Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Linna ja valla valitsemineLinna- ja vallavalitsus, ametiasutus ja nende töökorraldus

Teksti suurus:

Viimsi valla personaliarvestuse registri Persona asutamine ja registri põhimäärus

Väljaandja:Viimsi Vallavalitsus
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:03.05.2022
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 31.05.2022, 28

Viimsi valla personaliarvestuse registri Persona asutamine ja registri põhimäärus

Vastu võetud 25.05.2022 nr 7

Määrus kehtestatakse Viimsi Vallavolikogu 18.02.2020 määruse nr 3 „Viimsi valla andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise delegeerimine“ alusel kooskõlas avaliku teabe seaduse § 435 lõikega 1.

1. peatükk Üldsätted 

§ 1.   Registri asutamine ja registri nimi

  (1) Määrusega asutatakse Viimsi valla personaliarvestuse register Persona (edaspidi register) ning kinnitatakse selle pidamise kord.

  (2) Register hõlmab personaliandmete arvestamist ja personalitoimingute tegemist.

§ 2.   Registri pidamise eesmärgid

  Registri pidamise eesmärk on:
  1) koondada ja süstematiseerida Viimsi Vallavalitsuse teenistuses olevate isikute andmeid, pidada nende alusel personaliarvestust ning tagada asutusele strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku teabe olemasolu;
  2) teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud kehtivad andmed;
  3) tagada personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja aruannete koostamine;
  4) korraldada optimaalselt Viimsi Vallavalitsuse teenistujate puhkusetaotluste menetlusi.

§ 3.   Registri pidamine

  (1) Registrit peetakse infotehnoloogilise personalihaldustarkvara standardlahenduse Persona V3 andmekoguna.

  (2) Andmeid (sh logifaile registrile juurdepääsu õiguse andmise ja muutmise kohta) töödeldakse ja säilitatakse digitaalsel kujul.

  (3) Registris peetakse personaliarvestust ameti- ja töökohtade (edaspidi ametikoht) kaupa, lähtudes asutuse struktuurist ja teenistuskohtade koosseisust.

  (4) Registris on sisestus- ja aruandluskeskkond valla ja riigi aruannete koostamiseks, taotluste menetlemiseks, teenistujate isikuandmete sisestamiseks, samuti iseteeninduskeskkond teenistujatele.

2. peatükk Registri vastutav ja volitatud töötleja 

§ 4.   Registri vastutav töötleja

  (1) Registri vastutav töötleja on Viimsi Vallavalitsus.

  (2) Vastutava töötleja õiguste teostaja on Viimsi Vallavalitsuse personaliosakond.

  (3) Registri vastutava töötleja õiguste teostaja võimaldab juurdepääsu registrile vallavalitsuse teenistujale niivõrd, kuivõrd see on vajalik tema teenistusülesannete täitmiseks.

  (4) Vastutav töötleja:
  1) korraldab ja juhib registri pidamist ja kasutajate haldamist;
  2) vastutab registrisse sisestatud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
  3) vastutab registri pidamise seaduslikkuse eest;
  4) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid;
  5) vastutab kõrvaliste isikute andmetele juurdepääsu vältimise ning andmete omavolilisest töötlemisest hoidumise eest.

§ 5.   Registri volitatud töötleja

  (1) Registri volitatud töötleja on AS Fujitsu Estonia.

  (2) Volitatud töötleja:
  1) majutab, hooldab ja haldab registrit;
  2) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
  3) võimaldab andmetele ettenähtud juurdepääsu;
  4) osaleb registri juurutamisel ja arendamisel;
  5) tagab registri andmete turvalisuse ja säilimise;
  6) täidab vastutava töötleja korraldusi sealhulgas pakub kasutajatuge.

  (3) Registri vastutava ja volitatud töötleja kohustus on tagada registri andmete käideldavus, terviklikkus ja konfidentsiaalsus töötleja organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

§ 6.   Vastutava ja volitatud töötleja ülesanded

  (1) Viimsi Vallavalitsuse personaliosakond vastutava töötlejana korraldab koostöös volitatud töötlejaga personaliteenuste osutamisel tekkivate dokumentide ja andmete kogumise, haldamise ja säilitamise, sealhulgas andmete kustutamise ja hävitamise. Tagab intsidentide käsitlemise ja kasutajatoe.

  (2) Viimsi Vallavalitsuse personaliosakond väljastab, sõlmib kokkuleppeid ja hindab vajadust andmekogust andmete jagamise osas.

  (3) Viimsi Vallavalitsuse vallavanem, abivallavanem, struktuuriüksuste juhataja kooskõlastab puhkusetaotluse ning teenistuja märgib asendamise.

§ 7.   Registriandmetele juurdepääsu andmine ja kasutajarollid

  (1) Andmetele juurdepääsu õigus on vastutaval töötlejal, vastutava töötleja poolt sõlmitud lepingu alusel või määratud volitatud töötlejal, kes näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarollidele. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

  (2) Registri kasutajarollid on järgmised:
  1) administraator – vastutava töötleja õigustega personaliarvestuse teostajad, kellel on juurdepääs registri kõigile osadele ja õigus teha registri administreerimiseks vajalikke toiminguid ning personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid;
  2) kasutaja – kõik Viimsi Vallavalitsuse teenistujad, kellel on registri iseteeninduses juurdepääs üksnes endaga seotud andmetele ja saavad esitada (puhkuse)taotluse;
  3) taotluse kinnitaja – struktuuriüksuse juht, kellel on registris piiratud juurdepääs vastava struktuuriüksuse teenistujate puhkusega seonduvatele andmetele ja õigus kinnitada talle esitatud taotlused.

§ 8.   Registri kasutamise õiguse lõppemine

  (1) Registri kasutamise õigus lõpeb, kui vastava teenistuja teenistussuhe asutusega lõppeb.

  (2) Registri kasutamise õiguse lõpetab administraator hiljemalt teenistuja teenistussuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.

  (3) Administraator võib omal algatusel registri kasutamise õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
  1) isik on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
  2) isik on korduvalt kandnud registrisse väärad andmed;
  3) isik on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus;
  4) isik on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
  5) registrisse andmete kandmine/kinnitamine ei ole enam isiku teenistusülesanne.

3. peatükk Registrisse kantavad andmed, andmevahetus, muutmine ja väljastamine 

§ 9.   Andmed asutuse kohta

  Asutuse kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
  1) asutuse nimetus;
  2) asutuse asukoha aadress;
  3) asutuse moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise andmed;
  4) ametikohtade arv;
  5) teenistujate arv.

§ 10.   Andmed struktuuriüksuse kohta

  Struktuuriüksuse kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
  1) struktuuriüksuse nimetus;
  2) struktuuriüksuse moodustamise ja likvideerimise kuupäev;
  3) ametikohtade arv;
  4) ametikohtade koormus.

§ 11.   Andmed ametikoha kohta

  Ametikoha kohta kantakse registrisse struktuuriüksuste kaupa järgmised andmed:
  1) ametikoha nimetus;
  2) ametikoha moodustamise, muutmise ja likvideerimise kuupäev;
  3) ametikohale ette nähtud struktuuriüksus;
  4) ametikohal ette nähtud koormus;
  5) ametikoha profiil.

§ 12.   Andmed teenistuja kohta

  (1) Teenistuja kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
  1) ees- ja perekonnanimi;
  2) isikukood;
  3) kodakondsus;
  4) aadress, telefon, e-posti aadress;
  5) töö- või teenistussuhte alguse kuupäev;
  6) katseaja kestus;
  7) haridustase ja haridustaseme liik;
  8) staaž liikide kaupa: avaliku teenistuse staaž avaliku teenistuse seaduse alusel; staaž asutuses;
  9) teenistussuhte tähtajalisus;
  10) teenistuja koormus ametikohal;
  11) teenistuja grupp ja töösuhte tüüp;
  12) puhkused ja nende taotlemise ning kooskõlastused;
  13) üleviimised, üleviimise kuupäev ja tähtaeg;
  14) avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töö tegemisest keeldumise õiguse teostamise alguse ja lõpukuupäev;
  15) teenistussuhte lõppemise kuupäev, liik, õiguslik alus ning viide teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile;
  16) tööaja arvestuse andmed;
  17) teenistuja alaealise lapse nimi ja isikukood, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.

  (2) Teenistuja üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates ja arvestuse pidamine lõpetatakse tema teenistussuhte lõppemisel.

  (3) Registrisse võib sisestada teisi seadusest, töölepingust või asutuse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid.

§ 13.   Andmete alusdokumendid

  Andmete alusdokumendid on:
  1) haldusakt;
  2) leping;
  3) isikut tõendav dokument;
  4) kvalifikatsiooni tõendav dokument;
  5) isiku teenistuskäiku või töösuhet kajastav dokument;
  6) füüsilise või juriidilise isiku avaldus (taotlus) või teatis;
  7) tõend;
  8) muu dokument, mis on registrisse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.

§ 14.   Andmeandja

  (1) Viimsi Vallavalitsuse teenistuja ja hallatava asutuse juht esitab andmekogule järgmised andmed käesoleva määruse § 12 lg 1 p 12 osas:
  1) puhkusetaotluste andmed;
  2) asendamise nõusolekud ja kooskõlastused.

  (2) Viimsi Vallavalitsuse personaliosakond kogub andmete alusdokumentidest ja sisestab andmekogusse käesoleva määruses §-des 9-12 nimetatud andmed v.a käesoleva paragrahvi lõikes 1 märgitud andmed.

§ 15.   Andmevahetus teiste registritega

  Registrist on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga pandud ülesannete täitmiseks anda andmeid ning saada andmeid riigi andmekogudest x-tee kaudu. Registrile on juurdepääs turvalise autentimisvahendi abil. Registrist on lubatud Viimsi vallavalitsuse siseveebi puhkuseandmete automaatne edastamine.

§ 16.   Vastutus andmete õigsuse eest ja väärate andmete parandamine

  (1) Andmete registrisse kandja vastutab andmete õigsuse eest.

  (2) Kui vastutav töötleja leiab registrist väärad andmed või teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.

§ 17.   Andmete väljastamine

  (1) Registrist on õigus andmeid saada isikul, kes vajab andmeid teenistusülesannete täitmiseks.

  (2) Registrist avaldatakse avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus, eriala, telefoninumber, e-posti aadress) valla veebilehel ning vastavalt avaliku teabe seadusele teisi andmeid nõudmisel.

  (3) Registriandmeid väljastatakse kirjalikult taasesitatava üksikpäringu alusel seaduses ettenähtud juhul.

4. peatükk Andmete säilitamine, järelevalve ja registri lõpetamine 

§ 18.   Andmete säilitamise tagamine ja turvalisus

  (1) Registri turbeaste on keskmine (M) ja turvaklass on K1T1S2.

  (2) Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise. Turvakoopia tehakse andmetest vähemalt kord kuus ning andmebaasi tagavarakoopiat säilitatakse 6 kuud.

  (3) Andmeid väljastatav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

  (4) Vastutav töötleja viib infovarade inventuuri läbi korra aastas.

  (5) Käesoleva määruse § 12 lõikes 1 sätestatud andmeid säilitatakse pärast teenistussuhte lõppemist järgmiselt:
  1) punktis 4 nimetatud andmeid kolm aastat;
  2) punktis 7 nimetatud andmeid viis aastat;
  3) punktides 6, 9, 12, 14 ja 16 nimetatud andmeid seitse aastat;
  4) punktides 1, 2, 3, 5, 8, 10, 11, 13 ja 15 nimetatud andmeid 75 aastat;
  5) punktis 17 nimetatud andmed säilitamisele ei kuulu.

§ 19.   Registri pidamise üle järelevalve teostamine

  (1) Järelevalvet registri pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

  (2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registri pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

  (3) Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.

  (4) Vastutav töötleja on kohustatud likvideerima registri pidamisel ilmnenud puudused järelevalvet teostanud isikute määratud tähtajaks.

§ 20.   Registri pidamise lõpetamine

  (1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Viimsi Vallavalitsus.

  (2) Registri pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise registrisse või andmekogusse või arhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja. Andmete üleandmise või hävitamise kohta koostatakse akt.

5. peatükk Rakendussätted 

§ 21.   Jõustumine

  Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Illar Lemetti
vallavanem

Leevi Laever
vallasekretär

https://www.riigiteataja.ee/otsingu_soovitused.json