Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määruses nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused» (RT I 2001, 20, 112; 2007, 28, 159) tehakse järgmised muudatused:

1) paragrahvi 1 punkt 4 sõnastatakse järgmiselt:
«4) asutuse dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid;»;

2) määruses asendatakse sõnad «indeks» ja «indeks või number» sõnaga «viit» vastavas käändes;

3) paragrahvi 6 lõike 1 punkt 6 sõnastatakse järgmiselt:
«6) dokumentide säilimise selliselt, et oleks tagatud dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks;»;

4) paragrahvi 6 täiendatakse lõikega 1¹ järgmises sõnastuses:

« (1¹) Ministeeriumide, Riigikantselei, maavalitsuste, ametite ja inspektsioonide dokumendihaldussüsteemid peavad lisaks lõikes 1 toodule võimaldama:
1) dokumendi kooskõlastamist, allkirjastamist ja edastamist;
2) dokumentide automaatset sidumist andmetega, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu, struktuuri ja haldamise ajalugu (edaspidi metaandmed).»;

5) paragrahvi 6 täiendatakse lõikega 3 järgmises sõnastuses:

« (3) Ühes dokumendihaldussüsteemis võivad oma dokumentide haldamist korraldada mitu asutust, kui dokumendihaldussüsteem võimaldab dokumentide liigitamisel samaaegselt kasutada erinevaid ja üksteisest sõltumatuid liigitussüsteeme.»;

6) määrust täiendatakse §-ga 6¹ järgmises sõnastuses:

« § 6¹. Elektrooniline dokumendivahetus

(1) Ministeeriumid, Riigikantselei, maavalitsused, ametid ja inspektsioonid vahetavad omavahel dokumente elektrooniliselt.

(2) Elektrooniline dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel toimub asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi (edaspidi dokumendivahetuskeskus) kaudu.

(3) Dokumendivahetuskeskuse kaudu vahetatavate digitaaldokumentide loomisel kasutatakse ühtse andmestruktuuriga dokumendi esitusvorme, World Wide Web Consortium’i (W3C) soovitusele vastavat laiendatavat märgistuskeelt (Extensible Markup Language, edaspidi XML) ning arvestatakse Riigikantselei juhistega dokumendi elementide ja metaandmete kohta. XML-põhised dokumendi esitusvormid kooskõlastatakse Riigikantseleiga.

(4) Õigusaktide eelnõude kooskõlastamine ja Riigikantseleile edastamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse reglemendis sätestatule.»;

7) paragrahvi 10 lõiked 8 ja 9 tunnistatakse kehtetuks;

8) 2. peatüki 5. jao pealkiri sõnastatakse järgmiselt:

«2. jagu
Dokumendi elemendid»;

9) paragrahvi 14 pealkiri ning lõiked 1 ja 2 sõnastatakse järgmiselt:

« § 14. Dokumentide vormistamisel kasutatavad elemendid

(1) Dokumendil on kohustuslikud elemendid ja lisaks nendele vastavale dokumendiliigile omased elemendid.

(2) Dokumendi kohustuslikud elemendid on:
1) autor;
2) kuupäev;
3) tekst;
4) allkirjastaja.»;

10) paragrahvi 14 lõige 4 sõnastatakse järgmiselt:

« (4) Lähtudes dokumendiliigist kasutatakse lisaks lõikes 2 loetletud elementidele järgmisi elemente:
1) aadress;
2) adressaat;
3) kasutusmärge;
4) kontaktandmed;
5) koostaja;
6) lisaadressaat;
7) lisamärge;
8) pealkiri;
9) seosviit;
10) viit;
11) muud dokumendi elemendid.»;

11) paragrahvi 15 lõige 1 sõnastatakse järgmiselt:

« (1) Kuupäev ja kellaaeg märgitakse dokumendil vastavalt standardile EVS 8 «Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas».»;

12) paragrahvi 21 lõige 2 tunnistatakse kehtetuks;

13) paragrahvi 34 lõikes 3 asendatakse sõna «dokument» sõnaga «paberdokument» vastavas käändes;

14) paragrahvi 36 lõige 1 sõnastatakse järgmiselt:

« (1) Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult või muul viisil vastavalt õigusaktidele.»;

15) paragrahvi 41 lõige 1 tunnistatakse kehtetuks;

16) paragrahv 42 sõnastatakse järgmiselt:

« § 42. Digitaaldokumendi väljasaatmine

Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile:
1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud, või
2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale.»;

17) paragrahvi 43 lõikes 3 asendatakse sõna «või» sõnaga «ja»;

18) paragrahvi 47 lõige 2 sõnastatakse järgmiselt:

« (2) Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalselt autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilitustähtaja jooksul.»;

19) paragrahvi 47 lõige 6 ja § 54 lõige 2 tunnistatakse kehtetuks;

20) määruse 6. peatükki täiendatakse §-dega 54¹ ja 54² järgmises sõnastuses:

« § 54¹. Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele

Ministeeriumid (välja arvatud Justiitsministeerium, Kaitseministeerium ja Välisministeerium) ja Riigikantselei viivad oma dokumendihaldussüsteemid kooskõlla § 6 lõikes 1¹ ja §-s 6¹ sätestatud nõuetega ning vahetavad omavahel dokumente dokumendivahetuskeskuse kaudu hiljemalt 3. detsembrist 2007. a, Justiitsministeerium, Kaitseministeerium ja Välisministeerium hiljemalt 1. oktoobrist 2008. a ning maavalitsused, ametid ja inspektsioonid hiljemalt 5. maist 2008. a.»;

§ 54². Avaliku sektori asutuste asjaajamise arengu koordineerimine üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele

(1) Riigikantselei kavandab ja koordineerib asjaajamise arengut ja elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ning annab dokumendihalduse alaseid juhiseid.

(2) Ministeeriumid nõustavad ja abistavad oma valitsemisala asutusi üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele (sealhulgas dokumendihalduse tarkvara hankimisel, juurutamisel, arendamisel ja koolituse korraldamisel).

(3) Siseministeerium ja maavalitsused nõustavad ning abistavad kohalikke omavalitsusi üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele (sealhulgas dokumendihalduse tarkvara hankimisel, juurutamisel, arendamisel ja koolituse korraldamisel).»;

21) paragrahvi 55 lõige 2 tunnistatakse kehtetuks.