Süstemaatiline liigitus: HALDUSÕIGUS → Välissuhtlemine → Välislepingud

Välislepingute liigitus poolte alusel: Riigid ja territooriumid → Prantsusmaa

Teksti suurus:

• Väike
• Keskmine
• Suur

Kokkulepe Eesti Vabariigi ja Prantsuse Vabariigi vahel, keda esindavad Linnapoliitika Ministeeriumidevaheline Amet kui korraldusasutus ning Hoiukassa kui makseasutus, ühenduse algatuse URBACT rakendamise kohta

Vastu võetud 29.06.2005

Ühenduse algatusprogrammi URBACT rakenduskokkuleppe eelnõu heakskiitmine ja volituste andmine

Välisministeeriumi teadaanne välislepingu jõustumise kohta

Kooskõlas

Euroopa Liidu õigusaktidega, milles nähakse ette sätted struktuurifondide kohta, eelkõige nõukogu määrus (EÜ) nr 1260/1999, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EÜ) nr 1783/1999, 12. juuli 1999, komisjoni määrused (EÜ) nr 1681/94, 11. juuli 1994, nr 643/2000, 28. märts 2000, nr 1159/2000, 30. mai 2000, nr 438/2001 (eriti artikkel 19) ja nr 448/2001, 2. märts 2001, komisjoni määrus (EÜ) nr 1685/2000, 28. juuli 2000, mida on muudetud komisjoni määrusega (EÜ) nr 448/2004, 10. märts 2004, komisjoni teatis liikmesriikidele, 28. aprill 2000, milles määratakse ühenduse algatuse URBAN II juhised, edaspidi URBAN-i juhised,

on Euroopa Liidu liikmesriigid

Belgia Kuningriik (mida esindavad pädevad föderaal- ja regionaalasutused), Prantsuse Vabariik, Saksamaa Liitvabariik, Kreeka Vabariik, Iirimaa, Madalmaade Kuningriik, Taani Kuningriik, Hispaania Kuningriik, Itaalia Vabariik, Austria Vabariik, Portugali Vabariik, Soome Vabariik, Rootsi Kuningriik, Suurbritannia ja Põhja-Iiri Ühendkuningriik

kokku leppinud ühenduse algatusprogrammi URBACT suhtes (CCI: 2002 EU 16 0 P C001), edaspidi «ÜAP», mille on 20. detsembril 2002 heaks kiitnud Euroopa Komisjon (otsus K(2002) nr 4626).

URBACT-i programm on esmajoones suunatud linnadele, mida on varem toetatud programmide URBAN I, II ja UPP alusel. Selle eesmärk on edendada programmides URBAN I, II ja Urbani katseprojektides osalenud linnade ja partnerite kogemuste vahetust. Samuti on selle eesmärk koondada saadud kogemusi ja õppida nende põhjal tehtud järeldustest.

Kokkulepe on kooskõlas konventsioonidega, milles on kokku leppinud Prantsuse Linnapoliitika Ministeeriumidevaheline Amet kui korraldusasutus (KA) ning Hoiukassa kui makseasutus (MA).

Preambul

Võttes arvesse vajadust määrata Prantsuse Linnapoliitika Ministeeriumidevahelise Ameti kui ÜAP korraldusasutuse ja Hoiukassa kui makseasutuse ning EL liikmesriikide õigused ja kohustused, samuti reguleerida finantsvastutust, finantsvooge ja finantskontrolli, on nimetatud liikmesriigid, Prantsuse Linnapoliitika Ministeeriumidevaheline Amet kui korraldusasutus ning Hoiukassa kui makseasutus otsustanud sõlmida kokkuleppe URBACT-i programmi ühise rakendamise kohta, määrates ühise rakendusstruktuuri, mis koosneb seirekomisjonist (SK), korraldusasutusest (KA), makseasutusest (MA), URBACT-i sekretariaadist (US), finantskontrolli grupist (FKG).

§ 1. Institutsiooniline struktuur

1. Liikmesriigid määravad kooskõlas ÜAP-ga Prantsuse Linnapoliitika Ministeeriumidevahelise Ameti korraldusasutuseks (KA) nõukogu määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 9 punkti n ja artikli 34 ning komisjoni 2. märtsi 2001 määruste 438/2001 ja 448/2001 tähenduses ning Euroopa Komisjonilt 28. aprillil 2000 liikmesriikidele ühenduse algatusprogrammi URBAN II juhiste kohta saadetud teatise punkti 18 kohaselt ning Hoiukassa makseasutuseks (MA) eespool nimetatud nõukogu määruse artikli 9 punkti o ja artikli 32 tähenduses. MA vastutab maksete eest.

2. KA ja MA täidavad ülesandeid, mis on neile antud kooskõlas struktuurifondide kohta kehtivate määrustega, ÜAP reeglitega, programmitäiendiga (edaspidi «PT») ning kokkuleppega.

3. Ilma et see piiraks kokkuleppe sätteid, täidavad KA ja MA oma ülesandeid täielikus kooskõlas Prantsusmaal kehtivate institutsiooni-, õigus- ja rahandussätetega.

4. Programmi haldamiseks moodustab KA ÜAP kohaselt URBACT-i sekretariaadi (US). Selle ülesanded on loetletud ÜAP punktis 5.2.2 ning need seisnevad korraldamises ja programmi rakendamisega seotud jooksvates küsimustes. US asukohaks on Pariis.

5. Seirekomisjon (SK) vastutab liikmesriikide esindajana programmi rakendamise järelevalve ja seire eest nõukogu määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 35 ning ÜAP punkti 5.1 kohaselt.

6. Seirekomitee (SK) võib moodustada piiratud tegevusajaga temaatilisi töögruppe (TG), mis ühendavad valitud esindajaid, valdkonna praktikuid, eksperte ja teadlasi.

7. Komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 peatüki VII artikli 19 kohaselt luuakse finantskontrolli grupp (FKG), et korraldada ühiselt teise tasandi kontrolli, nagu on ette nähtud komisjoni määruse nr 438/2001 IV peatükis.

8. FKG koosneb liikmesriikide finantskontrolliasutuste esindajatest.

9. Organisatsioon Commission Interministerielle de Coordination des Contrôles (CICC), mis vastutab struktuurifondide haldamise ja kontrollimise eest Prantsusmaal, määratakse toetuse lõpetamise deklaratsioonide väljaandjaks nõukogu määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 38 lõike 1 punkti f ning komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 artikli 15 kohaselt.

§ 2. KA, MA ja US õigused ja kohustused

1. URBACT-is osalevad liikmesriigid on määranud Linnapoliitika Ministeeriumidevahelise Ameti (Délégation Interministérielle à la Ville, 194, avenue du Président Wilson 93217 Saint Denis la Plaine CEDEX) enda nimel programmi korraldusasutuseks määruse nr 1260/1999 artikli 34 kohaselt.

2. KA vastutab programmi juhtimise ja rakendamise tõhususe ja korrektsuse eest. ÜAP punkti 5.2.1 kohaselt kuulub KA vastutusalasse eelkõige:
• programmi tutvustamine komisjonis ja partnerite seas;
• koordineerimise tagamine, programmi juhtimine ja selle järjepidevus;
• programmitäiendi kohandamine seirekomisjoni nõudmise korral;
• usaldusväärse finants- ja statistilise teabe kogumise süsteemi loomine, et teha kindlaks seireandmeid ning hinnata ja arvestada väljamaksetelt tagasisaadavaid summasid;
• vahehindamise korraldamine;
• pakkumis- ja ettepanekukonkursside korraldamine;
• tagamine, et juhtimises osalevad asutused kasutaksid eraldi raamatupidamissüsteemi või asjakohaseid raamatupidamiseeskirju;
• rahastatava tegevuse õigsuse tagamine ning sisekontrolli süsteemi loomine;
• ühenduse poliitikatega kokkusobivuse tagamine;
• aasta rakendusaruande koostamine komisjoni jaoks;
• määruse 1260/1999 artiklis 46 ja määruses 1159/2000 nimetatud teabe- ja avalikustamiskohustuste täitmise tagamine.

3. KA määrab ühe või mitu isikut, kes vastutavad teabe ja avalikustamise eest, ning teatab määratud isikute nimed Euroopa Komisjonile. KA ja MA toetamiseks võtavad liikmesriikide pädevad riigi, piirkonna või kohalikud asutused asjakohaseid haldusmeetmeid, et tagada komisjoni määrusel (EÜ) nr 1159/2000 põhineva korra tõhus rakendamine ja koostöö Euroopa Komisjoniga.

4. Komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 artikli 2 kohaselt toetuvad KA ja MA asjaomaste riigiasutuste haldusabile, et tagada §-s 5 sätestatud juhtimis- ja kontrollisüsteemide kaudu liikmesriigis projekti partneritele eraldatud Euroopa Regionaalarengu Fondi (ERDF) vahendite usaldusväärne finantsjuhtimine.

5. Komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 artikli 9 lõigete 3 ja 4 kohaselt peab KA hoidma MA-d kursis KA toimingutega ning deklareeritud kulude õigsusega, et tagada kehtivate eeskirjade järgimine ja jätta kontrollijälg, et enne kuluaruande esitamist Euroopa Komisjonile saaks alati arvesse võtta kontrollisüsteemi ja kontrollijälje piisavust.

6. KA esitab SK-le aastaaruanded tehnilise abi eelarve kasutamise kohta. Kui ÜAP rakendusaja lõppedes ilmneb aruandest, et liikmesriigid on sisse maksnud rohkem vahendeid kui on tegelikult kasutatud, tagastab MA nende summade vahe.

7. US abistab KA-d ja SK-d nende ülesannete täitmisel. Ülesannete delegeerimise üksikasjad on sätestatud ÜAP punktis 5.2.2 ning sellega seotud PT-s. URBACT-i sekretariaadi juhatajal ja tema meeskonnal on kahesugune roll: ühelt poolt programmi haldamine, teiselt poolt toimingute käivitamine ja seire. Teise rolli jaoks püüavad nad kasutada mitme rahvuse esindajaid, keda abistab väike arv Euroopa eksperte, kes täidavad ÜAP punktis 3.2.2 sätestatud koordinatsiooniülesandeid.

8. URBACT-is osalevad liikmesriigid on määranud Hoiukassa ( Caisse des Dépôts et Consignations, 56 rue de Lille 75007 PARIS) programmi makseasutuseks määruse nr 1260/99 artikli 32 ning määruse nr 438/2001 artikli 9 kohaselt.

ÜAP punkti 5.3 kohaselt kuulub MA vastutusalasse:
• maksenõuete kinnitamine ja esitamine komisjonile;
• komisjonilt laekuvate maksete ja liikmesriikide sissemaksete vastuvõtmine;
• programmijärgsete väljamaksete tegemine toetuse saajatele;
• programmi finantskontrolli tagamine;
• programmi raha haldamine;
• kontrollimine enne raha väljamaksmist, et §-s 5 sätestatud reegleid on täpselt järgitud.

§ 3. Rahaeraldused ja finantsvastutus

1. Liikmesriigid määravad KA ja MA nii riigi eelsissemaksete kui ka EL-i rahastamise haldajaks oma nime all ja liikmesriikide eest. Need sissemaksed tehakse eurodes (€) kahele Hoiukassa kui makseasutuse raamatupidamiskontole, esimene ERDF-i rahastamiseks ja teine riigi sissemakseks, ning MA haldab neid eraldi kui usaldusvahendeid. KA ja MA kannavad üldist vastutust nimetatud usaldusvahendite eest, mis on kantud nimetatud usalduskontodele. Riikide kaasfinantseeringu pealt teenitud intresse tuleb kasutada SK otsuste kohaselt samadel alustel, mis kehtivad ERDF-i vahendite eraldamise kohta.

2. Liikmesriigid kannavad oma aastase eelsissemakse üle igal aastal enne 31. juulit, lähtudes PT sätetest ja SK-ga kooskõlastatud finantsplaanist. Liikmesriigid võivad soovi korral esimese maksega üle kanda riigi kogu eelsissemakse summa.

3.    ÜAP-s ja kokkuleppes nimetatud ülesannete täitmise käigus KA-l ja MA-l tekkivad kulud kaetakse järgmistest vahenditest:
– III prioriteet – tehniline abi komisjoni määruse (EÜ) nr 1685/2000 (mida on muudetud määrusega (EÜ) nr 448/2004, 10. märts 2004) eeskirja 11 ning ÜAP punkti 3.3 kohaselt, samuti
– II prioriteet – summa määratakse SK otsusega – ettenähtud programmi rakendamiseks ÜAP kohaselt.

4. Juhtpartner (JP) / toetuse saaja vastutab projektile kulutatud nende ERDF-i vahendite eest, mis on URBACT-i põhjal eraldatud asjaomasele JP-le / toetuse saajale.

5. Samas kannab iga liikmesriik täiendavat vastutust oma riigis asuvate projekti partnerite eest.

§ 4. Toetuslepingud ja maksed toetusesaajatele

1. Otsuse olemasolevate EL-i struktuurifondide kasutamise kohta langetab SK. SK otsuse põhjal sõlmib KA oma nime all JP-ga / toetuse saajaga toetuslepingu. Projektide usaldusväärse ja tõhusa teostuse tagamiseks võib toetuslepingu sõlmida üksnes pärast seda, kui KA on kätte saanud andmed projekti iga partneri rahaliste ja juriidiliste kohustuste kohta, mis on kajastatud partnerluskokkuleppes (ühiskonventsioonis), kaasa arvatud nende kontrollikohustus.

2. Esimene makse juhtpartnerile tehakse pärast seda, kui liikmesriigid on kinnitanud, et iga projektis osaleva partneri jaoks on loodud asjakohane kontrollisüsteem.

3. Kui KA leiab, et neid nõudeid ei ole täidetud, teatab ta sellest kohe liikmesriigile, kus asjaomane projekti partner asub. Kui probleem püsib, teatab KA sellest SK-le, kes otsustab edasise tegevuse.

4. ERDF-i toetus antakse JP-le / toetuse saajale eranditult üksnes projekti teostamiseks, nii nagu seda on kirjeldatud SK heakskiidetud taotluses, mis on toetuslepingu lahutamatu osa.

5. Toetuslepingu summad näidatakse eurodes (€).

6. Nõukogu määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 32 lõike 1 kohaselt tagab MA, et toetuse saajad saavad struktuurifondide toetuse väljamaksed kätte võimalikult kiiresti ja täies mahus kooskõlas direktiiviga 2000/35/EÜ hilinenud maksmisega võitlemise kohta äriühingute puhul. Väljamaksetelt ei tehta mingit muud mahaarvamist, kinnipidamist ega maksta lisatasusid, mis vähendaksid väljamakse summat.

7. Toetuse lõppmakse (5% toetuslepingu järgi eraldamisele kuuluvast summast) võib JP-le / toetuse saajale teha siis, kui protsess on jõudnud oma tegeliku lõpetamiseni, nagu seda on kirjeldatud nõukogu määruse nr 1260/1999 artiklis 32 (3) ja (4). MA võib teha väljamakseid vaid juhul, kui JP / toetuse saaja esitab tõendeid projekti eduka rakendamise kohta toetuslepingus kajastatud kinnitatud tegevuskava põhjal, esitades väljamaksetaotlused, millel on näha kinnitatud ja kontrollitud maksekviitungid või samaväärse õigusjõuga raamatupidamisdokumendid. Eduaruanded koosnevad tegevusaruandest ja finantsaruandest koos tabeliga, kus on näidatud aruandlusperiood ja sellele vastavad kulutused iga eelarverea kohta. Finantsaruandele kirjutab alla  tehingutega seotud tegevusest sõltumatu audiitor, kes kinnitab ka väljamaksetaotluse.

8. Väljamaksed tehakse eurodes (€) JP / toetuse saaja projektitaotluses märgitud pangakontole. Nende liikmesriikide puhul, mis kasutavad oma valuutat, kannab kursiriski JP / toetuse saaja.

§ 5. PROJEKTI TASAND. Juhtimis- ja kontrollisüsteem («esmatasandi kontroll»)

1. Nõukogu määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 34 lõike 1 kohaselt vastutab KA eeskätt toetatava tegevuse nõuetekohasuse eest, sealhulgas kontrollides enne JP-le / toetuse saajale väljamaksete tegemist, kas rahaeralduse tingimused on täidetud nii, nagu on sätestatud toetuslepingutes, ning kas deklareeritud summad on abikõlblikud.

2. Komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 artiklite 2 ja 19 kohaselt esitavad liikmesriigid KA-le juhtimis- ja kontrollisüsteemi üksikasjaliku kirjelduse.

3. Kontrollisüsteem

URBACT-i esmatasandi kontrolliks kasutatakse liikmesriikides URBAN II jaoks loodud kontrollisüsteeme, mida võib laiendada kohalikele asutustele, mis on osalenud programmis URBAN I või Urbani katseprojektides. Liikmesriigid esitavad korraldusasutusele esmatasandi kontrolli kohta adekvaatset teavet. Esmatasandi kontroll hõlmab juhtimis- ja kontrollisüsteemide kohaselt kaasfinantseeritud kaupade ja teenuste valmimise, deklareeritud kulude õigsuse ning riigi ja ühenduse eeskirjadele vastavuse kontrollimist (määrus (EÜ) nr 1260/1999, artikkel 4).

Liikmesriigid esitavad kõigile programmi partneritele esmatasandi kontrolli kohta adekvaatset teavet.

Kui esmatasandi kontrolli käigus avastatakse eeskirjade rikkumist, on liikmesriigi ülesandeks rikkumine kõrvaldada ning kohandada süsteemi koostöös korraldusasutusega.

4. Kontrollijälg ja arhiveerimine

KA peab veenduma, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid tagavad nõukogu määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 38 lõike 6 ja komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 esimese lisa kohaselt nende dokumentide hoidmise, mis on seotud hüvitatava kuluga ja toetuse väljamaksetega ning mis on vajalikud kontrollijälje jätmiseks. Samuti peab KA veenduma, et peetakse arvestust kontrollitavaid dokumente säilitavate asutuste ja nende asukoha kohta ning et dokumendid esitatakse kontrollimiseks isikutele ja asutustele, keda on nimetatud komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 artikli 7 lõike 3 punktis c. Üldjuhul on dokumentide kontrollivalmis hoidmine toetuslepingu kohaselt JP / toetuse saaja kohustus. Kogu programmi kõigi tasandite kontrollijälge tuleb säilitada komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 esimese lisa kohaselt.

5. Kulutõendid

Sõltumatud audiitorid, kelle liikmesriigid valivad esmatasandi kontrollijaks, esitavad juhtpartnerile / toetuse saajale ja teistele projekti partneritele kulutõendid.

Sõltuvalt riigi eeskirjadest väljastavad kulutõendeid kas riigiasutused või erasektori raamatupidajad. KA nõuab, et iga liikmesriigi üks riigiasutus kinnitaks KA juures audiitori, kes on nimetatud esmatasandi kontrollijaks. Liikmesriik vastutab selle eest, et tõendeid andval isikul, institutsioonil või osakonnal on selleks vajalikud volitused ning et nad ei ole seotud projekti rakendamisega. Kinnitus on eeldus esimese väljamakse tegemiseks JP-le / toetuse saajale.

6. Usaldusväärse juhtimise kinnitus

Komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 artikli 7 lõike 3 kohaselt peab KA veenduma, et liikmesriikides on loodud esmatasandi kontrollisüsteemid ning et on antud nõuetekohased volitused. Kui KA, mis vastutab ÜAP juhtimise ja rakendamise tõhususe ja õigsuse eest, kahtleb riigi esmatasandi kontrollisüsteemis, pöördub ta asjaomase liikmesriigi poole, et probleemidele tähelepanu juhtida ja neid arutada.

7. KA tagab US-i abiga, et enne mistahes maksenõudega nõustumist lahendatakse kõik esilekerkinud probleemid. Maksenõudega ei nõustuta ja väljamakseid JP-le / toetuse saajale ei tehta enne, kui on esitatud täielik ja rahuldav teave.

§ 6. Süsteemi korraldus ning tegevuse ja tähtaegadest kinnipidamise pisteline kontroll («teise tasandi kontroll»)

1. Komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 IV peatükil kohaselt peavad liikmesriigid korraldama tegevuse pistelist kontrolli, et kontrollida kasutatavate juhtimis- ja kontrollisüsteemide tõhusust ning eri tasandite kuludeklaratsioone.

2. Iga liikmesriik määrab FKG liikmeks ühe asutuse. FKG vastutab teise tasandi kontrolli ühise koordineerimise eest. FKG lepib kokku, kellele kontrolli ülesanne anda, arvestades sealjuures asjakohaseid riigisiseseid õigusakte, ja kuidas kontrolli teostada, ning juhendab seda komisjoni auditi käsiraamatus kajastatud asjakohastest kontrollimeetoditest lähtudes. Määratud kontrolliasutused teevad tegevuse pistelist kontrolli, kasutades selleks FKG-s kokkulepitud kontrollinimekirja.

3. KA nimel korraldab US kohtumisi FKG-ga. Vajaliku teabe, eeskätt väljamaksete, kontaktisikute tegevuse ja aadresside kohta esitab US.

4. Komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 IV peatüki kohaselt hõlmab tegevuse pisteline kontroll vähemalt 5% abikõlblikest kogukuludest ning seda tehakse korrapäraselt kogu programmi rakendusaja jooksul.

5. Kontrollitav tegevus valitakse komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 artikli 10 lõigete 2 ja 3 kohaselt.

Pistelise kontrolli aruanded saadetakse FKG-le, korraldusasutusele ja makseasutusele. Kui aruandes on mõni vastuoluline punkt, võib FKG küsida riigi määratud asutuselt lisateavet ja lahendada vastuolu.

Pistelise kontrolli aruanded koondatakse ühte aastaaruandesse, mille koostavad määratud kontrolliasutused. Kui FKG on aruande vastu võtnud, saadab ta selle KA-le ja CICC-le iga aasta 30. maiks, et KA saaks täita oma § 6 lõike 8 järgseid kohustusi.

6. Kontrolli käigus tehakse kindlaks, kas esilekerkinud probleemid on püsivad. Kui see on nii, peab FKG tegema ettepanekud juhtimis- ja kontrollisüsteemi finantskorrigeerimiseks või muutmiseks nõukogu määruse (EÜ) nr 1260/1999 artiklis 39 ettenähtud komisjoni juhendi kohaselt, mis käsitleb finantskorrektsiooni.

7. KA esitab US-i abiga korrapäraselt SK-le aruandeid tegevuse pistelise kontrolli tulemuste kohta. KA esitab need aruanded MA-le, kes eeskirjade rikkumise arvesse võtab.

8. KA edastab FKG-lt saadud ning § 6 lõikes 5 sätestatud aruande Euroopa Komisjonile iga aasta 30. juuniks komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 artikli 13 kohaselt.

§ 7. Maksenõuded Euroopa Liidule

1. Nõukogu määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 32 lõike 7 kohaselt saadab MA (ÜAP 6.2) Euroopa Komisjonile hiljemalt iga aasta 30. aprilliks ajakohastatud prognoosi käesoleva aasta väljamaksetaotluste kohta ja järgmise aasta prognoosi. Prognoosid koostab US.

2. Komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 artikli 9 lõike 1 ning nõukogu määruse nr 1260/1999 artikli 32 lõike 6 kohaselt annab MA välja selle määruse artikli 32 lõigetes 3 ja 4 nimetatud õiendeid ja tõendeid. Nendes artiklites osutatud kulude vahe- ja lõppandmete tõendi koostab MA komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 II lisas ettenähtud vormis. Komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 artikli 9 lõike 1 kohaselt on MA oma tegevuses sõltumatu kõigist nõudeid kinnitavatest asutustest. MA kehtestab menetluse projekti kuludeklaratsiooni iga kontrolli jaoks ning määratleb oma õiguse esitada täiendavaid päringuid.

§ 8. Aruandluskohustus ja kontrolliõigus

1. ÜAP punkti 6.3 kohaselt esitab KA aasta rakendusaruande SK-le heakskiitmiseks. Nõukogu määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 37 lõike 1 kohaselt saadetakse heakskiidetud aruanne Euroopa Komisjonile järgmise aasta 30. juuniks.

2. Iga-aastasel revisjonikoosolekul Euroopa Komisjoniga osalevad KA ja US ning soovi korral ka teised SK liikmed. Kui Euroopa Komisjon esitab nõukogu määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 34 lõike 2 kohaselt märkusi või kohandamissoovitusi seire- ja juhtimissüsteemi parandamiseks, kooskõlastatakse need esmalt SK-ga ning seejärel rakendab need KA. Märkused ja soovitused edastatakse CICC-le, kelle ülesandeks on programmi lõpetamine.

§ 9. Eeskirjade rikkumine ja finantsvastutus

1. Kui eeskirjade rikkumine avastatakse esmatasandi kontrolli käigus, peavad asjakohased juhtimis- ja kontrollisüsteemid tagama, et vajalikud parandused tehakse enne kulude kinnitamist. Kui paranduste tegemine on raskendatud või kui parandused põhjustavad projekti rakendamises viivitusi ja kohustuse teatada nendest Euroopa asutustele, tuleb sellest kohe teatada KA-le, MA-le ja asjaomasele JP-le / toetuse saajale.

2. Kui esmatasandi kontrolli käigus selguvad faktid, mis nõuavad juba tehtud ERDF vahetoetuste väljamaksete ja riigi sissemaksete ümberarvutamist või juba täielikult arvestatud ja välja makstud ERDF-i ja riigi sissemaksete tagastamist, tuleb sellest kohe teatada KA-le, MA-le ja asjaomasele JP-le / toetuse saajale.

3. Kui KA või MA avastab igapäevase juhtimise käigus reeglite rikkumise, kui KA-le või MA-le teatatakse reeglite rikkumisest või kui rikutakse lepingut või selle aluseks olevaid sätteid, peab KA, konsulteerides SK-ga ja/või asjaomase liikmesriigiga, nõudma toetuse täielikku või osalist tagasimaksmist. Tagasimaksmisele kuuluva summa võib maha arvestada järgmisest JP-le / toetuse saajale tehtavast väljamaksest või peatada allesjäänud maksete tegemine. Toetuse tagasinõuetest laekunud summad kantakse URBACT-i programmi usalduskontodele. SK ja/või asjaomane liikmesriik toetab KA-d edasises ERDF-i vahendite ja/või riigi osamakse tagasinõudmises asjaomaselt projekti partnerilt.

4. Kui KA ei suuda põhjendamatult väljamakstud vahendeid JP-lt / toetuse saajalt nimetatud abinõusid kasutades tagasi saada, peab ta viivitamata teatama sellest SK-le, et arutada sobivaid menetlusi. Vajaduse korral peab KA, konsulteerides SK-ga, kasutama oma õigust lõpetada toetusleping ja/või algatada kohtuvaidlus.

5. Kui KA ei suuda põhjendamatult väljamakstud vahendeid JP-lt / toetuse saajalt tagasi saada, hüvitab iga liikmesriik oma territooriumil asuvate projekti partnerite toimepandud eeskirjade rikkumisest tingitud finantstagajärjed (lisavastutus), välistamata sealjuures määruse nr 1681/94 artikli 5.2 rakendamise võimalust.

6. Kui KA või MA on kohustatud tasuma lõigetes 2 kuni 5 sätestatud tagasinõude õiguse rakendamise käigus tekkinud juriidilise nõustamise või kohtukulude eest, siis peab need kulud KA-le või MA-le hüvitama asjaomane liikmesriik, kui nende kohta ei kehti kokkuleppe § 3 lõike 3 kulude hüvitamise säte.

7. Süstemaatilise eeskirjade rikkumise korral hüvitavad liikmesriigid ühiselt finantstagajärjed, kusjuures iga liikmesriik vastutab proportsionaalselt sellise osa eest, mis vastab nende eelsissemaksele, Euroopa Komisjoni määruse (EÜ) nr 448/2001 kohaselt.

8. Kui eeskirjade rikkumise eest vastutab KA, annab Euroopa Komisjonile sellest aru Prantsuse Vabariik.

9. Pärast summade sissenõudmist arvestab MA eeskirjade rikkumise tõttu tagasisaadud summad koos makseviivituse korral laekunud intressidega tagasi, lahutades nimetatud summad oma järgmisest kuluaruandest ja Euroopa Komisjonile esitatavast maksenõudest, või kui laekunud summa on suurem, teeb ühendusele tagasimakse.

10. Liikmesriik täidab eeskirjade oma territooriumil rikkumise kohta ankeedi ja saadab selle KA-le. KA lisab sellele muud avastatud eeskirjade rikkumised ning teatab nendest asjaomasele liikmesriigile. Komisjoni 11. juuli 1994. a määruse (EÜ) nr 1681/94  (EÜT L 178, 12.7.1994, lk 43) kohaselt, kohustub KA koguma eeskirjade rikkumise ankeedid ja esitama need CICC-i kaudu Euroopa Komisjonile ja Euroopa Pettustevastasele Ametile (OLAF).

§ 10. Programmi lõpetamise deklaratsioon

Euroopa Komisjoni määruse (EÜ) nr 438/2001 V peatüki kohaselt kehtestab FKG koostöös lõpetava asutusega sobivad meetodid ja menetluse programmi lõpetamiseks vajaliku teabe kogumiseks. Deklaratsiooni annab välja Commission Interministérielle de Coordination des Contrôles (CICC), mille ülesandeks on struktuurifondide kontroll ja haldamine Prantsusmaal, võttes arvesse osalevate liikmesriikide kohustusi nõukogu määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 38 kohaselt.

§ 11. Lõppsätted

1. Kokkuleppe kohta kehtivad Prantsuse Vabariigi seadused. Kokkuleppes käsitlemata erimeelsuste korral lepivad partnerid kokku sõbralikus ja kõigile sobivas lahenduses. Kui partneritel ei õnnestu seda teha, lahendatakse kokkuleppe üle peetavad vaidlused Pariisi esimese astme kohtus.

2. Kui mõni kokkuleppe sätetest muutub täielikult või osaliselt tühiseks, ei mõjuta see ülejäänud sätete kehtivust. Kokkuleppe pooled kohustuvad võtma meetmeid, et asendada tühine säte kehtiva sättega, mis oleks võimalikult sarnane tühise sätte eesmärgiga.

3. Kokkuleppe muudatused, kaasa arvatud kirjalikust vormist loobumine, nõuavad kirjalikku heakskiitu.

4. KA, MA, US ja liikmesriigid peavad kirjavahetust prantsuse ja inglise keeles.

5. Ühenduse algatusprogrammi URBACT rakenduskokkuleppele kirjutavad alla osalevate liikmesriikide esindajad ning Prantsuse Linnapoliitika Ministeeriumidevaheline Amet kui korraldusasutus. Kokkulepe jõustub viimase allkirja andmise kuupäeval ning see kehtib kogu ÜAP rakendusaja vältel, mis hõlmab ka määruse 1260/1999 artiklis 37 nimetatud lõpparuande koostamist ja kogu programmi lõpetamist.

§ 12. Eelsissemakse

1. Sissemakse kogusumma on 0 eurot. Nimetatud sissemakse tasutakse järgmise graafiku alusel:
Summa:   0   Juuli 2004
Summa:   0   Juuli 2005
Summa:   0   Juuli 2006

Hoiukassale: Caisse des Dépôts et Consignations; 56, Rue de Lille, F-75356 Paris Cedex 07 SP

Konto omanik: FONDS PROGRAMME URBACT; BRM4 PIECE A 605; 15 Quai Anatole France; 75700 Paris SP 07

Konto nr 0000278697 F «URBACT Contreparties Nationales», RIB Key No. 23, Bank No. 40031, Agency No. 00001, IBAN No. FR95 4003 1000 0100 0027 8697 F23, S.W.I.F.T. No. CDCG FR PP.

Sissemakse tähistatakse samade indeksite ja viitekuupäevadega nagu ühenduse sissemakse.

§ 13. Riigiasutused

• Riigiasutused, mis abistavad KA-d ja MA-d nende töös ning kellele saadetakse KA päringud ja aruanded on:

Eesti Vabariik,
keda esindab Siseministeerium
(liikmesriigi esindamise õigust omava asutuse nimi)

Koht, kuupäev: Tallinn, 20.04.2005

Allkiri: __________

Pikk 61, 15065 Tallinn
Aadress

• Liikmesriigi asutus, kellele on tehtud ülesandeks teise tasandi kontrolli korraldamine (FKG liikmed).

Eesti Vabariik,
keda esindab Siseministeerium
(liikmesriigi esindamise õigust omava asutuse nimi)

Koht, kuupäev: Tallinn, 20.04.2005

Allkiri: ___________

Pikk 61, 15065 Tallinn
Aadress

Korraldusasutus

Linnapoliitika Ministeeriumidevaheline Amet

Délégation Interministérielle à la Ville; 194, avenue du Président Wilson 93217; Saint Denis la Plaine cedex; keda on volitatud esindama Pr. Claude BREVAN

Allkiri: __________

Koht, kuupäev: Saint Denis la Plaine, 29.06.2005

Makseasutus

Hoiukassa: Caisse de Dépôts et Consignations, riigile kuuluv õigusliku eristaatusega asutus Direction Bancaire; 15, Quai Anatole France 7500 Paris; keda esindab direktor Hr. Pierre DUCRET

Allkiri: __________

Koht, kuupäev: Pariis, 19.05.2005

I lisa

EELSISSEMAKSED (EURODES) 2003–2006

Riik	Sissemakse
Prantsusmaa	980383 100% rahaline
Austria	21465
Belgia	38522
Taani	6995
Soome	12745
Saksamaa	255570
Kreeka	67558
Iirimaa	25203
Itaalia	240333
Portugal	67270
Hispaania	344593
Rootsi	9870
Holland	50597
Suurbritannia	238896
Kokku	2360000

II lisa

URBAN-I PROGRAMMIDE PÕHJAL KREDIIDI JAOTAMINE

Riik	Jaotatav osa (miljonit)
Prantsusmaa	183,0
Austria	22,4
Belgia	40,2
Taani	7,3
Soome	13,3
Saksamaa	266,7
Kreeka	70,5
Iirimaa	26,3
Itaalia	250,8
Luksemburg	0,4
Portugal	70,2
Hispaania	359,6
Rootsi	10,3
Holland	52,8
Suurbritannia	249,3
Kokku	1623,1

AGREEMENT BETWEEN THE REPUBLIC OF ESTONIA AND THE FRENCH REPUBLIC REPRESENTED BY THE DÉLÉGATION INTERMINISTÉRIELLE À LA VILLE, ACTING AS MANAGING AUTHORITY AND “LA CAISSE DES DÉPÔTS ET CONSIGNATIONS”, PAYING AUTHORITY ON THE IMPLEMENTATION OF THE COMMUNITY INITIATIVE PROGRAMME “URBACT”

In accordance with

the EU regulations laying down provisions on the Structural Funds, in particular Council Regulations (EC) No. 1260/1999 Regulations (EC) No. 1783/ 1999 of the European Parliament and of the Council of 12 July 1999, Commission Regulations (EC) No. 1681/94 of 11 July 1994, No. 643/2000 of 28 March 2000, No. 1159/2000 of 30 May 2000, No. 438/2001 (especially Article 19) and No. 448/2001 of 2 March 2001, Commission Regulation (EC) No. 1685/2000 of 28 July 2000 amended by Commission Regulation (EC) No. 448/2004 of 10 March 2004, the Communication from the Commission to the Member States of 28 April 2000 laying down guidelines for the URBAN II Community Initiative, hereinafter referred to as URBAN guidelines.

the EU-Member States,

the Kingdom of Belgium (represented by the federal and regional competent authorities), the Republic of France, the Federal Republic of Germany, the Republic of Greece, the Republic of Ireland, the Kingdom of the Netherlands, the Kingdom of Denmark, the Kingdom of Spain, the Republic of Italy, the Republic of Austria, the Republic of Portugal, the Republic of Finland, the Kingdom of Sweden, the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland,

have agreed on the Community Initiative Programme “URBACT” (CCI: 2002 EU 16 0 P C001), hereinafter referred to as “CIP”, approved by the European Commission on 20 December 2002 (Decision C(2002) No. 4626).

The URBACT programme is in priority directed at the cities having benefited from the URBAN I, II and UPP programmes. It aims at developing trans- national experiences of exchange between the actors, cities and partners of the programmes URBAN I, II, and Urban Pilot Projects. It aims also at accumulating the experience obtained, by drawing the lessons from the results which may have been observed.

In accordance with the Conventions agreed between the French Ministry for Urban Policy, in their capacity as Managing Authority (MA) and ‘la Caisse des Dépôts et Consignations’ in their capacity as Paying Authority (PA)

Preamble

Having regard to the necessity of laying down the rights and duties of the French Ministry for Urban Policy acting as Managing Authority and the “Caisse de Dépôts et Consignations” as Paying Authority of the CIP and the EU-Member States as well as regulating financial responsibilities, financial flows and financial control, the aforementioned Member States and the French Ministry for Urban Policy as Managing Authority and the “Caisse de Dépôts et Consignations” as Paying Authority have decided to sign an agreement on the joint implementation of the URBACT Programme, defining a joint implementation structure which consists of the Monitoring Committee (MC), the Managing Authority (MA), the Paying Authority (PA), the URBACT Secretariat (US), the Financial Control Group (FCG).

§ 1. Institutional Structure

1. The Member States designate, in compliance with the CIP, the French Ministry for Urban Policy to act as Managing Authority (MA ) within the meaning of Articles 9 (n) and 34 of Council Regulation (EC) No. 1260/1999 Commission Regulation 438/2001 and 448/2001 of 2 March 2001 and in accordance with point 18 of the European Commission communication to Member States of 28th April 2000 laying down the guidelines for an URBAN II Community Initiative Programme, and the “Caisse de Dépôts et Consignations” to act as Paying Authority (PA) within the meaning of Articles 9 (o) and 32 of the afore-mentioned Council Regulation. On an operative level the PA is responsible for the execution of payments.

2. The MA and the PA carry out the tasks appointed in compliance with the regulations that apply to the Structural Funds, the rules of the CIP, the Programme Complement (hereinafter referred to as “PC”) and this agreement.

3. Without prejudice to these provisions the MA and the PA, will, in the implementation of their tasks, act in full accordance with French institutional, legal and financial provisions.

4. For the administrative implementation of the programme the MA sets up the URBACT Secretariat (US) according to the stipulations of the CIP. The tasks are listed in the CIP section 5.2.2 and comprise technical management functions and operative functions for programme implementation. The US will be based in Paris.

5. The Monitoring Committee (MC) will, on behalf of the Member States, be responsible for supervising and monitoring the implementation of the programme according to Article 35 of Council Regulation (EC) No. 1260/1999 and the CIP section 5.1.

6. The Monitorin g Committee (MC) may organise Working Groups ( WG) for particular themes and for a limited duration bringing together elected representatives, field practitioners, experts and academics.

7. According to Article 19, in Chapter VII Commission Regulation (EC) No. 438/2001 the Financial Control Group (FCG) shall be established in order to undertake the joint organization of 2nd level control as foreseen in Chapter IV of Commission Regulation (EC) No. 438/2001.8.The FCG is composed of representatives of the financial control authorities of the Member States.

8. The FCG is composed of representatives of the financial control authorities of the Member States.

9. The Commission Interministerielle de Coordination des Contrôles (CICC), the organisation responsible for management and control of structural funds in France is designated to issue declarations on winding-up of the assistance under Article 38(1) (f) of Council Regulation (EC) No 1260/1999 and Article 15 of Commission Regulation (EC) No 438/2001.

§ 2. Rights and Duties of the MA, the PA and the US

The Member States taking part in URBACT have designated the Ministry for Urban Policy (194, avenue du Président Wilson 93217 Saint Denis la Plaine CEDEX) as Managing Authority on their behalf, pursuant to article 34 of the Regulation No. 1260/99

2. The MA is responsible for the efficiency and correctness of management and the implementation of the programme. As set out in the CIP section 5.2.1. The MA shall be responsible in particular to:
• Representing the programme in its relations with the Commission and with the partners
• Ensuring the co-ordination; conduct and consistency of the programme
• Adapting the programme complement at the request of the monitoring committee
• Setting up a system to gather reliable financial and statistical information for the establishment of monitoring indicators and for the evaluation including an account of the amounts recoverable from payments
• Organising the mid-term evaluation
• Organising the calls for tenders and the calls for proposals
• Ensuring that those bodies taking part in the management maintain either a separate accounting system, or an adequate accounting code for all transactions relating to the assistance
• Ensuring the correctness of operations financed and putting in place an internal audit system
• Ensuring compliance with Community policies
• Preparing the annual implementation report for the Commission
• Ensuring compliance with obligations as regards information and publicity referred to in article 46 of the Regulation No. 1260/1999 and the Regulation No. 1159/2000.

3. The MA designates one or more persons to be responsible for information and publicity and informs the European Commission of those designated. To support the MA and the PA, the competent national, regional and local authorities of each Member State shall take all the appropriate administrative steps to ensure effective application of all arrangements that rest upon Commission Regulation (EC) No. 1159/2000 and to collaborate with the European Commission.

4. According to Article 2 of Commission Regulation (EC) No. 438/2001 the MA and the PA will rely on the administrative assistance of the corresponding national bodies to ensure that management and control systems as set out in § 5 secure sound financial management of the ERDF-funds allocated to project partners in the respective Member State.

5. According to Article 9(3) and 9(4) of Commission Regulation (EC) No. 438/2001 the MA shall ensure that the PA is kept informed of the procedures operated by the MA and the reality of expenditure claimed to ensure compliance with the applicable rules, and to maintain the audit trail, so that the sufficiency of the control systems and the audit trail can always be taken into account before a statement of expenditure is presented to the European Commission.

6. The MA presents yearly reports on the use of the Technical Assistance budget to the MC. In case it shows at the end of the implementing period of the CIP that the Member States have transferred more funds as ex-ante contribution than have actually been used the PA will refund the difference.

7. The US assists the MA and MC in the execution of their tasks. Details of the delegation of tasks are laid down in the CIP section 5.2.2. and its related PC. The head of the URBACT secretariat and his team will have a dual role: on the one hand, administration of the programme, on the other, launching and monitoring of actions. For the second role, they will try to use several nationalities and they will be assisted by a small number of European experts who will assure the co-ordination tasks laid down in 3.2.2 CIP.

8. The Member States taking part in URBACT have designated the “Caisse des Dépôts et Consignations” (56 rue de Lille 75007 PARIS) as Paying Authority pursuant to Article 32 of Regulation No. 1260/1999 and Article 9 of Regulation No. 438/2001.

As set out in the CIP section 5.3 the PA is responsible for:
• Certifying and submitting payment requests to the Commission
• Receiving payments from the Commission and contributions from the Member States
• Ensuring payments from the programme for final beneficiaries
• Ensuring the financial control of the programme
• Managing the money available to the programme
• Verifying that rules as set out in § 5 are carefully respected before paying out funds.

§ 3. Funding Appropriations and Financial Liability

1. The Member States appoint the MA and the PA to administer both the ex-ante national contributions and the EU-funding in its own name and for the account of the Member States. Payment of these contributions will be made in Euro (€) to two accounts in the book keeping records of the ‘Caisse des Dépôts et Consignations’ in their role as paying authority, the first one for the ERDF financing and the other one for the national contribution and have to be administrated separately as trust funds by the PA. The MA and PA shall bear overall responsibility for the above mentioned trust funds credited on the cited trust accounts. Any interest income earned on the national co-funding must be used on the operations in accordance with the decisions of the MC in the same way as it applies to the ERDF funding.

2. The Member States transfer their national ex-ante contribution each year before the 31st of July for the respective year on the basis of the PC provisions and the financial plan agreed by the MC. The Member States may also transfer their total national ex-ante contribution with the first payment if they so wish.

3. The expenses arising to the MA and the PA in fulfilling their tasks as stated in the CIP and in this agreement are covered by funds provided by
– Priority III – Technical Assistance according to Rule 11 of Commission Regulation (EC) No. 1685/2000 (amended by Regulation (EC) No. 448/2004 of 10 March 2004) and the provisions of the CIP section 3.3 as well as
– Priority II - the amount being subject to a decision of the MC – foreseen for the programme implementation as stated in the CIP section.

4. For project-related expenditure, liability will be borne by each Lead Partner (LP)/Final Beneficiary for the ERDF-contribution granted to the respective LP/Final Beneficiary within URBACT.

5. However, subsidiary liability will be borne by each Member State for the project partners on their national territory.

§ 4. Subsidy Contracts and Payments to Beneficiaries

1. The decision on the use of the available EU Structural Funds is effected by the MC. Based on the decision of the MC the MA concludes a subsidy agreement in its own name with the LP/Final Beneficiary of the operation. To ensure a sound and efficient implementation of projects the subsidy contract may only be concluded after the MA has received respective financial and legal responsibilities of each project partner outlined in a partnership-agreement (joint convention) including their control obligations.

2. The first payment to the Lead Partner will only be made when Member States confirm the establishment of the control systems appropriate for each partner in the project.

3. If the MA finds these requirements not being fulfilled, it shall immediately inform the respective Member State depending on which national territory the concerned project partner is located. If the problem persists the MA will inform the MC who can decide further actions.

4. The ERDF support will be granted to the LP/Final Beneficiary exclusively for the project as described in the application approved by the MC, which is an integral part of the subsidy contract.

5. The subsidy contract is concluded in Euro (€).

6. Pursuant to Article 32 (1) of Council Regulation (EC) No. 1260/1999 the PA ensures that LP/Final Beneficiaries receive payment of their contribution from the Structural Funds as quickly as possible and in full and in coherence with Directive 2000/35/EC on combating late payment in commercial transactions. No other deduction, retention or specific charges which would reduce the amount of the payment shall be made.

7. The final balance of the assistance (5% of the sum awarded according to the subsidy contract) can be paid out to the LP/Final Beneficiary when the process has reached its actual finalization as described in Article 32 (3) and (4) of Council Regulation (EC) No. 1260/1999. Payments may only be made by the PA if the LP/Final Beneficiary provides proof of progress of the project within the approved action plan outlined in the subsidy contract by presenting payment claims showing confirmed and audited receipted invoices or accounting documents of equivalent probative value. The progress reports consist of an activity report and a financial report, including a table indicating the reporting period and the corresponding expenditure relating to each budget line. The financial report has to be signed by an auditor independent from the operations’ activities, who will also certify the payment claim.

8. Funds will be disbursed in Euro (€) to the bank account named by the LP/Final Beneficiary in the project application. For those Member States who have retained their national currency, the exchange rate risk is borne by the LP/Final Beneficiary.

§ 5. PROJECT LEVEL Management and Control System (“1st Level Control”)

1. Pursuant to Article 34 (1) (f) of Council Regulation (EC) No. 1260/1999 the MA is in particular responsible for ensuring the correctness of operations financed under the assistance, which includes to verify if the conditions of grant approval as laid down in the subsidy contracts have been observed and if the amounts claimed are eligible before any payments are effected to LP/Final Beneficiary of the operations.

2. In accordance with Articles 2 and 19 of Commission Regulation (EC) No. 438/2001, the Member States will provide the MA with a detailed description of the management and control system set up.

3. The control system

First level controls for URBACT will use control systems set up by Member States for URBAN II, which they can extend to local authorities benefiting from URBAN I or the urban Pilot Projects. Member States will supply adequate information on First level controls to the managing authority. Within the framework of first level controls, the management and control systems envisage procedures to check delivery of co-financed goods and services, the reality of expenditure claimed and compliance with National and Community rules (Article 4, Regulation (EC) No. 1260/1999).

Member States will provide appropriate information on first level controls to all programme partners.

If the first level control uncovers irregularities, it falls to the Member State to correct them and adjust the system, in co-operation with the managing authority.

4. Audit trail and archiving

Furthermore the MA has to satisfy itself that management and control systems ensure that documents relevant to specific expenditure defrayed and payments made under the assistance and required for a sufficient audit trail are held in accordance with the requirements of Article 38 (6) of Council Regulation (EC) No. 1260/1999 and with Annex 1 to Commission Regulation (EC) No. 438/2001. The MA shall also satisfy itself, that a record is maintained of the body holding documents ready for further inspections and its location and that the documents are made available for inspection by the persons and bodies mentioned in Article 7 (3) (c) of Commission Regulation (EC) No. 438/2001. In the standard case and according to the subsidy contract the LP/Final Beneficiary has the liability of keeping the documents ready. A sufficient audit trail at all levels for the entire programme period is to be maintained according to Annex 1 of Commission Regulation (EC) No. 438/2001.

5. Expenditure certifications

The independent auditors selected by each Member State to carry out first level controls will provide “certifications of expenditure” for lead partner/ final beneficiary and for other project partners.

Depending on the specific national regulations, certifications of expenditure will be given either by public authorities/administration or private accountants. The MA will ask for one single public authority for each Member State to confirm the auditor nominated for carrying out the 1st level control vis-à-vis the MA . It is within the responsibility of the Member State to secure that the certification derives from a person/institution/department authorised to do so and independent from the project implementation. This confirmation will be a precondition for the first payment to a LP/Final Beneficiary.

6. Sound management confirmation

The MA will satisfy itself according to Article 7(3) of Commission Regulation (EC) No. 438/2001 that the 1st level control systems established and suitably authorised within each Member States. In case the MA bearing the responsibility for the efficiency and correctness of the management and the implementation of the CIP has doubts on the well functioning of the respective national 1st level control-system it will address itself to the Member State concerned in order to point out and discuss its worries.

7. The MA, supported by the US, ensures that all outstanding questions will be fully followed-up before any payment claim is accepted. No payment claims will be accepted and no payment will be transferred to a LP/Final Beneficiary of an operation until full and satisfactory information has been provided.

§ 6. Organisation of System and Sample Checks on Operation and Follow-up (“2nd Level Control”)

1. The Member States shall according to Chapter IV of Commission Regulation (EC) No. 438/2001 organise sample checks on operations to verify the effectiveness of the management and control systems in place and to verify expenditure declarations made at the various levels.

2. Each Member State shall appoint an authority as member of FCG. FCG is responsible for the joint co-ordination of the 2nd level control. The FCG will agree on whom to assign the task of carrying out the control function, without prejudice to the relevant national legislation, as well as on the approach to implementation and provide guidance to the process in line with the Commission’s Audit Manual, specific audit methods. The assigned control bodies will undertake the sample checks on the operations, by using the checklist mutually agreed within the FCG.

3. On behalf of the MA the US will organise meetings of the FCG. The necessary information, in particular on the payments, the operations’ contact persons and addresses will be provided by the US.

4. Sample checks on operations, at least 5% of the total eligible expenditure, according to Chapter IV of Commission Regulation (EC) No. 438/2001 will be carried out at even intervals, spread over the years of the programming period.

5. The selection of the sample of operations to be checked shall be done according to Article 10(2) and 10(3) of Commission Regulation (EC) No. 438/2001.

The reports on sample checks will be sent to the FCG, to the Managing Authority and to the Paying Authority. If a report identifies some controversial point the FCG can ask the related national appointed authority to provide further information and/or to resolve the disagreement.

The reports on sample checks will be consolidated in a single annual report, drafted by the assigned control bodies. The FCG, after having agreed upon this report, shall forward it to the MA and to the CICC by the 30 May each year in order to enable the MA to fulfil its obligations as set out in § 6(8).

6. The checks shall establish whether any problems encountered are of a systemic character. If so the FCG shall make proposals on financial corrections or amendments to the management and control system in general in line with the Commission’s guidelines concerning the procedure for the financial corrections foreseen by the Article 39 of Council Regulation (EC) No. 1260/1999.

7. The MA, supported by the US, will regularly report on the results of the sample checks on operations to the MC. The MA will provide these reports to the PA in order to take account of any irregularities.

8. The MA will forward the report received by the FCG as set out above in § 6(5) to the European Commission by 30 June each year, according to Article 13 of Commission Regulation (EC) No. 438/2001.

§ 7. Payment Claims to the EU

1. The PA (§ 6.2 CIP) shall send the updated forecasts of applications for payment for the current year and the forecast for the following year to the European Commission, no later than 30 April of each year as stated in Article 32 (7) Council Regulation (EC) No. 1260/1999. These forecasts shall be prepared by the US.

2. Pursuant to Article 9 (1) of Commission Regulation (EC) No. 438/2001 and Article 32(6) of Council Regulation (EC) No. 1260/1999 the PA issues the certificates and declarations referred to in Articles 32(3) and 32(4) of this Regulation. The certificates of statements of interim and final expenditure referred to in these Articles shall be drawn up in the form prescribed in Annex II of Commission Regulation (EC) No. 438/2001 by the PA. According to Article 9 (1) of Commission Regulation (EC) No. 438/2001 the PA is functionally independent of any services that approve claims. The PA will lay down the procedure for each checking of expenditure declaration of project and define its right to make further enquiries.

§ 8. Reporting Duties and Auditing Rights

1. As set out in the CIP section 6.3 the MA submits the annual implementation report to the MC for approval. The approved report is sent to the European Commission by 30 June of the following year pursuant to Article 37 (1) of Council Regulation (EC) No. 1260/1999.

2. Annual review meetings with the European Commission will be attended by the MA and the US, on an optional basis also by other members of the MC. Should the European Commission make comments or recommendations for adjustments in monitoring and management arrangements in compliance with Article 34 (2) of Council Regulation (EC) No. 1260/1999, these will be first agreed by the MC, then implemented by the MA. Comments and recommendations will be forward to the CICC tasked with the winding up on the Programme.

§ 9. Irregularities and Financial Liability

1. In case of irregularities discovered within the 1st level control, the respective management and control systems have to secure that – prior to certifying expenditures – any corrections required will be secured. If corrections cannot be made easily or if necessary corrections cause any delay in project implementation and/or any obligations for notification to European authorities, the MA and the PA as well as the respective LP/Final Beneficiary have to be informed immediately.

2. If 1st level control procedures establish facts which require either a re-calculation of already disbursed ERDF-interim and/or national contribution payments or a recovery of already fully accounted for and disbursed ERDF and/or national contribution payments, the MA and the PA as well as the respective LP/Final Beneficiary have to be informed immediately.

3. In case the MA or the PA discovers irregularities of any kind during the day-to-day-management of an operation or in case the MA or the PA should be notified of such irregularities as well as in case of breach of contract or infringement of provisions it is based on, the MA shall, in consultation with the MC and/or the respective Member State, demand repayment of subsidy in whole or in part. The repayment amount can be calculated against the next payment to the LP/Final Beneficiary or remaining payments can be suspended. Amounts received from the recourse of subsidy will be credited to the trust accounts of the URBACT programme. The MC and/or the Member State concerned will support the MA in further recovery of ERDF funds and/or national contribution against the project partner concerned.

4. In case the MA is not able to recover unjustified funding by above means from the LP/Final Beneficiary, it shall without delay inform the MC to discuss adequate proceedings. If necessary, the MA shall, in consultation with the MC, exercise its right for terminating the subsidy contract and/or for going into litigation.

5. In case the MA is not able to recover the unjustified funding from the LP/Final Beneficiary, each Member State bears the financial consequences of irregularities committed by the project partners located on its national territory (subsidiary liability) without prejudice to the possible application of Art. 5.2 Reg. No 1681/94.

6. Should expenses for legal advice or legal charges be unavoidable for the MA or the PA in the scope of a right of recourse as set out in para 2 to 5, then these – as far as they are not accounted for by the cost reimbursement pursuant to § 3 . 3 of this agreement – they have to be reimbursed to the MA or the PA by the respective Member States concerned.

7. In case of systematic irregularities the Member States will jointly bear the financial consequences, whereby each Member State shall be responsible in proportionally in line with their ex-ante contribution, according the European Commission Regulation (EC) No. 448/2001.

8. In case the MA is responsible for an irregularity, the liability vis-à-vis the European Commission is with the Republic of France.

9. After recovery, the PA repays the irregular payments recovered, together with interest received on account of late payment, by deducting the amounts concerned from its next statement of expenditure and request for payment to the European Commission, or if this is insufficient, by effecting a refund to the Community.

10. Each Member State fills in irregularities’ forms focused on their territory and sends them to the MA. The MA should add any additional detected irregularities and inform the Member States concerned. The MA undertakes the collection and transmission of these irregularities forms to the European Commission via the CICC, European Anti-Fraud Office (OLAF), in accordance with Commission Regulation (EC) No. 1681/94 of 11 July 1994 (OJ L 178, 12.7.1994, p. 43).

§ 10. Declaration of winding up of the Programme

The FCG in co-operation with the winding-up body will lay down adequate modalities and procedures for collecting all adequate information needed for the winding up of the programme, according to Chapter V of European Commission Regulation (EC) No. 438/2001, the declaration will be issued by the Commission Interministérielle de Coordination des Contrôles (CICC), the organisation tasked with the control and management systems and structural funds in France, taking into account the responsibility of all participating Member States according to Article 38 of Council Regulation (EC)No. 1260/1999.

§ 11. Final Regulations

1. This Agreement shall be governed in accordance with the laws of the Republic of France. In case of differences that are not ruled by this agreement, the parties agree to find an amicable and mutually acceptable solution. Should the Partners fail to do so, all disputes arising in connection with this agreement shall be settled by the competent jurisdiction in Paris in the first instance.

2. If any provision of this agreement should be or become wholly or partly ineffective, all other provisions remain valid. The parties to this agreement will undertake all necessary steps and actions to replace the ineffective provision by an effective provision which comes as close as possible to the purpose of the ineffective provision.

3. Amendments to this agreement, including the waiving of the written form, require written approval.

4. Written communication between the MA, PA, US and the Member States is carried out in French and English.

5. This agreement for the execution of the Community Initiative Programme “URBACT” shall be signed by representatives of all involved Member States and the French Ministry for Urban Policy acting as Managing Authority. It becomes effective on the date on which the last signature is given and shall apply for the duration of the implementation of the CIP including the preparation of the final report according to Article 37 of Regulation 1260/1999 and the winding-up of the whole programme.

§ 12. Ex-ante contribution

1. The total contribution amount to 0 euro. This contribution shall be paid within the following schedule:
Amount: 0     July 2004
Amount: 0     July 2005
Amount: 0     July 2006
to the Caisse des Dépôts et Consignations; 56, Rue de Lille, F-75356 Paris Cedex 07 SP;
Account holder: FONDS PROGRAMME URBACT, DBRM4 PIECE A 605; 15 QUAI ANATOLE FRANCE; 75700 PARIS SP 07
Account No. 0000278697 F “URBACT Contreparties Nationales”, RIB Key No. 23, Bank No. 40031, Agency No. 00001, IBAN No. FR95 4003 1000 0100 0027 8697 F23, S.W.I.F.T. No. CDCG FR PP

The contribution shall be indexed to the same rates and at the same dates of reference as the Community contribution.

§ 13. National Authorities

• National authorities providing assistance to the MA/PA and being the addressee for all enquires and reports of the MA:

Republic of Estonia
represented by Ministry of the Interior
(name of authority entitled to represent the Member State)

Place, Date: Tallinn, 20.04.2005

Signature: __________

Pikk 61, 15065 Tallinn
Address

• Respective authority of the Member State entrusted with the organisation of the 2nd level control (members of the FCG).

Republic of Estonia
represented by Ministry of the Interior
(name of authority entitled to represent the Member State)

Place, Date: Tallinn, 20.04.2005

Signature: __________

Pikk 61, 15065 Tallinn
Address

The Managing Authority,

Délégation Interministérielle à la Ville; 194, avenue du Président Wilson 93217 Saint Denis la Plaine cedex; Represented by the Delegated Ms. Claude BREVAN

Signature: __________

Place, Date: 29 June, 2005

The Paying Authority

Caisse de Dépôts et Consignations, public owned establishment with a special legal status; Direction Bancaire; 15, Quai Anatole France 7500 Paris; Represented by the Director Mr. Pierre DUCRET

Signature: ___________

Place, Date: Paris, le 19/05/2005

Annex I

EX-ANTE CONTRIBUTIONS (IN EUROS) 2003–2006

State	Contribution
France	980383 100% cash
Austria	21465
Belgium	38522
Denmark	6995
Finland	12745
Germany	255570
Greece	67558
Ireland	25203
Italy	240333
Portugal	67270
Spain	344593
Sweden	9870
Netherlands	50597
United Kingdom	238896
Total	2360000

Annex II

DISTRIBUTION OF CREDITS OBTAINED WITHIN THE FRAMEWORK OF PROGRAMS URBAN

State	Allocation (millions)
France	183,0
Austria	22,4
Belgium	40,2
Denmark	7,3
Finland	13,3
Germany	266,7
Greece	70,5
Ireland	26,3
Italy	250,8
Luxembourg	0,4
Portugal	70,2
Spain	359,6
Sweden	10,3
Netherlands	52,8
United Kingdom	249,3
Total	1623,1