Text size:

Response to Memoranda and Requests for Explanations Act

Issuer:Riigikogu
Type:act
In force from:01.07.2011
In force until:10.04.2014
Translation published:14.11.2013

§ 1.  Scope of application

 (1) This Act provides the procedure for responding to addresses presented by persons in so far as this is not regulated by another Act.

 (2) The Administrative Procedure Act applies to the administrative proceedings prescribed by this Act, unless otherwise provided for in this Act.

 (3) If the aim of an address is to apply for access to public information, the address shall be responded to pursuant to the procedure provided by the Public Information Act.

§ 2.  Definitions

 (1) For the purposes of this Act, an addressee shall mean a state authority, local government agency or an agency of another legal person in public law, or a body, official or employee of such authority or agency, or a member of a collegial body thereof. Members of the Riigikogu and local government councils are not addressees.

 (11) For the purposes of this Act, an addressee shall also mean a non-profit association, foundation, sole proprietor and company with regard to information concerning the use of funds allocated from the state or a local government budget.
[RT I 2007, 12, 66 - entry into force 01.01.2008]

 (2) For the purposes of this Act, a memorandum shall mean an address presented by a person whereby he or she:
 1) makes a proposal to the addressee for the organisation of the work of an agency or body or the development of an area;
 2) provides information to the addressee.

 (3) For the purposes of this Act, a request for explanation shall mean an address presented by a person whereby he or she:
 1) requests information from the addressee, for the provision of which the information possessed by the addressee needs to be analysed or synthesised or additional information needs to be collected;
 2) requests a legal explanation provided for in § 3 of this Act.

§ 3.  Provision of legal explanation

  Governmental authorities, rural municipality district and city district governments and rural municipality and city agencies shall provide explanations, free of charge, concerning legislation and drafts thereof prepared by such agencies and bodies, legislation which is the basis for the operation thereof, and their competence.

§ 4.  Receipt of persons for hearing oral addresses

 (1) The head of a governmental authority, a local government agency or an agency another legal person in public law shall organise the receipt of persons by a competent official or employee, or shall himself or herself receive persons during the hours which are designated for such purpose and communicated to the public. An agency shall determine reception hours with a duration of at least three hours per month.

 (2) Reception of a person may be denied or terminated if:
 1) the person is with restricted legal capacity and a guardian has been appointed to him or her by court and the representative of the person with restricted legal capacity does not participate in the reception;
 2) the person does not express his or her requests and the requests of the person cannot be determined by additional questions;
 3) the person is likely to harm himself or herself or other persons due to his or her aggressive behaviour.

 (3) A person who is denied reception or whose reception is terminated on the bases specified in subsection (2) of this section shall be informed of the possibility to address the agency in writing.

 (4) An official or employee who, in the process of receiving a person, finds that taking account of an opinion or proposal presented by the person, providing a response thereto or providing the information or explanation requested by the person is not within the competence of the agency shall inform the person thereof and indicate the agency or body competent to deal with the matter.

§ 5.  Response

 (1) An addressee has the obligation to respond.

 (2) If a memorandum or request for explanation is addressed to an official or employee of an agency or body, another competent official or employee of the same agency or body has the right to respond instead of him or her. If a memorandum or request for explanation is addressed to several officials, employees or members of a collegial body within the same agency or body, a joint response may be provided.

 (3) If the addressee finds that it is not within the competence thereof to consider any of the opinions or proposals presented in a memorandum or to respond to a memorandum or to provide the information or explanation requested by a request for explanation, the addressee shall forward, without undue delay but not later than within five working days after the date of registration of the memorandum or request for explanation, the memorandum or request for explanation to the agency or body competent to respond, and shall give the person notice thereof pursuant to the procedure provided for in subsection (8). Giving notice to the person is not necessary if a memorandum or request for explanation is forwarded to another official or employee of the same agency or body.

 (4) If the addressee finds that it is not within the competence thereof to consider some of the opinions or proposals presented in a memorandum, or to provide some of the information or explanations requested by a request for explanation, the addressee shall forward the memorandum or request for explanation pursuant to the procedure prescribed in subsection (3) of this section. The addressee shall set out, by means of a transmittal letter addressed to the competent agency or body, the issues contained in the memorandum or request for explanation to which the competent agency or body is expected to respond. The initial addressee shall provide a response to the issues contained in the memorandum or request for explanation which are not re-directed to another agency or body for response.

 (5) The agency or body who receives a memorandum or request for explanation may also forward it to an agency or body over which it exercises supervisory control unless such forwarding is contrary to a statement expressed in the memorandum or request for explanation. A memorandum or request for explanation shall be forwarded pursuant to the procedure provided for in subsection (3) of this section.

 (6) A memorandum or request for explanation shall not be forwarded for obtaining a response from a court pursuant to the Constitutional Review Court Procedure Act. In such case, the addressee shall inform the person of the procedure of having recourse to the courts.

 (7) Only one response shall be given if the same memorandum or request for explanation is concurrently submitted to the same addressee by different means.

 (8) A person is given a written response which is sent to the address provided in the memorandum or request for explanation (fax number, postal address or e-mail address), or forwarded in another manner as agreed. If an opinion or proposal submitted by way of memorandum is not considered, the response shall provide the reasons therefor. The response to a request for explanation shall contain the information or legal explanation requested by the person, or the reasons for refusal to provide such information or explanation. A person who presents his or her address at a reception may be given an oral response during the reception.

 (9) A response need not be given if:
 1) the person cannot be identified;
 2) the contact details of the person have not been indicated;
 3) the person is with restricted legal capacity and a guardian has been appointed to the person by court, and the memorandum or request for explanation is submitted without the prior consent of the representative of the person;
 4) the person has expressly indicated that he or she does not wish to receive a response to the memorandum;
 5) the memorandum or request for explanation is not presented in Estonian and the addressee has no obligation to respond pursuant to § 12 of the Language Act;
[RT I, 18.03.2011, 1 - entry into force 01.07.2011]
 6) the content of the memorandum or request for explanation is not legible or understandable;
 7) providing a response to the request for explanation would require a change in the organisation of work of the agency or body, hinder the performance of public duties imposed thereon or require unnecessarily disproportionate expenses due to the large volume of requested information.

 (10) If a response is declined on the basis on clauses (9) 3), 6) or 7) of this section, the person who submitted the memorandum or request for explanation shall be immediately sent a notice to this effect. The notice shall set out the deficiencies which shall be eliminated in order to receive a response to the memorandum or request for explanation.

 (11) Upon declining to respond on the basis of clause (9) 5) of this section, the addressee shall immediately request that the person who submitted the memorandum or request for explanation provide a translation of the memorandum or request for explanation into Estonian pursuant to § 12 of the Language Act.
[RT I, 18.03.2011, 1 - entry into force 01.07.2011]

§ 6.  Term for response

  A response to a memorandum or request for explanation shall be provided without undue delay but not later than within 30 calendar days after the date of registration thereof. Under special circumstances, the term may be extended to up to two months depending on the complexity of the response. The person shall be informed of extension of the term for response, and of the reasons for extension.

§ 7.  Registration

 (1) A state authority, local government agency or an agency of another legal person in public law, or a body of such authority or agency shall register a memorandum or request for explanation and the response thereto, indicating the manner in which the memorandum or request for explanation is presented and responded to, not later than on the working day following the date on which the memorandum or request for explanation was received or the response was given.

 (2) If an oral response is given to an oral address, the address need not be registered.

§ 8. – § 10. [Omitted from this text.]

Väljaandja:Riigikogu
Akti liik:seadus
Teksti liik:terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:01.07.2011
Redaktsiooni kehtivuse lõpp:10.04.2014
Avaldamismärge:RT I, 18.03.2011, 7

§ 1. Reguleerimisala

 (1) Seadus sätestab isiku pöördumisele vastamise korra niivõrd, kuivõrd see ei ole sätestatud teise seadusega.

 (2) Käesolevas seaduses ettenähtud haldusmenetlus toimub haldusmenetluse seaduses sätestatud korras, kui käesolev seadus ei näe ette teisiti.

 (3) Kui pöördumises taotletakse avalikule teabele juurdepääsu võimaldamist, vastatakse pöördumisele avaliku teabe seaduses sätestatud korras.

§ 2. Mõisted

 (1) Adressaat käesoleva seaduse tähenduses on riigi- või kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku juriidilise isiku asutus, organ, ametnik, töötaja või kollegiaalorgani liige. Adressaadiks ei ole Riigikogu liige ega kohaliku omavalitsuse volikogu liige.

 (11) Adressaadiks käesoleva seaduse tähenduses on ka mittetulundusühing, sihtasutus, füüsilisest isikust ettevõtja ja äriühing teabe osas, mis puudutab riigi või kohaliku omavalitsuse eelarvest antud vahendite kasutamist.
[RT I 2007, 12, 66 - jõust. 01.01.2008]

 (2) Märgukiri käesoleva seaduse tähenduses on isiku pöördumine, millega isik:
 1) teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või organi töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks;
 2) annab adressaadile teavet.

 (3) Selgitustaotlus käesoleva seaduse tähenduses on isiku pöördumine, milles isik:
 1) taotleb adressaadilt teavet, mille andmiseks on vajalik adressaadi käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe kogumine;
 2) taotleb käesoleva seaduse §-s 3 sätestatud õigusalase selgituse andmist.

§ 3. Õigusalaste selgituste andmine

  Valitsusasutus, valla- või linnavalitsus, osavalla ja linnaosa valitsus või valla- või linna ametiasutus annab tasuta selgitusi tema poolt välja töötatud õigusaktide või nende eelnõude, asutuse tegevuse aluseks olevate õigusaktide ja asutuse pädevuse kohta.

§ 4. Isiku vastuvõtmine suulise pöördumise esitamiseks

 (1) Riigi- või kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku juriidilise isiku asutuse juht korraldab isikute vastuvõtmise selleks pädeva ametniku või töötaja poolt või võtab isikud ise vastu selleks ettenähtud ja avalikult teatavaks tehtud vastuvõtuajal. Asutuses tuleb vastuvõtuaeg ette näha igal kuul vähemalt kolme tunni ulatuses.

 (2) Isiku vastuvõtmisest võib keelduda või vastuvõtu lõpetada, kui:
 1) isik on piiratud teovõimega ja kohus on talle määranud eestkostja ning vastuvõtul ei osale piiratud teovõimega isiku esindaja;
 2) isik ei väljenda oma soove ning neid ei õnnestu lisaküsimuste esitamise abil välja selgitada;
 3) isik oma agressiivse käitumisega võib ohustada iseennast või teisi isikuid.

 (3) Isiku vastuvõtmisest keeldumisel või vastuvõtu lõpetamisel käesoleva paragrahvi lõikes 2 loetletud alustel teavitatakse isikut võimalusest pöörduda asutuse poole kirjalikult.

 (4) Kui ametnik või töötaja isiku vastuvõtul leiab, et esitatud seisukoha või ettepaneku arvestamine või sellele vastamine või soovitud teabe või selgituse andmine ei ole asutuse pädevuses, teatab ta sellest isikule ning nimetab asutuse või organi, kelle pädevusse küsimus kuulub.

§ 5. Vastamine

 (1) Vastamiskohustus on adressaadil.

 (2) Kui märgukiri või selgitustaotlus on adresseeritud asutuse või organi ametnikule või töötajale, võib tema asemel vastata sama asutuse või organi teine pädev ametnik või töötaja. Kui märgukiri või selgitustaotlus on adresseeritud mitmele ametnikule, töötajale või kollegiaalorgani liikmele sama asutuse või organi piires, võib sellele vastata ühiselt.

 (3) Kui adressaat leiab, et ühtegi märgukirjas esitatud seisukohta või ettepanekut arvestada või märgukirjale vastata või selgitustaotluses soovitud teavet või selgitust anda ei ole tema pädevuses, edastab ta märgukirja või selgitustaotluse pädevale asutusele või organile vastamiseks viivitamata, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul märgukirja või selgitustaotluse registreerimisest ning teavitab sellest isikut lõikes 8 sätestatud korras. Isiku teavitamine ei ole vajalik, kui märgukiri või selgitustaotlus edastatakse sama asutuse või organi teisele ametnikule või töötajale.

 (4) Kui adressaat leiab, et mõnda märgukirjas esitatud seisukohta või ettepanekut arvestada või selgitustaotluses soovitud teavet või selgitust anda ei ole tema pädevuses, edastab ta märgukirja või selgitustaotluse käesoleva paragrahvi lõikes 3 ettenähtud korras. Adressaat märgib pädevale asutusele või organile saadetavas kaaskirjas, millistele märgukirjas või selgitustaotluses sisalduvatele küsimustele oodatakse vastust pädevalt asutuselt või organilt. Esialgne adressaat vastab märgukirjas või selgitustaotluses sisalduvatele küsimustele, millele vastamist ei ole jäetud teisele asutusele või organile.

 (5) Märgukirja või selgitustaotluse saanud asutus või organ võib edastada selle vastamiseks ka asutusele või organile, mille üle ta teostab teenistuslikku järelevalvet, kui selline edastamine ei ole vastuolus märgukirjas või selgitustaotluses väljendatuga. Edastamine toimub käesoleva paragrahvi lõikes 3 ettenähtud korras.

 (6) Märgukirja või selgitustaotlust ei edastata vastamiseks kohtule kohtumenetluse seaduse alusel. Sellisel juhul teavitab adressaat isikut, kuidas kohtu poole pöörduda.

 (7) Üheaegselt mitmel viisil samale adressaadile esitatud samasisulisele märgukirjale või selgitustaotlusele vastatakse üks kord.

 (8) Isikule vastatakse märgukirjas või selgitustaotluses esitatud aadressil (faksi number, posti- või elektronposti aadress) kirjalikult või kokkuleppel muul viisil. Märgukirjas esitatud seisukoha või ettepaneku mittearvestamisel selgitatakse vastuses arvestamata jätmise põhjust. Selgitustaotlusele vastamisel antakse isikule taotluses soovitud teave või õigusalane selgitus või põhjendatakse selle andmisest keeldumist. Vastuvõtul viibinud isiku pöördumisele võib vastata suuliselt vastuvõtu ajal.

 (9) Vastamisest võib loobuda, kui:
 1) isikut ei ole võimalik kindlaks teha;
 2) puuduvad isiku sideandmed;
 3) isik on piiratud teovõimega ja talle on kohtu poolt määratud eestkostja ning märgukiri või selgitustaotlus on esitatud esindaja eelneva nõusolekuta;
 4) isik on selgelt väljendanud seisukohta, et ta ei soovi märgukirjale vastust;
 5) märgukiri või selgitustaotlus ei ole esitatud eesti keeles ja keeleseaduse § 12 kohaselt ei ole adressaat kohustatud sellele vastama;
[RT I, 18.03.2011, 1 - jõust. 01.07.2011]
 6) märgukirja või selgitustaotluse sisu ei ole loetav või arusaadav;
 7) selgitustaotlusele vastamine nõuab teabe suure mahu tõttu asutuse või organi töökorralduse muutmist, takistab talle pandud avalike ülesannete täitmist või nõuab põhjendamatult suuri kulutusi.

 (10) Käesoleva paragrahvi lõike 9 punkti 3, 6 või 7 alusel vastamisest loobumisel edastatakse märgukirja või selgitustaotluse esitajale viivitamata sellekohane teade. Teates näidatakse ära, milliste puuduste kõrvaldamisel oleks võimalik märgukirjale või selgitustaotlusele vastata.

 (11) Käesoleva paragrahvi lõike 9 punkti 5 alusel vastamisest loobumisel nõuab adressaat keeleseaduse § 12 kohaselt märgukirja või selgitustaotluse esitajalt koheselt märgukirja või selgitustaotluse tõlget eesti keelde.
[RT I, 18.03.2011, 1 - jõust. 01.07.2011]

§ 6. Vastamise tähtaeg

  Märgukirjale või selgitustaotlusele vastatakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. Erilise vajaduse korral lähtuvalt vastamise keerukusest võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe kuuni. Isikut teavitatakse vastamise tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest.

§ 7. Registreerimine

 (1) Riigi- või kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku juriidilise isiku asutus või organ registreerib märgukirja, selgitustaotluse ja nende vastuse ning märgukirja või selgitustaotluse saamise ja vastamise viisi hiljemalt märgukirja või selgitustaotluse saamisele või vastuse esitamisele järgneval tööpäeval.

 (2) Kui suulisele pöördumisele antakse vastus suuliselt, siis ei pea pöördumist registreerima.

§ 8. – § 10. [Käesolevast tekstist välja jäetud.]