Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Linna ja valla valitsemineLinna- ja vallavalitsus, ametiasutus ja nende töökorraldus

Teksti suurus:

Saarde Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi põhimäärus

Väljaandja:Saarde Vallavolikogu
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:03.04.2020
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 31.03.2020, 8

Saarde Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi põhimäärus

Vastu võetud 19.02.2020 nr 5

Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 433 lõike 1 ja § 435 lõike 1 ning kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lõike 3 punkti 2 alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.   Andmekogu asutamine ja põhimäärus

  (1) Määrusega asutatakse Saarde valla andmekogu „Saarde Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteem“ (edaspidi dokumendiregister) ja kehtestatakse selle pidamise kord.

  (2) Dokumendiregistri nimi on Amphora.

§ 2.   Dokumendiregistri eesmärk

  Dokumendiregistri pidamise eesmärgiks on:
  1) Saarde Vallavalitsusele saabunud ning asutuse poolt koostatud dokumentide haldamine;
  2) õigus- ja haldusaktide menetlemine, istungite ettevalmistamine ja läbiviimine;
  3) juurdepääsu tagamine avalikule teabele.

§ 3.   Dokumendiregistri vastutav töötleja

  (1) Dokumendiregistri vastutav töötleja on Saarde Vallavalitsus ametiasutusena (edaspidi vallavalitsus).

  (2) Vastutav töötleja:
  1) korraldab registri pidamist;
  2) teostab järelevalvet registri pidamise üle;
  3) annab juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
  4) kontrollib andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;
  5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;
  6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
  7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

  (3) Vallasekretär määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid (kasutajad) ning administraatori(d), kellel on õigus hallata registrit või selle osade juurdepääsuõigusi (sisuadministraator(id).

§ 4.   Dokumendiregistri volitatud töötleja

  (1) Registri volitatud töötlejad on Saarde Vallavalitsuse teenistujad ja registri majutaja Interinx OÜ.

  (2) Saarde Vallavalitsuse teenistuja volitatud töötlejana:
  1) sisestab, töötleb ja väljastab registri andmeid;
  2) peab arvestust andmete väljastamise kohta;
  3) teeb registris muudatusi ja parandusi;
  4) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;
  5) tagab registrisse kantud andmete säilimise;
  6) teostab andmete üleandmise registri likvideerimisel;
  7) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;
  8) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
  9) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
  10) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
  11) täidab vastutava töötleja korraldusi.

  (3) Interinx OÜ volitatud töötlejana:
  1) majutab, hooldab ja haldab registrit;
  2) võimaldab andmetele juurdepääsu;
  3) tagab registri andmete turvalisuse ja säilimise;
  4) rakendab meetmeid andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks.

§ 5.   Dokumendiregistri finantseerimine

  Dokumendiregistri pidamist finantseeritakse Saarde valla eelarvest.

2. peatükk DOKUMENDIREGISTRI PIDAMISE NÕUDED 

§ 6.   Dokumendiregistri pidamine

  (1) Dokumendiregistrit peetakse elektroonilise andmekoguna ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

  (2) Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.

  (3) Register kuulub riigi infosüsteemi ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (DHX).

§ 7.   Andmete kaitse

  (1) Andmeid kaitstakse:
  1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
  2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
  3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

  (2) Registri vastutav töötleja tagab registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

  (3) Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T2S2.

§ 8.   Andmete töötlemise nõuded

  (1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

  (2) Töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.

  (3) Registri andmete sisestamist, muutmist, kustutamist, edastamist ja vaatamist logitakse. Logisid säilitatakse 3 aastat.

  (4) Volitatud töötleja teostab andmete varundamist sagedusega üks kord päevas. Varukoopiaid säilitatakse 14 päeva jooksul.

3. peatükk REGISTRISSE KANTAVAD ANDMED 

§ 9.   Registrisse andmete kandmine

  Töötlejad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

§ 10.   Registrisse kantavad andmed

  (1) Registrisse kantakse saabunud ja väljasaadetud dokumendi kohta järgmised andmed:
  1) saatja või koostaja nimi;
  2) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja kellaaeg;
  3) saatja ja saaja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);
  4) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);
  5) sarja tähis;
  6) pealkiri;
  7) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;
  8) dokumendi lisad;
  9) mil viisil dokument saabus või väljastati (DVK, e-posti teel, posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle);
  10) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev ja kellaaeg;
  11) saatja poolt märgitud kuupäev ja number;
  12) teavitatavate nimed;
  13) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  14) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
  15) isiku(te) nimi(ed), kellele dokument on suunatud lahendamiseks;
  16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

  (2) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:
  1) akti väljaandja;
  2) akti liik;
  3) pealkiri;
  4) number, kuupäev;
  5) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;
  6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);
  7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  8) akti muutmis- ja lugemisõigused;
  9) staatus (kehtiv, kehtetu);
  10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);
  11) eelnõu kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.

  (3) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:
  1) pidaja nimetus;
  2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;
  3) pealkiri;
  4) päevakord;
  5) juhataja;
  6) protokollija;
  7) osavõtjad;
  8) puudujad;
  9) kutsutud;
  10) külalised;
  11) protokolli number, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;
  12) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  13) otsused.

  (4) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:
  1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;
  2) valla esindaja (allkirjastaja) nimi ja ametikoht;
  3) vormistaja nimi;
  4) täitmise kontrollija nimi;
  5) lepingu number või tähis;
  6) registreerimisnumber;
  7) allkirjastamise kuupäev;
  8) lepingu objekt/teema;
  9) kehtivuse algus ja lõpp;
  10) sarja indeks;
  11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  12) muutmis- ja lugemisõigused;
  13) lepingu liik.

§ 11.   Registrisse kantud andmete muutmine

  (1) Registrisse kantud andmeid muudetakse töötleja poolt alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.

  (2) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.

§ 12.   Andmete õiguslik tähendus

  Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne tähendus.

4. peatükk REGISTRI KASUTAMINE JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE 

§ 13.   Kasutajaõigused

  (1) Registris sisalduvatele andmetele on juurdepääs vastutava töötleja ja töötleja õiguste teostajal õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

  (2) Kasutajaõiguste ulatus määratakse kasutajaõiguste andmisel.

  (3) Kasutajaõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub Saarde Vallavalitsuse poolt kehtestatud korras.

§ 14.   Juurdepääs registri andmetele

  (1) Igaühel on otsejuurdepääs avalikule dokumendiregistrile Saarde valla veebilehe kaudu aadressilt www.saarde.ee seaduses sätestatud korras.

  (2) Igal isikul on õigus tutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega. Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

  (3) Andmete väljastamine on tasuta.

  (4) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

5. peatükk ANDMETE SÄILITAMINE, JÄRELEVALVE, REGISTRI LÕPETAMINE 

§ 15.   Andmete säilitamine

  Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude seaduste ning nende alusel kehtestatud õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.

§ 16.   Järelevalve registri pidamise üle

  Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

§ 17.   Registri lõpetamine

  (1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab Saarde Vallavolikogu.

  (2) Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

6. peatükk RAKENDUSSÄTTED 

§ 18.   Määruse jõustumine

  Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Kadri-Aija Viik
volikogu esimees

/otsingu_soovitused.json