Sotsiaalkaitseminister määrus algtekst-terviktekst avaldamine avaldatud 2017-12-27 72 RT I2017-12-28201790128122017090 2018-01-01+02:00 2018-04-19+03:00 1 2017-12-27 maarus_1_10.02.2010.xsd 128122017090 6 2018-04-16 Maret Mauer 1041477Määruse raamskeem XML struktuuri koostamiseks Sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregistri põhimäärus Määrus kehtestatakse § 141 lõike 2 alusel. 1 Üldsätted 1 Sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregister 1 Sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregister (edaspidi register) on riigi infosüsteemi kuuluv andmekogu avaliku teabe seaduse tähenduses. 2 Registri ingliskeelne nimetus on Social Services and Benefits Registry. 2 Registri pidamise eesmärk Registri pidamise eesmärgid on: 1 sotsiaalteenuste ja -toetuste ning muu abi osutamise menetlemine ja dokumenteerimine; 2 juhtumikorralduse põhimõttel tehtava sotsiaaltöö toimingute läbiviimine ja dokumenteerimine; 3 lapsendamise ja eestkoste korraldamine ja dokumenteerimine; 4 sotsiaalhoolekandealase teabe ja statistika kogumine. 3 Registri pidamise viis ja ülesehitus 1 Registrisse kantavaid andmeid töödeldakse elektrooniliselt, kasutades eritarkvara. 2 Registri alusandmed võivad olla digitaalsed või paberil. 3 Registri koosseisu kuulub analüütikarakendus (andmeladu). 4 Register on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga. 4 Registrisse kantud andmete kaitse 1 Registri turvaklass on K2T2S2. 2 Registri turbeaste on keskmine (M). 2 Registri vastutav ja volitatud töötleja 5 Registri vastutav ja volitatud töötleja 1 Registri vastutav töötleja on Sotsiaalministeerium. 2 Registri volitatud töötlejad on: 1 Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus; 2 kohaliku omavalitsuse üksus; 3 sotsiaalteenuse osutaja; 4 Sotsiaalkindlustusamet. 6 Vastutava töötleja ülesanded Vastutav töötleja: 1 juhib registri pidamist, andes volitatud töötlejatele selleks vajalikke juhiseid ja korraldusi; 2 kehtestab registriandmetele juurdepääsu ja registriandmete töötlemise korra; 3 korraldab koostöös Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskusega registri e-teenuste loomist ja elektroonilist andmevahetust riigi infosüsteemi teiste andmekogudega; 4 teeb järelevalvet registri pidamise üle; 5 kogub ja analüüsib volitatud töötleja ning andmeandjate ja andmesaajate registri pidamist käsitlevaid ettepanekuid; 6 koordineerib registrit puudutava informatsiooni avalikustamist; 7 täidab muid vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid. 7 Volitatud töötleja ülesanded 1 Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus volitatud töötlejana: 1 tagab registri pidamise, haldamise ja majutamise õigusaktides sätestatud nõuete kohaselt; 2 tagab organisatsiooniliste ja tehniliste meetmete abil registriandmete tervikluse ja autentsuse, registri andmete kaitse, säilimise, arhiveerimise ja umbisikustamise säilitustähtaja möödumisel; 3 teeb või hangib registri pidamiseks vajalikud analüüsi- ja arendustööd ning tööde testimise; 4 sõlmib andmevahetuse kokkulepped õigusaktides sätestatud ulatuses; 5 menetleb isikute avaldusi registriandmete ühekordseks väljastamiseks; 6 peab arvestust andmete väljastamise üle; 7 tagab registri teenusetoe toimimise ja intsidentide käsitlemise; 8 tagab turbealase info pideva analüüsimise ja turvariskide väljaselgitamise ning võtab viivitamata tarvitusele vajalikud abinõud rikkumise lõpetamiseks; 9 teavitab registriandmete töötlemisel avastatud rikkumistest kohe vastutavat töötlejat; 10 korraldab registrit puudutava informatsiooni avalikustamise; 11 korraldab registri kasutajate tehnilise väljaõppe ja täiendõppe; 12 tagab registri toimimiseks vajalike tehniliste eelhäälestuste õigeaegse realiseerimise; 13 teeb registri vastutavale töötlejale ettepanekuid registri arendamiseks. 2 Kohaliku omavalitsuse üksus, Sotsiaalkindlustusamet ja sotsiaalteenuse osutaja volitatud töötlejana: 1 vastutab isikuandmete töötlemise nõuete ja vastutava töötleja antud suuniste täitmise ning enda poolt registrisse sisestatud andmete õigsuse eest; 2 võtab andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse tagamiseks kasutusele infosüsteemi turvanõuetele vastavad organisatsioonilised, füüsilised ja infotehnoloogilised turvameetmed ning rakendab neid järjepidevalt; 3 tagab andmete töötlemise volitatud töötleja juures ainult selleks määratud isikutele tööülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses ning lõpetab juurdepääsu registriandmetele hiljemalt teenistussuhte või töölepingu lõppemise päevale järgneval tööpäeval; 4 annab registriandmetes puuduse avastamise korral sellest viivitamata teada lõikes 1 nimetatud volitatud töötlejale, välja arvatud juhul, kui on võimalik puudus iseseisvalt kõrvaldada või kui avastatud puudus on ebaoluline; 5 menetleb isikute avaldusi registriandmete ühekordseks väljastamiseks ja peab arvestust andmete väljastamise üle lähtuvalt volitatud töötleja juurdepääsetavatest andmetest; 6 teavitab registriandmete töötlemisel avastatud rikkumisest kohe vastutavat töötlejat ning võtab viivitamata tarvitusele kõik vajalikud abinõud rikkumise lõpetamiseks; 7 teeb registri vastutavale töötlejale ettepanekuid registri arendamiseks. 3 Lõike 2 punktis 2 nimetatud kohustust tagada infotehnoloogiliste turvameetmete kasutamine ning punktis 3 nimetatud kohustust ei rakendata Sotsiaalkindlustusameti suhtes. Vastavad turvameetmed ning juurdepääsuhalduse tagab Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus. 3 Registri andmekoosseis 8 Registrisse kantavad andmed 1 Registrisse kantakse lähtuvalt osutatava abi eesmärgist järgmised andmed § 5 lõike 2 punktides 2–4 nimetatud volitatud töötleja poole abi saamiseks pöördunud isiku kohta või isiku kohta, kellele on abi osutatud: 1 isikuandmed; 2 elukoha- ja kontaktandmed; 3 erivajaduse, puude ja töövõime andmed; 4 sotsiaalse seisundi, ravikindlustuse, haridustaseme ja hariduse omandamise andmed; 5 eestkoste andmed; 6 sotsiaalhoolekande seaduse § 26 lõikes 2 ja § 45¹³ lõikes 1 nimetatud isikute andmed; 7 sotsiaalhoolekande seaduses nimetatud muude isikute andmed; 8 hindamiste andmed; 9 sotsiaalhoolekande seaduse §-s 9 nimetatud juhtumiplaani andmed; 10 isikule makstud toetuste andmed; 11 teenust saama suunamise otsuste andmed; 12 isikule osutatud teenuste andmed; 13 sissetulekute andmed toimetulekutoetuse taotlemise korral; 14 sissetulekute andmed vajaduspõhise peretoetuse taotlemise korral; 15 eluaseme ja eluasemekulude andmed toimetulekutoetuse taotlemise korral; 16 alla 18-aastase isiku vanema hooldusõiguse, perest eraldamise ja paigutamise andmed. 2 Registrisse kantakse järgmised andmed lapsendamise sooviavalduse esitanud isiku kohta: 1 lõike 1 punktides 1–4 nimetatud andmed; 2 rahvuse ja usulise kuuluvuse andmed; 3 perre soovitava lapse andmed; 4 eluaseme andmed, sealhulgas andmed perekonnaseaduse § 158 lõikes 4 sätestatud elamistingimuste sobilikkuse kohta lapse kasvatamiseks; 5 perekonnaseaduse § 158 lõike 3 alusel kehtestatud sotsiaalministri määruses sätestatud pereuuringu andmed; 6 perekonnaseaduse § 158 lõikes 5 sätestatud koolituse läbimise andmed; 7 otsus lapsendajaks sobivuse kohta. 3 Registrisse kantakse järgmised andmed hoolduspere sooviavalduse esitanud isiku ja tema pereliikmete kohta: 1 lõike 1 punktides 1–4 nimetatud andmed; 2 rahvuse ja usulise kuuluvuse andmed; 3 perre soovitava lapse andmed; 4 peres hooldamisel olevate laste andmed; 5 pereliikme seos hoolduspere vanemaga; 6 eluaseme ja elamistingimuste andmed, sealhulgas sotsiaalhoolekande seaduse § 45⁶ lõike 5 alusel kehtestatud sotsiaalkaitseministri määruses sätestatud andmed elamistingimuste sobivuse kohta lapse kasvatamiseks; 7 sotsiaalhoolekande seaduse § 45⁶ lõike 5 alusel kehtestatud määruses sätestatud pereuuringu andmed; 8 sotsiaalhoolekande seaduse § 45¹³ lõike 5 alusel kehtestatud määruses sätestatud koolituse läbimise andmed; 9 kinnitus eluaseme sotsiaalhoolekande seaduse § 45¹² lõike 1 punktis 6 nimetatud nõuetele vastavuse kohta; 10 sotsiaalhoolekande seaduse § 45¹³ lõigetes 1–4 loetletud nõuetele vastavust kinnitavad andmed; 11 hinnang ja otsus hoolduspere sobivuse kohta. 4 Registrisse kantakse järgmised andmed peres hooldamisel olevate laste kohta: 1 lõike 1 punktides 1, 3 ja 5 nimetatud andmed; 2 lapse peres viibimise aeg; 3 lapse hooldusperesse paigutanud kohaliku omavalitsuse üksuse andmed. 5 Registrisse kantakse järgmised andmed kohaliku omavalitsuse üksuse poolt matuse korraldamise kulude katmiseks makstava toetuse ja kohaliku omavalitsuse üksuse korraldatava matuse kohta: 1 toetuse taotleja isikuandmed; 2 surnud isiku isikuandmed; 3 toetuse väljamakse andmed; 4 toetuse kulu suurus; 5 kohaliku omavalitsuse üksuse andmed, kui matust korraldab kohaliku omavalitsuse üksus. 6 Registrisse kantakse järgmised andmed menetluste kohta: 1 taotluste, avalduste ja pöördumiste ning menetluse üldandmed; 2 haldusmenetluse (toimingute) andmed; 3 menetlusega seotud dokumentide andmed. 7 Registrisse kantakse järgmised andmed § 5 lõike 2 punktides 2–4 nimetatud volitatud töötlejate kohta: 1 asutuse üldandmed; 2 registri kasutajate andmed; 3 makstavate toetuste (sealhulgas arvestusaluste) ja osutatavate teenuste andmed § 5 lõike 2 punktides 2 ja 4 nimetatud volitatud töötleja korral; 4 osutatavate teenuste andmed § 5 lõike 2 punktis 3 nimetatud volitatud töötleja korral; 5 volitatud töötleja arveldusdokumentide andmed § 5 lõike 2 punktides 2–4 nimetatud volitatud töötlejate korral. 8 Lõigetes 1–7 nimetatud andmete täpne loetelu kehtestatakse põhimääruse lisas. 9 Registri pidamist ja järelevalvet abistavad andmed Registrisse andmete kandmise ja tehtud päringute kohta säilitatakse vähemalt järgmised andmed: 1 kande või päringu teinud isiku ees- ja perekonnanimi ning isikukood; 2 kande või päringu liik; 3 kande või päringu objekt; 4 kande või päringu tegemise kuupäev ja kellaaeg. 10 Registriandmete õiguslik tähendus 1 Registrisse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus. 2 Seaduses sätestatud juhtudel on registrisse kantud andmetel õiguslik tähendus. 4 Andmete registrisse kandmine 11 Andmeandjad Registrisse esitavad andmeid: 1 abi vajav isik; 2 lapsendada sooviv isik; 3 isik, kes avaldab soovi saada hoolduspereks; 4 paragrahvi 5 lõikes 2 nimetatud volitatud töötleja; 5 õigusaktis sätestatud muu isik või asutus. 12 Registrisse andmete kandmise alusdokumendid 1 Andmed kantakse registrisse andmeandjate esitatud alusdokumentides olevate andmete ja isiku ütluste põhjal ning riigi infosüsteemide andmevahetuskihi kaudu teistest andmekogudest. 2 Registrisse andmete kandmise ja registris andmete muutmise alusdokumendid on: 1 volitatud töötleja poole abi saamiseks pöördunud isiku pöördumine, avaldus või taotlus; 2 lapsendamise ja hoolduspere sooviavaldus; 3 teistest andmekogudest saadavad andmed; 4 isiku esitatud avaldus andmete muutmise või täpsustamise kohta; 5 muud õigusaktides sätestatud dokumendid ja andmed. 13 Andmevahetus teiste andmekogudega Register kasutab andmeallikana järgmiste andmekogude andmeid: 1 Eesti rahvastikuregistrist on õigus saada järgmisi salvestatavaid andmeid: isiku üld- ja elukohaandmed, vanema hooldusõiguse, eestkoste ja seoste andmed. Esitlusinfona on õigus saada dokumentide andmeid; 2 sotsiaalkaitse infosüsteemist on õigus saada järgmisi salvestatavaid andmeid: puude ja töövõimetuse ning isikule makstavate toetuste, hüvitiste ja pensionide andmed. Esitlusinfona on õigus saada erihoolekandeteenuse saamise ja rehabilitatsiooniplaani olemasolu andmeid; 3 töötuna ja tööotsijana arvel olevate isikute ning tööturuteenuste osutamise registrist on õigus saada järgmisi salvestatavaid andmeid: makstavate toetuste ja hüvitiste andmed. Esitlusinfona on õigus saada töötuna arvel oleku ja individuaalse töö otsimiskava andmeid; 4 töövõime hindamise ja töövõimetoetuse andmekogust on õigus saada järgmisi salvestatavaid andmeid: töövõime hindamise otsuse ja makstava töövõimetoetuse andmed; 5 ravikindlustuse andmekogust on õigus saada esitlusinfona isiku ravikindlustatuse andmeid ja perearsti kontaktandmeid; 6 maksukohustuslaste registrist on õigus saada salvestatavaid maksustatavate tulude andmeid; 7 Eesti hariduse infosüsteemist on õigus saada järgmisi salvestatavaid andmeid: isiku hariduse, õppimise ja õpilaskodu kasutamise andmed. Esitlusinfona on õigus saada koolikohustuse mittetäitmise, osutatavate tugiteenuste ja makstavate stipendiumide andmeid; 8 karistusregistrist on õigus saada esitlusinfona karistuste andmeid; 9 riiklikust kinnipeetavate, karistusjärgselt kinnipeetavate, arestialuste ja vahistatute registrist on õigus saada esitlusinfona vahi all oleku ja täitmisele pööratud vabadusekaotuse kandmise aja ja esmase paigutuse (vahi all, täitmisel) andmeid; 10 kinnistusraamatust on õigus saada esitlusinfona isikule kuuluva kinnisvara andmeid; 11 liiklusregistrist on õigus saada esitlusinfona isikule kuuluvate sõidukite andmeid; 12 aadressiandmete süsteemi andmeid kasutatakse isiku struktureeritud aadressiandmete esitamiseks. 14 Andmete registrisse kandmise kord 1 Paragrahvi 5 lõike 2 punktides 2 ja 4 nimetatud volitatud töötlejad kannavad registrisse isiku esitatud andmed ning muud põhimääruses nimetatud andmed, mida ei kanna registrisse § 5 lõike 2 punktides 1 ja 3 nimetatud volitatud töötlejad või mida ei kanta registrisse automaatselt riigi infosüsteemide andmevahetuskihi kaudu muudest andmekogudest. 2 Paragrahvi 5 lõike 2 punktis 1 nimetatud volitatud töötleja kannab registrisse § 8 lõike 7 punktis 1, vajaduse korral ka punktis 2 nimetatud andmed ning punktis 3 nimetatud riiklikult kehtestatud arvestusaluste andmed. 3 Paragrahvi 5 lõike 2 punktis 3 nimetatud volitatud töötleja kannab registrisse § 8 lõike 1 punktis 12 ja lõike 7 punktides 2, 4 ja 5 nimetatud andmed. 4 Paragrahvi 5 lõike 2 punktis 4 nimetatud volitatud töötleja kannab registrisse § 8 lõigetes 2 ja 3 nimetatud andmed. 15 Andmete registrisse kandmise tähtaeg 1 Volitatud töötlejad kannavad § 8 lõike 7 punktis 3 nimetatud toetuste arvestusaluste andmed registrisse hiljemalt vastava arvestusaluse aluseks oleva õigusakti jõustumise päevale eelneval päeval. 2 Paragrahvi 5 lõike 2 punktides 2 ja 4 nimetatud volitatud töötlejad kannavad § 8 lõigetes 1–6 nimetatud andmed registrisse viie tööpäeva jooksul pärast andmete saamist. 3 Paragrahvi 5 lõike 2 punktis 3 nimetatud volitatud töötleja kannab andmed teenuse osutamise kohta registrisse hiljemalt teenuse osutamise kuule järgneva kuu kümnendaks kuupäevaks. 16 Registrisse kantud andmete õigsuse ja tervikluse tagamine 1 Andmeandja on kohustatud registrisse esitama tõesed andmed ning ta vastutab enda esitatud andmete õigsuse ja tervikluse eest. 2 Vastutav või volitatud töötleja teeb järelepärimisi andmeandjatele, kui tal on tekkinud kahtlus esitatud andmete õigsuses ja tervikluses. 3 Registrisse andmete kandmisel tekkinud vea ilmnemisel parandab vea leidnud volitatud töötleja leitud vea viie tööpäeva jooksul. 5 Registriandmetele juurdepääs ja andmete väljastamine 17 Juurdepääs registriandmetele 1 Register on piiratud juurdepääsuga ja registriandmed on ette nähtud ainult ametialaseks kasutamiseks registri eesmärgis sätestatud ülesannete täitmisel. 2 Paragrahvi 5 lõike 2 punktides 2–4 nimetatud volitatud töötlejatel on juurdepääs nende isikute isikuandmetele, kes on konkreetse volitatud töötleja poole pöördunud, kellele on abi osutatud või kes on teenust saama suunatud. 3 Lõikes 2 sätestatud juhul on sotsiaalteenuse osutajal registris olevatele isikuandmetele juurdepääsu õigus § 8 lõike 1 punktides 1, 2, 11 ja 12 nimetatud andmete ulatuses. 4 Sotsiaalkindlustusametil on juurdepääs registriandmetele sotsiaalhoolekande seaduses ning lastekaitseseaduses sätestatud järelevalve teostamiseks. 18 Andmete väljastamine 1 Registrist väljastatakse andmeid: 1 otsejuurdepääsuna infosüsteemide andmevahetuskihi kaudu; 2 andmepäringuna taotluse alusel. 2 Seaduse, välislepingu, Euroopa Liidu Nõukogu või Euroopa Komisjoni otsekohalduva õigusaktiga ettenähtud ülesannete täitmiseks väljastatakse registrist andmeid regulaarselt teise andmekogusse või teisele asutusele andmevahetuse kokkuleppe alusel. Kokkuleppes lepitakse kokku väljastatavate andmete koosseis ja õiguslik alus ning andmete väljastamise tingimused, kord ja viis. 3 Andmeid, mille saamiseks on isikul või asutusel õigus, väljastab volitatud töötleja, kelle poole isik või asutus pöördub, kui volitatud töötlejal on vastavatele andmetele juurdepääs tagatud. 4 Andmeid väljastav volitatud töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle. 6 Registriandmete säilitamine 19 Registriandmete arhiveerimine ja säilitamine 1 Registrisse kantud menetluste andmed kantakse digitaalsesse arhiivi viis aastat pärast menetluse lõpukuupäeva. 2 Muud isikuandmed kantakse digitaalsesse arhiivi viis aastat pärast isiku viimase menetluse lõpukuupäeva. 3 Registrisse kantud andmeid isikule abi osutamise kohta säilitatakse kümme aastat arvates menetluse lõpukuupäevast. Säilitustähtaja möödumisel andmed umbisikustatakse. 4 Registrisse kantud lapsendamise sooviavaldusi säilitatakse 75 aastat arvates menetluse lõpukuupäevast. Säilitustähtaja möödumisel andmed umbisikustatakse. 5 Registrisse kantud hoolduspere sooviavaldusi säilitatakse 25 aastat arvates menetluse lõpukuupäevast. Säilitustähtaja möödumisel andmed umbisikustatakse. 6 Registrisse kantud elektrooniliselt töödeldavaid alusdokumente säilitatakse sama kaua kui konkreetse menetluse andmeid, mille juurde vastavad alusdokumendid on lisatud. 7 Registri logisid säilitatakse sama kaua kui konkreetse menetluse andmeid, millega logid on seotud. 7 Järelevalve registri pidamise üle 20 Järelevalve registri pidamise üle 1 Järelevalvet registri pidamise seaduslikkuse üle tehakse avaliku teabe seaduses ja isikuandmete kaitse seaduses sätestatud korras. 2 Paragrahvi 5 lõike 2 punktis 1 nimetatud volitatud töötlejal on oma pädevuse ulatuses õigus kontrollida §-des 7, 17 ja 18 kehtestatud tingimuste täitmist volitatud töötlejate poolt, nõuda registriandmete või päringuvõimaluste väärkasutamise korral volitatud töötlejalt kasutaja registrile juurdepääsu piiramist, peatamist või lõpetamist ning teha ettepanekuid vastutavale töötlejale avastatud rikkumises süüdi olevate isikute väljaselgitamiseks ja vastutusele võtmiseks. 3 Registri vastutaval töötlejal on õigus teha volitatud töötlejale ettekirjutusi registri pidamisel ja andmete töötlemisel tehtavate toimingute kooskõlla viimiseks õigusaktidega ja vastutava töötleja antud suunistega. 8 Registri likvideerimine 21 Registri likvideerimise kord Register likvideeritakse seaduses sätestatud korras. 9 Rakendussäte 22 Määruse jõustumine 1 Määrus jõustub 1. jaanuaril 2018. a. 2 Määruse § 8 lõike 1 punkt 14 kehtib kuni 30. aprillini 2018. a. Sotsiaalkaitseminister Kaia Iva Õigusosakonna juhataja kantsleri ülesannetes Helen Tralla Lisa Sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregistrisse kantavate andmete loetelu