Kinnitada ja kehtestada 1. juulist 1990. a. Eesti NSV Ministrite Nõukogu 21. septembri 1981. a. määrusega nr. 567 kinnitatud Eesti NSV vabariikliku standardi ENSV VST 3-81 "Unifitseeritud dokumentatsioonisüsteemid. Haldusdokumentatsioon. Põhinõuded" muudatus nr. 2.

Eesti Vabariigi Valitsuse esimees   E. SAVISAAR

Eesti Vabariigi riigiminister   R. VARE

Tallinn, Toompea, 2. juulil 1990. Nr. 137.

KEHTETU - vm 08.05.92 nr. 141 - jõust.15.05.92

Grupp T 54

Muudatus nr.2 ENSV VST 3-81

Unifitseeritud dokumentatsiooni süsteemid.

Haldusdokumentatsioon. Põhinõuded.

Eesti Vabariigi Valitsuse 2. juuli 1990. a. määrusega nr. 137 on jõustumistähtajaks määratud 1. juuli 1990. a.

Käesolev standard on välja töötatud GOST 6.38-72 ja GOST 6.39-72 ning NSV Liidu Riikliku Standardikomitee poolt 25. juunil 1979. a. kinnitatud "Haldusdokumentatsiooni riiklike standardite (GOST 6.38-72 ja GOST 6.39-72) rakendamise ja kasutamise metoodilise juhendi" RD 50-161-79 alusel ning nende nõudeid arvestades.

Standard kehtib haldusdokumentatsiooni kohta, mida kasutatakse Eesti Vabariigi riigivõimu- ja -valitsemisorganite, neile alluvate ettevõtete, asutuste ja organisatsioonide* (kaasa arvatud ühiskondlikud organisatsioonid - liidud, seltsid jne.), samuti liidulise alluvusega koondiste, ettevõtete ja organisatsioonide* korraldava ja täidesaatva tegevuse vormistamisel ning määrab kindlaks selle vormistamise põhinõuded ja nõuded dokumentide plankide osas.

* Edaspidi kasutatakse sõnade "ettevõte, asutus ja organisatsioon" asemel sõna "asutus".

Järgmised punktid kehtestada uues sõnastuses:

Punkt 1.4. Näidisvorming kujundatakse konstruktsioonivõrgu alusel. Formaadile A4 koostatakse konstruktsioonivõrk 9 vertikaal- ja 31 horisontaaljoonest ning formaadile A5 9 vertikaal- ja 14 horisontaaljoonest. Vertikaaljoonte vahekaugus on 20,8 mm (8 täheruumi 2,6 mm kirjasammuga kirjutusmasinal GOST 8274-83 järgi) ning horisontaaljoontel 8,5 mm (kaks 4.25 mm reavahet kirjutusmasinal GOST 8274-83 järgi).

Punkt 2.1. Näidisvorming määrab kindlaks rekvisiitide järgmise maksimaalse koosseisu ja nende asukoha:
1 - riigivapp;
2 - asutuse embleem;
4 - asutuse kood üleliidulise ettevõtete ja organisatsioonide klassifikaatori järgi (ÜK/EO);
6 - ministeeriumi, riikliku ameti või inspektsiooni nimetus;
7 - asutuse nimetus;
8 - struktuuriüksuse nimetus;
9 - sideettevõtte sihtnumber (indeks), posti- ja telegraafiaadress, teletaibi (abonenttelegraafi) number, telefaks, teleks, telefoninumber, pangakonto number;
10 - dokumendiliigi nimetus;
11 - kuupäev;
12 - indeks;
13 - viide sissetulnud dokumendi indeksile ja kuupäevale;
14 - koostamise või väljaandmise koht;
15 - dokumendi piiratud kasutamise märge;
16 - adressaat;
17 - kinnitusmärge;
18 - resolutsioon;
19 - teksti pealkiri;
20 - kontrollmärge;
21 - tekst;
22 - märkus lisa olemasolu kohta;
23 - allkiri;
24 - kooskõlastusmärge;
25 - viisad;
26 - pitser;
27 - ärakirjade tõestamise märge;
28 - täitja perekonnanimi ja telefoninumber;
29 - dokumendi täitmise ja toimikusse suunamise märge;
30 - märge info ülekandmisest masinandmekandjale;
31 - saabumismärge.

Konkreetsetes dokumendiliikides võivad üksikud rekvisiidid ära jääda.

Rekvisiidid 3 ja 5 arvata rekvisiitide koosseisust välja.

Punkt 2.3. Ühele ja samale pinnale ettenähtud rekvisiitide paigutamise kord peab vastama nende numbrite järjekorrale (p. 2.1.). Ei ole soovitav kasutada samaaegselt rekvisiite 1 ja 2. Lubatud on paigutada rekvisiidid 1 ja 2 osale rekvisiitide 6, 7 ja 8 poolt hõivatud pinnast. Rekvisiidi 2 võib paigutada dokumendi vasakule veerisele rekvisiidiga 7 samale kõrgusele.

Asutuse embleemina või dokumendi plangil kasutada ametlikus korras registreeritud kaubamärki (teenindusmärki).

Riigivapi kujutist kasutatakse riigivõimu- ja -valitsemisorganite, kohtute ja notariaalkontorite dokumentide plankidel, samuti muudel seadusandluses ettenähtud juhtudel.

Punkt 2.4. Ministeeriumide, riiklike ametite ja inspektsioonide plankide stambil võib rekvisiit 6 hõivata rekvisiitidele 6, 7 ja 8 eraldatud pinna.

Punkt 3.1. Dokumentide plangid peavad vastama näidisvormingule (joonised 1-6). Plangil peavad olema näidatud trükiandmed: trükikoja nimetus, tellimuse number ja vajaduse korral tiraaþ ning plangi formaat. Trükiandmed trükitakse alla vasakule veerisele.

Punkt 3.2. On kehtestatud 2 plangiliiki: üldplank (korraldavate dokumentide, protokollide, aktide jms. vormistamiseks) ja kirjaplank.

Mõlemat liiki planke võib valmistada nii rekvisiitide nurga- kui ka pikiasendiga. Ainult eesti keeles valmistatud plankidel tuleb eelistada rekvisiitide nurgaasendit. Pikiasendiga planke kasutatakse juhul, kui rekvisiidid 6 ja 7 sisaldavad palju trükimärke ega mahu neile ettenähtud pinnale.

Punkt 3.6. Asutuste dokumentide plankidele (nii üld kui ka kirjaplankidele) on kohustuslik trükkida rekvisiidid 6, 7, 8, 9, 10 ja 14 eesti keeles, vajaduse korral võib need trükkida ka eesti ja vene või eesti ja muus vajalikus keeles.

Kui kahes keeles trükitavad rekvisiidid mahuvad ära kirjapea nurgavariandis neile eraldatud pinnale, võivad asutused valmistada plangid nurgaasendiga, kusjuures esmalt trükitakse rekvisiidid eesti, allapoole aga vene või muus keeles.

Rekvisiitide pikiasendiga plankidele trükitakse kirjapeas vasakule rekvisiidid eesti, paremale vene või muus keeles.

M ä r k u s: Kahes keeles koostatud rekvisiitide pikiasendiga plankidel võib riigivapi ja asutuse embleemi kujutised paigutada kas asutuse eri keeltes nimetuste vahele või ülemise veerise keskpaika.

Väliskorrespondentidega kirjavahetust pidavad asutused trükivad plankidele eespool nimetatud rekvisiidid kahes või enamas vajalikus keeles (eesti ja vajalik võõrkeel või eesti, vene ja vajalik(ud) võõrkeel(ed)).

Punkt 4.1. Haldusdokumentatsiooni süsteemi koosseisu kuuluvad järgmised dokumendiliigid: määrus, korraldus, otsus, käskkiri, protokoll, põhimäärus, põhikiri, eeskiri, juhend, akt, ettekanne, ametikiri, esildis, seletuskiri, avaldus, kaadriankeet, koosseisunimestik, struktuur ja arvuline koosseis ning puhkusegraafik.

Punkt 4.11. Dokumendi teksti võib jagada osadeks, alaosadeks, punktideks ja alapunktideks, mis tuleb nummerdada araabia numbritega vastavalt GOST 1.5.-85 nõuetele.

Alaosad nummerdatakse osa piires. Alaosa number peab koosnema osa numbrist, eralduspunktist ja alaosa numbrist ning punktist, näiteks 1.14.

Alaosade puudumisel nummerdatakse punktid osa piires.

Punkti number koosneb omavahel punktiga eraldatud osa, alaosa ja punkti numbrist ning punktist, näiteks: 1.1.3.

Punkt 4.12. Dokumendi tekstis esinevad tabelid vormistatakse GOST 1.5.-85 järgi.

Punkt 4.23. jätta välja.

Punkt 5.1. Dokumendi tekst tuleb kirjutada 1,5 reavahega. Ühe reavahega on lubatud kirjutada dokumendi tekst formaadil A5.

Igat uut tekstilõiku alustatakse taandreast, jättes vasakpoolse veerise piirist vabaks 5 täheruumi.

Tükkimiseks ettevalmistatavate dokumentide tekstid kirjutatakse kirjutusmasinal 2 reavahega.

Punkt 5.7. Tabulaatori nullasendist kirjutatakse järgmised rekvisiidid: "Ministeeriumi, riikliku ameti või inspektsiooni nimetus", "Asutuse nimetus", "Struktuuriüksuse nimetus", "Sideettevõtte sihtnumber (indeks), posti- ja telegraafiaadress, teletaibi (abonenttelegraafi) number, telefaks, teleks, telefoninumber, pangakonto number", "Dokumendiliigi nimetus", "Kuupäev", "Viide sissetulnud dokumendi indeksile ja kuupäevale", "Koostamise või väljaandmise koht", "Teksti pealkiri", "Tekst (välja arvatud taandread)", "Märkus lisa olemasolu kohta", ametinimetus rekvisiidis "Allkiri", "Kooskõlastusmärge", tõestuspealdis "Õige", ärakirja tõestamise kuupäev, "Täitja perekonnanimi ja telefoninumber".

Samuti kirjutatakse tabulaatori nullasendist sõnad "Märkus" ja "Alus", kui dokumendi tekstis on märkusi või on eraldi lõiguna toodud viide dokumendile, mis on selle väljaandmise aluseks.

M ä r k u s: Mitme kooskõlastusmärke korral paigutatakse need kahte veergu. Esimest veergu alustatakse tabulaatori nullasendist, teist 5.a sendist.

Punkt 5.13. Tabulaatori 7. asendist kirjutatakse rekvisiit "Asutuse kood".