Vabariigi Valitsus määrus terviktekst avaldamine avaldatud 2013-05-16 RT I 2013-05-21 7 121052013007 2013-05-24 76 RT I2022-08-2320225123082022005 2022-08-26 1 2022-08-22 maarus_1_10.02.2010.xsd 123082022005 17 2022-08-22 Maret Mauer 1013854 Määruse raamskeem XML struktuuri koostamiseks Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogusse andmete esitamise ja arvestuse toimingute teostamise kord 2015-03-27 RT I 2015-03-31 15 131032015015 2015-08-01 2016-04-01 RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 2019-04-11 RT I 2019-04-17 3 117042019003 2019-04-20 , osaliselt 01.06.2019 2022-08-19 RT I 2022-08-23 1 123082022001 2022-08-26 Määrus kehtestatakse § 10 lõike 1 punkti 6 alusel. 1 Üldsäte 1 Määruse kohaldamisala Määrust kohaldatakse riigi personali- ja palgaarvestuse andmekoguga (edaspidi andmekogu) liitunud riigi ametiasutustele, põhiseaduslikele institutsioonidele ja valitsusasutuste hallatavatele riigiasutustele (edaspidi koos asutus). 2 Personali- ja palgaarvestuse korraldus 2 Personali- ja palgaarvestuse ülesannete jaotus 1 Asutus kogub personali- ja palgaarvestuseks vajalikke andmeid ning esitab need andmekogu volitatud töötlejale digitaalsete või paberkandjal olevate alusdokumentide alusel. 2 Andmekogu volitatud töötleja sisestab asutuste esitatud andmed andmekogusse ning peab nende andmete alusel andmekogus personali- ja palgaarvestust. 3 Riigi Tugiteenuste Keskus pakub tehnilist tuge, nõustab andmekogu kasutamisel, viib läbi andmekogu kasutamise koolitusi ning koostab õigusaktide ja asutuse esitatud põhjendatud taotluste alusel andmekogu klassifikaatorid. RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 4 Riigi Tugiteenuste Keskus annab asutusele ja andmekogu volitatud töötlejale personali- ja palgaarvestuse korraldamise kohta selgitusi ning koostab metoodilisi juhendeid. RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 5 Andmekogusse esitatavate andmete õigsuse ja andmekogu volitatud töötlejale esitamise eest vastutab asutus. Andmete haldamise ja arvestuse pidamise eest vastutab andmekogu volitatud töötleja. 3 Arvestuse pidamise põhimõtted 1 Personali üle arvestuse pidamisel lähtutakse personali- ja palgaarvestust reguleerivatest õigusaktidest ja personaliarvestuses välja kujunenud üldtunnustatud praktikast. 2 Asutus ja andmekogu volitatud töötleja vahetavad teavet kokkulepitud alustel, arvestades andmekogu vastutava töötleja sellekohaseid juhiseid. 3 Asutus kogub personali- ja palgaarvestuse pidamiseks andmeid asutusega töö- või teenistussuhtes oleva ametniku, teenistuja ja töötaja (edaspidi töötaja) kohta. 4 Personali- ja palgaarvestust peetakse ametikohtade kaupa, lähtudes asutuse teenistuskohtade koosseisust ja asutuse struktuurist. RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 3 Avaliku teenistuse arendamiseks ja riigikogule ülevaate koostamiseks vajalikud andmed 4 Andmed asutuse kohta Asutuse kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1 asutuse, selle struktuuriüksuse ja allüksuse nimetus; 2 asutuse registrikood; 3 asutuse, selle struktuuriüksuse ja allüksuse moodustamise, ümberkorraldamise või lõpetamise kuupäev ning viide dokumendile, millega asutus, selle struktuuri- või allüksus moodustati, korraldati ümber või lõpetati; 4 asutuse juhtimisahel. RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 5 Andmed ameti-, töö- ja teenistuskohtade (edaspidi ametikoht) kohta 1 Ametikoha kohta kantakse andmekogusse struktuuriüksuste ja allüksuste kaupa järgmised andmed: 1 ametikoha nimetus; 2 ametikoha moodustamise, muutmise ja likvideerimise kuupäev; 3 ametikohale ette nähtud töötaja grupp ja töötaja allgrupp; 4 ametikoha koosseisulisus; 5 ametikoha tähtajalisus; 6 ametikohal ette nähtud koormus protsentides täiskoha koormusest; 7 teenistusgrupp, selle tase vastavalt avaliku teenistuse seaduse § 10 lõike 1 punkti 4 alusel kehtestatud määrusele; 8 ametikoha nimetus vastavalt riigisisesele ametite klassifikaatorile või selle puudumisel vastavalt Rahvusvahelise Tööorganisatsiooni rahvusvahelisele ametite klassifikaatorile 2008 (ISCO-08), klassifikaatorites sobiva klassifikatsiooni puudumisel kantakse andmekogusse lähim ametikoht lähtudes töö ülesannete sisust; RT I 2019-04-17 3 117042019003 2019-06-01 8 1) ]]> ametikoha juhitunnus; RT I 2022-08-23 1 123082022001 2022-08-26 9 ametikohal ettenähtud normtööaeg; RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 10 ametikoha hõivatus; 11 kehtetu - RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 12 kehtetu - RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 13 kehtetu - RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 14 ametikoha seotus riigikaitseliste ülesannete, sisejulgeoleku ja põhiseadusliku korra või elutähtsa teenuse toimepidevuse tagamisega (edaspidi riigikaitselise töökohustusega ametikoht); RT I 2015-03-31 15 131032015015 2015-08-01 15 riigikaitselise töökohustusega ametikohaks määramise ja riigikaitselise töökohustusega ametikoha märke kustutamise kuupäev ning haldusakti number; RT I 2015-03-31 15 131032015015 2015-08-01 16 ametikoha asukoht. RT I 2019-04-17 3 117042019003 2019-06-01 2 Lõike 1 punktis 8 nimetatud andmeid ei pea esitama Kaitseministeeriumi või Siseministeeriumi valitsemisalasse kuuluv valitsusasutus või hallatav riigiasutus. RT I 2019-04-17 3 117042019003 2019-04-20 6 Andmed töötajate kohta Töötajate kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1 ees- ja perekonnanimi; 2 isikukood või selle puudumisel sünnikuupäev; 3 sugu; 4 kodakondsus; 5 töö- või teenistussuhte alguse kuupäev; RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 5 1) ]]> ametivande andmise kuupäev ja asutus, kus vanne anti; RT I 2019-04-17 3 117042019003 2019-04-20 6 katseaja kestus; 7 haridustase ja haridustaseme liik; 8 keeleoskus ja selle tase, juhul kui see on ametikohast või volituste saamisest tulenevalt nõutud; 9 staažid, mis on nimetatud §-s 13; 10 töö- või teenistussuhte tähtajalisus; 11 töötaja koormus ametikohal; RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 12 töötaja grupp ja allgrupp; 13 töötajale määratud või kokkulepitud ning väljamakstud palk või tasu tasuliikide kaupa; 14 ametniku kõrvaltegevuse andmed: teise tööandja nimetus, ametikoht, töö- ja teenistussuhte alguse ja lõpu kuupäev; 15 tervisekontrolli läbiviimise kuupäev; 16 koolitused, millel töötaja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse ja lõpu kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse maksumus otseste ja kaudsete kulude kaupa, koolituse vorm, koolituse liik ja koolituse valdkond, teave ressursimahukal koolitusel osalemiseks sõlmitud halduslepingu või koolituskulude hüvitamise kokkuleppe sõlmimise kohta; 17 ressursimahukal koolitusel osalemiseks sõlmitud halduslepingu või koolituskulude hüvitamise kokkuleppe kehtivuse alguse ja lõpu kuupäev, lepingu number ja lepingus kokku lepitud summa; 18 töötajale tehtud hoiatus, hoiatuse tegemise kuupäev või määratud distsiplinaarkaristus, distsiplinaarkaristuse määramise kuupäev, karistuse liik ja karistuse kehtivuse periood viitega karistuse määramise ja kustutamise alusdokumendile; 19 arengu- ja hindamisvestluse, katseaja vestluse ja atesteerimisvestluse läbiviimise kuupäev; RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 20 teenistus- või töölähetused, millega kaasnevad rahalised väljamaksed; 21 avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töö tegemisest keeldumise õiguse teostamise alguse ja lõpu kuupäev; 22 üleviimise kuupäev ja tähtaeg; RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 23 töö- või teenistussuhte lõppemise kuupäev; 24 töö- või teenistussuhte lõppemise liik, õiguslik alus ning viide töö- või teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile; 25 andmesubjekti nõusolekul tegevussektor, kust töötaja teenistusse või tööle tuleb ning kuhu teenistus- või töösuhte lõppemisel siirdub. 4 Personali- ja palgaarvestuse pidamise kord 7 Andmete andmekogusse kandmise kord 1 Asutus on kohustatud koguma ja andmekogusse kandma kõik 3. peatükis sätestatud andmed. 2 Valitsusasutuste hallatavad riigiasutused ei pea andmekogusse kandma § 5 punktis 7 ning § 6 punktides 8, 14, 16–20 ja 22 nimetatud andmeid. 3 Asutused võivad andmekogusse kandmiseks esitada ka teisi avaliku teenistuse seaduse § 106 lõikes 3 nimetatud, personali- ja palgaarvestuseks vajalikke andmeid, mis ei ole nimetatud käesoleva määruse 3. peatükis. 4 Töö- või teenistussuhte kehtivuse ajal peavad andmekogu andmed olema ajakohased ja tõesed. Ebaõigete andmete avastamisel on volitatud töötleja kohustatud parandama need andmekogus viie tööpäeva jooksul õigetest andmetest teadasaamisest arvates. 5 Riigikaitselise töökohustusega ametikohtade piirmäära ületamisel, kui asutus ei ole riigikaitselise töökohustusega ametikoha määramise haldusakti muutnud Kaitseressursside Ameti poolt ettenähtud tähtajaks ning vastavaid muudatusi andmekogusse kandnud, on Kaitseressursside Ametil õigus nõuda, et muudatused teeks volitatud töötleja. Muudatuste tegemisel muudetakse ametikoht riigikaitselise töökohustusega ametikohaga mitteseotuks ulatuses, mis ületab Vabariigi Valitsuse kehtestatud piirmäära. Muutmist alustatakse viimasena tehtud kandest, liikudes varasemate kannete poole. Muudetavate ametikohtade arvu edastab volitatud töötlejale Kaitseressursside Amet kirjalikult. Volitatud töötleja teeb muudatused viivitamata. RT I 2015-03-31 15 131032015015 2015-08-01 6 Kui volitatud töötleja jätab teabe muutmata, teavitab Kaitseressursside Amet riigikaitse valdkonna eest vastutavat ministrit, kes korraldab asja lahendamise vastavalt Vabariigi Valitsuse reglemendis sätestatule. RT I 2015-03-31 15 131032015015 2015-08-01 8 Andmete andmekogusse esitamise alusdokumendid 1 Andmete esitamise alusdokumendid on: 1 haldusakt; 2 leping; 3 isikut tõendav dokument; 4 kvalifikatsiooni tõendav dokument; 5 isiku teenistuskäiku või töösuhet puudutav dokument; 6 füüsiliste ja juriidiliste isikute avaldus või teatis; 7 tõend; 8 muu personaliarvestuse alusdokument, mis on andmekogusse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust; 9 Kaitseressursside Ameti kirjalik teade ametikoha riigikaitselise töökohustusega ametikohaga seotuse muutmiseks. RT I 2015-03-31 15 131032015015 2015-08-01 2 Andmete alusdokumente, välja arvatud andmesubjektile kuuluvaid dokumente, säilitab asutus, juhul kui dokumendi säilitamise kohustust ei ole seadusega või seaduse alusel pandud teisele isikule või asutusele. 9 Arvestuse pidamise alustamine Töötaja üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates. 10 Tööaja arvestus 1 Tööaja arvestust peetakse arvestusperioodi ja tööaja arvestuse liigi kaupa. 2 Tööaja arvestuse pidamiseks määratakse töötaja töö iseloomust tulenev tööaja korralduse liik. 3 Tööaja kohta peetakse andmekogus arvestust põhimõttel, et töötaja tööajanormist arvatakse maha samal perioodil töölt puudutud aeg. 11 Palga ja tasude arvestus 1 Tasusid arvestatakse vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirjas sätestatud kontoplaanile ja Riigi Tugiteenuste Keskuse koostatud tasuliikide klassifikaatorile. RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 2 Töötajale tasude arvestamiseks valitakse tasu liik ja alaliik ning määratakse nende suurus eurodes. 3 Palgaarvestust peetakse tööaja arvestuse andmete ja palgaandmete alusel. 4 Töötajale arvestatud tasu, maksu ja makse kohta moodustatakse andmekogus automaatselt palgateatis, kus on tasuliigid eraldi välja toodud. 12 Puhkuse arvestus 1 Puhkuse arvestuse pidamise aluseks on puhkust korraldav dokument. 2 Puhkuse arvestamisel seostatakse kasutatud puhkus puhkuse arvestuse perioodiga, mille eest puhkust antakse. 13 Staaži arvestus Staaži arvestatakse järgmiste staažiliikide kaupa: 1 avaliku teenistuse staaž vastavalt avaliku teenistuse seadusele; 2 eriteenistuse staaž; 3 staaž asutuses. 4 kehtetu - RT I 2016-04-07 3 107042016003 2016-04-10 14 Teenistus- või töölähetuste arvestus Arvestust peetakse teenistus- või töölähetuste kohta, millega kaasneb rahaline väljamakse töötajale või temaga seotud muule isikule. 15 Koolituse arvestus 1 Koolituste arvestamisel lähtutakse avaliku teenistuse seaduse § 10 lõike 1 punkti 3 alusel kehtestatud määrusest, asutuse koolituse korrast ning andmekogus määratud koolituse vormist, liigist ja valdkonnast. 2 Arvestust peetakse töötajate läbitud koolituste kohta. Arvestus toimub koolituste kaupa § 6 punktides 16 ja 17 nimetatud kohustuslike andmete alusel. 3 Koolituskulude kohta peetakse arvestust otseste ja kaudsete kulude lõikes finantseerimisallikate kaupa. Koolituskulud seotakse koolitusel osalenud töötajaga. 16 Arvestus töö- või teenistussuhte lõppemisel Töötaja üle arvestuse pidamine lõpetatakse tema töölepingu või teenistussuhte lõppemisel.