 16. Asutuse asjaajamiskorra kooskõlla viimine määrusega
(1) Ametiasutuste juhtidel viia ametiasutuste asjaajamiskorrad Tallinna linna asutuste ühtse asjaajamiskorraga kooskõlla hiljemalt 1. maiks 2016.
(2) Asutuste juhtidel viia asutuste asjaajamiskorrad Tallinna linna asutuste ühtse asjaajamiskorraga kooskõlla hiljemalt 1. juuliks 2016.
§ 17. Määruse kehtetuks tunnistamine
Tallinna Linnavalitsuse 16. aprilli 2008 määrus nr 31 „Tallinna linna asutuste ühtne asjaajamiskord" tunnistatakse kehtetuks.
Taavi Aas
Abilinnapea linnapea ülesannetes
Toomas Sepp
Linnasekretär
Facebook
Twitter