RT I 2001, 99, 625

Määrus kehtestatakse «Riigivapi seaduse» (RT I 2001, 65, 376) § 18 lõike 4 alusel ning kooskõlas «Andmekogude seaduse» (RT I 1997, 28, 423; 1998, 36/37, 552; 1999, 10, 155; 2000, 50, 317; 57, 373; 92, 597; 2001, 7, 17; 17, 77) § 32 lõikega 1.

1. peatükk

«RIIGIVAPIGA JA TEISTE RIIKLIKULT TÄHTSATE TURVAELEMENTIDEGA DOKUMENTIDE PLANKIDE NING RIIGIVAPIGA PITSERITE NÄIDISTE REGISTRI» ASUTAMINE

§ 1. Registri asutamine

Määrusega asutatakse riiklik register ametliku nimega «Riigivapiga ja teiste riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide plankide ning riigivapiga pitserite näidiste register» (edaspidi register).

§ 2. Registri vastutav ja volitatud töötleja

Registri vastutav ja volitatud töötleja on Riigikantselei.

2. peatükk

«RIIGIVAPIGA JA TEISTE RIIKLIKULT TÄHTSATE TURVAELEMENTIDEGA DOKUMENTIDE PLANKIDE NING RIIGIVAPIGA PITSERITE NÄIDISTE REGISTRI» PIDAMISE PÕHIMÄÄRUS

1. jagu

Üldsätted

§ 3. Registri pidamise eesmärk

Registri pidamise eesmärk on:
1) koondada ühtsesse andmebaasi riigivapiga ja teiste riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide ning riigivapiga pitserite kohta käivad andmed;
2) tagada pidev ülevaade riigivapiga ja teiste riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide plankide ning riigivapiga pitserite kasutusele võtmise, kasutamise ja kasutamise lõpetamise (kehtetuks tunnistamise) üle;
3) võimaldada riigiasutustel, riigivõimu teostavatel organitel ja isikutel ning avalikkusel saada operatiivset teavet riigivapiga ja teiste riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide plankide ning riigivapiga pitserite registriandmete kohta.

§ 4. Registri pidamine

(1) Registri pidamine toimub vastavalt «Riigivapi seadusele», «Andmekogude seadusele», käesolevale määrusele ja muudele õigusaktidele.

(2) Riigikantselei peab tagama registrisse kantud andmete tervikluse ja autentsuse, samuti andmekogu pidamise ja selles sisalduvate andmete töötlemise ning kaitse vastavalt «Andmekogude seaduse» § 7 nõuetele.

§ 5. Registri pidamise viis

Registrit peetakse ühetasandilise infotehnoloogilise andmekoguna ning riigivapiga ja teiste riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide plankide näidiste ning riigivapiga pitserite  näidiste koguna (registritoimikutena) paber- või teistel andmekandjatel.

§ 6. Registrisse kantud andmete kaitse

(1) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagab organisatsiooniliste ja tehniliste meetmetega registriandmete tervikluse ja autentsuse, samuti andmekogu pidamise ja selles sisalduvate andmete töötlemise, kaitse, säilimise ning arhiveerimise.

(2) Registri vastutav ja volitatud töötleja on kohustatud:
1) vältima kõrvaliste isikute ligipääsu registriandmete töötlemiseks kasutatavatele seadmetele;
2) tagama, et igal andmetöötlussüsteemi kasutajal oleks juurdepääs ainult temale töötlemiseks lubatud registriandmetele;
3) takistama andmekandjate volitamata muutmist või kopeerimist (andmekandjate kasutamise kontroll);
4) takistama registriandmete volitamata sisestamist, muutmist või kustutamist (salvestuskontroll) ning tagama, et tagantjärele oleks võimalik kindlaks teha, millal, kelle poolt ja milliseid registriandmeid muudeti;
5) takistama andmetöötlussüsteemi volitamata kasutamist registriandmete ülekandmiseks andmesidevahendite abil (andmeside kontroll);
6) säilitama andmed registriandmete üleandmise kohta: millal, kellele ja millised registriandmed üle anti (üleandmise kontroll);
7) kujundama töökorralduse selliseks, et oleks võimalik täita andmekaitse erinõudeid (organisatsiooni kontroll).

2. jagu

Registri ülesehitus

§ 7. Registri koosseis

Registri koosseisu kuuluvad:
1) digitaalne kanderaamat;
2) registritoimikud;
3) registriarhiiv.

§ 8. Digitaalne kanderaamat

(1) Digitaalne kanderaamat on digitaalsel kujul salvestatud andmete kogum, millest on võimalik loetavas vormis teha kättesaadavaks kõigi tehtud registrikannete andmed, nende tegemise aeg ja tegija, nende aluseks olevate dokumentide andmed, nende tegemisega seotud kirjavahetuse andmed ning registrikandeteadete avaldamise kuupäevad, kui need on olemas.

(2) Digitaalse kanderaamatu pidamiseks kasutatav tarkvara peab tagama, et mitte kellelgi peale selleks pädeva ametniku ei oleks võimalik kanda kanderaamatusse andmeid ega neid muuta. Pädev ametnik saab kanderaamatusse andmeid kanda ja neid muuta ainult kasutades talle antud isiklikku koodi, mille edasiandmine on keelatud.

(3) Digitaalsest kanderaamatust tehakse varukoopia vähemalt kaks korda kuus.

§ 9. Registritoimik

(1) Registritoimikud on digitaalse kanderaamatu lisad, mida peetakse paber- või teistel andmekandjatel.

(2) Registritoimikus säilitatakse:
1) andmete registrisse kandmise aluseks olevaid alusdokumente ja nendele lisatud dokumente;
2) muid registrikannet puudutavaid dokumente;
3) digitaalse kanderaamatu kandest tehtud väljatrükke;
4) registrisse võetud riigivapiga ja teiste riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide plankide näidiseid ning riigivapiga pitserite näidiseid.

§ 10. Registriarhiiv

(1) Registriarhiiv koosneb:
1) digitaalsest arhiivist;
2) registritoimikute arhiivist.

(2) Kehtetuks tunnistatud, riigivapiga ja teiste riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide plankide näidiste ning riigivapiga pitserite näidiste digitaalsed registriandmed, nende kohta peetavad registritoimikud ja digitaalselt esitatud alus- ja muud dokumendid kantakse registriarhiivi.

(3) Registriandmete digitaalsesse arhiivi kandmisel tehakse registrisse kirje registriandmete kehtetuks tunnistamise kohta, näidates ära alusdokumentide andmed ja arhiveerimistunnused, millega suletakse kirje registriandmete loetelus.

(4) Registriarhiivi kantud andmeid ja registritoimikuid säilitatakse kuni registri likvideerimiseni.

3. jagu

Registritoimingud

§ 11. Registrisse andmete esitajad

Riigiasutused, riigivõimu teostavad organid ja isikud esitavad §-s 12 loetletud, riigivapiga ja teiste riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide plankide näidised ning riigivapiga pitserite näidised enne kasutusele võtmist Riigikantseleile registrisse kandmiseks.

§ 12. Registrisse kantavate riigivapiga ja teiste riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide plankide loetelu

(1) Registrisse kantavad riigivapiga ja teiste riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide plangid on andmeandjate poolt esitatavad:
1) üldplangid;
2) õigusaktide plangid;
3) haridust tõendavate dokumentide plangid;
4) töötõendite plangid;
5) lubade plangid;
6) tunnistuste plangid;
7) tegevuslubade, juurdepääsulubade plangid;
8) erinevate tunnistuste plangid;
9) isikut tõendavate dokumentide plangid;
10) ametimärkide (þetoonide) näidised;
11) sertifikaatide plangid;
12) patendikirjad.

(2) Registrisse kantakse ka:
1) valitsusasutuste aukirjade, tänukirjade, teenetemärkide tunnistuste plangid;
2) tööraamatu, tööraamatu duplikaadi ja tööraamatu vahelehe plangid;
3) Eesti Vabariigi viisade (kleebise vormis) näidised.

§ 13. Registrikanded

(1) Registrikanded tehakse riigivapiga ja teiste riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide plankide näidiste ning riigivapiga pitserite näidiste kohta.

(2) Registrikanded teeb registrisse selleks volitatud Riigikantselei ametnik.

(3) Registrikannete tegemine on registrisse andmete kandmine, registrisse kantud andmete muutmine ja registrisse kantud andmete kustutamine.

(4) Registrisse kantakse andmed kümne tööpäeva jooksul registrikande aluseks olevate dokumentide Riigikantseleisse saabumise päevast arvates.

(5) Registrikande dateerib selle tegija. Registrikanded nummerdatakse nende tegemise järjekorras.

(6) Registrikanne jõustub selle tegemise kuupäeval.

(7) Registrisse kande tegemisest keeldumise korral teatatakse sellest andmete esitajale kolme tööpäeva jooksul keeldumise kohta otsuse tegemisest arvates.

§ 14. Andmete registrisse esitamise kord

Andmed esitatakse registrisse alusdokumentidel paberkandjal ja «Digitaalallkirja seaduse» (RT I 2000, 26, 150; 2001, 56, 338) nõudeid järgides digitaalselt registri veebilehel näidatud aadressil ja vormingus.

§ 15. Andmete registrisse kandmise alusdokumendid

Andmete registrisse kandmise alusdokumentideks on:
1) riigiasutuse, riigivõimu teostava organi või isiku poolt paber- või teistel andmekandjatel esitatud registreerimistaotlus, mis sisaldab § 16 lõike 1 punktides 3¿7 loetletud andmeid või millele need andmed on lisatud paber- või teistel andmekandjatel;
2) riigivapiga ja turvaelementidega riiklikult tähtsate dokumentide plankide näidised ning riigivapiga pitseri näidis paber- või teistel andmekandjatel;
3) riigiasutuse, riigivõimu teostava organi või isiku poolt paber- või teistel andmekandjatel esitatud taotlus registrikande muutmise või kehtetuks tunnistamise ja registriarhiivi ülekandmise kohta.

§ 16. Registrisse kantavad andmed

(1) Registri digitaalsesse kanderaamatusse (andmebaasi) kantavad riigivapiga ja teiste riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide plankide ning riigivapiga pitserite näidiste andmed on:
1) registreerimisnumber;
2) registreerimise kuupäev;
3) registreeritava dokumendiplangi või riigivapiga pitseri näidise nimetus;
4) registreeritava dokumendiplangi või riigivapiga pitseri näidise kirjeldus, sealhulgas andmed turvaelementide kohta;
5) andmed registreeritava dokumendi või riigivapiga pitsati valmistamise ja valmistaja kohta (valmistamise aeg, valmistaja nimi, registri kood, asukoha aadress);
6) andmed registreeritava dokumendiplangi või riigivapiga pitsati kasutamise ja kasutajate, kes väljastavad vastaval plangil ja pitseriga dokumente, kohta (mis eesmärgil kasutatakse, kasutaja nimi, isikukood, ametinimetus);
7) andmed registreeritud dokumendiplangi või riigivapiga pitsati kasutamise lõpetamise või uue vastu väljavahetamise kohta (kasutamise lõpetamist või väljavahetamist kinnitava dokumendi väljaandja ja dokumendiliigi nimetus, number, väljaandmise kuupäev, allakirjutanu nimi ja ametikoht).

(2) Andmed esitatakse Riigikantselei antud digitaalsete ning paberkandjal vormide kohaselt.

§ 17. Registrisse esitatud andmete õigsuse tagamine

(1) Registrisse esitatud andmete õigsuse eest vastutab andmete esitaja.

(2) Kahtluse korral on Riigikantselei kohustatud sulgema juurdepääsu andmetele kuni õigete andmete väljaselgitamiseni.

§ 18. Registrisse esitatud andmete kontrollimine

Riigikantseleil on õigus seaduses sätestatud korras teha registrisse esitatud andmete osas päringuid ja saada täiendavaid andmeid riigiasutustelt, riigivõimu teostavatelt organitelt ja isikutelt ning teistest registritest.

§ 19. Registrikande andmete muutmine

(1) Registrikande andmetes sisalduvate vigade parandamise kohta tehakse registrisse märge Riigikantselei algatusel või registrisse andmete esitaja taotluse alusel. Riigikantselei algatusel tehtud muudatuse korral informeeritakse sellest andmete esitajat kolme tööpäeva jooksul, arvates muudatuse tegemisest.

(2) Dokumendiplangi või pitseri näidise esitanud riigiasutuse, riigivõimu teostava organi või isiku andmete muutumise korral tehakse registrikande andmetes muudatus kümne tööpäeva jooksul, arvates vastava taotluse esitamisest Riigikantseleile.

§ 20. Registriandmete arhiveerimine

(1) Kehtetuks tunnistatud andmed kantakse digitaalsesse registriarhiivi. Registriandmete arhiivi ülekandmiseks peab dokumendiplangi või pitseri näidise esitanud riigiasutus, riigivõimu teostav organ või isik esitama registrile taotluse. Kui taotlusele ei ole lisatud vajalikke dokumente, mis põhjendavad dokumendiplangi või pitseri kehtetuks tunnistamist, antakse taotluse esitajale puuduste kõrvaldamiseks tähtaeg. Puuduste antud tähtajaks kõrvaldamata jätmise korral tagastatakse taotlus selle esitajale.

(2) Kui vajalikud dokumendid on lisatud, tehakse registris registriandmete kustutamise kanne, mis sisaldab registriandmete kehtetuks tunnistamise aluseks oleva taotluse teinud riigiasutuse, riigivõimu teostava organi või isiku nime, taotluse kuupäeva ja numbrit.

(3) Registriandmete kehtetuks tunnistamise korral paneb Riigikantselei registriandmete kustutamise aluseks olevad dokumendid registritoimikusse ja sulgeb registritoimiku.

(4) Pärast registritoimiku sulgemist kannab Riigikantselei kehtetuks tunnistatud registriandmed digitaalsesse arhiivi ning registritoimik arhiveeritakse registritoimikute arhiivi.

(5) Riigikantselei saadab teate registriandmete kustutamise kohta registriandmete kehtetuks tunnistamisest teatanud riigiasutusele, riigivõimu teostavale organile või isikule viie tööpäeva jooksul registreeringuandmete kustutamise päevast arvates.

4. jagu

Juurdepääs registrisse kantud andmetele

§ 21. Juurdepääs registrisse kantud andmetele

(1) Registriandmed on avalikud, kui juurdepääsu neile ei ole piiratud seadusega sätestatud korras.

(2) Registriarhiivi kantud registriandmetele ei ole juurdepääsu veebilehelt.

(3) Riigikantselei peab arvestust registrist andmete väljastamise üle.

§ 22. Andmetele juurdepääsu ja andmete väljastamise kord

(1) Kanderaamatuga võimaldatakse tutvuda registri veebilehel.

(2) Registritoimikuga saab tutvuda Riigikantselei vastava töötaja juuresolekul.

(3) Nende alusdokumentide andmeid, millele õigusaktidest tulenevalt on kehtestatud juurdepääsupiirangud, väljastatakse vaid õigustatud isikutele kirjaliku taotluse alusel digitaalselt või väljatrükina paberkandjal.

(4) Andmetele, millele juurdepääs ei ole veebilehe kaudu võimalik, võimaldatakse juurdepääs «Avaliku teabe seadusega» (RT I 2000, 92, 597) ettenähtud korras ja tähtaegadel, arvestades võimalikke juurdepääsupiiranguid.

§ 23. Registrisse kantud andmete väljastamise eest tasumine

Registrisse kantud andmeid väljastatakse registrist tasuta.

5. jagu

Järelevalve

§ 24. Järelevalve teostamise kord

(1) Registri tegevuse seaduslikkuse üle teostab järelevalvet andmekaitse järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.

(2) Registri üle järelevalvet teostama volitatud isikul on õigus:
1) tutvuda registrisse kantud andmete ja registri pidamise dokumentidega;
2) siseneda ruumidesse, kus andmeid hoitakse või töödeldakse või kus asuvad töötlemiseks kasutatavad seadmed;
3) saada teavet andmete registrist väljastamise ja kasutamise kohta.

(3) Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemise korral on Riigikantselei kohustatud likvideerima järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses kajastatud puudused tema poolt määratud tähtajaks.

(4) Teenistusalast järelevalvet registripidamise üle teostab riigisekretär.

6. jagu

Registri laiendamine ja likvideerimine

§ 25. Registri laiendamine ja likvideerimine

Registri laiendamise ja likvideerimise otsustab Vabariigi Valitsus kooskõlas «Andmekogude seaduse» ja «Arhiiviseadusega» (RT I 1998, 36/37, 552; 1999, 16, 271; 2000, 92, 597; 2001, 88, 531; 93, 565).

3. peatükk

RAKENDUSSÄTTED

§ 26. Registri pidamise alustamine

Riigikantselei alustab registri pidamist 1. jaanuaril 2002. a.

§ 27. Registri asutamise ja pidamise kulud

Registri asutamise ja pidamise kulud kaetakse riigieelarvest Riigikantselei eelarve kaudu.

§ 28. Vabariigi Valitsuse määruste muutmine ja kehtetuks tunnistamine

(1) Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määruse nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused» (RT I 2001, 20, 112) § 4 lõike 1 punkt 3 sõnastatakse järgmiselt:
« 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord;».

(2) Tunnistatakse kehtetuks:
1) Vabariigi Valitsuse 5. novembri 1993. a määrus nr 341 «Riigivapi kujutisega pitsatite ja dokumendiplankide valmistamise, kasutamise, hoidmise ning hävitamise korra kohta» (RT I 1993, 71, 1012);
2) Vabariigi Valitsuse 11. novembri 1993. a määrus nr 349 «Riigivapi kujutise kasutamise kord» (RT I 1993, 72/73, 1027; 1994, 41, 664; 65, 1125; 72, 1271; 2000, 66, 426);
3) Vabariigi Valitsuse 10. märtsi 1995. a määrus nr 107 «Valitsusasutuste poolt väljaantavate dokumentide näidiste riikliku registri asutamine» (RT I 1995, 32, 396; 1996, 81, 1453).

§ 29. Määruse jõustumine

Määrus jõustub 1. jaanuaril 2002. a.

Peaminister Mart LAAR

Justiitsminister Märt RASK

Riigisekretär Aino LEPIK von WIRÉN