1. peatükk
ÜLDSÄTTED

§ 1. Määruse reguleerimisala

(1) Käesoleva määrusega kehtestatakse maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord, milles nähakse ette kohtuteenistujate ülesanded, kohtu asjaajamise kord ja kohtu muu töökorraldus.

(2) Käesoleva määruse lisadena kehtestatakse järgmiste dokumentide vormid:
1) üldplank – lisa 1;
2) kirjaplank – lisa 2;
3) kohtukutse – lisa 3.

§ 2. Kohtu kantselei

(1) Kohtu kantselei on kohtu struktuuriüksus, mis korraldab kohtu asjaajamist. Dokumentide vastuvõtmine, registreerimine ja väljastamine toimub kohtu kantselei kaudu.

(2) Vajadusel võib kohtus moodustada üld-, kriminaal- ja tsiviilkantselei.

(3) Kohtu kantselei on avatud tööpäevadel kella üheksast kuni kella seitsmeteistkümneni ilma lõunavaheajata. Kantselei lahtiolekuaeg avalikustatakse kohtu veebilehel ja pannakse välja kohtuhoonesse nähtavale kohale.

2. peatükk
KOHTUTEENISTUJAD

§ 3. Kohtudirektor

(1) Kohtudirektor on kohtuasutuse haldus- ja majandusjuht, kelle ülesanne on kohtuasutuse asjaajamise, vara ja eelarvevahendite kasutamise, raamatupidamise, personalitöö ning kohtu kantselei, kohtu allüksuste ning temale alluvate kohtuteenistujate üle teenistusjärelevalve korraldamine ja kohtu esindamine tsiviiltehingutes seadusega ning justiitsministri poolt määratud ulatuses.

(2) Kohtudirektor allub justiitsministrile kinnistus-, registri- ja kriminaalhooldusosakonna ning kohtu kantselei ja haldusosakonna teenistujate töö korraldamisel ja justiitsministrile ning kohtu esimehele õigusteenistusse kuuluvate teenistujate töö korraldamisel.

(3) Kohtudirektoril on õigus anda oma pädevuse piires kohtu töö korraldamiseks korraldusi ja käskkirju.

(4) Kohtudirektori ülesanded sätestab justiitsminister kohtudirektori ametijuhendis.

§ 4. Kantselei juhataja

(1) Kantselei juhataja on kohtuteenistuja, kelle ülesanne on kohtu asjaajamise korraldamine.

(2) Kantselei juhataja:
1) tagab tõhusa töökorralduse dokumentide vastuvõtmise, registreerimise, edasisaatmise ja väljastamise alal;
2) korraldab digitaalallkirjaga varustatud saabunud dokumentide registreerimist, edasisaatmist ning tagab vajadusel nende olemasolu paberkandjal;
3) korraldab ja kontrollib kohtutes loodavate menetlusväliste elektrooniliste dokumentide salvestamist kohtute infosüsteemis;
4) korraldab kohtule esitatud teabenõuete täitmist;
5) korraldab arutatud asjade nimekirjade kantseleis säilitamist;
6) korraldab kohtutoimikute arhiivi andmist;
7) korraldab isikute vastuvõttu kohtus;
8) kontrollib kantselei ametnike ja abiteenistujate teenistuskohustuste täitmist ning teeb kohtudirektorile ettepanekuid kantselei asjaajamise parandamiseks;
9) teeb kohtudirektorile ettepanekuid kantselei töötajate teenistusse võtmiseks ja teenistusest vabastamiseks ning teenistujate palkade ja lisatasude kohta;
10) teeb kohtudirektorile ettepanekuid kantselei töötajate koolitamiseks, edutamiseks, ergutamiseks ja distsiplinaarvastutusele võtmiseks;
11) jälgib kohtu asjaajamise korra täitmist ja annab sellest aru kohtudirektorile;
12) täidab kohtudirektori ühekordseid korraldusi.

(3) Kantselei juhataja täiendavad teenistuskohustused määrab kindlaks kohtudirektor ametijuhendis.

(4) Kui kohtus on moodustatud üld-, kriminaal- ja tsiviilkantselei, sätestatakse kantselei juhatajate pädevuse jaotus ametijuhendis.

§ 5. Referent

(1) Referent on kohtuteenistuja, kelle põhiülesanne on abistada kantselei juhatajat kohtu asjaajamise korraldamisel.

(2) Referent:
1) registreerib kohtusse saabunud dokumendid, välja arvatud isiklikud, ning saadab need edasi vastavalt kuuluvusele;
2) kontrollib dokumendis märgitud lisade olemasolu, nende puudumisel koostab vastavasisulise õiendi;
3) edastab kohtusse saabunud dokumendid kohtu esimehele või tema määratud kohtuteenistujale või kohtudirektorile, välja arvatud menetluses oleva kohtuasjaga seotud dokumendid, mille edastab asja menetlevale kohtunikule;
4) registreerib ning postitab väljaminevad dokumendid;
5) kontrollib enne dokumentide väljastamist nende vormistamist ja lisade olemasolu ning tagastab koostajale valesti või puudulikult vormistatud dokumendid ja kirjad;
6) vormistab toimikud ja annab need üle asja arutavale kohtunikule;
7) kontrollib kohtulahendite jõustumist ja kannab otsustele vastava märke;
8) täidab kohtute infosüsteemi;
9) täidab kohtudirektori ja kantselei juhataja ühekordseid korraldusi.

(3) Referendi täiendavad teenistuskohustused määrab kindlaks kohtudirektor ametijuhendis.

(4) Kui kohtus on moodustatud üld-, kriminaal- ja tsiviilkantselei, sätestatakse üld-, kriminaal- ja tsiviilreferentide pädevuse jaotus ametijuhendis.

§ 6. Tõlk

(1) Tõlk on kohtuteenistuja, kelle põhiülesanne on kohtulahendite ja dokumentide tõlkimine ning tõlkimine kohtuistungil. Mitmel kohtumajal võib olla ühine tõlk.

(2) Vanemtõlk on kohtus moodustatava tõlkide struktuuriüksuse juhiks.

(3) Tõlgi ja vanemtõlgi täiendavad teenistuskohustused määrab kindlaks kohtudirektor ametijuhendis.

§ 7. Arhivaar

(1) Arhivaar on kohtuteenistuja, kelle põhiülesanne on kohtutoimikute ja muude kohtu dokumentide säilitamise, arvestuse, korrastustöö ja kasutamise korraldamine ning arhiveeritud dokumentide või nende koopiate väljastamine.

(2) Vanemarhivaar on kohtus moodustatava arhivaaride struktuuriüksuse juhiks.

(3) Arhivaari ja vanemarhivaari täiendavad teenistuskohustused määrab kindlaks kohtudirektor ametijuhendis.

§ 8. Kantselei teised teenistujad

Kohtudirektor võib vastavalt vajadusele, arvestades «Kohtute seadusest» tulenevaid piiranguid, kohtu kantselei koosseisus ette näha ametikohti ka §-des 4–7 nimetamata teenistujatele, kelle olemasolu on vajalik kohtuasutuse töö paremaks korraldamiseks.

§ 9. Õigusteenistus

(1) Õigusteenistus on kohtu struktuuriüksus, kuhu kuuluvad kohtuistungisekretär, konsultant ja konsultant-kohtuistungisekretär.

(2) Kohtudirektor nimetab kooskõlastatult kohtu esimehega kohtu konsultantide hulgast õigusteenistuse juhi.

(3) Õigusteenistuse koosseisu kuuluvate teenistujate ametijuhendid kinnitab kohtudirektor kooskõlastatult kohtu esimehega.

3. peatükk
KOHTU ASJAAJAMISE KORD

1. jagu
ASJAAJAMISE ÜLDALUSED

§ 10. Asjaajamise üldpõhimõte

Kohtu asjaajamine peab kaasa aitama kohtu töö efektiivsuse tagamisele ja kohtusse pöördujate ladusale teenindamisele. Asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. Kohtusse pöördujate teenindamisel lähtutakse kliendikesksuse põhimõttest.

§ 11. Asjaajamisperiood

Kohtu asjaajamisperiood on kalendriaasta (1. jaanuar – 31. detsember).

2. jagu
DOKUMENTIDE VORMINÕUDED

§ 12. Dokumendiplangid

(1) Kohtus on kasutusel A4 (210 mm × 297 mm) formaadis järgmised dokumendiplangid:
1) üldplank – korraldusdokumentide (käskkiri, protokoll, akt jne) ja kohtulahendite vormistamiseks;
2) kirjaplank – ametikirjade vormistamiseks.

(2) Dokumendiplangid on elektroonilisel kujul arvutis. Rekvisiitide paigutus kõigil dokumendiplankidel peab vastama näidisvormingule.

(3) Üldplangi alusel kujundatakse konkreetse dokumendiliigi plangid.

§ 13. Dokumentide vormistamisel kasutatavad rekvisiidid

(1) Dokumentide vormistamiseks kasutatakse dokumendiliigist lähtudes järgmisi rekvisiite:
1) väikese riigivapi kujutis;
2) dokumendi väljaandja;
3) kohtu registrinumber;
4) dokumendiliigi nimetus;
5) väljaandmise koht;
6) kuupäev;
7) dokumendiregistri indeks;
8) viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja indeksile;
9) märge dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleerimise kohta («KIIRE», «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS»);
10) adressaat;
11) kinnitusmärge;
12) pealkiri või pöördumine;
13) tekst;
14) lugupidamisavaldus;
15) allkiri, allkirjastaja nimi ja ametikoht;
16) märkus lisade kohta;
17) lisaadressaadid;
18) kooskõlastusmärge;
19) pitser (õigusaktides ettenähtud juhul);
20) märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta («EELNÕU», «ÄRAKIRI», «VÄLJAVÕTE»);
21) ärakirja või väljavõtte kinnitamise märge;
22) koostaja nimi, e-posti aadress ja telefoninumber;
23) kohtu kontaktandmed.

(2) Dokumendil on kohustuslikud rekvisiidid ja vastavale dokumendiliigile omased lisarekvisiidid.

(3) Dokumendi kohustuslikud rekvisiidid on:
1) dokumendi väljaandja nimi või kohtu nimetus;
2) kuupäev;
3) pealkiri;
4) dokumendiregistri indeks (registreeritavatel dokumentidel);
5) allkirjastaja nimi ja allkiri.

(4) Kirjaplangil vormistataval dokumendil esitatakse käesoleva paragrahvi lõikes 3 nimetatud rekvisiitidele lisaks järgmised rekvisiidid:
1) adressaat;
2) pöördumine või pealkiri;
3) allkirjastaja nimi ja ametikoht;
4) koostaja nimi, e-posti aadress ja telefoninumber.

(5) Väljasaadetavatel dokumentidel, mis on vormistatud plangile, kasutatakse üldjuhul turvaelemendina reljeefpitsatit, mis pannakse kontaktandmete välja kohale vasakul pool ning dokumendi allkirjastamiseks ei kasutata musta värvi kirjutusvahendit.

§ 14. Dokumendiliigi nimetus

Dokumendiliigi nimetus märgitakse nimetavas käändes ja suurtähtedega rekvisiidile «Väljaandmise koht» üle-eelnevale reale.

§ 15. Väljaandmise koht

Väljaandmise koht märgitakse nimetavas käändes vasakusse veerisesse.

§ 16. Kuupäev

Kuupäev märgitakse kas numbriliselt või sõnalis-numbriliselt järjestuses: kuupäev, kuu, aasta. Kuupäev ja kuu märgitakse alati kahekohalisena, aasta neljakohalisena. Aastaarvu järel punkti ei kasutata. Kui kasutatakse lühendit «a», siis on aastaarvu järel punkt, lühend «a» on ilma punktita.

§ 17. Dokumendiregistri indeks

Dokumendid nummerdatakse asjaajamisperioodi piires vastavalt dokumendiregistrile.

§ 18. Sissetulnud dokumendi kuupäev ja indeks

Vastuskirjal tuleb adressaadivälja esimese rea kõrgusel paremas veerus viidata sissetulnud kirja kuupäevale ja saatja dokumendiregistri indeksile. Sissetulnud kirja kuupäev ja dokumendiregistri indeks tähistatakse sõnaga «Teie» ning vastuskirja kuupäev ja number tähistatakse sõnaga «Meie». Füüsilisele isikule vastusena saadetavas kirjas võib viidata sissetulnud kirjale selle kuupäeva kaudu ka vastuskirja esimeses lauses.

§ 19. Dokumendi menetlemise korda või sellele juurdepääsu reguleeriv märge

Kui dokumendi läbivaatamisega on kiire või sellele on piiratud juurdepääs, siis tehakse vastav märge enne rekvisiiti «Adressaat».

§ 20. Adressaat

(1) Dokument adresseeritakse asutusele, asutuse struktuuriüksusele, üheliigiliste asutuste grupile, ameti- või eraisikule. Adressaat märgitakse nimetavas käändes. Aadress märgitakse järgmiselt: isik, asutus; asutuse struktuuriüksus; tänav; maja- ja korterinumber; asula või sidejaoskond; sihtnumber; linn või maakond. Linn või maakond märgitakse suurtähtedega.

(2) Vastuskiri adresseeritakse sissetulnud kirja signeerinud isikule, kui sissetulnud kirjas ei ole märgitud teist adressaati.

(3) Kirja adresseerimisel välismaale kirjutatakse riik suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Aadressi koostisosade järjestus ja kirjaviis peaksid võimalikult järgima vastava maa reegleid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik ja numbrid, kirjutatakse aadress võimaluse korral nende tähtede ja numbritega, välja arvatud riigi nimi, mis kirjutatakse tuntud rahvusvahelises keeles.

(4) Püsikorrespondentidele saadetava kirja aadressiväljal võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita, kusjuures adressaatide vahele jäetakse tühi rida. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse sel juhul joon alla.

(5) Kui püsikorrespondentidest adressaate on rohkem kui neli, siis märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ilma postiaadressita ning ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale allkirjast allpool, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid sõnu «TEADMISEKS», «SAMA» või «ÄRAKIRI». Igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid adressaadiväljal ja lisaadressaatide real.

(6) Adressaatide puhul, kes ei kuulu valitsusasutuste ja püsikorrespondentide hulka, märgitakse adressaadiväljale üks adressaat koos postiaadressiga. Lisaadressaatide reale märgitakse teised adressaadid koos postiaadressiga.

(7) Kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava ühesisulise kirja sisust ei tulene vajadust informeerida adressaati teistest selle kirja adressaatidest, võib kirja vormistada ühele adressaadile saadetava kirjana.

(8) Valitsusasutuse poolt üheliigiliste hallatavate asutuste või alluvate ametnike grupile saadetava kirja adressaadiväljale võib märkida üldistatud adressaadi.

§ 21. Kinnitusmärge

(1) Õigusaktiga kinnitatav dokument vormistatakse valgele paberile. Dokumendi ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:
KINNITATUD
Ametinimetus, kuupäev
käskkirjaga nr

(2) Kui õigusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi kohaselt:
KINNITATUD
Ametinimetus, kuupäev
käskkirjaga nr
Lisa nr

(3) Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga, vormistatakse üldplangile ja kinnitusmärge tehakse järgmise vormi kohaselt:
KINNITAN
Allkiri
nimi
ametinimetus
kuupäev

§ 22. Pealkiri ja pöördumine

(1) Dokumendi pealkiri peab avama selle sisu. Pealkirjata võib olla kuni kümnerealine kiri, õnnitlus- ja tänukiri ning kaastundeavaldus. Pealkiri kirjutatakse nimetavas käändes ning pealkirja lõpus kirjavahemärki ei kasutata.

(2) Pöördumises kasutatakse isiku nime, ametinimetust, viisakustiitleid (hr, prl, pr), muid tiitleid, auastmeid; pöördumise lõpus kirjavahemärke ei kasutata. Eesnime kasutatakse pöördumisel juhul, kui see on oluline täpsustus.

§ 23. Tekst

(1) Dokument vormistatakse arvutil plokkstiilis šriftiga Times New Roman ja tähesuurusega 12. Lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatava reavahega.

(2) Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav, võimalikult lühike ning üldjuhul käsitlema üht teemat. Suuremahulisele dokumendile pannakse alapealkirjad.

(3) Teksti võib liigendada, jagades selle peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga, viimase numbri järel punkti ei kasutata. Väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires selliselt, et number sisaldab kõigi suuremate jaotiste numbreid.

(4) Õigusakti ja sellega kinnitatava dokumendi teksti punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga. Punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega.

(5) Mitmelehelise dokumendi lehed nummerdatakse, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu.

§ 24. Lugupidamisavaldus

Kiri lõpetatakse lugupidamisavaldusega, mille lõpus ei kasutata kirjavahemärki. Teksti ja lugupidamisavalduse vahele jäetakse kaks või kolm reavahet.

§ 25. Allkiri

(1) Rekvisiit «Allkiri» koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, selle dešifreeringust ja ametinimetusest.

(2) Allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt kolm rida.

(3) Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades parempoolset rekvisiiti «Allkiri» ühe rea võrra allapoole. Esimesena kirjutab dokumendile alla madalamal tasemel allkirjastaja.

(4) Kui dokumendi projektis ettenähtud isik ei saa dokumenti allkirjastada ja seda teeb teine selleks volitatud ametiisik, vormistatakse allkirja dešifreering ning ametinimetus järgmiselt:
Nimi
ametinimetus
ametinimetus, kelle ülesannetes

§ 26. Märkus lisade kohta

(1) Dokumendi lisad märgitakse ära dokumendi lõpus allkirjast allpool.

(2) Dokumendi tekstis nimetatud lisa puhul märgitakse lisade reale selle lehtede ja eksemplaride arv.

(3) Kui lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa kohta järgmise näite kohaselt:

Lisa: Arhiiviteatis 15.05.1995 1 lehel 1 eks ja selle lisad 2 lehel 1 eks

(4) Üldplangile vormistatud dokumendi puhul märgitakse lisa nimetus tekstis. Lisale tehakse ülemisse parempoolsesse nurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub.

(5) Kui lisasid on mitu, siis tuleb nad nummerdada. Lehtede numeratsioon on igal lisal eraldi.

§ 27. Dokumendi koostaja

Väljasaadetavale ametikirjale märgitakse koostaja nimi, telefoninumber ühele reale ja e-posti aadress teisele reale. Kui kirja koostaja on ühtlasi ka selle allkirjastaja, märgitakse ainult telefoninumber ja e-posti aadress.

§ 28. Kooskõlastamine

(1) Kooskõlastatud dokumendile tehakse kooskõlastusmärge, mis koosneb ametinimetusest, allkirjast, selle dešifreeringust ja kuupäevast. Kooskõlastusmärke võib teha kooskõlastuslehele.

(2) Teisest asutusest kooskõlastamiseks saabunud dokumendile tehakse kooskõlastusmärge järgmise vormi kohaselt:
KOOSKÕLASTAN
Allkiri
nimi
ametinimetus
kuupäev

(3) Lõigetes 1 ja 2 nimetatud kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremasse serva.

§ 29. Pitser

Pitser pannakse rekvisiidi «Allkiri» juurde nii, et see riivaks dokumendi allkirjastanud isiku allkirja viimaseid tähti. Tekst või vapi kujutis pitseril peab jääma õigetpidi.

§ 30. Märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta

(1) Märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta vormistatakse dokumendi esimese lehe paremasse ülanurka suurtähtedega kirjavahemärke kasutamata.

(2) Kui dokumendis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt, tehakse dokumendist väljavõte, mis vormistatakse plangile. Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendi liiki, väljaandmise aega ja kohta ning allkirjastajaid. Teksti väljajäetud osa märgitakse punktiirjoonega.

(3) Automatiseeritud andmekogust andmete väljastamise võib vormistada väljatrükina. Väljatrükile lisatakse plangile vormistatud kaaskiri.

§ 31. Ärakirja või väljavõtte ametliku kinnitamise märge

(1) Kohtus loodud dokumendi koopia, ärakiri, väljavõte või väljatrükk, millega saab tõendada isiku õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, kinnitatakse kinnitusmärkega.

(2) Kinnitusmärge peab sisaldama järgmisi andmeid:
1) kohtu nimetust, väljaandmise kuupäeva ja viidet dokumendiregistri numbrile või toimiku numbrile, mille dokumendi ärakirja õigsust kinnitatakse;
2) originaali samasuse kinnitust;
3) andmeid dokumendis sisalduvate lünkade, läbikriipsutuste, vahelekirjutuste, loetamatute tekstiosade, kustutamisjälgede, muude dokumendi esialgse sisu muutmisele viitavate asjaolude või mitmelehelise dokumendi lahtiköitmise kohta;
4) kinnitamise kohta ja aega, kinnituse andnud isiku nime ja allkirja ning kohtu pitserit.

(3) Kinnitusmärge paigutatakse dokumendi viimase lehe tekstist ja allkirjadest allapoole paremale. Vajadusel võib kinnitusmärke teha dokumendi pöördele.

(4) Teiste asutuste dokumente võib kinnitada seaduse või määrusega sätestatud juhtudel. Sellisel juhul lisatakse kinnitusmärkele märkus, et ärakiri on väljastatud esitamiseks üksnes märkuses nimetatud haldusorganile.

(5) Ametliku kinnitamise õigus on kohtu esimehel, menetlusega seotud kohtunikul, kantselei juhatajal, kohtu arhivaaril ja kohtudirektori määratud kohtuteenistujatel.

(6) Kohtusisese asjaajamise käigus võib kasutada koopiamasinal tehtud allkirjajäljendiga dokumendiärakirju.

3. jagu
KOHTU PITSATID

§ 32. Pitsatite loetelu, kasutamine ja hoidmine

(1) Kohtus on kasutusel järgmised pitsatid:
1) väikese riigivapiga värvipitsat ja reljeefpitsat;
2) lihtpitsat.

(2) Kohtudirektor korraldab riigivapiga pitsati registreerimise, kehtetuks tunnistamise, hoidmise ja hävitamise «Riigivapi seaduses» ettenähtud korras.

(3) Riigivapiga pitsati kasutamise eest vastutavad kohtu esimehe käskkirjaga määratud ametiisikud.

(4) Kohtul võib olla rohkem kui üks asutuse nimetuse ja riigivapiga pitsat.

(5) Vapipitser pannakse dokumendile vaid siis, kui see on õigusaktiga ette nähtud.

(6) Vapipitseriga kinnitatakse järgmised dokumendid:
1) kohtumääruse ja otsuse ärakiri või väljavõte;
2) pangatšekk;
3) tõend töötasu kohta;
4) volikiri;
5) tööraamat;
6) teenistusleht;
7) käskkirja ärakiri;
8) tõend töötamise kohta;
9) erilist autentsust nõudev kiri;
10) arhiiviteatis;
11) konvoeerimistaotlus;
12) muu õigusaktiga ettenähtud dokument.

(7) Reljeefpitsati jäljendiga tähistatakse soovitavalt kõik väljasaadetavad dokumendid, mis on vormistatud plangile. Reljeefpitser paigutatakse üldjuhul kontaktandmete välja kohale vasakul pool.

(8) Lihtpitsati kasutamise otsustab kohtudirektor.

(9) Pitsati tellimus esitatakse kohtudirektorile.

§ 33. Pitsati registreerimine

Pitsat registreeritakse pitsatite ja templite jäljendite registris, kuhu kantakse järgmised andmed:
1) järjekorra number;
2) pitsati jäljend;
3) kellele üle antud (kuupäev, nimi, allkiri).

§ 34. Pitsati hävitamine

(1) Aegunud või kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsati hävitab akti alusel asjakohane komisjon.

(2) Pitsati- ja templijäljendite registris tehakse pitsati hävitamisel järgmine märge:
1) pitsati tagastamise kuupäev;
2) pitsati hävitamise kuupäev ja akti number.

4. jagu
DOKUMENTIDE VASTUVÕTMINE JA REGISTREERIMINE

§ 35. Saabunud dokumendi registreerimiseelne menetlemine ja registreerimine

(1) Saabunud dokument kontrollitakse ja registreeritakse kantseleis.

(2) Kantseleis kontrollitakse adressaadi õigsust ning selgitatakse, kas dokument on olulisemate vorminõuetega kooskõlas, kas loetletud lisad on olemas jne.

(3) Kui dokument ei ole olulisemate vorminõuete kohane, muu hulgas puuduvad dokumentide lisad, teavitatakse dokumendi esitajat puudustest ning võimaluse korral lisatakse puuduvad andmed.

(4) Kui dokument ei ole olulisemate vorminõuete kohane, muu hulgas puuduvad dokumentide lisad ja dokumendi esitaja nõuab või, kui dokument on saabunud posti, faksi või elektronposti teel, registreeritakse dokument. Menetlusvälise dokumendi puhul teatatakse saatjale puudustest. Menetlusdokument edastatakse asja menetlevale kohtunikule.

(5) Kui menetlusvälise dokumendi täitmine ei kuulu kohtu pädevusse, registreeritakse dokument ning edastatakse koos kaaskirjaga õigele adressaadile ja informeeritakse sellest dokumendi autorit.

§ 36. e-posti teel esitatud dokumendi vastuvõtmine ja registreerimine

(1) e-posti teel kohtule menetlusvälise ja menetlusdokumendi saatmiseks tuleb kasutada selleks ettenähtud e-posti aadressi, mis on avaldatud Justiitsministeeriumi veebilehel: http:/www.just.ee.

(2) e-posti teel dokumendi kohtule esitamise täpsem kord on reguleeritud eraldi justiitsministri määrusega.

(3) e-posti teel esitatud menetlusväline ja menetlusdokument peavad olema digitaalallkirjastatud.

(4) Digitaalallkirjastatud dokumendi vastuvõtmiseks ja digitaalallkirja kehtivuse kontrollimiseks kasutatakse Adobe Readeri või Microsoft Wordi tarkvara. Dokument peab olema kas rtf-, pdf-, txt-, jpg- või xml-vorminguga failis. xml-vorminguga faili puhul kooskõlastab kohus selle vastuvõtmise Justiitsministeeriumi IT-abiga. Dokument ei tohi sisaldada muutuvaid osi (kirja sisu muutvaid linke).

(5) Digitaalallkirjastatud elektronposti võetakse vastu lihtteksti vormingus või rtf-vormingus.

(6) Tõendamise huvides ja vastavasisulise taotluse esitamisel võib kohus vastu võtta ka muus vormingus digitaalallkirjastatud dokumente. Sellisel juhul pöördub kohus vajaliku tarkvara installeerimiseks Justiitsministeeriumi infosüsteemide talitusse (IT-abi).

(7) e-posti teel menetlusvälise või menetlusdokumendi kohtusse jõudmisest teavitab kantselei dokumendi saatjat automaatse elektroonilise vastuvõtukinnitusega. Vastuvõtukinnitus sisaldab informatsiooni kohtu edasiste toimingute kohta ning märget, et vastuvõtukinnitus ei anna teavet dokumendi tehnilise ja õigusliku korrektsuse kohta.

(8) Kantselei ametnikud, kes kontrollivad elektroonilise menetluse pidamiseks mõeldud aadresse, tagavad e-posti teel saabunud menetlusdokumentide ja neile lisatud manuste salvestamise kohtute infosüsteemis asjakohase menetluse dokumentide juures.

(9) Kui e-posti teel esitatakse menetlusdokument otse kohtunikule või muule kohtuteenistujale, tagab vastav isik dokumendi registreerimise dokumendiregistris, edastades selle käesoleva paragrahvi lõikes 1 märgitud aadressil ning teavitades saatjat elektroonilise vastuvõtukinnitusega.

§ 37. Dokumendi registrisse kandmine

(1) Registreeritava dokumendi andmed kantakse dokumendiregistrisse üldises järjekorras olenemata dokumendi liigist.

(2) Dokumendiregistrisse kantakse ka sellise suulise teabenõude andmed, mida ei täideta viivitamata.

(3) Faksi teel saabunud dokument registreeritakse dokumendiregistris selle saabumise päeval, kui on teada, et see saabub ka originaalallkirjaga paberdokumendina. Dokumendiregistris märgitakse, et tegemist ei ole ametliku dokumendiga. Hiljem saabuv originaalallkirjaga dokument registreeritakse uue numbriga. Dokumendi täitmise tähtaega arvestatakse faksina saabunud dokumendi registreerimise päevast.

(4) Riigisaladust sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi, lähtudes «Riigisaladuse seadusest» ja selle alusel kehtestatud õigusaktidest.

§ 38. Dokumendid, mida ei kanta dokumendiregistrisse

(1) Dokumendiregistrisse ei kanta andmeid järgmiste dokumentide kohta:
1) kutse, õnnitluskaart ja kaastundeavaldus;
2) reklaamtrükis või muu informatiivse sisuga trükis;
3) perioodiline trükis (ajaleht, ajakiri vms);
4) dokument märkega «ISIKLIK»;
5) dokument, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui dokument ei sisalda teavet, mis on oluline või mida peab kontrollima;
6) menetlusväline dokument, mille adressaadina on märgitud teine asutus või isik;
7) menetlusväline dokument või digitaalallkirja nõudev dokument, millel ettenähtud allkirjad puuduvad. Kui allkiri puudub menetlusdokumendil, siis see registreeritakse kui puudustega dokument ning saatjat teavitatakse puudustest.

(2) Lõike 1 punktis 4 nimetatud dokument edastatakse adressaadile avamata. Kui selgub, et märkega «ISIKLIK» saabunud dokument on ametialane, tagastatakse see viivitamata kantseleile ja dokument registreeritakse.

(3) Lõike 1 punktis 6 nimetatud dokument edastatakse õigel aadressil.

(4) Lõike 1 punktis 7 nimetatud menetlusväline dokument tagastatakse saatjale ja tagastamist põhjendatakse.

§ 39. Dokumendiregistrisse kantavad andmed

Dokumendi kohta kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed:
1) saatja või saaja nimi ja vajadusel dokumendi registreerija andmed;
2) saatja postiaadress või e-posti aadress;
3) dokumendi saatja dokumendiregistriindeks;
4) dokumendi number ja kuupäev;
5) saabumise või saatmise kuupäev, vajadusel kellaaeg;
6) dokumendi liik;
7) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul);
8) pealkiri ja dokumendi lühike sisukokkuvõte;
9) dokumendi lisade kirjeldus;
10) kui menetlusväline dokument eeldab vastust, siis dokumendi täitmise tähtpäev;
11) menetlusvälise dokumendi kohta täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga, millal);
12) juurdepääsupiirang, kui dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks;
13) muud andmed, mis on dokumendi menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

§ 40. Dokumentide nummerdamine dokumendiregistris

(1) Dokumendid registreeritakse dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga. Dokumentide nummerdamise aluseks on dokumentide loetelu.

(2) Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1.

(3) Dokumendi numbrile võib lisada dokumendi sarja tähise või muu liigitunnuse, mis kantakse dokumentide loetellu.

(4) Saabunud või väljasaadetavale dokumendile antakse registreerimisel indeks, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi.

(5) Sissetulnud kiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires ühe järjekorranumbri all.

(6) Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasutada sama indeksit ja lisada sellele dokumenti individualiseeriva numbri.

§ 41. Dokumendi registreerimise tähtaeg

(1) Dokument registreeritakse dokumendiregistris selle allkirjastamise, saabumise, väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.

(2) Kui dokumendil on märge «KIIRE», siis registreeritakse ja edastatakse see läbivaatamiseks viivitamata.

(3) Dokumendi õigeaegse registreerimise eest vastutab ametiisik, kelle kätte see vahetult saabus.

§ 42. Teabenõue

(1) Kohtu ametnik on kohustatud võimaldama juurdepääsu kohtu valduses olevale avalikule teabele ning avalikustama teavet seadustega sätestatud korras ja ulatuses.

(2) Teabenõudjat tuleb abistada nõuetekohase teabenõude esitamisel ja teavitada dokumentide juurdepääsupiirangutest ning teabenõude täitmisega kaasnevate kulutuste või riigilõivu maksmise kohustusest ja kohustuse täitmise võimalustest. Kui ametnik ei ole pädev teabenõudele vastama, tuleb teabenõudja juhatada vastavat teavet valdava ametniku juurde või kui see ei ole võimalik, aidata tal vormistada kirjalik teabenõue.

(3) Kui teabe väljastamisega kaasneb seaduses ettenähtud kulutuste hüvitamine või riigilõivu maksmine, kontrollib teabe väljastaja enne teabe väljastamist maksete tasumist. Teabenõudele tehakse makse tasumise kohta märge või lisatakse maksekviitungi ärakiri.

§ 43. Piiratud juurdepääsuga teave

(1) Piirangud teabe avalikustamisele seatakse vastavalt seadustele. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistatud teabele on juurdepääsuõigus kohtuteenistujatel oma ametiülesannete täitmiseks.

(2) Juurdepääsupiirangu seadmise ettepanek peab sisaldama viidet piirangu aluseks olevale seadusesättele, põhjendust ja juurdepääsupiirangu tähtaega või piirangu pikendamise tähtaega. Piirangu kehtestamise põhjuse püsimisel võib piirangut pikendada, piirangu kehtestamise põhjuse varasemal kadumisel tuleb piirang enne piirangu kehtivuse lõpptähtpäeva kehtetuks tunnistada.

(3) Juurdepääsupiirangule tuleb lisada dokumendi esimese lehe pöörde ülanurka piirangu kehtestamise kuupäev ja piirangu kehtivuse lõpptähtpäev. Soovitav on lisada ka viide piirangu aluseks olevale seadusele, paragrahvile, lõikele ja punktile.

(4) Piirangu kehtetuks tunnistamisel tuleb sellest teavitada piiranguga dokumendi hoidjat, kes on kohustatud dokumendile tegema märke piirangu lõppemise kohta. Piirangu kehtetuks tunnistamise märge tuleb teha piirangumärke juurde ja peab sisaldama märget «KEHTETU», millele lisatakse piirangu kehtetuks tunnistamise kuupäev ja alus.

(5) Piirangumärke teeb dokumendi koostaja juba dokumendi eelnõule. Kui piirangumärge on kehtestatud dokumendisarjale, võib märke teha registraatori kaanele. Dokumendi väljastamisel tuleb piirangumärge teha dokumendile või selle ärakirjale.

5. jagu
MENETLUSVÄLISE DOKUMENDI MENETLEMINE PÄRAST REGISTREERIMIST

§ 44. Menetlusvälise dokumendi läbivaatamine juhtkonna poolt ja resolutsiooni kirjutamine

(1) Registreeritud ametikiri antakse läbivaatamiseks ja resolutsiooni kirjutamiseks kohtu esimehele või kohtudirektorile dokumendi saabumise päeval ning telegrammid, telefonogrammid, faksid ja teised kiireloomulised dokumendid viivitamata.

(2) Kohtusse saabunud õigusemõistmisega seotud postisaadetised edastatakse kohtunikule, kelle menetluses on vastav kohtuasi, või kohtu esimehele. Kahtluse korral, kas tegemist on õigusemõistmisega seotud postisaadetisega või mitte, suunatakse postisaadetis kohtu esimehele ning tehakse vastav märge resolutsioonilehele.

(3) Saabunud ametikirja resolutsioonis märgitakse:
1) täitja nimi või nimed;
2) vajadusel juhis dokumendi täitmise korra ja iseloomu kohta;
3) vajadusel täitmistähtaeg;
4) resolutsiooni andja allkiri ja kuupäev.

§ 45. Dokumendi edastamine täitjale ja vastusdokumendi koostamine

(1) Resolutsiooni saanud dokument edastatakse täitjale.

(2) Kui resolutsioonis on märgitud mitu täitjat, edastatakse dokumendi ärakiri kõigile täitjatele. Esimesena märgitu koordineerib dokumendi täitmist. Teised täitjad saadavad oma vastuse või arvamuse esimesena märgitud täitjale.

(3) Kui asja saab lahendada operatiivselt, näiteks telefoni või elektronposti teel, siis tehakse saabunud kirjale täitmismärge, milles näidatakse, kes ja kuidas asja lahendas. Teistel juhtudel koostatakse vastusdokument.

§ 46. Dokumendi vormistamise etapid

Dokumendi vormistamise etapid on:
1) eelnõu koostamine;
2) asutusesisene kooskõlastamine;
3) allkirjastamine;
4) vajadusel kinnitamine pitseriga;
5) vajadusel kooskõlastamine teise asutuse või ametiisikuga.

§ 47. Dokumendi eelnõu koostamine

Dokumendi eelnõu koostab ametnik, kelle pädevusse see kuulub või kellele see on tehtud ülesandeks. Dokumendi koostaja on kohustatud hävitama kohe kõik dokumendi vormistamisel rikutud plangid paberipurustajas.

§ 48. Dokumendi asutusesisene kooskõlastamine

(1) Dokument saadetakse kooskõlastamiseks koos kõikide lisade ja teiste asjassepuutuvate dokumentidega kõigepealt madalama astme ametnikule.

(2) Dokumendi asutusesisene kooskõlastamine toimub järgmiselt:
1) esimesena viseerib eelnõu selle koostaja;
2) seejärel kooskõlastab eelnõu selle koostaja vahetu ülemus;
3) vajadusel esitatakse eelnõu kooskõlastamiseks teistele struktuuriüksustele, keda vastav küsimus puudutab.

(3) Kui dokumendi kooskõlastaja seda ei kooskõlasta, tuleb dokumendi allkirjastamisel lisada selle juurde kooskõlastaja kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest keeldumine.

§ 49. Kooskõlastamine teise asutuse või ametiisikuga

Asutusevaheliseks kooskõlastamiseks saadetakse dokumendi originaal koos kaaskirjaga.

§ 50. Allkirjastamine

(1) Kohtu ametikirjale kirjutavad kohtuteenistujad alla oma pädevuse piires.

(2) Kui kiri saadetakse kohtu nimel, kirjutab sellele alla kohtu esimees või kohtudirektor.

(3) Õigusakt allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti.

(4) Protokoll kirjutatakse alla ühes eksemplaris koosoleku juhataja ja protokollija poolt.

(5) Leping ja akt kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides igal lehel ning nende arv ja jaotus näidatakse ära dokumendi tekstis.

(6) Ametikiri kirjutatakse alla vähemalt kahes eksemplaris (originaal ja ärakiri), millest üks jääb kohtusse.

(7) Ülejäänud dokumendid kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides nii, et üks eksemplar jääks kõigile asjast huvitatud pooltele.

§ 51. Dokumendi teatavakstegemine

(1) Käskkirjale, millega korraldatakse tööd või kinnitatakse töökorraldusdokumente, võetakse asjaomastelt kohtuteenistujatelt allkiri käskkirjaga tutvumise kohta.

(2) Teenistuja ametisse nimetamist, töötingimuste muutmist, distsiplinaarkaristust, koondamist ja teenistussuhte lõpetamist käsitleva käskkirja ärakiri antakse käskkirjas nimetatud isikule kätte, võttes eelnevalt originaalile teenistuja allkirja.

(3) Avalikustamisele kuuluv teave avaldatakse kohtu veebilehel ja vajaduse korral lisaks muul sobival viisil. Teabe avalikustamisel veebilehel märgitakse iga dokumendi juurde selle avalikustamise ja vajadusel uuendamise kuupäev ning kes, millal ja millise toiminguga on avalikustatava teabe dokumenteerinud ning kellelt saab avalikustatud teabe kohta selgitusi.

§ 52. Tähtaegne lahendamine

(1) Avaldus või kaebus tuleb lahendada 30 päeva jooksul, kui seaduses ei ole ette nähtud teisiti. Tähtaegse vastamise eest vastutab resolutsioonis märgitud ametnik, mitme täitja puhul esimesena märgitu.

(2) Dokument on tähtaegselt vastatud siis, kui vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud või edastatud faksi, elektronposti või käsiposti teel määratud tähtajal.

(3) Lahendamise tähtaega võib seaduses ettenähtud tingimustel ja korras pikendada kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Tähtaja pikendamisest teatatakse avaldajale ja ülesande andjale enne tähtaja saabumist.

(4) Kui dokumendi lahendamine ei kuulu kohtu pädevusse, edastatakse dokument vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest samal ajal dokumendi saatjale.

§ 53. Dokumendi lahendatuks lugemine

(1) Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud, asjaomastele isikutele on sellest teatatud ja dokumendi saatjale vastatud.

(2) Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, kantakse dokumendiregistrisse või paberdokumendi korral dokumendile täitmismärge, näidates, millal, millisel viisil ja kes asja lahendas.

(3) Kui asja lahendamine nõuab vahekirjade tegemist ja otsuste langetamist, peab dokumendi täitjaks määratud isik informeerima registripidajat täitmisel oleva dokumendi lõplikust lahendamisest.

(4) Avaldaja märgukirja või avalduse lahendamisel tehtud otsust sisaldavas vastuses tuleb näidata otsuse peale edasikaebamise kord ja tähtaeg koos viitega vastavale seadusele.

§ 54. Dokumentide väljastamine

(1) Dokumendid väljastatakse üldjuhul koos kaaskirjaga. Väljastatava dokumendi ärakiri koos lisa(de)ga säilitatakse dokumendi registreerimisnumbris märgitud toimikus. Elektrooniliselt kättetoimetatud vastuskirjad säilitatakse elektrooniliselt.

(2) Kui väljastatavast dokumendist on vaja teha koopia ja dokument ning selle kasutamise otstarve seda võimaldavad, vähendatakse kujutist või paljundatakse mõlemale lehepoolele.

6. jagu
MENETLUSDOKUMENTIDE REGISTREERIMINE NING ARVESTUS

§ 55. Menetlusdokumentide registreerimine

(1) Kohtusse saabunud kaebused, avaldused ja protestid ning kriminaal- ja väärteoasi võetakse vastu, kontrollitakse ja registreeritakse saabumise päeval üldises korras dokumendiregistris, kohtute infosüsteemis ning suunatakse kohtunikule vastavalt asjade tööjaotamisplaanile.

(2) Asja registreerimiseks kohtute infosüsteemis kasutatakse järgmisi tähiseid:
1 – kriminaalasjad;
2 – tsiviilasjad;
3 – haldusasjad;
4 – väärteoasjad.

(3) Kui sama liiki asju menetlevasse kohtumaja kantseleisse saabub teise kohtu või teise kohtumaja menetlusse kuuluv uus kohtuasi, siis tehakse viivitamata kõik asja alustamisega seotud toimingud, registreeritakse sissetulnud asi menetlusdokumendina kohtute infosüsteemis ning saadetakse edasi asja menetlevale kohtule.

(4) Kui kohtu kantseleisse saabub kohtuasi liigist, mida selles kohtumajas ei registreerita, siis registreerib kantselei kohtuasja menetlusvälise postina ja saadab edasi sellist liiki asju menetlevale kohtule.

§ 56. Digitaalallkirjastatud menetlusdokumendi salvestamine ja säilitamine

(1) Digitaalallkirjastatud dokument salvestatakse pärast allkirja kehtivuse kindlaks tegemist kohtute infosüsteemis vastava menetluse juures selleks ettenähtud kohta ning seejärel tehakse dokumendist väljatrükk. Väljatrükile lisatakse digitaalallkirja kinnitusleht, mille lahtrisse «asutuse- või teenusekohane lisainfo» märgitakse digitaalallkirjastatud dokumendist tehtud väljatrüki lehekülgede arv järgmise näite kohaselt:
Lisa: Hagiavaldus.doc 2 lehel 1 eks.

(2) Dokumendi salvestaja kinnitab väljatrüki õigsust kinnitusmärkega järgmise näite kohaselt:
KINNITAN
Allkiri
nimi
ametinimetus
kuupäev

(3) Nõuetekohaselt salvestatud dokumentide säilitamise tagab vastavalt üldisele elektrooniliste dokumentide arhiveerimise korrale Justiitsministeerium.

§ 57. Kohtuasja number

(1) Kohtuasja number sisaldab käesoleva korra § 55 lõikes 2 määratud tähist, lühendit asja saabumise aastast ja järjekorranumbrit.

(2) Number kantakse toimiku kaanele. Sama numbrit kannab ka kirjavahetus selle asja kohta.

(3) Kohtuasja number jääb samaks esimeses ja teises kohtuastmes ning kõikides kohtuasjas peetavates menetlustes.

(4) Kalendriaasta möödumisel asja ümber ei nummerdata.

(5) Pärast kohtulahendi tühistamist uueks arutamiseks tagastatud asjale jääb esialgne number. Kantselei registreerib kohtuinfosüsteemis uue menetluse vastavas kohtuastmes. Toimiku saabumise kohta tehakse märge dokumendiregistris.

§ 58. Toimik

(1) Toimiku iga köite väliskaanele märgitakse asja number ja kohtuasja loomise kuupäev.

(2) Toimik algab tühja lehega, millele järgneb teadete leht. Teadete lehele märgitakse kohtus tehtud toimingud (kohtukutsete väljasaatmine, kohtuotsuse väljastamine jne). Seejärel paigutatakse toimikusse sisukorraleht (-lehed), kuhu märgitakse toimikus paiknevad dokumendid ja nende leheküljenumbrid dokumentide lisamise päeval. Sisukorra täitja kinnitab iga sissekannet oma allkirjaga.

(3) Toimiku lehed köidetakse. Ühes köites võib olla kuni 250 lehekülge.

(4) Toimiku lehed ja köited nummerdatakse grafiitpliiatsiga. Teadete lehed ja sisukorralehed nummerdatakse eraldi. Toimiku lehtede jooksvat nummerdamist alustatakse esimesest toimiku menetlusdokumendist. Mitmest köitest koosnevatel toimikutel nummerdatakse iga köite lehed eraldi.

(5) Pärast lahendi avalikult teatavaks tegemist toimikute üleandmisel kantseleisse ja hiljem arhiivi ei tohi nende vahel olla lahtiseid lehti, välja arvatud lahendite kinnitatud ärakirjad.

§ 59. Kohtuasjade arutamisele määramine

Kohtus koostatakse iga nädala viimaseks tööpäevaks järgmisel nädalal arutatavate asjade nimekiri. Tööpäeva alguses pannakse kohtuistungite nimekiri välja kohtusaali uksele või selleks määratud teise nähtavasse kohta. Määratud kohtuistungite nimekiri avalikustatakse kohtu veebilehel.

§ 60. Kohtumenetlusega seotud dokumendi edastamine

(1) Kohtumenetlusega seotud dokument edastatakse vastavalt kohtumenetluse seadustele.

(2) Nõudekirjad väljastatakse kohtust lihtkirjana, vajadusel tähtkirjana. Toimikud saadetakse kohtust välja käskjalaga või tähtpanderollina.

(3) Kui ühele adressaadile on vaja edastada mitu dokumenti, saadetakse need võimaluse korral koos ühes ümbrikus.

(4) Dokument, mis on adresseeritud välismaal asuvale isikule või asutustele, edastatakse menetlusseaduses ja välislepingutes sätestatu kohaselt.

(5) Dokumendi võib kätte toimetada elektrooniliselt saaja üldiselt või kohtule teatavaks tehtud e-posti aadressil, kui dokumendil on digitaalallkiri ja see on kaitstud kolmandate isikute õigustamatu juurdepääsu eest.

(6) Dokument loetakse elektrooniliselt kätte toimetatuks, kui saaja tagastab kohtule dokumendi kättesaamise kohta kinnituse. Kinnituses tuleb märkida dokumendi kättesaamise kuupäev ja kinnituse peab allkirjastama saaja või tema esindaja vastavalt kohtumenetluse seadusele.

(7) Kui digitaalallkirjastatud dokumendi kättesaamist ei kinnitata, toimetatakse dokument kohale üldises korras.

(8) Kui digitaalallkirjastatud dokumendi saatja ei esita nõutavat arvu ärakirju või väljatrükke, teeb kohus need ise.

§ 61. Kohtukutsete kättesaamise kontroll

(1) Kohtule tagastatud kutsed ja tagastusteated sorteeritakse nende saabumispäeval ning paigutatakse vastava kohtutoimiku vahele. Kutsete suhtes, mida ei olnud võimalik adressaadile kätte anda, võetakse kohe tarvitusele abinõud kutse tähtaegseks edastamiseks.

(2) Kutse adressaadi kätte jõudmist kontrollitakse enne kohtuistungi toimumist arvestusega, et oleks võimalik võtta tarvitusele täiendavaid abinõusid kutse kättetoimetamiseks.

7. jagu
DOKUMENTIDE LOETELU KEHTESTAMINE JA TOIMIKUTE MOODUSTAMINE

§ 62. Dokumentide loetelu

(1) Dokumentide süstematiseerimise aluseks on dokumentide loetelu, mis koostatakse «Arhiiviseaduse» § 55 alusel kehtestatud arhiivieeskirja järgi.

(2) Dokumentide loetelus märgitakse vähemalt:
1) kohtu nimetus;
2) funktsiooni nimetus ja tähis;
3) sarja nimetus ja tähis;
4) säilitustähtaeg.

(3) Dokumentide loetelus rühmitatakse dokumendid sarjadesse funktsioonide kaupa.

(4) Ühte sarja paigutatakse vaid sarnase praktilise väärtuse ja ühesuguse säilitustähtajaga dokumendid.

(5) Dokumentide loetelu või selle muutmise kavand esitatakse arvamuse avaldamiseks avalikule arhiivile.

(6) Dokumentide loetelu kinnitab kohtudirektor.

§ 63. Säilitustähtajad

(1) Dokumentidele, sealhulgas kohtutoimikutele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse teistes õigusaktides sätestatud tähtaegadest, kohtu tegelikest vajadustest, dokumentide unikaalsusest, kättesaadavusest ning praktilisest väärtusest.

(2) Säilitustähtajad määratakse kas aastates, alaliselt või tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega järgmiselt: 1 aasta, 3 aastat, 5 aastat, 7 aastat, 10 aastat, 15 aastat, 25 aastat, 50 aastat, 75 aastat.

(3) Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise, saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast.

(4) Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast.

§ 64. Toimikute pidamine asjaajamises ja asjaajamisaasta lõpetamine

(1) Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid registraatoritesse ehk moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale.

(2) Toimiku kaanele märgitakse:
1) sarja nimetus vastavalt dokumentide loetelule;
2) indeks asjaajamises;
3) toimiku number ja aastaarv;
4) toimiku pealkiri;
5) säilitustähtaeg.

(3) Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse kõigepealt esmane kiri, seejärel vastuskirjad ja muud asja lahendamise käigus tekkinud dokumendid kronoloogilises järjestuses.

(4) Jooksva ja sellele eelnenud aasta toimikuid hoitakse kantseleis. Pärast asjaajamisperioodi lõppu esitatakse kohtu arhiivile aruanne kohapeal säilitatavate toimikute kohta vastavalt arhivaari nõudmisele.

(5) Asjaajamisest väljunud arhivaalide kohta koostab arhivaar arhivaalide loetelu.

(6) Arhivaalide loetelu koostatakse kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu vastavalt arhiivieeskirjale. Arhivaalide hävitamiseks või üleandmiseks eraldamise korral teeb arhivaar arhivaalide loetelus märke arhivaalide väljumise kohta viitega vastavale aktile.

(7) Arhivaalid koondatakse kahe aasta pärast alates nende loomisest või saamisest ja nendega seotud asjaajamise lõppemist vastavalt arhiivieeskirjale kohtu arhiivi. Üleandmine arhiivi vormistatakse aktiga.

§ 65. Arhiivipäevik

Arhiivipidaja peab arhiivipäevikut, millesse märgitakse kuupäevaliselt arhiivis säilitatavate toimikute arhiivist väljaandmine ja arhiivipidajale tagastamine.

§ 66. Arhivaalide korrastamine üleandmiseks avalikku arhiivi

(1) Arhivaalide korrastamisel üleandmiseks avalikku arhiivi kirjeldatakse need arhiivinimistus vastavalt arhiivieeskirja lisas toodud vormile.

(2) Arhiivi, sarja ja arhivaali tasandil kirjeldused esitatakse Rahvusarhiivi poolt väljatöötatud soovitusloetelus ettenähtud kirjelduselementidega.

(3) Arhiivikirjeldamine kooskõlastatakse avaliku arhiiviga.

§ 67. Arhivaalide hävitamine

Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödunud, eraldatakse hävitamiseks ja hävitatakse vastavalt arhiivieeskirjale.

§ 68. Avalike arhivaalide üleandmine arhiivi

(1) Avalikud arhivaalid antakse avalikku arhiivi 20 aastat pärast avaliku arhivaali tekkimist ja temaga seotud asjaajamise lõppemist.

(2) Arhivaalide üleandmiseks esitatakse üleandmistaotlus.

(3) Arhivaalide üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga arhiivieeskirja lisas toodud vormi kohaselt.

(4) Koos arhivaalidega antakse arhiivile üle nimistud ja muud otsivahendid.

8. jagu
TOIMIKUTE JA DOKUMENTIDE VÄLJAANDMISE KORD

§ 69. Toimikutega tutvumine

(1) Toimikuid ja muid dokumente antakse enne kohtuotsuse jõustumist kohtu kantseleis tutvumiseks menetlusosalistele järgmiste dokumentide esitamisel:
1) menetlusosalise isikut tõendav dokument;
2) lepingulistel esindajatel, v.a advokaat, kelle puhul esindusõigust eeldatakse, isikut tõendav dokument ja volikiri;
3) kõrgema astme kohtu kohtunikud, prokurörid, uurijad ja Justiitsministeeriumi ametnikud võivad kohtutoimikuga tutvuda töötõendi esitamisel.

(2) Pärast kohtuotsuse jõustumist antakse toimikuid ja muid dokumente tutvumiseks kohtumenetluse seaduses sätestatud korras.

(3) Kõik toimikuga tutvumised registreeritakse toimikus, märkides tutvuja seisundi kohtumenetluses, tutvumise aja ja kestuse ning vajaduse korral toimiku numbri. Toimikuga tutvumise kohta annab tutvuja allkirja.

§ 70. Toimikute väljastamine

(1) Toimikuid saadetakse välja kirjaliku nõudmise alusel posti teel tähtpanderollina või käskjalaga. Resolutsiooni toimiku väljastamiseks kirjutab kohtu esimees.

(2) Toimik peab kajastama selle liikumist. Toimiku väljastamise nõudekiri koos saatekirja ärakirjaga, samuti tagastamise saatekiri köidetakse toimikusse.

(3) Toimiku väljastamised registreeritakse, märkides, kellele, millal ja millise nõudmise alusel on toimik saadetud ning millal kohtule tagastatud.

§ 71. Dokumentide väljaandmine

(1) Pärast kohtuotsuse jõustumist antakse toimikuid ja muid dokumente tutvumiseks «Avaliku teabe seaduse» kohaselt.

(2) Dokumendi kättesaamisel annab saaja toimikusse või vastavasse registrisse allkirja. Posti teel väljastamise korral tehakse toimikusse või vastavasse registrisse sellekohane märkus.

§ 72. Jõustumiskuupäeva märkimine ja väljastamine

(1) Kohtuotsuste ja -määruste originaalidele, mis asuvad kohtutoimikus, märgitakse lahendi jõustumiskuupäev teksti lõppu vasakule allkirjadest allapoole.

(2) Jõustumist tõendava jõustumismärke väljastab menetlusosalisele avalduse alusel ja kohtutoimiku põhjal asja lahendanud kohtu kantselei. Märge kantakse kohtulahendi ärakirjale või väljatrükile.

(3) Kui lahend on jõustunud, kinnitab jõustumiskuupäeva kohtudirektori määratud ametnik oma allkirjaga ning kohtu pitseriga. Kohtudirektori määratud ametnik vastutab jõustumismärkega varustatud ärakirja ja jõustunud lahendi originaalteksti vastavuse eest.

(4) Kui kõrgema astme kohus kohtulahendit muudab, tehakse sellekohane märkus kohtutoimikus olevale esimese astme lahendi originaalile ja lisatakse lahendi koopiale vastavasisuline täiendus.

(5) Jõustunud kohtulahend avalikustatakse «Menetlusseadustes» sätestatu kohaselt.

9. jagu
ASJAAJAMISE JA RIIGIVARA ÜLEANDMINE

§ 73. Asjaajamise ja riigivara üleandmine teenistuja teenistusest lahkumisel

(1) Enne teenistuskohalt vabastamist annab teenistuja asjaajamise ja tema kätte usaldatud riigivara üle isikule, kes on määratud selle vastuvõtjaks, hiljemalt teenistusest vabastamise päevaks või vahetu juhi määratud ajaks. Teenistuja kohustused ja vastutus riigivara üleandmisel on sätestatud «Riigivaraseaduses».

(2) Kohtu esimehe ja kohtudirektori vahetumise korral võetakse ja antakse asjaajamine ning vara üle Justiitsministeeriumi kohtute osakonna esindaja osavõtul. Üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse kahes eksemplaris, mille üks eksemplar jäetakse kohtusse, teine antakse Justiitsministeeriumi kohtute osakonnale.

§ 74. Asjaajamise ja riigivara üleandmine teenistussuhte peatumisel

Puhkusele minev teenistuja annab asjaajamise ja riigivara üle teda asendavale teenistujale hiljemalt viimasel päeval enne puhkust. Akt vormistatakse juhul, kui:
1) teenistuja vahetu ülemus seda nõuab;
2) dokumentide või ülesannete lahendamise tähtaeg langeb teenistuja äraoleku ajale.

§ 75. Üleandmis-vastuvõtmisakt

(1) Asjaajamise ja riigivara üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga juhul, kui lahkub kohtudirektor või kohtu esimees või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja.

(2) Üleandmis-vastuvõtmisaktile kirjutavad alla üleandja, vastuvõtja ja juuresviibiv ametnik ning üleandja vahetu ülemus. Kohtu esimehe või kohtudirektori vahetumisel kinnitab akti Justiitsministeeriumi esindaja.

(3) Kui üks osapool ei ole akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.

§ 76. Üleandmis-vastuvõtmisakti sisunõuded

(1) Üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama vähemalt järgmisi andmeid:
1) täitmisel olevate lepingute loetelu;
2) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
3) üleantavate üksikdokumentide ja toimikute loetelu.

(2) Kohtudirektori vahetumisel peab üleandmis-vastuvõtmisakt sisaldama lõikes 1 loetletud andmetele lisaks järgmisi andmeid:
1) kohtu kantselei ja õigusteenistuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv;
2) kohtu eelarvevahendite seis;
3) kohtu pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike või töötajate nimed ja ametikohad;
4) kohtudirektori poolt viimasena allkirjastatud dokumentide indeksid või numbrid vastavalt dokumendiliigile;
5) üldandmed kohtu arhiivi kohta.

§ 77. Ühepoolne ülevõtmine

Kui lahkuv teenistuja keeldub asjaajamise ja riigivara üleandmisest või kui üleandmine ei ole võimalik, toimub see ühepoolselt teenistuja vahetu ülemuse juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge.

4. peatükk
RAKENDUSSÄTTED

§ 78. Määruse kehtetuks tunnistamine

Justiitsministri 5. augusti 2003. a määrus nr 54 «Maa- ja linnakohtu kantselei kodukord» (RTL 2003, 92, 1374) tunnistatakse kehtetuks.

§ 79. Määruse jõustumine

Määrus jõustub 2006. aasta 1. jaanuaril.

]]>

]]>

___________________________________________________________________________

[kutsutava nimi]
[kutsutava ametinimetus]
[asutuse nimetus]
[kutsutava aadress: tn maja nr - krt nr]
[kutsutava aadress – linn/asula ja sihtnumber]
[kutsutava aadress – riik]
[faksi nr]

KOHTUKUTSE

[kohtu nimetus] kutsub Teid [kellena – menetluse osalise liik] [avalikule/kinnisele]
[kohtuistungi(te)le / kohtu eelistungile]

Mitteilmumisest palume õigeaegselt teatada telefonil ________________________, elektronkirjaga
aadressil ___________________, kirjalikult aadresil __________________________________.

– Esindajal palume kaasa võtta tema volitust tõendav dokument.
Advokaadi puhul eeldatakse esindusõiguse olemasolu.

– Palume Teil kaasa võtta fotoga isikut tõendav dokument
(pass, isikutunnitus või juhiluba)

[selgitus]

[hoiatus]

[muu tekst]