1. peatükk
VÄLISRIIGI AVALIKU DOKUMENDI LEGALISEERIMISE NÕUDE TÜHISTAMISE KONVENTSIOONI ARTIKLI 3 LÕIKES 1 NIMETATUD TUNNISTUSE ( APOSTILLE’) ANDMISE REGISTRI ASUTAMINE

§1. Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooni artikli 3 lõikes 1 nimetatud tunnistuse (apostille ’) andmise registri asutamine ja nimi

Määrusega asutatakse riiklik register ametliku nimega «Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooni artikli 3 lõikes 1 nimetatud tunnistuse (apostille’) andmise register» (edaspidi register) ja kinnitatakse registri pidamise põhimäärus.

§2. Registri asutamise ja pidamise eesmärk

Registri asutamise ja pidamise eesmärk on pidada arvestust «Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ühinemise seaduse» (RT II 2000, 27, 165) §-s 2 nimetatud asutuste antud tunnistuste (apostille’de) üle ja nõudmisel teha kindlaks, kas tunnistusele (apostille’le) kantud andmed vastavad registris kajastatud andmetele.

§3. Registri vastutav ja volitatud töötleja

Registri vastutav töötleja on Välisministeerium (edaspidi vastutav töötleja) ning volitatud töötlejad on Haridusministeerium, Justiitsministeerium, Siseministeerium ja Sotsiaalministeerium ning Välisministeerium oma pädevuse piires (edaspidi volitatud töötleja).

2. peatükk
VÄLISRIIGI AVALIKU DOKUMENDI LEGALISEERIMISE NÕUDE TÜHISTAMISE KONVENTSIOONI ARTIKLI 3 LÕIKES 1 NIMETATUD TUNNISTUSE ( APOSTILLE’) ANDMISE REGISTRI PÕHIMÄÄRUS

1. jagu
Registri objekt ja ülesehitus

§4. Registri objekt

Registri objektiks on määruse §-s 3 nimetatud asutuste antud tunnistused (apostille’d) ja nendele kantavad andmed.

§5. Registri ülesehitus

(1) Registrit peetakse ühetasandilise infotehnoloogilise andmebaasina.

(2) Register koosneb digitaalsest andmebaasist.

§6. Registriandmete koosseis

Registrisse kantakse iga tunnistuse (apostille’) kohta järgmised andmed:
1) number;
2) väljaandmise kuupäev;
3) väljaandmise koht;
4) kinnitaja nimi ja ametikoht;
5) dokumendi allkirjastaja nimi;
6) dokumendi allkirjastaja ametikoht;
7) asutuse nimi, kelle pitsati jäljend on dokumendil;
8) sihtriik, kus soovitakse dokumenti kasutada;
9) isiku ees- ja perekonnanimi, kes esitab välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooni (edaspidi konventsioon) artiklis 1 nimetatud dokumendi tunnistusega (apostille’ga) kinnitamiseks;
10) dokumendi sisu.

§7. Andmete registrisse kandmise aluseks olevad dokumendid

Andmete registrisse kandmise aluseks olevad dokumendid on konventsiooni artiklis 1 nimetatud dokumendid.

§8. Registrisse kantud andmete õiguslik tähendus

Registrisse kantud andmetel on õiguslik tähendus.

2. jagu
Registri pidamise kord

§9. Registrisse kantud andmete töötlemine

Vastutav töötleja ja volitatud töötlejad on kohustatud tagama registrisse kantud andmete töötlemise «Andmekogude seaduse» ja «Isikuandmete kaitse seaduse» (RT I 1996, 48, 944; 1998, 59, 941; 111, 1833; 2000, 50, 317; 92, 597; 104, 685; 2001, 50, 283; 2002, 61, 375; 63, 387) kohaselt.

§10. Registrisse kantavate andmete esitaja

Registrisse kantavate andmete esitajaks on määruse § 6 punktis 9 nimetatud isik.

§11. Andmete registrisse kandmine

Volitatud töötleja kannab esitatud dokumendi andmed registrisse dokumendi menetlusse võtmise päeval.

3. jagu
Juurdepääs registrisse kantud andmetele

§12. Juurdepääs registrisse kantud andmetele

(1) Registrisse kantud andmetele pääseb juurde «Andmekogude seaduses» ning «Avaliku teabe seaduses» (RT I 2000, 92, 597; 2002, 61, 375; 63, 387) sätestatud korras.

(2) Volitatud töötleja väljastab registrisse kantud andmed huvitatud isiku nõudel kolme tööpäeva jooksul päringu saamise päevast arvates.

(3) Registrist väljastatakse andmeid sõltuvalt päringu tegemise viisist kas paberkandjal, elektrooniliselt või suuliselt.

(4) Registrist andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu ja andmete saaja kohta tehakse märge registrisse.

(5) Registrist andmete väljastamise eest tasu ei võeta.

4. jagu
Registrisse kantud andmete säilitamine ja andmete õigsuse tagamine

§13. Registrisse kantud andmete säilitamine

(1) Registrisse kantud andmeid säilitatakse alaliselt.

(2) Andmete registrisse kandmise aluseks olevate dokumentide koopiaid säilitatakse viis aastat ja hävitatakse «Arhiiviseaduses» (RT I 1998, 36/37, 552; 1999, 16, 271; 2000, 92, 597; 2001, 88, 531; 93, 565; 2002, 53, 336; 61, 375; 63, 387; 82, 480) sätestatud korras.

§14. Registrisse kantud andmete õigsuse tagamine

(1) Registrisse kantavate ja sealt väljastatavate andmete vastavuse eest registris esitatud andmetele vastutab volitatud töötleja oma pädevuse piires.

(2) Kui volitatud töötleja avastab registris ebaõiged andmed või teda teavitatakse registris olevatest ebaõigetest andmetest, on ta kohustatud tunnistuse (apostille’) registris tühistama viie tööpäeva jooksul, arvates ebaõigetest andmetest teadasaamise päevast.

5. jagu
Järelevalve

§15. Järelevalve teostamine

(1) Registri pidamise üle teostavad järelevalvet registri vastutav töötleja ja andmekaitse järelevalveasutus oma pädevuse kohaselt.

(2) Registri pidamise üle järelevalvet teostama volitatud isikul on õigus tutvuda registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega, siseneda eelnevalt kokkulepitud ajal ruumidesse, kus andmeid töödeldakse või kus paiknevad töötlemiseks kasutatavad seadmed, ning saada teavet andmete väljastamise ja kasutamise kohta.

(3) Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on vastutav töötleja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isikute ettekirjutustes kajastatud põhjendatud puudused nende määratud tähtaja jooksul.

6. jagu
Lõppsätted

§16. Saladuse hoidmise kohustus

Registri pidamisega seotud isikud on kohustatud hoidma saladuses neile tööülesannete täitmisel teatavaks saanud andmeid, mida ei ole antud avalikuks kasutamiseks.

§17. Finantseerimine

Registri projekteerimist ja väljatöötamist finantseeritakse vastutava töötleja eelarvest. Hooldus- ja arendustöid ning iga-aastast pidamist finantseeritakse riigieelarvest registri vastutavale töötlejale selleks eraldatud vahenditest.

§18. Likvideerimine

(1) Registri likvideerimise otsustab Vabariigi Valitsus ja registri likvideerimise viib läbi Välisministeerium.

(2) Registri likvideerimisel otsustatakse andmete üleandmine teise registrisse, avalikku või riigiasutuse arhiivi.

§19. Määruse jõustumine

Määrus jõustub «Riigi Teataja seaduses» (RT I 1999, 10, 155; 2001, 24, 133; 93, 565; 2002, 44, 283) ettenähtud korras.