1. Kinnitada «Arhiivieeskiri» (juurde lisatud).

2. Teha Vabariigi Valitsuse 2. juuli 1996. a määrusega nr 183 (RT I 1996, 56, 1039) kinnitatud «Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes» järgmised muudatused:

1) sõnastada punkti 2 esimene lause järgmiselt: «Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi.»;

2) jätta punktist 2 välja alapunktid 4 ja 5;

3) jätta punktist 30 välja sõnad ««KONFIDENTSIAALNE» («USALDUSLIK»)»;

4) jätta punktist 76 välja sõnad «Märget «KONFIDENTSIAALNE» («USALDUSLIK») kandvad dokumendid ja»;

5) sõnastada punkt 77 järgmiselt:

«77. Kirjade registreerimisindeks peab sisaldama järjekorranumbrit registri järgi ning sarja või toimiku tähist dokumentide loetelus. Küsimust korduvalt käsitleva dokumendi registreerimisel võib kasutada sarja piires asja ning asja piires dokumenti individualiseerivat numbrit. Struktuuriüksust (funktsiooni) ja teisi allüksusi tähistatakse araabia numbrite või ladina tähtedega, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga.

Dokumentide registreerimise skeem ja tähistuste (indeksite) süsteem määratakse asutuse asjaajamiskorras.

Näide 1. Väljasaadetava kirja indeks on 10-12/267-3, kus 10 on struktuuriüksuse tähis, 12 toimiku loetelujärgne number, 267 järjekorranumber ja 3 dokumenti individualiseeriv number.

Näide 2. Kogu kirjavahetus asjas registreerimisnumbriga 267, mis kuulub viiendasse sarja C koosseisus avatud toimikusse ning mida peab osakond 12, võib kanda indeksit C5-12/267.»;

6) lisada punkti 94 teise lause algusesse sõnad «Faksiga või arvutipostiga saabunud dokumentide»;

7) jätta punktist 102 välja sõnad «Märget «KONFIDENTSIAALNE» («USALDUSLIK») kandvad dokumendid ja»;

8) asendada kolmanda peatüki «Dokumendiringluse korraldamine» alapealkiri «Toimikute loetelu koostamine ja toimikute moodustamine» alapealkirjaga «Dokumentide loetelu kehtestamine ja toimikute moodustamine»;

9) sõnastada punkt 135 järgmiselt:

«135. Dokumentide liigitamise ja säilitustähtaegade kehtestamise aluseks asutuse asjaajamises on dokumentide loetelu. Dokumentide loetelu kehtestatakse arhiivieeskirjas sätestatud korras.»;

10) sõnastada punkt 148 järgmiselt:

«148. Erineva säilitustähtajaga dokumente ei panda ühte toimikusse.»;

11) asendada punktis 149 sõnad «indeks toimikute loetelu järgi» sõnadega «indeks asjaajamises»;

12) sõnastada punkti 152 teine lause järgmiselt: «Kirjavahetuse toimiku pealkiri peab peale dokumendiliigi nimetuse (kirjavahetus) sisaldama vähemalt kaht tunnust, millest üks on võimaluse korral sisutunnus.»;

13) tunnistada aluste punktid 136--147, 166--172 ning lisad 3 ja 4 kehtetuks alates 1. jaanuarist 2001. a, punktid 156--165 ja 175--183 alates arhiivieeskirja jõustumisest.

3. Käesoleva määruse punkti 2 alapunkt 9 jõustub 1. jaanuaril 2001. a.

Peaminister Mart SIIMANN Kultuuriminister Jaak ALLIK Riigisekretär Uno VEERING

Kinnitatud Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998. a määrusega nr 308

ARHIIVIEESKIRI

I. ÜLDALUSED

1. jagu. Arhiivieeskirja reguleerimisala

1. Arhiivieeskiri sätestab dokumentide säilitustähtaegade kehtestamise, arhivaalide hindamise, hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks eraldamise, arhiveerimise, säilitamise, kaitse, kasutamise ja avalike arhiivide poolt arhivaalide kogumise nõuded ja korra.

2. Eeskiri kehtib:

1) arhiividele;

2) riigi- ja kohaliku omavalitsuse organitele ja asutustele, avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele, eraõiguslikele juriidilistele ja füüsilistele isikutele (edaspidi arhiivimoodustajad).

3. Eraõiguslikele juriidilistele ja füüsilistele isikutele kehtib arhiivieeskiri avalike ülesannete täitmise käigus tekkivate avalike arhivaalide osas ning eraarhivaalide osas, kui käesolev eeskiri seda otseselt sätestab.

4. Avalikud arhiivid koguvad arhivaale eesmärgiga:

1) mitmekülgselt dokumenteerida Eesti ühiskonda ja selle arengut;

2) dokumenteerida arhiivimoodustajate tegevuse olulisi külgi;

3) võimaldada ühiskonnaelu, sealhulgas kultuuri, teaduse, majanduse ning rahvaliikumiste ja -algatuste teaduslikku uurimist;

4) soodustada rahvusliku kultuuripärandi säilimist.

5. Avalike arhivaalide hindamisel ning eraarhivaalide andmete kandmisel arhiiviregistrisse lähtuvad avalikud arhiivid ning riigiarhivaar kogumise eesmärkidest, arvestades:

1) avalike arhiivide tegevuspiirkonda;

2) arhiivide kogude koosseisu, iseloomu ja mahtu;

3) arhiivide käsutuses olevate eelarvevahenditega.

6. Arhiiviseaduse ja eeskirja täitmiseks arhiivimoodustajad:

1) tagavad asjaajamise käigus seadustest ja teistest õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;

2) tagavad kontrollimist (auditeerimist) võimaldava asjaajamiskorralduse;

3) järgivad arhiveerimisel provenientsiprintsiipi;

4) täidavad arhivaalide säilitusnõudeid;

5) tagavad juurdepääsu arhivaalidele;

6) võimaldavad avaliku arhiivi esindajale arhiivijärelevalve teostamisel tutvuda arhivaalide olemasolu ja säilitustingimustega;

7) määravad kindlaks arhivaalide alalhoidmise, korrastamise ja arhiivi üleandmise eest vastutavad isikud või ametikohad.

II. DOKUMENTIDE LOETELU JA SÄILITUSTÄHTAEGADE KEHTESTAMINE

1. jagu. Dokumentide loetelu

7. Arhiivimoodustaja kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks dokumentide loetelu.

8. Dokumentide loetelu (lisa 1) kehtestatakse tähtajatult arhiivimoodustaja ülesannete ja struktuuri- või muude allüksuste kaupa. Dokumentide loetelus märgitakse dokumentide kohta vähemalt:

1) arhiivimoodustaja nimi;

2) osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus;

3) sarja tähis ja nimetus;

4) säilitustähtaeg või arhiiviväärtus.

9. Dokumentide loetelu võib täiendada dokumentide haldamiseks vajalike lisaandmetega, näiteks sarja moodustavate dokumentide piirdaatumid, toimikute või muude üksuste arv, juurdepääsupiirang, asukoht või vastutav struktuuriüksus.

10. Dokumentide liigituse põhiüksuseks dokumentide loetelus on sari.

11. Dokumentide loetelu muudetakse:

1) kui arhiivimoodustaja ülesannete või struktuuri muutumise tulemusena tekivad uued dokumentide sarjad;

2) kui muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg;

3) avaliku arhiivi motiveeritud ettepaneku alusel.

12. Arhiivimoodustaja kehtestab uue dokumentide loetelu, kui tema struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis.

13. Arhiivimoodustaja esitab dokumentide loetelu või selle muutmise kavandid tema üle arhiivijärelevalvet teostavale avalikule arhiivile arvamuse avaldamiseks enne dokumentide loetelu kehtestamist või muutmist.

14. Avalik arhiiv annab arhiivimoodustaja dokumentide loetelu kohta arvamuse ühe kuu jooksul, arvates dokumentide loetelu saamisest.

15. Avaliku arhiivi arvamusega mittearvestamisel esitab arhiivimoodustaja motiveeritud põhjenduse ühe kuu jooksul, arvates arvamuse saamisest.

16. Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtuvad arhiivimoodustajad lisaks seadustes ja teistes õigusaktides dokumendiliigile kindlaksmääratud säilitustähtajale järgmisest:

1) faktide või tegevuse tõestamiseks ning isikute õiguste kaitseks vajalikust tähtajast, kui tähtaeg ei ole sätestatud seaduse või selle alusel antud õigusaktiga;

2) arhiivimoodustaja tegevuse järjepidevuse tagamise vajadusest;

3) dokumentide näidisloetelus ettenähtud säilitustähtajast.

17. Dokumendi säilitustähtaeg vastab dokumentide loetelus sarjale kehtestatud säilitustähtajale. Dokumendi säilitustähtaeg kehtestatakse:

1) aastates või

2) tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega või

3) alatisena.

18. Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise või saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise või saamise või asja lõpetamise kuupäevast.

19. Avalik arhiiv viib läbi hindamise arhivaalide:

1) arhiiviväärtuse määramiseks;

2) hävitamiseks eraldamise lubamiseks;

3) avalikku arhiivi üleandmiseks eraldamise otsustamiseks.

20. Avalik arhiiv võib hindamise tulemusel anda arhivaalile või arhivaalide kogumile arhiiviväärtuse. Arhiiviväärtusega arhivaale säilitatakse alatiselt.

21. Arhivaalide hindamisel lähtub avalik arhiiv arhivaalide:

1) kasutatavusest avaliku võimu teostamisel või isikute õiguste või kohustuste tagamisel;

2) tõestus- ja informatsioonilisest (teabe)väärtusest;

3) ajaloolisest ja kultuuriväärtusest;

4) välistunnustest, seisukorrast ja korrastatusest;

5) seostest teiste arhivaalidega;

6) dokumentide säilitustähtajast.

22. Arhivaalide hindamisel võtab avalik arhiiv arvesse arhivaalide loomise või saamise konteksti, sealhulgas arhiivimoodustaja ülesandeid.

Arhivaali tõestusväärtus

23. Arhiiviväärtus võib olla arhivaalidel, mis on tähtsad:

1) arhiivimoodustaja päritolu, struktuuri ja ülesannete kindlakstegemiseks;

2) arhiivimoodustaja tegevuse ja toimingute ning nende mõju ja tagajärgede tõestamiseks;

3) arhiivimoodustaja, riigi ja kohaliku omavalitsuse üksuste ja teiste isikute suhete ning nende õiguste ja kohustuste tõestamiseks.

24. Arhivaalide tõestusväärtuse hindamisel võetakse arvesse:

1) arhivaali või arhivaalide kogumi seotust arhiivimoodustajaga ning tegevuse või ülesandega, mille täitmise käigus arhivaal on loodud või saadud;

2) arhivaali unikaalsust, autentsust ja originaalsust.

Arhivaali teabeväärtus

25. Arhiiviväärtuse võib anda arhivaalidele, mis sisaldavad arhiivimoodustaja, riigi ja kohaliku omavalitsuse üksuste või teiste isikute jaoks väärtuslikku teavet:

1) tähtsatest sündmusest ja arengusuundadest;

2) geograafilistest kohtadest ja piirkondadest;

3) isikutest ja isikute rühmadest;

4) teistest arhivaalidest ja kollektsioonidest.

Muud arhivaalide hindamise kriteeriumid

26. Avalik arhiiv võib hindamisel üheliigiliste arhivaalide kogumist valida säilitamiseks statistiliselt esindusliku väljavõtu.

27. Avalik arhiiv võib hindamisel väheväärtuslikust, tavaliselt säilitamisele mittekuuluvate arhivaalide kogumist valida säilitamiseks näidiseid.

28. Arhivaalide hindamisega tagatakse asutuse või isiku arhiivi või muu arhivaalide kogumi koosseisu optimaalsus. Üldjuhul ei anta arhiiviväärtust arhivaalidele:

1) milles sisalduv teave on võrreldes säilitatavate arhivaalidega vähese üldistatusega;

2) mis kordavad säilitatavates arhivaalides sisalduvat teavet;

3) milles sisalduv teave on lünklik säilitatavate arhivaalidega võrreldes.

Hindamine avalike arhivaalide hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks eraldamise otsustamiseks

29. Avalik arhiiv viib avalike arhivaalide hindamise läbi arhiivimoodustaja või arhivaalide omaniku või valdaja poolt üleandmiseks või hävitamiseks eraldamiseks esitatud dokumentide alusel arhivaalide arhiivi üleandmise kohustuse tekkimisel või säilitustähtaja möödumisel.

30. Avalik arhiiv võib hindamise läbi viia arhivaalidega vahetult tutvudes.

Hindamine riigiarhivaari otsusel

31. Riigiarhivaar algatab arhivaalide hindamise omal algatusel või avaliku arhiivi taotlusel:

1) arhiivimoodustaja või üheliigiliste arhiivimoodustajate arhiiviväärtusega arhivaalide väljaselgitamiseks;

2) arhiiviväärtusega arhivaalidelt arhiiviväärtuse äravõtmiseks;

3) peremehetute arhivaalide hindamiseks.

32. Arhivaalide hindamise algatamisel teeb riigiarhivaar avalikule arhiivile ülesandeks välja selgitada hindamist vajavad arhivaalid ja nende väärtus ning teatab oma otsusest arhiivimoodustajale.

Hindamise läbiviimiseks vajalikud dokumendid

33. Arhiivimoodustaja esitab avaliku arhiivi taotlusel hindamise läbiviimiseks:

1) dokumentide loetelu;

2) arhivaalide loetelu;

3) arhiivimoodustaja põhimääruse või põhikirja;

4) arhiivinimistu või hävitamisakti kava;

5) muud hindamise läbiviimiseks vajalikud dokumendid.

Hindamisotsus

34. Avalik arhiiv vormistab arhivaalide hindamise tulemuste kohta hindamisotsuse ühe kuu jooksul, alates avaliku arhiivi poolt hindamise läbiviimiseks taotletud dokumentide saabumisest arhiivi.

35. Avalik arhiiv dokumenteerib hindamise tulemused nii, et hävitamisele või avalikku arhiivi üleandmisele kuuluvad arhivaalid oleksid alati üheselt kindlakstehtavad.

36. Hindamisotsuses märgitakse vähemalt:

1) viide algatavale dokumendile;

2) hindamise läbiviinud arhiivi nimetus;

3) hindamise läbiviijate nimed ja ametinimetused;

4) viide dokumentidele, mille alusel hindamine läbi viidi;

5) hindamise tulemused;

6) hindamisotsuse number ja kuupäev;

7) hindamise läbiviijate allkirjad.

37. Hindamisotsuse ärakiri väljastatakse arhivaalide üleandmist või hävitamiseks eraldamist taotlenud arhiivimoodustajale.

38. Avalik arhiiv ei tee hindamisotsust ja tagastab hindamise aluseks olevad dokumendid ühe kuu möödumisel, kui arhiivimoodustaja ei esitanud kõiki hindamise läbiviimiseks vajalikke dokumente.

39. Arhiivikorrastamisega:

1) võimaldatakse arhivaalide üleandmine arhiivi;

2) soodustatakse juurdepääsu arhivaalidele;

3) tagatakse arhivaalide otstarbekas säilitamine.

40. Arhiivikorrastamisel lähtutakse:

1) provenientsiprintsiibist, mille kohaselt ühe arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega;

2) registratuuriprintsiibist, mille kohaselt arhiivikorrastamisel säilitatakse kord, mille arhiiv sai arhiivimoodustaja asjaajamise või tegevuse käigus.

41. Arhiivikorrastamisel arvestatakse:

1) olemasolevaid seoseid ja viiteid arhivaalide vahel, mis võimaldavad kindlaks teha arhivaalide loomise ja saamise konteksti;

2) arhiivimoodustaja poolt asjaajamise käigus loodud otsivahendite kasutamise võimalusi arhivaalide leidmiseks.

42. Asutuse või isiku arhiiv korrastatakse järgmisteks korrastusüksusteks: arhiiv, sari ja säilik. Arhiivi ja sarja võib liigendada allarhiivideks ja -sarjadeks.

Arhiiv

43. Arhiiv korrastusüksusena on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Arhiiv koosneb üldjuhul ühe arhiivimoodustaja arhivaalidest.

44. Avalik arhiiv arvestab arhiivikorrastamisel järgmisi arhiivimoodustaja tunnuseid:

1) juriidiline iseseisvus või organisatsiooniline eraldatus;

2) iseseisva asjaajamise ja ülesannete olemasolu;

3) isiku personaalsus ja seotus teiste isikutega.

45. Ühe arhiivimoodustaja arhivaalidest mitme arhiivi moodustamine, samuti mitme arhiivimoodustaja arhivaalide liitmine ühe arhiivi koosseisu toimub kooskõlastatult avaliku arhiiviga.

46. Arhiivimoodustaja tegevuse tulemusel loodud või saadud arhivaale võib liita teise arhiiviga ainult seoses ülesannete üleandmisega teisele arhiivimoodustajale või arhiivimoodustajate liitmisel järgmiselt:

1) arhivaalid, millega seotud asjaajamine ei ole üleandmise hetkeks lõppenud, liidetakse ülesanded ülevõtnud arhiivimoodustaja asjaajamissüsteemiga nii, et arhivaalide esialgne päritolu oleks jälgitav;

2) arhivaalid, millega seotud asjaajamine on arhivaalide üleandmise hetkeks lõppenud, korrastatakse ülesanded ülevõtnud arhiivimoodustaja arhivaalidest eraldi.

Allarhiiv

47. Arhiivikorrastamise käigus võib arhiivi kooskõlas arhiiviskeemiga jagada allarhiivideks. Allarhiivide moodustamine põhineb arhiivimoodustaja organisatsioonilisel ülesehitusel ja ülesannete jaotusel ning sellele vastaval asjaajamise korraldusel ja arhivaalide koosseisul.

Sari

48. Sari on arhivaalidest koosnev korrastusüksus arhiivi piires, mida ühendab üks või mitu järgmist tunnust:

1) arhivaalide liik;

2) arhivaalide sisu;

3) arhivaalide koht moodustaja asjaajamissüsteemis;

4) tegevus või ülesanne, mille täitmise käigus arhivaalid on tekkinud;

5) selgelt eristatav periood arhiivimoodustaja tegevuses, mille vältel arhivaalid on loodud või saadud;

6) arhivaalide säilitustähtaeg.

Allsari

49. Sarja võib korrastamisel liigendada allsarjadeks.

Säilik

50. Säilik on ainuliselt identifitseeritud korrastamise algüksus arhivaalide füüsiliseks haldamiseks. Säiliku võivad moodustada:

1) üksikarhivaal (kiri, foto jne);

2) kokku rühmitatud, ühte sarja kuuluvad arhivaalid (toimik, mapp, karp jms).

Kollektsioon

51. Arhivaalide kogumid, mis on moodustunud kollektsioneerimise tulemusel või kuuluvad kokku, sõltumata arhivaalide päritolust, korrastatakse kollektsioonina. Kollektsioon on arhiivi tasandil korrastusüksus.

52. Kollektsiooni võivad moodustada arhivaalid, mida ühendab üks või mitu järgmist tunnust:

1) liik;

2) tüüp;

3) teema;

4) autor;

5) omandamise allikas;

6) omandamise viis.

53. Kui kollektsiooni moodustaja langeb kokku arhiivimoodustajaga, korrastatakse kollektsioon asutuse või isiku arhiivi osana.

54. Arhivaalide, millega seotud asjaajamine on lõppenud, olemi kindlakstegemise ning juurdepääsu tagamise vahendiks arhiivimoodustaja asjaajamises on arhivaalide loetelu. Arhivaalide loetelu vormistatakse vastavalt käesoleva eeskirja lisale 2.

55. Arhivaalide loetelus loetletakse toimikud või muud üksused dokumentide loetelus kehtestatud sarjade kaupa. Arhivaalide loetelus märgitakse arhivaalide kohta vähemalt:

1) arhiivimoodustaja nimi;

2) sarja tähis ja nimetus;

3) toimiku või muu üksuse järjekorranumber ja pealkiri;

4) toimikute või muude üksuste hulk;

5) arhivaalide piirdaatumid.

56. Asjaajamisaasta või muu asjaajamisperioodi jooksul tekkinud toimikud ja muud üksused võetakse arhivaalide loetelus arvele kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. Arhivaalide hävitamiseks või üleandmiseks eraldamise korral tehakse arhivaalide loetelus märge arhivaalide väljumise kohta koos viitega hävitamis- või üleandmis-vastuvõtmisaktile.

57. Arhivaalide hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks eraldamiseni hoiab arhiivimoodustaja need arhivaalide loeteluga vastavuses. Aasta või muu asjaajamisperioodi jooksul tekkinud toimikud või muud üksused, mille säilitustähtaeg ei ületa kümmet aastat, võib loetleda summaarselt.

58. Arhiivimoodustaja koondab arhiiviväärtusega arhivaalid ja need arhivaalid, mille säilitustähtaeg ületab kümme aastat, kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppu arhivaalide tsentraliseeritud säilitamiseks ehitatud või kohandatud ruumi.

59. Paberkandjal arhivaalid valmistatakse pikaajaliseks säilitamiseks arhiivimoodustaja juures ette järgmiselt:

1) arhivaalid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust säilitamiseks mittesobivast ümbrisest;

2) liigsed arhivaalide koopiad ja mittearhiiviaines eraldatakse;

3) arhivaalid süstematiseeritakse kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel;

4) paberiga kontaktis olevad metallkinnitid eemaldatakse;

5) arhivaalid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse, mappi, karpi vms ja kinnitatakse nii, et säiliks arhivaalide terviklikkus;

6) avaliku arhiivi nõudel lehed nummerdatakse;

7) toimikud, mapid, karbid jms tähistatakse.

60. Tähistamiseks märgitakse toimikule, mapile, karbile vms vähemalt järgmised üksuse või üksuste identifitseerimiseks ja juurdepääsuks vajalikud andmed:

1) arhiivimoodustaja nimi;

2) struktuuriüksuse nimi;

3) asjaajamisindeks või -tähis;

4) pealkiri;

5) piirdaatumid;

6) tähis arhivaalide loetelu järgi.

61. Arhivaalide kestvaks säilitamiseks ettevalmistamise, tsentraliseeritud hoidmiseks koondamise ja arhivaalide loetelu koostamise täpne kord sätestatakse arhiivimoodustaja asjaajamiskorras.

Arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine

62. Arhivaalide avalikku arhiivi üleandmiseks ettevalmistamisel koostab arhiivimoodustaja arhiiviskeemi.

63. Arhiiviskeem määrab kindlaks:

1) arhivaalide liigitamise ja liigitusüksuste tähistamise;

2) korrastusüksused (arhiiv, sari), nende nimetused ja järjestuse.

64. Korrastusüksuste valikul ja nendevaheliste seoste kindlaksmääramisel arhiiviskeemis lähtutakse:

1) arhiivimoodustaja struktuurist ning selles administratiivsete ümberkorralduste tõttu toimunud muudatustest;

2) arhiivimoodustaja ülesannetest;

3) asutuse või isiku arhiivi suurusest ja koosseisust.

65. Arhiiviskeem koostatakse dokumentide loetelu ja arhivaalide loetelu alusel ning korrastatavate arhivaalide koosseisu ja struktuuri tundmaõppimise tulemusel. Arhiiviskeem võib ette näha arhiivi esialgsest korrast erineva korrastuse, kui:

1) esialgne kord ei võimalda arhivaalide järjekindla liigituse läbiviimist;

2) esialgne kord ei ole kindlaks tehtav;

3) esialgse korra muutmise vajadus tuleneb arhivaalide eraldamisest hävitamiseks.

66. Arhiivimoodustaja koostab või muudab arhiiviskeemi enne arhiivi või selle osa korrastamist. Arhiiviskeem ja selle muudatused kooskõlastatakse avaliku arhiiviga.

67. Arhiiviskeemi kooskõlastamiseks esitab arhiivimoodustaja avalikule arhiivile vastava taotluse koos arhiiviskeemi kavaga.

68. Avalik arhiiv kooskõlastab arhiiviskeemi ühe kuu jooksul, arvates taotluse saamisest. Arhiiviskeemi kooskõlastamata jätmisel esitab avalik arhiiv motiveeritud põhjenduse.

Arhiivikorrastamise läbiviimine

69. Arhiivimoodustaja korrastab arhiivi või selle osa arhivaalide ettevalmistamisel arhiiviasutusse üleandmiseks.

70. Arhiivi korrastamiseks arhiivimoodustaja:

1) korraldab arhivaalid vastavalt arhiiviskeemile;

2) valmistab arhivaalid säilitamiseks ette vastavalt käesoleva eeskirja nõuetele.

71. Arhiivikirjeldamisega luuakse asutuse või isiku arhiivi täpne esitus ning antakse ülevaade arhiivimoodustamisest. Arhiiv kirjeldatakse:

1) arhiivimoodustajate ja nende tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide identifitseerimiseks;

2) arhivaalidele juurdepääsu võimaldamiseks.

72. Arhiivikirjeldamise aluseks on Rahvusvahelise Arhiivinõukogu poolt heakskiidetud üldine rahvusvaheline arhiivikirjeldusstandard International Council on Archives. ISAD(G): General International Standard Archival Description. Ottawa 1994.

73. Arhiivikirjeldused koos muude arhivaalidele juurdepääsu ja füüsilist haldamist võimaldavate otsivahenditega moodustavad teatmestu. Teatmestu koosseisu võivad kuuluda arhiiviteatmikud, nimistud, registrid, dokumentide loetelud jne.

74. Arhivaalide kirjeldamiseks kasutatakse mitmetasandilise kirjeldamise tehnikat, mille kohaselt:

1) iga arhiivi, sarja, arhivaali või muu kirjeldusüksuse kohta koostatakse üksikkirjeldus;

2) üksikkirjeldused esitatakse üksteisele alluvatel kirjeldustasanditel osa-tervik suhtes olevate kirjeldusüksustena.

Kirjeldustasandid

75. Arhiiv kirjeldatakse järgmistel tasanditel:

1) arhiiv;

2) sari;

3) arhivaal.

76. Kirjeldustasandile võib kirjelduse liigendamise ja üksikkirjelduse teabesisalduse optimeerimiseks luua alltasandeid.

77. Arhiivi tasandil kirjeldatakse:

1) asutuse või isiku arhiiv;

2) kollektsioon.

78. Sarja tasandil kirjeldatakse arhivaalide sari.

79. Arhivaali tasandil kirjeldatakse sarja koostisosad, näiteks toimik, arhivaal.

Kirjelduselemendid

80. Üksikkirjeldus igal arhiivikirjelduse tasandil esitatakse Rahvusarhiivi poolt koostatud kirjelduselementide soovitusloetelus ettenähtud kirjelduselementidena. Kirjelduselementide soovitusloetelu koostamisel lähtub Rahvusarhiiv käesoleva eeskirja punktis 72 viidatud kirjeldusstandardist.

81. Kirjelduselementide soovitusloetelus nähakse eraldi ette arhiivinimistus kohustuslikult kasutatavad kirjelduselemendid.

82. Arhivaalide korrastamisel üleandmiseks arhiiviasutusse kirjeldavad arhiivimoodustajad need arhiivinimistus (edaspidi nimistu). Nimistu on otsivahend, mis võimaldab arhivaalide olemi kindlakstegemist ja juurdepääsu arhivaalidele.

83. Nimistus:

1) esitatakse kirjeldusüksuste kirjeldused;

2) loetletakse säilikud.

84. Arhiiv kirjeldatakse ühes arhiivinimistus. Keerukale ja mahukale arhiivile võib koostada mitu nimistut, kui see oluliselt kergendab nimistu koostamist ja kasutamist. Mitme nimistu kasutuselevõtmise aluseks on põhjalikud muutused arhiivimoodustaja ülesannetes, organisatsioonis ja arhiivi koosseisus.

85. Arhiivimoodustaja esitab arhiivi ja sarja tasandil kirjeldused nimistus käesoleva eeskirja punktis 81 sätestatud soovitusloetelus ettenähtud kirjelduselementidena.

86. Säilikud loetletakse ja arhivaali tasandil kirjeldused esitatakse vormikohases nimistus (lisa 3). Nimistu vormi võib täiendada kirjelduse tasemele, arhivaalide tüübile ja liigile kirjelduselementide loetelus ettenähtud kirjelduselementidega.

87. Kirjeldusüksused tähistatakse nimistus kõrgema taseme kirjeldusüksuse piires (näiteks sarjad allarhiivi piires, arhivaalid sarja piires). Kirjeldusüksuste tähistus nähakse ette arhiiviskeemis.

88. Sarjade järjestamisel nimistus paigutatakse:

1) järjestuses ettepoole üldisema sisuga sarjad;

2) tegevuse eesmärke ja tegutsemisviisi käsitlevad arhivaalid ettepoole eesmärkide saavutamist kajastavatest arhivaalidest;

3) kronoloogiliselt varasemad sarjad ettepoole hilisematest;

4) tekstilised arhivaalid ettepoole mittetekstilistest arhivaalidest.

89. Säilikud tähistatakse nimistu piires. Nimistu järgi peab olema kindlaks tehtav arhivaali kuuluvus säilikusse.

90. Säiliku kohta võib nimistus märkida säiliku tüübi, formaadi ja muid arhivaalide füüsiliseks haldamiseks vajalikke andmeid.

91. Nimistule võib lisada tiitellehe, sisukorra, ülekandetabeli ja muid lisasid.

92. Arhiivimoodustaja kooskõlastab avaliku arhiiviga arhiivinimistud ja teised kirjeldused, sealhulgas:

1) uue nimistu koostamise;

2) kirjelduselementide kasutamise arhiivikirjeldustes;

3) muude otsivahendite koostamise lisaks nimistule ning nende vormi.

93. Avalik arhiiv lähtub kooskõlastuse andmisel arhiivinimistule ja teistele kirjeldustele:

1) kirjelduse järjekindlusest, asjakohasusest ja ülevaatlikkusest;

2) kirjeldusteabe vahetatavusest;

3) kirjelduse integreeritavusest ühtlustatud infosüsteemi.

94. Arhiivinimistu kooskõlastatakse avaliku arhiiviga:

1) arhiivikorrastamise lõpetamisel või

2) enne arhivaalide üleandmist arhiivi või

3) avaliku arhiivi nõudmisel.

95. Arhiivimoodustajad kooskõlastavad avaliku arhiiviga teatmestu loomiseks kasutatava arvutitarkvara.

96. Avalike arhivaalide hävitamiseks ettevalmistamisel koostab arhiivimoodustaja või arhivaalide valdaja arhivaalide hävitamiseks eraldamise akti (edaspidi hävitamisakt) kavandi ja esitab selle hindamise läbiviimiseks avalikule arhiivile, kelle arhiivijärelevalve alla ta kuulub.

97. Vormikohases hävitamisaktis (lisa 4) esitatakse hävitamiseks eraldatavate arhivaalide kohta vähemalt järgmised andmed:

1) tähis dokumentide loetelu või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi;

2) sarja või toimikute nimetus või pealkiri;

3) piirdaatumid;

4) toimikute või muude üksuste hulk;

5) arhivaalide säilitustähtaeg;

6) viide õigusaktidele, mis reguleerivad arhivaalide säilitamist või hävitamist (näiteks seadus, määrus, dokumentide näidisloetelu);

7) märge arhivaalide hävitamise viisi kohta;

8) märge arhivaalide hävitamise aja, koha ning hävitaja kohta (täidetakse arhivaalide hävitamisel).

98. Hävitamisaktis esitatakse andmed hävitamiseks eraldatavate arhivaalide kohta nii, et üheselt oleks kindlaks tehtav hävitatavate arhivaalide koosseis ja hulk.

99. Avalik arhiiv lähtub arhivaalide hävitamiseks eraldamise kohta otsuse tegemisel arhivaali arhiiviväärtuse olemasolust või selle puudumisest ning arhivaali säilitustähtajast.

100. Hindamine arhivaalide hävitamiseks eraldamiseks viiakse läbi kooskõlas käesoleva eeskirja III peatükiga «Arhivaalide hindamine».

101. Arhiivimoodustaja tagab hävitamisloetelusse kantud arhivaalidele kehtestatud juurdepääsupiirangute järgimise kuni arhivaalide tegeliku hävitamiseni.

102. Arhiivimoodustaja hävitab avalikud arhivaalid avaliku arhiivi hindamisotsuse aluseks oleva hävitamisaktiga kindlaksmääratud mahus ühe kuu jooksul pärast arhivaalide hävitamist lubava hindamisotsuse saamist.

103. Osalise või täieliku kasutuskõlbmatuse tõttu hävitamisele kuuluvad avalikud arhivaalid, mille säilitustähtaeg ei ole möödunud, kopeeritakse enne hävitamist, kui seda võimaldab arhivaali seisukord. Kopeerimise kohta koostab akti arhivaali valdaja.

104. Arhivaal hävitatakse:

1) arhivaali füüsilise hävitamise teel (purustamine, põletamine jm) või

2) teabe kustutamisega selle kandjalt.

105. Arhivaalide hävitamise viisi otsustab arhiivimoodustaja, arvestades:

1) teabekandja tüüpi;

2) arhivaalile kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

106. Asutused ning isikud annavad nende tegevuse käigus loodud või saadud arhiiviväärtusega avalikud arhivaalid üle arhiivi, kelle pädevusse kuulub arhivaalide vastuvõtmine, või riigiarhivaari poolt määratud arhiivi.

107. Riigiarhivaar määrab arhiivi, kuhu arhivaalid üle antakse, järgmistel juhtudel:

1) arhivaalide erikonfiskeerimisel;

2) peremehetute arhivaalide leidmisel;

3) provenientsiprintsiibi järgimiseks.

108. Arhiiviväärtusega avalike arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise kohustus tekib 20 aastat pärast avaliku arhivaali tekkimist ja temaga seotud asjaajamise lõppemist. Üleandmine toimub viie aasta jooksul pärast üleandmise kohustuse tekkimist poolte kokkuleppel kindlaksmääratud tähtpäeval.

109. Riigiarhivaar võib asutuse põhjendatud taotluse alusel, kuulanud ära arhiivinõukogu arvamuse, pikendada asutuse ülesannete täitmiseks vajalike arhivaalide üleandmise tähtaega kuni 20 aasta võrra.

110. Arhiiviväärtusega avalikud arhivaalid võib kokkuleppel avaliku arhiiviga üle anda enne üleandmiskohustuse tekkimist.

111. Arhiiviväärtusega avalikud arhivaalid antakse avalikku arhiivi enne üleandmiskohustuse tekkimist, kui:

1) arhiivimoodustaja (asutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku) tegevus lõpetatakse;

2) arhiivimoodustaja (eraõiguslik juriidiline isik) on likvideerimisel;

3) arhivaalid on hävimisohus.

Avalike arhivaalide üleandmise kord

112. Arhivaalide üleandmiseks arhiivi esitab arhivaalide üleandja taotluse. Üleandmise taotlus esitatakse:

1) arhivaalide üleandmise kohustuse tekkimisel;

2) käesoleva eeskirja punktis 111 toodud asjaolude esinemisel.

113. Arhivaalide üleandmise taotluse esitab:

1) riigi- või kohaliku omavalitsuse asutuse juht või seadusjärgselt asjaajamise eest vastutav isik;

2) juriidilise isiku organ, omanikud, likvideerijad või pankrotihaldur;

3) füüsiline isik.

114. Taotluses esitatakse vähemalt järgmised andmed:

1) viide arhivaalide üleandmise aluseks olevale seadusesättele (avalike arhivaalide üleandmisel);

2) arhiivimoodustaja nimi;

3) arhivaalide tüüp ja liik;

4) säilikute arv;

5) kehtivad juurdepääsupiirangud;

6) arhivaalide kohta olemasolev teatmestu (nimistu) ja muu dokumentatsioon.

115. Avalike arhivaalide ettevalmistamine üleandmiseks ja üleandmine toimub üleandja kulul.

116. Eraarhivaali võib avalikku arhiivi anda

1) kingitusena kinkelepingu alusel koos omandiõiguse üleminekuga;

2) pärandina;

3) hoiule (ilma omandiõiguse üleminekuta) lepingu alusel;

4) ostu-müügilepingu alusel.

117. Eraarhivaalide arhiivi andmisel võib omanik kehtestada neile juurdepääsu piiranguid. Juurdepääsupiirangud sätestatakse lepingus.

118. Rahvusarhiiv võib arhiiviregistrisse kantud eraarhivaalide omanikule või valdajale nende taotlusel osutada abi arhivaalide korrastamiseks ja säilitamiseks. Abi andmise otsustab riigiarhivaar vajalike eelarvevahendite olemasolul, arvestades arhivaalide koguse ja väärtusega.

119. Avalikku arhiivi üleandmiseks avalikud arhivaalid korrastatakse ja kirjeldatakse vastavalt käesoleva eeskirja nõuetele. Vajaduse korral säilikud pakitakse transportimiseks.

120. Üleandmise hetkeks peab avalik arhiiv olema arhivaalid hinnanud.

121. Enne avalike arhivaalide vastuvõtmist kontrollib arhiiv:

1) arhivaalide olemit;

2) arhivaalide korrastatust;

3) teatmestu ja kaasneva dokumentatsiooni olemasolu ja vastavust käesoleva eeskirja nõuetele;

4) arhivaalide füüsilist ja sanitaar-hügieenilist seisukorda.

122. Arhivaalide üleandja kõrvaldab üleandmiseelse ülevaatuse käigus avastatud puudused omal kulul.

123. Juhul kui arhiivi käsutuses olevate tehniliste vahenditega ei saa tagada eritüübiliste arhivaalide kasutatavust, kopeeritakse arhivaalid üleandja kulul avaliku arhiivi poolt antavate juhiste kohaselt teisele teabekandjale koos vormingu muutmisega või ilma selleta.

124. Avalik arhiiv võib keelduda arhivaalide vastuvõtmisest, kui:

1) arhivaalid ei ole ette valmistatud arhiivi üleandmiseks arhiiviseaduse ja käesoleva eeskirja kohaselt;

2) arhivaalidel ei ole arhiiviväärtust;

3) arhivaalide säilitustähtaeg on möödunud;

4) arhivaalid kuuluvad üleandmisele teise arhiivi.

125. Avalik arhiiv esitab arhivaalide vastuvõtmisest keeldumise korral motiveeritud otsuse kirjalikult ühe kuu jooksul üleandmistaotluse saamisest alates. Käesoleva eeskirja punkti 124 alapunktis 1 sätestatud alusel kõrvaldab arhiivimoodustaja puudused avaliku arhiivi poolt määratud tähtajaks.

126. Arhivaalide üleandmisel vormistab arhiiv üleandmis-vastuvõtmisakti (lisa 5). Akti kantakse vähemalt järgmised andmed:

1) arhiivimoodustaja nimi;

2) arhivaale vastuvõtva arhiivi nimetus;

3) viide arhivaalide üleandmise aluseks olevale seadusesättele;

4) arhivaalide üleandja nimi;

5) viide arhiivinimistule, mille alusel arhivaalid üle antakse (avalike arhivaalide puhul);

6) arhivaalide tüüp ja liik;

7) arhivaalide piirdaatumid;

8) säilikute või arhivaalide hulk (säilikutes, arhiivimeetrites);

9) arhivaalide omandiõiguse üleminek;

10) arhivaalidele juurdepääsu piirangud;

11) arhivaalide füüsiline seisukord.

127. Lisaks arhivaalidele annab arhiivimoodustaja arhiivile üle:

1) nimistud kahes eksemplaris;

2) muud otsivahendid;

3) tehnilise dokumentatsiooni arhivaalide sisu, vormi ja teostuse ning konteksti (tegijate jm) kohta, mis on vajalik arhivaalide säilimise, nendele juurdepääsu ning nende kasutamise tagamiseks (montaaþileht, annotatsioon, tehniline pass jne).

128. Eraarhivaalid antakse arhiivi säilitamiseks lepingu alusel üleandmis-vastuvõtmisaktiga. Leping ja üleandmis-vastuvõtmisakt koostatakse kahes eksemplaris, millest üks eksemplar jääb üleandjale, teine vastuvõtjale. Üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse vastavalt käesoleva eeskirja punktile 126.

129. Peremehetud arhiiviväärtusega arhivaalid võetakse riigi arhiivi ühepoolse vastuvõtmisakti alusel. Akti märgitakse vähemalt:

1) arhivaale vastuvõtva arhiivi nimetus;

2) viide arhivaalide vastuvõtmise aluseks olevale seadusesättele;

3) arhiivimoodustaja nimi, kui seda on võimalik tuvastada;

4) arhivaalide tüüp ja liik;

5) arhivaalide pealkiri või nimetus;

6) arhivaalide piirdaatumid;

7) arhivaalide hulk;

8) arhivaalide füüsiline seisukord.

130. Arhivaalide säilitamiseks valmistatakse arhivaalid säilitamiseks ette, luuakse käesoleva eeskirja kohased säilitustingimused, kaitstakse arhivaale füüsiliste ja keemiliste kahjustuste eest, konserveeritakse ja restaureeritakse arhivaale ning luuakse kasutus- ja tagatisfond.

131. Arhivaalide ettevalmistamine säilitamiseks hõlmab arhivaalide tähistamist, ümbrisesse paigutamist jm. Arhivaalide säilitamiseks ettevalmistamisel arvestatakse nii arhivaalide säilitamise (arhiivipüsivate materjalide kasutamine) kui ka kasutamise (kopeerimine, automatiseeritud töötlemine) vajadusi ja nõudeid.

132. Säilitamismeetodeid rakendatakse vastavuses arhivaalide väärtuse, tüübi, liigi, päritolu, ea, formaadi ja muude tunnustega.

133. Arhivaale säilitatakse spetsiaalselt selleks otstarbeks ehitatud või arhiivimoodustaja poolt selleks kohandatud arhiiviruumis. Arhiiviväärtusega (alatise säilitustähtajaga) arhivaale säilitatakse arhiiviruumis (edaspidi hoidla), mis on kindlalt eraldatud tuleohtlikest ja säilitamiseks mittesobivatest ruumidest ning kus on loodud säilitustingimused.

134. Arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise kord kinnitatakse või kehtestatakse vastavalt arhiivi või arhiivimoodustaja juhi käskkirjaga.

135. Arhiiviväärtusega (alatise säilitustähtajaga) arhivaalide loomisel ja säilitamisel kasutab arhiivimoodustaja arhiivipüsivaid materjale. Arhiivipüsivate materjalide soovitusliku loetelu koostab Rahvusarhiiv.

136. Hoidla peab vastama säilitamist tagavatele tuleohutusnõuetele.

137. Hoidlat ei tohi läbida vee- ja kanalisatsioonitorustikud. Hoidlas võivad paikneda ainult hoidla funktsioneerimiseks vajalikud juhtpuldid ja kommunikatsioonisõlmed ning muud tehnilised seadmed.

138. Hoidlad ehitatakse ilma akendeta. Kui hoidlas on aknad, pannakse neile ette:

1) turvakardinad või trellid;

2) UV-filtrid ja kardinad või ruloo.

139. Hoidlaruumi optimaalne kõrgus on 240--260 cm.

140. Hoidla või hoidlate tuletõkketsooni pindala ei tohi ületada 300 m².

141. Hoidlas kasutatakse üldjuhul õhkkütet. Õhkkütte, samuti ventilatsioonisüsteemi õhk peab olema filtreeritud.

142. Hoidla põranda kandevõime peab olema vähemalt 6 kN/m² ning kompaktriiulite puhul 12 kN/m² kohta. Hoidla põranda kandevõime peab vastama arhivaalide paigutusele hoidlas.

143. Hoidla sisustatakse töödeldud puidust või metallist riiulite või kappidega. Riiulite ja kappide konstruktsioon, mõõtmed ja paigutus hoidlas peavad vastama säilitustingimuste nõuetele.

144. Hoidlas on keelatud suitsetada, kasutada lahtist tuld ning hoida kõrvalisi esemeid.

145. Hoidla peab olema varustatud automaatse valve- ja alarmsüsteemiga.

146. Hoidla väljapääsuteedel peab olema pimedas nähtav märgistus.

147. Hoidlas luuakse keskkonnatingimused lisas 6 toodud parameetrite väärtuste piires. Hoidlas tagatakse võimalikult stabiilne temperatuuri- ja niiskusreþiim.

148. Hoidla õhus sisalduvate saasteainete lubatud kontsentratsioonid on:

O₃ -- 2...25 µg/m³;

NO_x -- 5...10 µg/m³;

SO₂ -- 1...10 µg/m³.

149. Arhivaali füüsilise või keemilise kahjustuse korral otsustab omanik või valdaja arhivaali konserveerimis- või restaureerimisvajaduse, lähtudes säilitamise kohustusest ja kasutamise vajadusest.

150. Arhivaali konserveerimis- ja restaureerimistööd tellitakse ainult vastava väljaõppe saanud isikult.

151. Arhivaali konserveerimis- ja restaureerimistöötlused dokumenteeritakse aktiga, mis jääb arhivaali valdaja omandusse. Akti märgitakse töötluse teostaja nimi, aeg, arhivaali seisukord enne ja pärast töötlust ning töötluse kirjeldus.

152. Avaliku arhivaali valdaja tagab arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisukorda ega ohusta edasist säilimist.

153. Arhivaali valdaja võib piirata arhivaalile juurdepääsu, kui teabekandja füüsiline seisukord on halb või kui kasutamine võib arhivaali kahjustada, tagades samas isikule juurdepääsu arhivaalis sisalduvale teabele.

154. Arhivaali eksponeerimisel tagatakse tema kaitstus füüsilise ja keemilise kahjustumise ning varguse ja vandalismi eest.

155. Arhiiviväärtuslikust, tihti kasutatavast või halvas füüsilises seisukorras arhivaalist valmistab arhivaali omanik või valdaja kasutuskoopia. Kasutuskoopia valmistamise viis valitakse vastavalt arhivaali tüübile ja kasutaja vajadusele.

156. Valguskoopiaid ei ole lubatud valmistada:

1) pärgamentköites või pärgamendil arhivaalist;

2) hapra paberiga ja füüsiliselt lagunenud arhivaalist;

3) vahapitseriga arhivaalist.

157. Käesoleva eeskirja punktis 156 nimetatud arhivaalidest, üle 5 cm seljapaksusega või üle 3 kg kaaluvatest köidetud arhivaalidest ning kokkuvolditud plaanide, joonistuste või kaartide köitest koopiate valmistamine ei tohi arhivaale kahjustada. Niisugustest arhivaalidest koopiate valmistamisel tuleb järgida avaliku arhiivi soovitusi.

158. Eriti väärtuslikust, tihti kasutatavast või halvas füüsilises seisukorras arhivaalist valmistab avalik arhiiv tagatiskoopia. Tagatiskoopia valmistatakse mikrofilmimisega või muul viisil, mis tagab koopia pikaajalise säilimise.

159. Arhivaalide transportimisel:

1) pakitakse arhivaalid vastavalt formaadile, seisukorrale ja teabekandja tüübile;

2) kasutatakse ainult kinnist, vettpidavat ja soojustatud sõidukit;

3) tagatakse arhivaalide kaitse kahjustumise ja varguse eest.

160. Arhiivid, riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ja avalik-õiguslikud juriidilised isikud koostavad ja kehtestavad nende valduses olevatele arhivaalidele tekkida võiva mistahes ohu ennetamiseks ning nende kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks ja kahjude kõrvaldamiseks ohuplaani.

161. Ohuplaan lähtub koostaja vajadustest. Ohuplaanis nähakse ette vähemalt:

1) tõenäolised ohuallikad;

2) arhivaalide kaitsmise, päästmise ja taastamise meetmed iga võimaliku ohu korral;

3) personali tegutsemine ohu korral;

4) vahendid ja ressursid ohu vältimiseks ja õnnetuse tagajärgede kõrvaldamiseks.

162. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ja avalik-õiguslikud juriidilised isikud kooskõlastavad ohuplaani avaliku arhiiviga.

163. Juurdepääs avalikule arhivaalile on vaba alates tema loomisest või saamisest, kui sellele ei laiene arhiiviseaduse paragrahvis 42 sätestatud juurdepääsupiirangud. Eraarhivaalile juurdepääsu võimaldamise otsustab arhivaali omanik.

164. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ja organid, avalik-õiguslikud juriidilised isikud ja arhiivid tagavad juurdepääsu oma valduses olevale arhivaalile:

1) arhivaalide kasutamise võimaldamisega;

2) teabe vahendamisega arhivaalide olemasolu ja neis sisalduva teabe kohta vastusena isiku või asutuse taotlusele.

165. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ja organid ning avalik-õiguslikud juriidilised isikud võimaldavad juurdepääsu arhivaalidele vastusena isikutele ja asutustele avaldustele vastamise seaduses (RT I 1994, 51, 857; 1996, 49, 953) sätestatud korras.

166. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ja organid ning avalik-õiguslikud juriidilised isikud väljastavad isiku või asutuse avalduses taotletud arhivaalide, millele ei kehti juurdepääsupiirangud, ärakirju ja väljavõtteid ning arhivaalide alusel koostatud teatisi.

167. Üksnes asutusesiseseks kasutamiseks ettenähtud arhivaalidele juurdepääsu otsustab asutuse juht.

168. Arhiiv tagab arhivaalidele juurdepääsu, luues arhivaalide või nende kasutuskoopiate kasutamise võimaluse ning vahendades teavet vastusena isiku taotlusele.

169. Avalik arhiiv seab arhivaalide kasutamiseks arhiivis sisse omaette ruumi (uurimissaali).

170. Arhivaalide või nende kasutuskoopiate kasutamiseks arhiivis peab kasutaja ennast registreerima. Kasutaja registreerimisel on arhiivil õigus nõuda isikut tõendavat dokumenti.

171. Arhiiv väljastab isikule arhiivis kasutamiseks arhivaalid või arhivaalide kasutuskoopiad. Arhiivi juht otsustab arhivaali väljastamise kasutuskoopiate olemasolul või kehtestab vastava korra.

172. Arhiivi juht võib piirata juurdepääsu arhivaali originaalile, tagades juurdepääsu kasutuskoopiale, kui:

1) arhivaal on halvas füüsilises seisukorras;

2) arhivaali kasutamise viis seab arhivaali olukorda, mis on vastuolus käesolevas eeskirjas kehtestatud arhivaalide säilitamise nõuetega.

173. Juurdepääsupiiranguga arhivaalidele toimub juurdepääs arhiiviseaduse paragrahvis 42 sätestatud korras. Juurdepääsupiiranguga arhivaalidele võimaldatakse juurdepääs vaid seda õigust omavale isikule isikut tõendava dokumendi alusel ja allkirja vastu.

174. Juurdepääsupiiranguga arhivaalide loetelud ja nimistud ning arhivaalidele juurdepääsu tingimused on avalikud.

175. Arhiiv vahendab teavet arhivaalide olemasolu kohta ja arhivaalides sisalduvat teavet vastusena isikute ja asutuste suulistele ja kirjalikele avaldustele.

176. Arhiiv väljastab arhivaalide kohta suulist teavet, valgus-, foto- või muid koopiaid arhivaalidest, arhiiviteatisi, ärakirju ja väljavõtteid. Teabe vahendamise viis valitakse vastavalt teabe taotleja vajadusele ning arhivaali tüübile ja liigile.

177. Vastusena suulistele avaldustele väljastab arhiiv teavet arhivaalide olemasolu kohta.

178. Arhiivimoodustaja või avalik arhiiv ei teosta arhivaalide väljaselgitamist vastusena isiku avaldusele, kui:

1) avaldusest ei selgu taotluse esitaja isik ja tema kontaktandmed;

2) avaldusest ei selgu taotluse objekt;

3) avalduses esitatud lähteandmed ei ole küllaldased objekti käsitlevate arhivaalide leidmiseks;

4) avalduses taotletud arhivaalile on juurdepääs piiratud;

5) avaldusele vastamine nõuab kas lähteandmete puudulikkuse või küsimuse püstituse tõttu suuremahulist uurimist, mis väljub faktide ning toimingute kontrollimise või tõestamise ulatusest.

Käesoleva punkti alapunktides 2--5 toodud asjaoludest teatab arhiivimoodustaja või avalik arhiiv avalduse esitajale.

Arhiiviteatise, ärakirja või väljavõtte taotlemine

179. Isiku õiguste tõestamiseks vajalike arhivaalide olemasolu ja nendes sisalduva teabe vahendamiseks väljastab arhiiv arhiiviteatisi ning arhivaalide ärakirju ja väljavõtteid arhivaalidest.

180. Arhiiviteatist, ärakirja või väljavõtet taotletakse kirjalikult. Avalduses esitatakse vähemalt järgmised andmed:

1) päringu esitaja ees- ja perekonnanimi ja kontaktandmed;

2) taotletav arhivaal või faktilised asjaolud, mille kohta isik teavet taotleb.

Arhiiviteatise vormistamine

181. Arhiiviteatis vormistatakse arhiiviteatise plangile ning tõestatakse pitseri ja arhivaari allkirjaga.

182. Arhiiviteatise kohustuslikud koostisosad on:

1) isiku või asutuse taotluse kokkuvõtlik taasesitus;

2) arhiiviteatises kasutatud arhivaali või arhivaalide lühikirjeldus, milles näidatakse vähemalt dokumendi liik ja tema loomise või saamise kuupäev;

3) jutustav tekst, mis kajastab taotluse objekti;

4) arhivaali või arhivaalide leidandmed.

183. Arhiiviteatise objekti või seda käsitlevate arhivaalide mõistmiseks vajalikud andmed, mida ei ole võimalik tuua arhiiviteatises, esitatakse arhiiviteatise kaaskirjas.

Ärakirja ja väljavõtte vormistamine

184. Arhiiv valmistab arhivaali ärakirja ja väljavõtte kopeerimise teel või vormistab selle arhiiviteatise plangil.

185. Kopeerimise teel (näiteks valguskoopia, ümbersalvestus) valmistatud ärakirjale või väljavõttele lisatakse kaaskiri, mille kohustuslikud koostisosad on:

1) isiku või asutuse taotluse kokkuvõtlik taasesitus;

2) arhiiviteatises kasutatud arhivaali või arhivaalide lühike kirjeldus, milles näidatakse vähemalt dokumendi liik ja kuupäev;

3) koopiate arv ja tüüp;

4) arhivaali või arhivaalide leidandmed.

186. Arhiiviteatise plangil vormistatud arhivaali ärakirja ja väljavõtte kohustuslikud koostisosad on:

1) päringu objekti kohta esitatud küsimuse lühike taasesitus;

2) arhiiviteatises kasutatud arhivaali või arhivaalide lühikirjeldus, milles näidatakse vähemalt dokumendi liik ja loomise või saamise kuupäev;

3) arhivaali teksti või selle osa taasesitus;

4) arhivaali või arhivaalide leidandmed.

187. Paberkandjal arhivaali ärakiri ja väljavõte arhivaalist tõestatakse pitseri ja arhivaari allkirjaga. Muul alusel väljastatava arhivaali ärakiri või väljavõte lisatakse arhiiviteatisele.

Arhiiviteatiste väljastamine

188. Arhiiviteatis, ärakiri ja väljavõte väljastatakse ühe kuu jooksul avalduse saamisest alates. Kui teatise väljastamine nimetatud tähtaja jooksul ei ole võimalik, teatab arhiiv avalduse esitajale tähtaja pikenemisest enne tähtaja lõppemist, või kui teatist ei ole võimalik väljastada, siis selle põhjuse.

189. Arhiiviteatis, ärakiri ja väljavõte väljastatakse, kui avalduse esitaja esitab kviitungi riigilõivu tasumise kohta või tasub riigilõivu avalikule arhiivile kohapeal. Avalduse esitaja katab ärakirjade ja väljavõtete valmistamise ning arhivaalide kopeerimise kulud riigiarhivaari kehtestatud üldiste kulunormide alusel. Arhiiv väljastab riigilõivu ja kulude tasumise kohta kviitungi.

4. jagu. Arhivaalide väljapoole avalikku arhiivi tähtajaliseks kasutamiseks andmine

190. Seaduses või selle alusel sätestatud avaliku ülesande täitmiseks või õigustatud erahuvi silmas pidades võib arhivaale anda arhiivimoodustajale, juurdlus- ja eeluurimisorganile, kohtule või isikule tähtajaliseks kasutamiseks väljaspool avalikku arhiivi.

191. Arhivaalide kasutamiseks väljaspool arhiivi esitab taotleja avalikule arhiivile avalduse, milles märgitakse vähemalt järgmised andmed:

1) taotleja nimi, ametiisiku puhul ka ametinimetus;

2) arhivaalide tüüp ja liik;

3) arhivaalide pealkiri või nimetus ja daatumid;

4) arhivaalide hulk;

5) arhivaalide ajutise kasutamise eesmärk;

6) arhivaalide kasutamise ja säilimise eest vastutav isik;

7) arhivaalide kasutamise tähtaeg.

192. Arhivaalid antakse arhiivimoodustajale kasutada väljaspool avalikku arhiivi akti alusel, milles märgitakse vähemalt järgmised andmed:

1) arhiivimoodustaja või arhiivi (kollektsiooni) nimetus;

2) arhivaalide tüüp ja liik;

3) arhivaalide pealkiri või nimetus;

4) arhivaalide daatumid;

5) arhivaalide hulk;

6) arhivaalide tagastamise kuupäev;

7) arhivaalidele kehtiv juurdepääsupiirang;

8) arhivaalide kasutamise ja säilitamise eritingimused, mis tulenevad nende füüsilisest seisundist;

9) arhivaalide üleandja ja vastuvõtja nimi, ametinimetus ja allkiri.

193. Avalike arhivaalide kasutaja väljaspool avalikku arhiivi:

1) tagab arhivaalide kasutamise vastavalt laenutamise eesmärgile;

2) tagab arhivaalide säilimise, korrastatuse ja edaspidise kasutatavuse;

3) hoiab ära arhivaalide sattumise kolmandate isikute valdusesse.

194. Arhivaali ei väljastata isikule kasutamiseks väljaspool avalikku arhiivi, kui õigustatud erahuvi rahuldamiseks piisab isikule arhiiviteatise, väljavõtte või ärakirja väljastamisest.

195. Avaliku arhivaali riigist väljaviimine on lubatud ainult tähtajaliselt.

196. Arhiiviväärtusega avaliku arhivaali ja arhiiviregistrisse kantud eraarhivaali võib tähtajaliselt riigist välja viia ainult riigiarhivaari kirjalikul loal.

197. Eesti riigi, ajaloo ja kultuuri seisukohalt väärtuslikke eraarhivaale võib riigist välja viia ainult riigiarhivaari kirjalikul loal. Arhivaalide väljaviija või tolliasutuse taotlusel korraldab selliste eraarhivaalide hindamise ja arhiiviväärtuse olemasolul nende kopeerimise riigiarhivaar.

198. Avaliku arhivaali riigist väljaviimist taotleb arhiivimoodustaja avalikult arhiivilt, kelle arhiivijärelevalve alla ta kuulub või kes säilitab väljaviimiseks taotletavaid avalikke arhivaale või Eesti riigi, ajaloo ja kultuuri seisukohalt väärtuslikke eraarhivaale.

199. Eraarhivaali riigist väljaviimiseks on nõutav arhivaali omaniku nõusolek, kui väljaviija ei ole arhivaali omanik.

200. Arhiiviväärtusega avaliku arhivaali ja arhiiviregistrisse kantud eraarhivaali riigist väljaviimiseks esitatakse riigiarhivaarile kirjalik taotlus.

201. Arhivaali riigist väljaviimise taotlus peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) taotluse esitaja nimi;

2) arhivaali nimetus, mille väljaviimist taotletakse;

3) arhivaali asukoht Eesti Vabariigis;

4) riik, kuhu arhivaal viiakse;

5) arhivaali väljaviimise põhjus;

6) periood, mille jooksul arhivaal on Eesti Vabariigist väljas.

202. Avalik arhiiv või riigiarhivaar teeb otsuse väljaviimise lubamise või sellest keeldumise kohta kümne päeva jooksul, arvates taotluse saamisest.

203. Kui arhivaal, mille riigist väljaviimist taotleti, asub arhiivis, väljastatakse see käesoleva eeskirja punktis 192 sätestatud korras.

204. Arhivaali väljaviimise lubamisest võib motiveeritult keelduda juhul, kui:

1) juurdepääs arhivaalile on piiratud ja väljaviimise vajadus ei tulene seadusega sätestatud avalike ülesannete täitmisest;

2) arhivaal on halvas seisukorras.

205. Kui eraarhivaali väljaviimist taotleb arhivaali valdaja, kes ei ole arhivaalide omanik, siis on tal nende väljaviimiseks vaja omaniku luba.

206. Enne avaliku arhivaali riigist väljaviimist tuleb arhivaal kopeerida. Kopeerimise korraldab arhivaali valdaja või arhiiv, kus arhivaali säilitatakse. Arhivaali koopia asendab originaali kuni originaali tagastamiseni arhiivi.

207. Avalik arhiiv peab arvestust riigist väljaviidud arhivaalide kohta ja jälgib nende tagastamist.

Avalike arhiivide pädevus arhiivieeskirja rakendamisel

208. Avalik arhiiv jälgib arhiivieeskirja täitmist arhiivimoodustajate poolt ja teostab riiklikku järelevalvet seadusega ettenähtud ulatuses.

209. Arhivaalide korrastamise, kirjeldamise, arhiivi üleandmise, säilitamise, kaitse ja kasutamise nõuete täitmiseks Rahvusarhiiv annab soovituslikke juhiseid riigi- ja kohaliku omavalitsuse organitele ja asutustele, avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ning seaduse või selle alusel avalikke ülesandeid täitvatele eraõiguslikele isikutele.

210. Avalik arhiiv täidab teisi käesolevas eeskirjas ettenähtud ülesandeid.

Dokumentide loetelude ning arhivaalide loetelude väljatöötamine

211. Arhiivimoodustajad töötavad välja käesoleva eeskirja punktis 8 sätestatud dokumentide loetelu ja kehtestavad selle 1. jaanuariks 2001. a. Dokumentide loetelu kehtestamiseni järgitakse dokumentide süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ja asjaajamises lõpetamata dokumentide asukoha arvestuse korda, mis on sätestatud Vabariigi Valitsuse 2. juuli 1996. a määrusega nr 183 (RT I 1996, 56, 1039) kinnitatud «Valitsusasutuste asjaajamiskorra aluste» punktides 135--147.

212. Arhiivimoodustajad koostavad käesoleva eeskirja punktis 54 sätestatud arhivaalide loetelu hiljemalt 1. aprilliks 2002. a.

Dokumentide näidisloetelude väljatöötamine

213. Ministeeriumid töötavad 1. jaanuariks 2001. a välja oma valitsemisala seaduse või selle alusel sätestatud avalike ülesannete täitmise käigus tekkivate dokumentide näidisloetelud. Näidisloetelud kooskõlastatakse Riigikantseleiga ning kehtestatakse ministri käskkirjaga.

214. Näidisloetelud võib välja töötada eraldi valitsemisala ülesannetele ja valitsemisalas olevatele üheliigilistele asutustele ja juriidilistele isikutele.

215. Näidisloetelu sisaldab dokumendiliikide (sarjade) ja nende säilitustähtaegade loetelu.

Arhiivikorrastamise ja arhiivikirjeldamise läbiviimine

216. Arhiivid või arhiivide osad, mis on korrastatud ja mille kohta koostatud nimistud on kooskõlastatud avaliku arhiiviga enne käesoleva eeskirja jõustumist, antakse avalikku arhiivi vastavalt kooskõlastatud nimistule.

217. Rahvusarhiiv koostab käesoleva eeskirja punktis 80 sätestatud kirjelduselementide soovitusloetelu 1. jaanuariks 2000. a.

218. Pärast 1. jaanuari 2000. a korrastatavate ja avalikku arhiivi üleantavate arhivaalide kohta koostatakse käesoleva eeskirja nõuete kohane arhiivinimistu.

Arhivaalide säilimise tagamine

219. Rahvusarhiiv koostab käesoleva eeskirja punktis 133 sätestatud arhiivipüsivate materjalide soovitusliku loetelu 1. jaanuariks 2000. a.

220. Arhiivid, riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ja avalik-õiguslikud isikud töötavad välja ja kehtestavad käesoleva eeskirja punktis 160 sätestatud ohuplaani hiljemalt 1. jaanuariks 2001. a.

Arhiiviteenuse tegevusluba

221. Arhiiviseaduse (RT I 1998, 36/37, 552) paragrahvis 23 sätestatud arhiiviteenuse tegevusluba vormistatakse Rahvusarhiivi üldplangile ja sisaldab järgmisi andmeid:

1) tegevusloa omaniku nimi;

2) osutatava arhiiviteenuse liik;

3) tegevusloa kehtivuse tähtaeg;

4) tegevusloa registreerimisnumber;

5) väljaandja nimi ja ametinimetus;

6) väljaandmise kuupäev.

Riigisekretär Uno VEERING

Lisa 1 «Arhiivieeskirja» juurde