Vabariigi Valitsus määrus algtekst-terviktekst avaldamine avaldatud 2011-12-22 181 RT I2011-12-29+02:002011+02:00229129122011229 2012-01-01+02:00 2015-01-15+02:00 1 2011-12-28 maarus_1_10.02.2010.xsd 129122011229 6 2015-01-12 Maret Mauer 1002058Määruse raamskeem XML struktuuri koostamiseks Arhiivieeskiri Määrus kehtestatakse „ ” § 13 alusel. 1 Üldsätted 1 Määruse reguleerimisala 1 Arhiivieeskiri (edaspidi eeskiri) reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile, arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. 2 Eeskiri kehtib: 1 Rahvusarhiivile; 2 kohaliku omavalitsuse arhiivile; 3 asutusele ja isikule, kes täidab avalikke ülesandeid avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide osas (edaspidi asutus). 3 Avalik õiguslikule või riigi- või kohaliku omavalitsuse muuseumile ja raamatukogule, haridus-, teadus- ja arendusasutusele ning sihtasutusele, kes valdab kultuuri- ja ajalooväärtusega dokumendi- või teabekogu, kehtib eeskiri „Arhiiviseaduses” sätestatud ulatuses vastavalt seaduses või asutuse põhimääruses või põhikirjas sätestatule. 2 Mõisted 1 Käesolevas eeskirjas kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses: 1 arhiiv on asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum; 2 avalik arhiiv on arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses; 3 arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. 2 Käesolevas eeskirjas mõeldakse dokumentide all ka arhivaale, kui ei ole sätestatud teisiti. 2 Arhiivi moodustamine 3 Arhiivi moodustamise põhimõtted 1 Arhiivi moodustamisel lähtub asutus: 1 päritolupõhimõttest, mille kohaselt ühe asutuse dokumendid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu dokumentidega; 2 algse korra austamise põhimõttest, mille kohaselt säilitatakse kord, mille arhiiv sai asutuse tegevuse käigus. 2 Funktsiooni üleandmisel teisele asutusele liidetakse asjaajamises lõpetamata dokumendid teise asutuse arhiiviga. Dokumentide algne päritolu ja liitmise aeg peavad olema jälgitavad. 3 Asutus käsitleb kõiki oma dokumente, sh andmekogudes olevat teavet olenemata teabekandjast ühe terviku, s.o arhiivi osana. 4 Asutus hoiab ning kasutab dokumente selliselt, et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust. 5 Arhivaali valdaja tagab arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisundit ega ohusta selle edasist säilimist. 4 Arhiivi hoidmine 1 Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. Säilitustähtaja jooksul või avalikku arhiivi üleandmiseni peavad dokumendid olema ülesleitavad ja kättesaadavad. 2 Asutusel peab olema ülevaade arhiivi koosseisust. Ülevaade arhiivi koosseisu kohta peab sisaldama vähemalt: 1 funktsiooni nimetust; 2 sarja kehtivat ja varem kehtinud tähist, nimetust ja säilitustähtaega; 3 viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud; 4 sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti; 5 viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. 5 Arhiivipüsivusnõuded 1 Arhivaalide loomisel, korrastamisel ning hoidmisel peab asutus kasutama materjale, tooteid, vorminguid ja tehnoloogiaid, mis tagavad arhivaalide võimalikult pikaajalise säilivuse ja kasutusea. 2 Asutus loob arhivaalid arhiivivormingus või viib mitte-arhiivivormingus arhivaalid arhiivivormingusse võimalikult kiiresti pärast arhivaali loomist või saamist. 3 Arhiivipüsivate materjalide, toodete ja tehnoloogiate kohta väljastab teavet Rahvusarhiiv. Arhiivivormingud on sätestatud eeskirja lisas 1. 3 Dokumentide liigitamine 6 Liigitusskeem 1 Asutus töötab oma dokumentide liigitamiseks välja funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi. 2 Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. 3 Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt: 1 asutuse nimetust; 2 funktsiooni nimetust ja selle tähist; 3 sarjade nimetusi ja nende tähiseid. 4 Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks: 1 funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks); 2 volitust funktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le; 3 sarjade nimetused ja tähised eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad. 5 Sarnaste funktsioonidega asutustele võib välja töötada ühtse liigitusskeemi. 7 Liigitusskeemi tasandid 1 Liigitusskeemi tasandid on: 1 funktsiooni tasand; 2 sarja tasand. 2 Liigitusskeemi igal tasandil võib luua alltasandeid. 3 Liigitusskeemi funktsiooni tasandil võib esitada asutuse struktuuriüksuse nimetuse. 4 Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: 1 dokumendiliik; 2 sisu või teema; 3 funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse; 4 koht asjaajamissüsteemis; 5 säilitustähtaeg; 6 juurdepääsutingimus. 8 Liigitusskeemi kooskõlastamine 1 Arhiivimoodustaja esitab liigitusskeemi kavandi või liigitusskeemi muudatuse kavandi kooskõlastamiseks avalikule arhiivile. 2 Liigitusskeemi kavand esitatakse kooskõlastamiseks, kui: 1 koostatakse uus liigitusskeem; 2 liigitusskeemi lisanduvad sarjad, mis on tekkinud arhiivimoodustaja funktsioonide või struktuuri muutumise tulemusena; 3 arhivaale sisaldav sari või allsari liidetakse arhivaale mittesisaldava sarjaga; 4 arhivaalidest moodustuv sari jaotatakse kaheks või enamaks sarjaks. 3 Kooskõlastamise käigus avalik arhiiv: 1 kontrollib, kas liigitusskeem hõlmab arhiivimoodustaja kõiki funktsioone ja funktsioonide dokumenteerimist; 2 teeb ettepanekuid liigitusskeemi optimeerimiseks. 4 Liigitusskeemi kooskõlastamata jätmisel esitab avalik arhiiv motiveeritud põhjenduse. 5 Avalik arhiiv võib liigitusskeemi kooskõlastamise käigus algatada hindamise arhivaalide väljaselgitamiseks. Avalik arhiiv teavitab arhiivimoodustajat liigitusskeemi kavandi või selle muudatuse kavandi kooskõlastamise käigus algatatud hindamisest. 4 Dokumentide hindamine 9 Hindamise eesmärgid 1 Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. 2 Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. 10 Hindamiskriteeriumid 1 Dokumentide hindamisel lähtub avalik arhiiv: 1 asutuse või isiku olulisusest ja positsioonist ühiskonnas ja avaliku halduse hierarhias; 2 asutuse või isiku funktsioonidest ja muust dokumentide kontekstist; 3 dokumentide uurimispotentsiaalist; 4 dokumentides oleva teabe unikaalsusest ja autentsusest; 5 dokumentide olulisusest avaliku võimu teostamisel ja isikute õiguste või tehingute tõendamise vajadusest; 6 kasutatavusest ja seotusest teiste dokumentidega; 7 dokumentide ajaraamist, millest need pärinevad või mida need käsitlevad; 8 kogumistraditsioonist; 9 dokumentide loomisel kasutatud materjalidest ja vormingutest; 10 juurdepääsutingimustest; 11 asutuse või isiku või ühiskonna huvigruppide hinnangust dokumendi väärtusele; 12 dokumentide säilitamiseks vajalikust ressursist või avaliku arhiivi käsutuses olevatest eelarvevahenditest. 2 Avalik arhiiv võib üheliigiliste dokumentide kogumit hinnates säilitamiseks välja valida statistiliselt esindusliku väljavõtu. 3 Avalik arhiiv võib hindamisega välja valida näidiseid. 11 Hindamise läbiviimine 1 Hindamine toimub: 1 arhiivimoodustajate väljaselgitamisel; 2 arhivaalide väljaselgitamisel; 3 arhivaalilt arhiiviväärtuse äravõtmisel. 2 Avalikult arhiivilt võib taotleda asutuse arvamist arhiivimoodustajate hulka. 3 Dokumentide eraldamisel hävitamiseks või üleandmiseks avalikku arhiivi toimub hindamine juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varasemalt välja selgitatud. 4 Asutus esitab avaliku arhiivi nõudmisel hindamise läbiviimiseks: 1 liigitusskeemi; 2 ülevaate arhiivi koosseisust; 3 eri aegadel kehtinud liigitusskeemide vahelised seosed; 4 tehnilise dokumentatsiooni hinnatavate dokumentide haldamiseks kasutatud riist- ja tarkvara kohta, dokumentide säilitamise toimingute ja kasutajate kohta; 5 andmekogude struktuuri ning digitaaldokumentide failide näidised; 6 asutuse põhimääruse või põhikirja; 7 arhiivinimistu või hävitamisakti kava; 8 muud hindamise läbiviimiseks vajalikud andmed. 5 Avalik arhiiv võib hindamise läbi viia dokumentidega vahetult tutvudes. 12 Hindamisotsus 1 Avalik arhiiv vormistab dokumentide hindamise tulemused hindamisotsusena ja teavitab sellest asjaomaseid asutusi või isikuid. 2 Avalik arhiiv dokumenteerib hindamisotsuses hindamise tulemused nii, et arhivaalid oleksid lihtsalt tuvastatavad. 3 Hindamisotsus peab sisaldama vähemalt: 1 hindamise tulemusi; 2 hindamise läbiviinud avaliku arhiivi nimetust; 3 hindamisotsuse numbrit ja kuupäeva; 4 hindamise läbiviijate nimesid ja ametinimetusi. 4 Hindamisotsusele lisatakse hinnatavate dokumentide konteksti ja hindamisotsust põhjendavaid dokumente. 5 Hindamisotsust ja selle lisasid säilitatakse alatiselt avalikus arhiivis. 5 Dokumentide hävitamine 13 Dokumentide eraldamine hävitamiseks 1 Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. 2 Arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud. 3 Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja, aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad ning teabe autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus peavad olema tagatud. 14 Hävitamise dokumenteerimine 1 Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga. 2 Hävitamisaktis esitatakse hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed: 1 viide avaliku arhiivi hindamisotsusele; 2 tähis liigitusskeemi või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi; 3 sarja nimetus või toimiku pealkiri; 4 piirdaatumid; 5 toimikute või muude üksuste hulk; 6 dokumentide säilitustähtaeg; 7 viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need on olemas; 8 märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta. 6 Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi 15 Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaeg 1 Arhivaalid antakse üle avalikku arhiivi, kelle pädevusse kuulub arhivaalide vastuvõtmine. 2 Andmekogu avalikule arhiivile üleandja ja üleandmise üksikasjad lepitakse kokku koostöös avaliku arhiivi ja andmekogu vastutava töötlejaga. 3 Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini. 4 Arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmise tähtaja pikendamiseks esitab arhiivimoodustaja riigiarhivaarile taotluse, milles märgib ära: 1 kõnealuste arhivaalide koosseisu; 2 põhjenduse üleandmise tähtaja pikendamiseks; 3 ettepaneku uueks üleandmise tähtajaks, mis ei ole pikem kui 10 aastat. 16 Arhivaalide üleandmise toimingud ja üldised nõuded 1 Arhivaalide üleandmine algatatakse üleandmise taotlemisega, mille käigus teatatakse avalikule arhiivile vähemalt: 1 üleandmist tingivad asjaolud; 2 arhiivimoodustaja nimetus; 3 arhivaalide võimalikult täpne hulk; 4 teave hindamisotsuse kohta. 2 Arhivaalide üleandmiseks üleandja korrastab ja kirjeldab need vastavalt käesolevas eeskirjas esitatud nõuetele, arvestades avaliku arhiivi juhiseid. 3 Arhivaalide üleandmiseks ettevalmistamine ja üleandmine toimub üleandja kulul. 4 Arhivaalide üleandmiseks ettevalmistamiseks kasutatakse avaliku arhiiviga kooskõlastatud tarkvara, mille abil saab koostada arhiiviskeemi ja nimistut nii paber- kui ka digitaalarhivaalidele. Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivi üle, kasutades nimetatud tarkvara. 5 Koos arhivaalidega annab üleandja avalikule arhiivile arhiivinimistusse (edaspidi nimistu) koondatud arhiivikirjeldused ning kasutuskoopiad arhivaalidest, kui need vastavad nõuetele. 6 Arhivaalide vastuvõtmise käigus kontrollib avalik arhiiv: 1 kirjelduste olemasolu ja vastavust nõuetele; 2 arhivaalide korrastatust; 3 arhivaalide olemit; 4 arhivaalide füüsilist ja/või tehnilist seisundit. 7 Olemikontrolli tulemused fikseeritakse olemiaktis, milles esitatakse vähemalt järgmised andmed: 1 arhiivimoodustaja nimi; 2 nimistutesse kantud säilikute hulk kokku ja nimistu(te) kaupa eraldi; 3 tegelikult olemasolevate säilikute hulk; 4 puuduvate säilikute numbrid; 5 arhivaalide füüsilise või tehnilise seisundi iseloomustus. 8 Arhivaalide üleandja kõrvaldab olemikontrolli käigus avastatud puudused omal kulul. 9 Juhul kui avaliku arhiivi käsutuses olevate tehniliste vahenditega ei saa tagada eritüübiliste arhivaalide kasutatavust, kopeeritakse arhivaalid üleandja kulul avaliku arhiivi poolt antavate juhiste kohaselt teisele teabekandjale. 17 Eraarhivaalide üleandmine avalikku arhiivi 1 Eraarhivaali võib üle anda: 1 kingitusena kinkelepingu alusel koos omandiõiguse üleminekuga; 2 pärandina; 3 hoiule (ilma omandiõiguse üleminekuta) lepingu alusel; 4 ostu-müügilepingu alusel. 2 Eraarhivaalide üleandmisel võib omanik kehtestada neile juurdepääsupiiranguid. Juurdepääsupiirangud sätestatakse lepingus ja need ei tohi ajaliselt ületada 50 aastat alates dokumendi üleandmisest. 18 Üleandmise dokumenteerimine 1 Arhivaalide üleandmisel vormistab avalik arhiiv üleandmis-vastuvõtmisakti, mille allkirjastavad üleandja ja vastuvõtja. 2 Üleandmis-vastuvõtmisakti kantakse vähemalt järgmised andmed: 1 üleandja nimi; 2 vastuvõtva avaliku arhiivi nimetus; 3 viide üleandmise asjaoludele; 4 arhiivimoodustaja nimi; 5 arhivaalide piirdaatumid; 6 säilikute hulk kokku ja eraldi paber- ja digitaalarhivaalide kohta (säilikute arv, riiulimeetrid, baidid jm); 7 arhivaalide omandiõiguse üleminek; 8 arhivaalide juurdepääsutingimused; 9 arhivaalide füüsiline või tehniline seisund. 3 Üleandmis-vastuvõtmisakti võib lisada täiendavaid andmeid (avaliku arhiivi tähis, kasutuskoopiate olemasolu jm) või lisadokumente (olemiakt). 4 Eritüübiliste arhivaalide kohta lisatakse tehniline dokumentatsioon arhivaalide sisu, vormi ja teostuse ning konteksti (tegijate jm) kohta, mis on vajalik arhivaalide säilimise, nendele juurdepääsu ning nende kasutamise tagamiseks (montaažileht, annotatsioon, tehniline pass jne) vastavalt avaliku arhiivi nõuetele. 5 Peremehetud arhivaalid võetakse vastu ühepoolse vastuvõtmisakti alusel. 7 Arhiivikorrastamine 19 Arhiivikorrastamise põhimõtted 1 Arhiivikorrastamisega võimaldatakse: 1 arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi; 2 arhivaalide säilimine avalikus arhiivis; 3 arhivaalide kasutamine avalikus arhiivis. 2 Ühe arhiivimoodustaja arhivaalid korrastatakse üheks arhiiviks, olenemata dokumendi tüübist, liigist või teabekandjast. 20 Korrastustasandid 1 Arhiivikorrastamisel kasutatakse hierarhilist struktuuri, mille peamised korrastustasandid on: 1 arhiivi tasand; 2 sarja tasand; 3 säiliku tasand. 2 Arhiivi ja sarja tasandil võib moodustada alltasandeid. 3 Korrastustasandite ja nende alltasandite kasutamine peab olema optimaalne ning aitama säilitada arhivaalide vahelisi seoseid, nende loomise konteksti ning lihtsustama nende kasutamist. 4 Arhiiv korrastusüksusena on arhiivimoodustaja arhivaalide terviklik kogum. Arhiiv koosneb üldjuhul ühe arhiivimoodustaja arhivaalidest. 5 Arhiivikorrastamisel arvestatakse: 1 arhiivimoodustaja juriidilist iseseisvust või organisatsioonilist eraldatust; 2 arhiivimoodustaja iseseisvat asjaajamist ja funktsioonide olemasolu; 3 isikut ja tema seotust teiste isikutega. 6 Arhiivikorrastamise käigus võib arhiivi kooskõlas arhiiviskeemiga jagada allarhiivideks. Allarhiivide moodustamine põhineb arhiivimoodustaja tegevuse ajalisel liigendatusel, organisatsioonilisel ülesehitusel ja funktsioonide jaotusel ning sellele vastaval asjaajamise korraldusel. 7 Arhiivimoodustajate liitmisel või funktsioonide ülemineku korral võib mitme (tegevuse lõpetanud) arhiivimoodustaja arhivaalid koondada ühte arhiivi, määratledes iga moodustaja allarhiivina. 8 Kollektsioon on arhiivi tasandi korrastusüksus, mis on moodustunud liigi-, tüübi-, teema-, autori- või mitme tunnuse alusel. 9 Kui kollektsiooni moodustaja langeb kokku arhiivimoodustajaga, korrastatakse kollektsioon arhiivimoodustaja arhiivi osana. 10 Sari on korrastusüksus, mis ühendab funktsiooni-, liigi-, sisu- või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid arhivaale. Sarja võib korrastamisel liigendada allsarjadeks. 11 Säilik on korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: 1 ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; 2 üksikarhivaalist (kiri, foto jne). 21 Arhiiviskeem ja selle kooskõlastamine 1 Arhiivimoodustaja koostab või muudab arhiiviskeemi enne arhiivi või selle osa korrastamist üleandmiseks. Arhiiviskeem määrab kindlaks: 1 korrastusüksused – arhiiv ja sari koos alltasanditega; 2 korrastusüksuste hierarhilise järjestuse, nimetused ja tähistuse. 2 Korrastusüksuste valikul ja nendevaheliste seoste kindlaksmääramisel arhiiviskeemis lähtutakse: 1 liigitusskeemist; 2 funktsioonidest; 3 struktuurist ning selles toimunud muudatustest; 4 arhiivi suurusest ja koosseisust. 3 Arhiiviskeem võib ette näha arhiivi esialgsest korrast erineva korrastuse, kui: 1 esialgne kord ei ole kindlaks tehtav; 2 esialgne kord ei võimalda arhivaalide järjekindla liigituse läbiviimist. 4 Arhiiviskeem koostatakse võimalikult optimaalne, et teda saaks kasutada pikema aja vältel. See peab võimaldama arhiivi järjepidevat üleandmist. 5 Arhiiviskeem ja selle muudatused kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. 22 Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine 1 Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks: 1 võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2 eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid; 3 järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4 lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga; 5 lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse; 6 lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu; 7 lehed paigutatakse lahtiselt arhiiviümbrisesse või kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või -kaantesse ja paigutatakse arhiiviümbrisesse. 2 Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele. 3 Kahjustunud paberarhivaalide puhul konsulteeritakse edasise tegevuse osas avaliku arhiiviga. 4 Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivi: 1 tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus ehk arhiivivormingus vastavalt eeskirja lisale 1; 2 tihendamata või kadudeta tihendatud ja krüpteerimata. 3 ühtse XML kujul kapslina. 5 XML kujul kapsel digitaalarhivaalide ja nende kirjelduste üleandmiseks moodustatakse Rahvusarhiivi koostatud XML skeemi alusel. 6 Digitaalallkirja kapslis üleantavate digitaalarhivaalide puhul kasutatakse eeskirja lisas 1 nimetatud arhiivivorminguid. 7 Üleantavates tekstifailides kasutatakse UTF-8 (Unicode) ISO 10646 märgikoodi. 8 Mitte-arhiivivormingus digitaalarhivaalid konverteeritakse enne arhiivi üleandmist arhiivivormingusse. Vormingu ja konverteerimistoimingud otsustab avalik arhiiv koostöös arhiivimoodustajaga. 8 Arhiivikirjeldamine 23 Arhiivikirjeldamise eesmärk ja alused 1 Arhiivikirjeldamisega luuakse arhiivimoodustaja arhiivi täpne esitus ning antakse ülevaade arhiivimoodustamisest. Arhiivikirjeldamisega võimaldatakse: 1 arhiivimoodustaja arhivaalide tekkekonteksti mõistmine; 2 juurdepääs arhivaalidele. 2 Arhiivikirjeldamise aluseks on Rahvusvahelise Arhiivinõukogu poolt heakskiidetud üldised rahvusvahelised kirjeldusstandardid: 1 ISAD(G): General International Standard Archival Description; 2 ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families. 24 Arhiivikirjeldamise meetod ja kirjeldustasandid 1 Arhiivikirjeldamiseks kasutatakse mitmetasandilise kirjeldamise tehnikat, mille kohaselt: 1 iga arhiivi, sarja, säiliku või arhivaali kohta saab koostada üksikkirjelduse; 2 kõrgemal tasandil esitatud kirjeldused on põhjalikumad ja ulatuslikumad; 3 madalamatel tasanditel lisatakse vajaduse korral vaid täpsustavat teavet, mida ei saa esitada kõrgematel tasanditel. 2 Arhiivikirjeldus koosneb arhiivimoodustaja kirjeldusest ja arhiivi kirjeldusest. 3 Arhiiv kirjeldatakse järgmistel tasanditel: 1 arhiivi tasand, samal tasandil kirjeldatakse ka kollektsioon; 2 sarja tasand; 3 säiliku tasand; 4 arhivaali tasand. 25 Kirjelduselemendid 1 Kirjelduselementide loetelu koostab Rahvusarhiiv. 2 Arhiivimoodustaja ja arhiivi kirjeldamisel kasutatakse vähemalt kirjelduselementide loetelus esitatud kohustuslikke kirjelduselemente. 26 Nimistu 1 Nimistu on arhiivikirjelduste kogum. Nimistu on arhivaalide peamine otsi- ja juurdepääsuvahend avalikus arhiivis. 2 Arhiivikirjeldus esitatakse üldjuhul ühes nimistus. Keerukale ja mahukale arhiivile võib koostada mitu nimistut. Mitme nimistu kasutusele võtmise aluseks on põhjalikud muutused arhiivimoodustaja ülesannetes, organisatsioonis ja arhiivi koosseisus. 3 Nimistus esitatud arhiivikirjeldus kooskõlastatakse avaliku arhiiviga enne arhiivikorrastamise lõpuleviimist. 9 Arhivaalide säilitamine ja kaitse avalikus arhiivis 27 Arhivaalide säilitamise alused 1 Arhivaalide säilitamiseks korraldatakse ja teostatakse järgmisi arhivaalide eluea pikendamisele suunatud tegevusi: 1 korrastamisel ja säilitamisel kasutatakse arhiivipüsivaid materjale, tooteid, vorminguid ja tehnoloogiaid; 2 tagatakse nõuetekohased tingimused (sisustus- ja keskkonnatingimused) arhivaalide säilitamisel arhiivihoidlas; 3 tagatakse arhivaalide kaitse mehaaniliste, keemiliste, füüsikaliste, bioloogiliste ja inimtekkeliste (sh vandalism, vargus) kahjustuste vastu; 4 luuakse kasutus- ja tagatiskoopiaid ning vajadusel arhivaalid konserveeritakse. 2 Optimaalsete säilituslahenduste valimisel ja rakendamisel lähtutakse arhivaalide tüübist, formaadist, koostismaterjalidest, vormistusviisist ja vajadusel muudest tunnustest. 3 Avalik arhiiv ja § 1 lõikes 3 nimetatud arhiivimoodustaja säilitab arhivaale nende püsivaks säilitamiseks ehitatud või kohandatud arhiivihoidlas (edaspidi hoidla). 28 Nõuded hoidlale 1 Hoidlas peavad olema aastaringselt tagatud nõuetele vastavad ja stabiilsed keskkonnatingimused. Keskkonnatingimuste nõuded ja õhusaaste piirmäärad on sätestatud eeskirja lisas 2. 2 Hoidla keskkonnatingimusi peab regulaarselt kontrollima nõuetekohaselt kalibreeritud seadmetega. 3 Hoidlad ehitatakse ilma akendeta. Kui hoidlas on aknad, tuleb need kohandada viisil, mis välistab otsese päevavalguse. 4 Hoidla põranda kandevõime peab vastama hoidla sisustuse ja arhivaalide kaalule ja paigutusele hoidlas. 5 Hoidla peab vastama arhivaalide säilimist tagavatele tuleohutusnõuetele. 6 Hoidlas kasutatakse üldjuhul õhkkütet. Õhkkütte, samuti ventilatsioonisüsteemi õhk peab olema filtreeritud. 7 Elektri-, gaasi- ja veevarustussüsteemid ei tohi asuda hoidlas või selle ligiduses, välja arvatud juhul, kui neid vajatakse otseselt arhivaalide säilitamise või kasutamisega seotud eesmärgil. 8 Hoidla peab olema turvatud varguse, sissemurdmise, vandalismi ja terrorismi vastu. 9 Hoidla väljapääsuteedel peab olema pimedas nähtav märgistus. 10 Hoidla peab olema sisustatud viisil, mis tagab efektiivseima õhu ventileerimise ja välistab kõrge niiskusega piirkondade tekkimist. 11 Hoidlas tohib kasutada valgustust ainult seal ettenähtud tegevuste ajal. 12 Hoidlas ei tohi olla muud mööblit või seadmestikku, kui arhivaalide säilitamiseks ja käsitsemiseks vajalik ning see ei tohi kokkupuutel arhivaalidega neid kahjustada. 13 Hoidlat, selle õhuvahetussüsteeme, sisustust ja säilikuid peab regulaarselt puhastama. Puhastusvahendid ei tohi arhivaale kahjustada. 14 Digitaalarhivaalide säilitamisel tuleb juhinduda Vabariigi Valitsuse 20. detsembri 2007. a määrusega nr 252 „Infosüsteemide turvameetmete süsteem” sätestatud infosüsteemide kolmeastmelise etalonturbe süsteemi (ISKE) rakendamisjuhendi tüüpmoodulite turvameetmetest vastavalt digitaalarhivaalide säilitamisel kasutatavatele infrastruktuuri, IT-süsteemide, võrkude ja rakenduste komponentidele ning infovarade turbeastmele. 29 Nõuded arhivaalide kasutamisele 1 Hoidla ja arhivaalide kasutamine ning arhivaalide turvalisuse tagamine sätestatakse avaliku arhiivi sisemist töökorraldust reguleeriva õigusaktiga. 2 Eriti väärtuslikust, tihti kasutatavast või halvas füüsilises seisukorras arhivaalist valmistatakse tagatiskoopiaid ja kasutuskoopiaid. Tagatiskoopia valmistatakse viisil, mis tagab koopia pikaajalise säilimise. 3 Koopiate valmistamisel tuleb jälgida arhivaalide eripärasusi, mis tulenevad nende formaadist, kaalust, koostiskomponentidest, korrastusviisist või muudest tunnustest. 4 Arhivaalide transportimisel pakitakse need vastavalt formaadile, seisundile ja teabekandja tüübile ning tagatakse nende kaitse kahjustumise ja varguse eest. 30 Ohuplaneering 1 Avalik arhiiv ja § 1 lõikes 3 nimetatud arhiivimoodustaja teostab enda valduses olevate arhivaalide kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks ohuplaneeringu. 2 Ohuplaneeringu alusel koostatakse tegevuskava arhivaalide kaitseks, päästmiseks ja taastamiseks tõenäolistes ohuolukordades. 3 Tegevuskava kehtestatakse ohuplaanina või mõne teise seadusest tuleneva ohutust ja päästetöid käsitleva akti osana. 31 Arhivaalide konserveerimine 1 Arhivaali kahjustuse korral otsustab selle valdaja arhivaali konserveerimisvajaduse üle, lähtudes säilitamise kohustusest ja kasutamise vajadusest. 2 Arhivaali tohib konserveerida ainult vastava erialase ettevalmistusega isik. 3 Arhivaali konserveerimine dokumenteeritakse. Konserveerimise dokumentatsioon sisaldab vähemalt teostaja nime, aega, arhivaali seisundikirjeldust enne ja pärast töötlust ning töötluse kirjeldust. 4 Konserveerimise dokumentatsiooni hoiab arhivaali valdaja. 10 Arhivaalidele juurdepääsu korraldamine 32 Juurdepääsu korraldamise põhimõtted 1 Avalik arhiiv tagab arhivaalidele juurdepääsu: 1 avalikus arhiivis või selle veebikeskkonnas; 2 vahendades teavet vastusena isiku või asutuse päringule. 2 Teave juurdepääsupiiranguga arhivaalide olemasolu ja kasutustingimuste kohta on avalik. 33 Arhivaalide kasutamise tagamine 1 Arhivaalide kasutamiseks peab avalikus arhiivis olema uurimissaal või vastavalt sisustatud töökoht. 2 Arhivaalide ja nende kasutuskoopiate kasutamiseks peab kasutaja olema registreeritud. Avalikul arhiivil on õigus nõuda isikut tõendavat dokumenti. 3 Kasutuskoopia olemasolul väljastab avalik arhiiv koopia. Originaalarhivaali väljastamise üle kasutuskoopia olemasolul otsustab avalik arhiiv. 34 Teabe vahendamine vastusena päringule 1 Avalik arhiiv vahendab teavet arhivaalide olemasolu kohta ja arhivaalides sisalduvat teavet vastusena asutuste ja isikute suulistele ja kirjalikele päringutele. 2 Vastusena suulisele päringule vahendatakse teavet vaid arhivaalide olemasolu kohta kas suuliselt või kirjaliku lühivastusena. 3 Vastusena kirjalikule päringule vahendab avalik arhiiv teavet päringu esitaja vajadustest lähtuvalt. 4 Õiguste või tehingute tõestamiseks vajaliku teabe vahendamiseks väljastab avalik arhiiv arhiiviteatisi. 5 Avalik arhiiv ei lahenda päringut, kui: 1 sellest ei selgu päringu esitaja isik ja tema kontaktandmed; 2 sellest ei selgu faktilised asjaolud, mille kohta teavet taotletakse; 3 selles esitatud lähteandmed ei ole küllaldased objekti käsitlevate arhivaalide leidmiseks; 4 sellele vastamine nõuab suuremahulist uurimistööd. 6 Avalik arhiiv teavitab päringu esitajat asjaoludest, mille tõttu pole päringu menetlemine võimalik. 35 Arhiiviteatis 1 Arhiiviteatise taotlemiseks esitatakse päring kirjalikus vormis. Päringus tuuakse ära vähemalt järgmised andmed: 1 päringu esitanud isiku nimi või asutuse nimetus; 2 päringu esitaja kontaktandmed; 3 faktilised asjaolud, mille kohta teavet taotletakse. 2 Arhiiviteatise kohustuslikud koostisosad on: 1 päringu kokkuvõtlik taasesitus; 2 kasutatud arhivaalide lühikirjeldus, milles näidatakse vähemalt avaliku arhiivi nimetus ning dokumendi liik ja daatum; 3 arhivaalidel põhinev kokkuvõtlik teave päringus püstitatud küsimuse kohta või koopiate väljastamist kinnitav märge juhul, kui vastavat teavet asendavad taotluse eesmärgist tulenevalt arhivaali koopiad; 4 arhiiviteatise koostamisel kasutatud arhivaalide leidandmed. 3 Kui arhiiviteatise koostamisel kasutatud arhivaalis esineb iseärasusi, millel võib olla sisuline tähendus (lünk, läbikriipsutus või vahelekirjutus; muudatus või loetamatu tekstiosa, kustutamisjäljed või muud dokumendi esialgse sisu muutmisele viitavad asjaolud, kaasa arvatud asjaolu, et arhiiviteatise aluseks olev arhivaal on tõestatud või tõestamata ärakiri), siis fikseeritakse see arhiiviteatises. 4 Arhiiviteatis vormistatakse kirjalikult vastavalt avaliku arhiivi töökorraldust reguleerivatele õigusaktidele. 5 Arhiiviteatis ja sellele lisatud arhivaali koopiad allkirjastatakse arhivaari poolt. Koopiad vormistatakse viisil, mis võimaldab tuvastada nende vastavust originaalile. 6 Arhiiviteatis väljastatakse ühe kuu jooksul päringu saamisest alates. Kui teatise väljastamine nimetatud tähtaja jooksul ei ole võimalik, teatatakse päringu esitajale tähtaja pikenemisest esimesel võimalusel, või kui arhiiviteatist ei ole võimalik väljastada, siis selle põhjus. 7 Arhiiviteatise väljastamise eest tasub päringu esitaja riigilõivu vastavalt „Riigilõivuseadusele”. 36 Arhivaalide kasutamine väljaspool avalikku arhiivi 1 Seaduses või selle alusel sätestatud avaliku ülesande täitmiseks või avalikku huvi silmas pidades võib arhivaale anda tähtajaliseks kasutamiseks väljaspool avalikku arhiivi. 2 Arhivaalide kasutamiseks väljaspool avalikku arhiivi esitab taotleja avalikule arhiivile taotluse, milles märgitakse vähemalt järgmised andmed: 1 taotleja nimi, ametiisiku puhul ka ametinimetus; 2 arhivaalide leidandmed, pealkirjad ja daatumid; 3 arhivaalide hulk; 4 arhivaalide kasutamise eesmärk; 5 arhivaalide kasutamise tähtaeg. 3 Arhivaalid antakse avaliku arhiivi juhi või tema poolt volitatud isiku otsusega kasutamiseks akti alusel, milles märgitakse lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 2 toodud andmetele järgmised andmed: 1 arhivaalide tagastamise kuupäev; 2 juurdepääsupiirang selle olemasolu korral; 3 arhivaalide kasutamise ja säilitamise nõuded; 4 arhivaalide üleandja ja vastuvõtja nimi, ametinimetus ja allkiri. 4 Arhivaalide kasutaja väljaspool avalikku arhiivi: 1 tagab arhivaalide eesmärgipärase kasutamise vastavalt taotluses märgitule; 2 tagab arhivaalide säilimise, korrastatuse ja edaspidise kasutatavuse; 3 hoiab ära arhivaalide sattumise kolmandate isikute valdusesse. 11 Rakendussätted 37 Käesoleva määruse § 8 rakendamine Enne käesoleva määruse jõustumist avaliku arhiivi poolt dokumentide loetelule antud arvamusega loetakse liigitusskeem kooskõlastatuks käesoleva määruse § 8 kohaselt. 38 Käesoleva määruse § 15 rakendamine Enne käesoleva määruse jõustumist loodud paberarhivaalidele rakendatakse üleandmistähtaega 20 aastat nende loomisest arvates või need antakse kokkuleppel avaliku arhiiviga üle koos hiljem tekkinud arhivaalidega. 39 Käesoleva määruse 10. peatüki rakendamine Avalikud arhiivid rakendavad käesoleva määruse §-de 32–36 nõudeid kõigile avalikku arhiivi üleantud dokumentidele juurdepääsu tagamisel, välja arvatud Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määruse nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed alused” § 47 lõikes 1¹ nimetatud üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumentidele juurdepääsu korraldamisel. 40 Määruse jõustumine Määrus jõustub 1. jaanuaril 2012. a. Peaminister Andrus Ansip Haridus- ja teadusminister Jaak Aaviksoo Riigisekretär Heiki Loot Lisa 1 Arhiivivormingud Lisa 2 Nõuded hoidla keskkonnatingimustele