Justiitsminister määrus terviktekst avaldamine avaldatud 2009-11-27 RTL 2009-12-08 89 1296 13238335 2010-01-01 38 RT I2017-11-28201748128112017048 2017-12-01 maarus_1_10.02.2010.xsd 128112017048 4 2017-11-27 Maret Mauer 338910 Eesti avaliku dokumendi tunnistuse ehk apostille'ga kinnitamise ja kehtetuks tunnistamise kord 2017-11-21 RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 Määrus kehtestatakse „ ” § 5 alusel. 1 ÜLDSÄTTED 1 Määruse reguleerimisala Määrusega kehtestatakse Eesti avaliku dokumendi (edaspidi dokument) tunnistusega (apostille’ga) (edaspidi tunnistus) kinnitamise tähtajad ja kord, dokumendi tunnistusega kinnitamise taotlemisel esitatavate andmete loetelu ning tunnistuse kehtetuks tunnistamise tähtajad ja kord. 2 Tunnistuse väljastaja 1 Tunnistuse võib välja anda iga Eesti notar. 2 Notar ei väljasta tunnistust enda poolt tõestatud või kinnitatud dokumendile. 2 DOKUMENDI TUNNISTUSEGA KINNITAMINE 3 Tunnistusega kinnitamine Notar kinnitab tunnistusega dokumendi, kui tal on selle allkirjastanud isiku allkirja näidis ja vajaduse korral pitserinäidis või pädeva asutuse kinnitus, mille põhjal on notar veendunud, et dokumendi võib „Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ühinemise seaduse” alusel tunnistusega kinnitada. 4 Dokumendi tunnistusega kinnitamise taotlemine 1 Dokumendi tunnistusega kinnitamise taotleja esitab notarile sellekohase kirjaliku taotluse. Taotluse võib esitada ka posti teel, digitaalselt allkirjastatuna või tunnistuste (apostille’de) registri kaudu. RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 2 Taotluses esitatakse järgmised andmed: 1 taotleja ees- ja perekonnanimi / juriidilise isiku nimi; 2 dokumendi nimetus, mida soovitakse tunnistusega kinnitada; 3 riik, kus soovitakse dokumenti kasutada; 3 1)]]> dokumendi tunnistusega kinnitamise tüüp (e-apostille või pabertunnistus); RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 4 tunnistusega kinnitatud dokumendi kättetoimetamise viis; 5 taotleja kontaktandmed; 6 taotluse esitamise kuupäev; 7 taotluse esitaja allkiri. 3 Taotlusele lisatakse dokument, mille tunnistusega kinnitamist taotletakse. Taotluse posti teel, digitaalselt allkirjastatuna esitamisel või tunnistuste (apostille’de) registri kaudu elektroonilise taotluse esitamisel loetakse taotlus saabunuks, kui lisaks taotlusele on saabunud dokument, mille kinnitamist taotletakse. Kui taotlus ja dokument saadetakse eraldi, tuleb koos dokumendiga saata andmed taotluse kohta, milles selle dokumendi kinnitamist tunnistusega taotletakse. RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 4 Tunnistuse väljaandmise kohta tehakse kanne ametitegevuse raamatusse samal ajal tunnistuse registreerimisega tunnistuste registris. 5 Taotlemine konsulaarasutuse kaudu 1 Kui isik taotleb dokumendi tunnistusega kinnitamist „Konsulaarseaduse” § 42 lõike 1 alusel, märgib ta taotlusele notari nime, kellele taotlus edastada. 2 Notar edastab tunnistusega kinnitatud dokumendi ja notari tasu arve konsulaarasutusele, kes väljastab need isikule. 6 Nõuded dokumendile 1 Pabertunnistusega kinnitatakse vorminõuetele vastav dokumendi originaal, selle notariaalselt või ametlikult kinnitatud ärakiri, väljatrükk või väljavõte, millel on selle dokumendi allkirjastanud isiku allkiri, ees- ja perekonnanimi, ametikoht ning vajaduse korral dokumendi välja andnud asutuse pitser, või digidokumendi originaal, millel on selle dokumendi digitaalselt allkirjastanud isiku allkiri, ees- ja perekonnanimi ning ametikoht. 2 E-apostille’ga kinnitatakse vorminõuetele vastav dokumendi originaal, selle notariaalselt või ametlikult kinnitatud ärakiri, väljatrükk või väljavõte, millel on selle dokumendi allkirjastanud isiku allkiri, ees- ja perekonnanimi, ametikoht ning vajaduse korral dokumendi välja andnud asutuse pitser, või digidokumendi originaal, millel on selle dokumendi digitaalselt allkirjastanud isiku allkiri, ees- ja perekonnanimi ning ametikoht. RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 6 1.]]> Dokumendi tunnistusega kinnitamise võimalused Dokumenti, mis vastab käesoleva määruse §-s 6 nimetatud nõuetele, on võimalik tunnistusega kinnitada järgmiselt: 1 paberdokument kinnitatakse pabertunnistusega; 2 digidokument kinnitatakse pabertunnistusega selliselt, et digidokument prinditakse välja ja väljatrükk kinnitatakse tunnistusega; 3 digidokument kinnitatakse e-apostille’ga; 4 paberdokument kinnitatakse e-apostille’ga selliselt, et paberdokument skaneeritakse ja skaneeritud dokument kinnitatakse tunnistusega. RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 7 Pabertunnistuse koostamine ja dokumendile kinnitamine RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 1 Tunnistus koostatakse tunnistuste (apostille’de) registris. Tunnistus trükitakse A5-formaadis turvapaberile, mille nõuded kehtestab Notarite Koja eestseisus otsusega. 2 Notar allkirjastab tunnistuse ja lisab allkirja juurde oma pitseri. Allkirjastamisele ei kohaldata justiitsministri 19. juuni 2009. a määruse nr 23 „Notariaadimäärustik” §-s 16 ja § 61 lõikes 3 allkirjastamise kohta sätestatut. 3 Tunnistusel peavad olema järgmised andmed: 1 riigi nimetus, kus dokument on välja antud; 2 dokumendi allkirjastanud isiku ees- ja perekonnanimi; 3 dokumendi allkirjastanud isiku ametikoht; 4 dokumendil oleva pitseri või templi andmed; 5 tunnistusega kinnitamise koht; 6 tunnistusega kinnitamise kuupäev; 7 tunnistuse allkirjastaja ees- ja perekonnanimi ning ametinimetus; 8 tunnistuse registreerimise number; 9 notari pitser; 10 notari allkiri. 4 Tunnistus kinnitatakse öösiga dokumendi esilehe vasakusse ülemisse nurka. Kui dokument koosneb mitmest lehest, kinnitatakse öösiga kõik lehed. 5 Kui mitmeleheküljelisele dokumendile ei ole võimalik käesoleva paragrahvi lõikes 4 nimetatud viisil öösi kinnitada, kinnitatakse tunnistus leheküljele, millel asub dokumendi allkirjastaja nimi, tema ametikoha nimetus ja selle olemasolul dokumendi välja andnud asutuse pitser. 7 1.]]> E-apostille koostamine 1 E-apostille koostatakse tunnistuste (apostille’de) registris. Tunnistus koostatakse PDF-vormingus. 2 Notar allkirjastab tunnistuse digitaalselt. 3 E-apostille’l ei pea olema käesoleva määruse § 7 lõike 3 punktides 4, 5, 9 ja 10 nimetatud andmeid. 4 E-apostille lisatakse dokumendi juurde digikonteinerisse. RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 8 Tunnistuse keel 1 Tunnistuse väljad täidetakse inglise keeles. Tunnistuse väljad võib taotluse esitaja soovil täita ka muus konventsiooniosalise keeles, kui notar seda keelt piisavalt valdab ja kui tunnistuste (apostille’de) register seda võimaldab. Tunnistuse väljade tähised ja sisu esitatakse ühes keeles. Tunnistuse pealkiri „Apostille (Conventsion de La Haye du 5 octobre 1961)” on prantsuse keeles. 2 Dokumendi välja andnud asutuse nimetust ei tõlgita. RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 9 Taotluse menetlusse võtmisest keeldumine 1 Notar keeldub taotluse menetlusse võtmisest, kui: 1 dokument, mille kinnitamist tunnistusega taotletakse, ei ole konventsiooni kohaselt avalik dokument või kui dokumendi suhtes ei kohaldata konventsiooni; 2 esineb „Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ühinemise seaduse” §-s 3 nimetatud keeldumise alus; 3 notar ei ole käesoleva määruse § 2 lõike 2 kohaselt pädev tunnistust väljastama. 2 Isiklikult esitatud taotluse menetlusse võtmisest keeldumise korral selgitatakse taotlejale keeldumise põhjust ja tagastatakse taotlus koos lisadega viivitamata. 3 Posti teel või digitaalselt allkirjastatuna esitatud taotluse menetlusse võtmisest keeldumise korral selgitatakse taotlejale keeldumise põhjust kirjalikult ja tagastatakse taotlus koos lisadega taotluses märgitud aadressil kolme tööpäeva jooksul taotluse saabumise päevast arvates. 3 1)]]> Tunnistuste (apostille’de) registri kaudu esitatud taotluse menetlusse võtmisest keeldumise korral selgitatakse taotlejale keeldumise põhjust registris ning taotlus lükatakse registris notari poolt tagasi kolme tööpäeva jooksul taotluse saabumise päevast arvates. RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 4 Käesoleva paragrahvi lõike 1 punktis 3 sätestatud juhul edastab notar taotluse menetlemiseks teisele notarile, kui taotluses ei ole märgitud, et edastamist ei soovita. Notar teatab taotlejale notari nime, kellele taotlus edastati, ja notari büroo kontaktandmed. Kui notar peab teise notariga ühist bürood, edastab ta taotluse temaga ühist bürood pidavale notarile sellest taotlejat teavitamata. Taotluse edastamise korral ei kohaldata käesoleva paragrahvi lõikeid 2, 3 ja 3¹. RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 10 Tunnistuse saatmine posti teel Kui taotleja soovib saada tunnistusega kinnitatud dokumenti posti teel, edastatakse see koos lisadega taotlejale tähtkirjaga taotluses märgitud aadressil, kui taotleja on sellele aadressile edastamist soovinud. RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 11 Menetluse lõpetamine tunnistust väljastamata Kui dokumendi allkirjastanud ametiisiku pädevuse, tema allkirja või vajaduse korral ametiasutuse pitseri ehtsuse kohta kinnituse saamine on võimatu või kui pärast taotluse menetlusse võtmist ilmneb käesoleva määruse § 9 lõike 1 punktis 2 nimetatud alus, lõpetab notar menetluse tunnistust väljastamata. Notar selgitab menetluse lõpetamise põhjust ja tagastab taotlejale taotluse koos lisadega. 3 TUNNISTUSEGA KINNITAMISE TÄHTAJAD 12 Tunnistusega kinnitamise taotluse läbivaatamise tähtaeg 1 Taotlus võetakse menetlusse taotluse esitamise päeval. Posti teel, digitaalselt allkirjastatuna või tunnistuste (apostille’de) registri kaudu esitatud taotlus võetakse menetlusse hiljemalt taotlusega seotud dokumendi saabumise päevale järgneval tööpäeval. RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 2 Notar annab tunnistuse välja viie tööpäeva jooksul taotluse menetlusse võtmise päevast arvates. 13 Menetlustähtaja pikendamine 1 Käesoleva määruse § 12 lõikes 2 sätestatud menetlustähtaega võib pikendada, kui dokumendi allkirjastanud ametiisiku allkirja ehtsuse või pädevuse või vajaduse korral pitseri ehtsuse kohta kinnituse saamine kestab taotluse läbivaatamiseks ettenähtud tähtajast kauem. 2 Menetlustähtaja igakordsel pikendamisel ei tohi uus tähtaeg ületada esialgset käesolevas määruses sätestatud menetlustähtaega. 3 Menetlustähtaja pikendamisest teatab notar taotlejale viivitamata, avaldades menetlustähtaja pikendamise põhjused ja nimetades uue tähtaja. 3 1. peatükk]]> TUNNISTUSE KONTROLLIMINE RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 13 1.]]> Tunnistuse kehtivuse kontrollimisel kuvatav tekst Tunnistuste (apostille’de) registris kuvatakse tunnistuse kehtivuse kontrollimisel järgmine ingliskeelne tekst: „This Apostille only certifies the authenticity of the signature and the capacity of the person who has signed the public document and where appropriate, the authenticity of the seal or stamp which the public document bears. This Apostille does not certify the content of the document for which it was issued. This Apostille is signed and can be verified on the Apostille register owned by the Chamber of Notaries at www.notar.ee/apostill by following the section ”Verification of apostille”. To verify the apostille use the date of certification and the number of certification.” RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 4 TUNNISTUSE KEHTETUKS TUNNISTAMINE 14 Tunnistuse kehtetuks tunnistamine 1 Tunnistuse kehtetuks tunnistamise alusest teadasaamisel tunnistab notar selle kehtetuks, tehes tunnistuste (apostille’de) registrisse tunnistuse registrikande juurde märke „kehtetu” koos viitega kehtetuks tunnistamise alusele „Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ühinemise seaduse” § 4 kohaselt. Kui tunnistuse tunnistab kehtetuks notar, kes ei ole seda väljastanud, teavitab ta sellest tunnistuse väljastanud notarit. 2 Kui ilmneb tunnistuse kehtetuks tunnistamise alus ja pabertunnistus ei ole kaotsi läinud ega hävinud ning see on esitatud notarile, eemaldab notar võimaluse korral dokumendilt tunnistuse. Kui tunnistuse eemaldamine ei ole dokumenti rikkumata võimalik, kriipsutab notar tunnistuse ühe punase diagonaaljoonega läbi. E-apostille’ kehtetuks tunnistamisel teeb notar selle kohta märkuse tunnistuste (apostille’de) registrisse. RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 3 Pabertunnistuse kehtetuks tunnistanud notar teeb võimaluse korral dokumendilt eemaldatud ja kehtetuks tunnistatud tunnistusele asjakohase märke või muudab selle muul viisil kasutamiskõlbmatuks. RT I 2017-11-28 46 128112017046 2017-12-01 4 Notar teavitab taotlejat viivitamata tunnistuse kehtetuks tunnistamisest ja selle alusest. 5 Tunnistus tunnistatakse kehtetuks hiljemalt viie tööpäeva möödumisel tunnistuse kehtetuks tunnistamise aluse kohta teabe saamise päevast arvates. 15 Tunnistuse kehtetuks tunnistamine Notarite Koja poolt 1 Kui tunnistuse väljastanud notar on ametist lahkunud, tunnistab tema poolt väljastatud tunnistuse kehtetuks Notarite Koda. 2 Notarite Koja poolt tunnistuse kehtetuks tunnistamisele kohaldatakse käesoleva määruse § 14, välja arvatud selle lõike 1 viimast lauset. 16 Tunnistuse kehtetuks tunnistamise registreerimine Tunnistuse kehtetuks tunnistamise kohta märgitakse väljaantud tunnistuse kandesse tunnistuste (apostille’de) registris järgmised andmed: 1 kehtetuks tunnistamise alus; 2 kehtetuks tunnistaja ametinimetus ja nimi; 3 kehtetuks tunnistamise kuupäev; 4 märkused. 5 RAKENDUSSÄTTED 17 Tunnistuse kehtetuks tunnistamise erisus Enne 2010. aasta 1. jaanuari väljastatud tunnistuse kehtetuks tunnistamise otsuse teeb selle väljastanud asutus. Asutus saadab tunnistuse kehtetuks tunnistamise otsuse Notarite Kojale, kes teeb kehtetuks tunnistamise kohta kande tunnistuste (apostille’de) registrisse. 18 Määruse jõustumine Käesolev määrus jõustub 1. jaanuaril 2010. aastal.