Määrus antakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 30 lõike 1 punkti 3, raamatupidamise seaduse § 11 lõike 1 ja kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seaduse § 28 lõike 1 alusel.
1. peatükk Üldsätted
§ 1.
Jõgeva valla raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja kohaldamine
(1) Jõgeva Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi eeskiri) eesmärgiks on Jõgeva valla kui raamatupidamiskohustuslase raamatupidamise ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning raamatupidamise ja eelarve täitmise aruandluse tagamine.
(2) Eeskiri lähtub Eesti finantsaruandluse standardist, sealhulgas Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ), arvestusmeetodid ja -põhimõtted tulenevad raamatupidamise seadusest, rahandusministri määrustest, avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist (edaspidi FA juhend) ja rahvusvahelistest avaliku sektori raamatupidamise standarditest (IPSAS).
(3) Eeskiri reguleerib valla majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kasutatavaid arvestuspõhimõtteid ja informatsiooni esitusviisi, aruannete koostamise korda, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises, varade ja kohustiste inventeerimist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume ning raamatupidamise korraldamisega ja sellega kaasnevate sisekontrolli meetmete rakendamisega seotud asjaolusid.
(4) Eeskiri on täitmiseks kohutuslik valla ametiasutusele struktuuriüksustega ja vallavolikogule, ametiasutuse hallatavatele asutustele ja konsolideerimisgruppi kuuluvatele üksustele, kes kehtestavad oma sise-eeskirja, võttes arvesse käesoleva eeskirja nõudeid. Hallatavate asutuste nimekiri on toodud lisas 1.
(5) Ametiasutus koostab konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande. Konsolideerimisgruppi kuuluvad Jõgeva valla valitseva ja olulise mõju all olevad tütar- ja sidusettevõtted ning sihtasutused, mis on toodud lisas 2.
(6) Arvestusvaldkondades, mida eeskirjas ei käsitleta, lähtutakse eeskirja § 1 lõikes 2 nimetatud õigusaktidest ja juhenditest. Eeskirja täiendavad Jõgeva Vallavolikogu ja Jõgeva Vallavalitsuse õigusaktid ning vallavanema ja hallatavate asutuste juhtide käskkirjad.
§ 2.
Mõisted ja nende tõlgendused eeskirjas ning valla raamatupidamises
(1) Määruse tähenduses määratletakse Jõgeva Vallavalitsust kui täitevorganit (edaspidi vallavalitsus) ja kui ametiasutust (edaspidi ametiasutus). Ametiasutuse sisemise töö korraldamine ja ülesannete jagamine määratakse vallavanema käskkirjaga või ametijuhendiga.
(2) Eeskirjas on kasutatud mõisteid järgmises tähenduses:
1) analüütiline ja sünteetiline arvestus – majandusinformatsiooni liigendamise erinevad detailsuse tasemed. Sünteetiline arvestus on majandusinformatsiooni kirjendamine raamatupidamiskontodele. Analüütiline arvestus on raamatupidamiskontodele kirjendatud majandusinformatsiooni detailiseerimine (nõuded ja kohustused, kelle vastu jms). Analüütilist arvestust peetakse kas majandustarkavara pearaamatust eristatud moodulites (registrites) või teiste tarkvaravahenditega või käsitsi;
2) aktsepteerimine – majandustehingu toimumise ja õiguspärasuse kinnitamine allkirjaga ning eelarve tunnuse või nimetuse määramine valla eelarveklassifikaatorite liigenduses. Toiming kuulub kuludokumendi kontrollija või vastutava isiku (eelarve vastutav täitja, projekti vastutav täitja või muu aktseptiõiguslik isik) kompetentsi;
3) aruandeperiood – periood, mille jooksul toimunud majandustehingute kirjendid võetakse arvesse aruannete koostamisel. Lühim aruandeperiood on kalendrikuu. Majandusaasta aruandeperiood on kalendriaasta;
4) eelarve vastutav täitja – määratud isik või isikud, kellele on antud õigus kasutada vallaeelarve raha kinnitatud eelarve piires ja struktuuris. Vastavat õigust teostab vastutav isik kulu aktsepteerimisega valla eelarveklassifikaatorite liigenduses;
5) hea raamatupidamistava – rahvusvaheliselt tunnustatud arvestuse ja aruandluse põhimõtetele tuginev raamatupidamistava, mille põhinõuded kehtestatakse raamatupidamise seaduses, mida täiendavad RTJ-d, FA juhend ja eeskiri;
6) majandustehingute kirjendaja – töötaja, kes lähtudes heast raamatupidamistavast kirjendab valla majandustehingud raamatupidamisarvestuses nõuetekohases liigenduses. Üldjuhul on majandustehingute kirjendajaks raamatupidaja;
7) majandusinformatsiooni liigendamine – valla majandustehingute kirjendamine, kasutades riigi või valla õigusaktidega kehtestatud tunnuseid (koode), mis võimaldavad majandusinformatsiooni põhjal koostada finantsaruandeid valla juhtimisotsuste tegemiseks ning riigi aruandluse jaoks;
8) tehingupartner või tehingupartnerid – avaliku sektori üksuste majandusarvestuses eristatavad majandustehingu või -tehingute osapool või -pooled, kellele on omistatud tunnused (tehingupartneri koodid) eesmärgiga võimaldada koostada avaliku sektori üksuste konsolideeritud finantsaruandeid;
9) konsolideerimine – raamatupidamisüksuste aruannete ühendamine nii, nagu oleks tegemist ühe raamatupidamiskohustuslasega. Konsolideerimisega kaasneb elimineerimine, milline tehing on konsolideerimisgruppi kuuluvate isikute omavaheliste vastandtehingute (tulud-kulud, nõuded-kohustised) liitmine nii, et grupi aruandes neid ei esine;
10) valla konsolideerimisgrupp – ametiasutus koos struktuuriüksustega, hallatavad asutused ja valla valitseva või olulise mõju all olevad juriidilised isikud ning nende kaudu valitseva mõju all olevad juriidilised isikud;
11) valla oluline mõju – RTJ 11 punkti 9 kohaselt valla osalusega sidusettevõtted, s.o asutused, mille üle vald omab olulist mõju, kuid mis ei allu kontrollile. Olulise mõju olemasolu eeldatakse juhul, kui valla omanduses on otse või tütarettevõtete kaudu rohkem kui 20% sidusettevõtete hääleõigusest, välja arvatud erandjuhud kus on võimalik selgelt tõlgendada, et sellise hääleõigusega ei kaasne olulist mõju. Olulise mõju olemasolu iseloomustavad tavaliselt järgmised asjaolud:
- esindatus investeerimisobjekti tegev- või kõrgemas juhtkonnas;
- osalemine investeerimisobjekti äripoliitiliste otsuste tegemisel;
- olulised tehingud valla ja investeerimisobjekti vahel;
- valla ja investeerimisobjekti juhtkondade kattumine;
- tehnilise informatsiooni vahetamine valla ja investeerimisobjekti vahel;
12) valla valitsev mõju – RTJ 11 punkti 8 kohaselt osalusega tütarettevõtted, mida kontrollib vald. Kontrolli olemasolu eeldatakse juhul, kui valla omanduses on otse või tütarettevõtete kaudu rohkem kui 50% tütarettevõtte hääleõigusest, välja arvatud erandjuhud, kui on võimalik selgelt tõendada, et sellise hääleõigusega ei kaasne kontrolli. Kontroll eksisteerib ka siis, kui vallale kuulub 50% ja vähem hääleõigusest, kuid vald:
- omab tegelikku kontrolli rohkem kui 50% hääleõiguse üle kokkuleppe alusel teiste investoritega;
- kontrollib ettevõtte finants- ja tegevuspoliitikat teatud lepingu või kokkuleppe alusel;
- suudab määrata või tagasi kutsuda tegev- ja kõrgema juhtkonna liikmeid;
- suudab määrata tegevjuhtkonna ja kõrgema juhtorgani koosolekute otsuseid.
13) valla sidusüksused – valla otsese või kaudse (st valitseva või olulise mõju all olevate isikute kaudu) olulise mõju alla olevad juriidilised isikud.
2. peatükk Raamatupidamisega seotud infosüsteemid
§ 3.
Raamatupidamisega seotud kasutusel olevad infosüsteemid ja kasutamise eesmärk
(1) Jõgeva vallale kui raamatupidamiskohustuslasele pandud finantsarvestuse ning aruandluse tagamiseks kasutatakse järgmisi raamatupidamisega seotud infosüsteeme (edaspidi infosüsteem):
1) raamatupidamistarkvara PMen;
2) arvete ja kuluaruannete menetlemiseks ning e-arvete saatmiseks ja saamiseks Jõgeva vallaga lepingulises suhtes oleva arvekeskkonna operaatori veebipõhist arvekeskust (edaspidi e- arvekeskus), mis on liidestatud raamatupidamistarkvaraga;
3) eelarvestamisprotsessi ning eelarve täitmist toetavat infosüsteemi VeeRa, mis on liidestatud raamatupidamistarkvaraga;
4) personali- ja tööajaarvestuseks veebipõhist andmebaasi Persona;
5) krediidiasutustega arveldamiseks Jõgeva vallaga lepingulises suhtes oleva krediidiasutuse arvelduskeskkonda.
(2) Eeskirja § 3 lõikes 1 nimetatud infosüsteeme kasutatakse Jõgeva valla asutuste raamatupidamisega seotud andmete ning varade ja finantsarvestuse ja -aruandlusega seotud andmete kogumiseks, edastamiseks ja säilitamiseks.
§ 4.
Andmete omanik, vastutav ja volitatud töötleja
(1) Infosüsteemidesse sisestatud andmete omanik on Jõgeva vald ja infosüsteemide vastutav töötleja on ametiasutus.
(2) Infosüsteemide volitatud töötlejad on:
1) andmekogu pidamist või infosüsteemi kasutamist võimaldava tarkvara omanik (arendaja);
2) andmekogu või infosüsteemi sisestatud andmete majutaja;
3) isik, kellele avalike ülesannete täitmiseks sõlmitud lepingust tulenevalt tagatakse raamatupidamise infosüsteemidele juurdepääs.
§ 5.
Infosüsteemidesse andmeandjad, infosüsteemide andmekoosseisud ja andmetöötlejad
(1) Infosüsteemidesse andmeandjad on ametiasutuse hallatavad asutused ning teised riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ning füüsilised ja juriidilised isikud, kellel on seadustest tulenevalt kohustus raamatupidamisega seotud algdokumente või teavet esitada.
(2) Raamatupidamistarkvara PMen (edaspidi PMen) abil täidab Jõgeva vald raamatupidamise seaduse, FA juhendi ja RTJ nõuetega avaliku sektori raamatupidamisele ning finantsaruandlusele ja eelarve täitmisele kehtestatud nõudeid. PMen-i kantakse järgmised andmed:
1) andmed kassa ja panga kohta ehk raha liikumist kirjeldavad andmed (arvete tasumine, nõuete laekumine);
2) andmed arvelduste kohta (võlad ja ettemaksed);
3) pearaamatu andmed (koond);
4) eelarve andmed;
5) andmed Jõgeva valla asutuste töötajatele, ametnikele ning kohaliku omavalitsuse organi liikmetele arvestatud palga, hüvitiste, tasude ning erisoodustuste ja tasudelt kinnipidamiste kohta;
6) Jõgeva valla põhivara nimekirjad koos kulumi arvestusega;
7) andmed Jõgeva valla varade liikumise kohta koos koguselise arvestusega;
8) andmed esitatud ja saabunud arvete kohta;
9) andmed Jõgeva valla asutuste personali ning kohaliku omavalitsuse tööorganite liikmete kohta (isikute ees- ja perekonnanimi, isikukood, elukoht, arvelduskonto number jne).
(3) E-arvekeskus on infosüsteem masintöödeldavate elektrooniliste arvete edastamiseks, kinnitamiseks, vastuvõtmiseks ja säilitamiseks ning sidumiseks PMen-iga. E-arvekeskuse kaudu liikuvate arvete (tarnijate ostuarved, ostjatele esitatavad müügiarved) edastamisel ja vastuvõtmisel kantakse infosüsteemi järgmised andmed:
1) arve saaja ning saatja nimi või nimetus (füüsilise isiku ees- ja perekonnanimi, juriidilise isiku või asutuse nimetus);
2) arve saaja või saatja isikukood või registrikood;
3) juriidilise isiku puhul KMKR number;
4) arvelduskonto IBAN kujul;
5) kauba nimetus, kogus, hind, käibemaks.
(4) VeeRa on infosüsteem eelarvestamiseks ning eelarve täitmise jälgimiseks eelarve vastutavatele täitjatele.
(5) Persona on personaliarvestuse infosüsteem, kuhu kantakse:
1) personali koosseisu kuuluva isiku ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood;
3) ametinimetus;
4) tööaja koormus;
5) andmed töötaja tööaja täitmise kohta;
6) andmed puhkuse ja selle kasutamise kohta;
7) andmed palgaarvestuse, sealhulgas osalise töövõimetuse kohta;
8) tööaja arvestuse tabelid;
9) andmed laste kohta, kui soovitakse puhkusepäevi;
10) avaldused tulumaksu vabastuse kohta;
11) andmed, mis on vajalikud palgaarvestuseks.
(6) Krediidiasutuse arvelduskeskkond on vastava krediidiasutuse (panga) tagatud elektrooniline võimalus teha krediidiasutuses tehinguid, jälgida Jõgeva valla arveldukontodelt raha liikumist ning suhelda krediidiasutusega. Krediidiasutuse arvelduskeskkonna kaudu liiguvad panga ülekanded juriidilistele ja füüsilistele isikutele. Pankade arvelduskeskkonnad on liidestatud PMen-iga.
(7) Eeskirja § 5 lõigetes 2–5 nimetatud infosüsteemid on andmebaasid Jõgeva valla asutuste sisemiseks töökorralduseks vajaliku teabe kogumiseks ja säilitamiseks ning nimetatud infosüsteemides tagatakse andmetele juurdepääs ainult Jõgeva valla asutuste töötajatele või isikutele ja asutustele, kellel on seadusest tulenevalt õigus infosüsteemides olevat teavet saada.
(8) Eeskirja § 5 lõikes 3 nimetatud infosüsteemis töötlevad lisaks ametiasutusele andmeid vastavate arvete saajad.
(9) Eeskirja § 5 lõikes 6 sätestatud juhul töötlevad andmeid ametiasutus ja vastav krediidiasutus.
§ 6.
Infosüsteemide kasutamise korraldamine, teabe säilitamine, teabe edastamine ja turvameetmed
(1) Infosüsteemide kasutamine korraldatakse lepingute ja asutuse sisemise töökorraldusega.
(2) Vastava infosüsteemi administraator määratakse lepingu või vallavanema käskkirjaga ning vastavate õigustega isik märgitakse ametiasutuse infosüsteemide registris.
(3) Infosüsteemides tagatakse teabele juurdepääs lähtuvalt ametniku või töötaja tööülesannetest. Eeskätt kasutavad raamatupidamise infosüsteeme ametiasutuses raamatupidamisosakonna teenistujad. Kõikidele infosüsteemidele on juurdepääs vallavanemal.
(4) Infosüsteemides PMen, VeeRa ja e-Arvekeskus on andmete töötlejateks ka hallatavate asutuste juhid ning nende määratud töötajad.
(5) Infosüsteemides säilitatakse teave vastavalt raamatupidamist reguleerivatele õigusaktidele ja ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis määratud tähtajale.
(6) Teave, mille säilitustähtaeg on möödunud, hävitatakse ja korraldatakse pearaamatupidaja poolt koostöös vastava infosüsteemi tarkvara omanikuga.
(7) Infosüsteemides olevat teavet aktiivselt ei avalikustata.
(8) Infosüsteemides olevat juurdepääsupiiranguta teavet on võimalik saada vastavalt seadusele.
(9) Isikul on õigus saada enda kohta infosüsteemidesse kogutud teavet.
(10) Infosüsteemide turvameetmed tagatakse infosüsteemi omanikuga sõlmitud lepingu ning ametiasutuse sisemise töökorraldusega, sealhulgas küberturvalisuse nõuetega.
3. peatükk Kontoplaan ja majandusinformatsiooni liigendamine
§ 7.
Kontoplaan ja koodid
(1) Ametiasutus kasutab FA juhendiga kehtestatud kontoplaani ja koode.
(2) Vajadusel võib ametiasutus kasutada täiendavaid allkontosid.
(3) Majandustehingute kirjendamisel raamatupidamises kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks lisaks kontoplaanile järgmisi täiendavaid tunnuseid:
1) eelarveklassifikaatorid – tunnused valla eelarve koostamiseks ning eelarve täitmise jälgimiseks eelarve struktuuris. Rahakäibe liigendamine tagab informatsiooni eelarve kassalise täitmise kohta, muu majandusinformatsiooni liigendamine tagab informatsiooni eelarve tekkepõhilise täitmise kohta;
2) objekti-, projekti-, subjekti- jne koodid – lisatunnused, mis võimaldavad liigendada ja analüüsida majandusinformatsiooni täiendavalt.
4. peatükk Aruanded
§ 8.
Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted
(1) Ametiasutus koostab konsolideeritud majandusaasta aruande, lähtudes raamatupidamise seaduses ning kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seaduses toodud nõuetest, samuti FA juhendis esitatud arvestuspõhimõtetest ja Rahandusministeeriumi koostatud kohaliku omavalitsuse majandusaasta aruande koostamise juhendist.
(2) Ametiasutuse valitseva ja olulise mõju all olevate juriidiliste isikute kinnitatud ning auditeeritud majandusaasta aruanded esitatakse rahandusosakonnale nelja kuu jooksul aruandeaasta lõppemise kuupäevast.
(3) Majandusaasta aruanne auditeeritakse.
(4) Auditeeritud majandusaasta aruanne avalikustatakse Jõgeva valla veebilehel.
§ 9.
Aruannete esitamine
(1) Jõgeva Vallavalitsus kui täitevorgan koostab konsolideeritud majandusaasta tegevusaruande. Vallavanem allkirjastab digitaalselt majandusaasta aruande pärast seda, kui vallavalitsus on aruande heaks kiitnud. Vallavalitsus esitab heaks kiidetud ja allkirjastatud auditeeritud majandusaasta aruande Jõgeva Vallavolikogule, kes kinnitab aruande vastavalt kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seaduses sätestatule.
(2) Saldoandmik koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt FA juhendis kehtestatud korras ja tähtaegadel.
(3) Eelarve täitmise kvartaliaruanded koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumile rahandusministri kehtestatud korras ja tähtaegadel.
(4) Maksudeklaratsioonid- ja aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.
(5) Statistikaametile esitatakse aruanded Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.
(6) Aruannete koostamise ja esitamise kohustus on määratud ametiasutuse rahandusosakonna ametnike ja töötajate ametijuhendites ja töölepingutes.
5. peatükk Raamatupidamise korraldus ja arvestuse lähtealused
§ 10.
Raamatupidamise struktuur
(1) Valla igapäevast finantsmajanduslikku tegevust korraldab ametiasutuse rahandusosakond. Ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste igapäevast tegevust juhib ja korraldab vastava asutuse juht (ametiasutuse puhul vallavanem, ametiasutuse hallatavate asutuste puhul asutuse juhataja või direktor). Asutuse juht vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest.
(2) Valla tsentraliseeritud raamatupidamist korraldab ametiasutuse pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis.
(3) Valla ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse ametiasutuses tsentraliseeritult, tagades seejuures iga iseseisva registrikoodiga asutuse varade, tulude ja kulude eraldi arvestuse.
(4) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust peavad ametiasutuse raamatupidajad, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud nende ametijuhendites, töölepingutes või pearaamatupidaja poolt kehtestatud töökorralduses.
§ 11.
Varade ja kohustuste kajastamine
(1) Valla vara valdamine, kasutamine ja käsutamine (vara valitsemine) toimub vallavolikogu kehtestatud vastava määruse alusel.
(2) Varasid arvestatakse raamatupidamises eraldi asutuste ja vastutavate isikute lõikes. Vara kajastatakse selle asutuse finantsarvestuses, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab FA juhendi mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.
(3) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse raamatupidamisarvestuses soetusmaksumusega, seda korrigeerides ja vajadusel alla hinnates.
(4) Kohustused kajastatakse järgides tekkepõhisuse printsiipi ja lähtudes RTJdest (RTJ 3, RTJ 8 ja RTJ 9).
(5) Omavalitsuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta. Samuti ei kajastata kohustusi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustuste olemasolu, võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta, kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse asutuse raamatupidamise aastaaruandes.
(6) Laenud kajastatakse ametiasutuse raamatupidamisarvestuses.
§ 12.
Tulude ja kulude kajastamine
(1) Saadud maksutulud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt edasiandja esitatud teatisele.
(2) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse raamatupidamises selle asutuse tuludes, kes vastava tulu eest kaupu müüs või teenust osutas.
(3) Kulud kajastatakse raamatupidamises selle asutuse kuludes, kelle tegevuseks seda kasutati.
(4) Varast või kohustusest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse selle asutuse tuludes või kuludes, kelle valduses on kajastatud vastav vara või kohustus.
§ 13.
Algdokumentide andmed ja rahaliste ülekannete kontrollimine
(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.
(2) Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:
1) toimumisaeg;
2) majandusliku sisu kirjeldus;
3) arvnäitajad (kogus, hind, summa).
(3) Ametiasutus kasutab kõigi valla asutuste ostuarvete vastuvõtmiseks e-arvete operaatorit, mis ühendab endas e-arvete saatjad, saajad ning nende kasutatavad majandustarkvarad. Ostuarved esitatakse ametiasutuse raamatupidamisele operaatori kaudu eelistatavalt masinloetavate arvetena XML-faili kujul.
(4) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend.
(5) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning need allkirjastavad kulusid tegema volitatud isik ja raamatupidaja. Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja allkirjastama ka projekti töögrupi juht.
(6) Ametiasutuses määratakse kulusid tegema volitatud isikud. Kui volitatud isik viibib teenistuslähetuses või tema avaliku võimu teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alustel, siis on volitatud isiku pädevuses olevaid kulusid õigusteha vastavat volitatud isikut vallavanema käskkirjaga asendama määratud isikul või vallavanemal endal.
(7) Ametiasutuse kuludokumendid peab lisaks kulusid tegema volitatud isikule kinnitama ka vallavanem kui ametiasutuse juht.
(8) Ametiasutuse hallatavas asutuses on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse juht. Kui asutuse juht viibib töölähetuses või temaga on tööleping peatatud, on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse põhimääruses nimetatud isik. Kui asutuse põhimääruses asutuse juhi asendamine on sätestamata, on kulusid tegema volitatud isikuks vallavanema poolt määratud isik.
(9) Vallavalitsuse korraldusega kehtestatakse majanduskulude (kontogrupp 55) jagamise proportsioonid hoonetele, mida kasutavad mitu valla asutust ja mille kohta esitatakse ühine arve. Iga asutuse volitatud isik kinnitab oma kulu osa.
(10) Volitatud isik vastutab, et:
1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;
2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;
3) tehing on õiguspärane;
4) tehing on kooskõlas Jõgeva valla eelarvega;
5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrollimise nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isiku poolt;
6) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.
(11) Raamatupidamisega tegelevad töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekande dokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamise infosüsteemi:
1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;
2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide õigsuse;
3) maksetähtpäeva ja tehingu summad;
4) tekkepõhise perioodi;
5) tehingu vastaspoole andmed;
6) arvete korral nende vastavuse käibemaksuseadusele;
7) asjaolu, kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud.
(12) Vastavalt FA juhendi § 15 lõikele 5 peavad dokumentide kontrollimise nõuded tagama volitatud (allkirjaõigusliku) isiku ja raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja lahususe. Iga algdokument peab olema allkirjastatud nii volitatud isiku kui ka raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja poolt.
(13) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb kaks isikut. Sularaha väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule ka asutuse juht.
(14) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse (FA juhendi § 15 lõige 9):
1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;
2) digitaalallkiri;
3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.
(15) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist.
(16) Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse.
(17) Tuludokumendi aktsepteerib üldjuhul majandustehingu kirjendaja.
6. peatükk Majandustehingute kajastamine
§ 14.
Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine
(1) Vald on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende toimumise ajal või, kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda.
(2) Majandustehingute kirjendajad on raamatupidaja ülesandeid täitvad teenistujad ja töötajad, kelle kohustused tulenevad nende ametijuhenditest ja tööülesannetest.
(3) Raamatupidamisregistrid on andmekogumid, mis sisaldavad informatsiooni kontodel kajastatud kirjendite ja saldode kohta, samuti andmekogumid, mis sisaldavad kirjendite aluseks olevat üksikasjalikku informatsiooni. Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kontode kaupa kronoloogilises järjekorras. Raamatupidamisregistrit peetakse masintöödeldavalt ja programmis PMen.
(4) Raamatupidamisprogrammis PMen kasutatakse järgmisi mooduleid:
1) raha;
2) võlad;
3) bilanss;
4) eelarve;
5) palk;
6) varad;
7) ladu;
8) arved.
(5) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.
(6) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument). Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja -kirjendile.
(7) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:
1) majandustehingu kuupäev;
2) kirjendi identifitseerimistunnus, näiteks number või numbri ja tähe kombinatsioon;
3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;
4) viide kirjendi aluseks olevale alg- või koonddokumendile.
(8) Raamatupidamiskirjendite või raamatupidamiskannete (kirjendite kogum) järjekorranumbrid süstematiseeritakse seeriatesse. Soovituslikult süstematiseeritakse kandeseeriad järgmiselt:
1) ostuarvete kanded;
2) müügiarvete kanded;
3) pangaväljavõtete kanded;
4) kassadokumentide kanded;
5) palgakanded;
6) põhivara soetamiste ja parenduste, amortiseerimise ja bilansist väljakandmise kanded;
7) muud kanded, sealhulgas reguleerivad- ja paranduskanded.
(9) Raamatupidamiskannete informatsiooni kättesaadavus peab olema tagatud kõigile majandusinformatsiooni töötlevatele ja -tarbivatele töötajatele või teenistujatele ning takistatud juurdepääs kõrvalistele isikutele. Rahandusosakond korraldab eelarve vastutavatele täitjatele eelarve täitmise info kättesaadavaks tegemise.
(10) Raamatupidamiskanded ja nende aluseks olnud algdokumendid säilitatakse kannete või järjestikuste kannete kogumi viisi. Kui algdokumentide lisamine kandele ei ole ratsionaalne (liiga mahukas, dokument on algdokumendiks mitmetele raamatupidamiskannetele vms), on raamatupidamiskandel või seda täiendaval raamatupidamisõiendil nõutavad viited, mis võimaldavad seostada raamatupidamiskannet ja algdokumente.
(11) Raamatupidamise algdokumente tuleb säilitada seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati. Raamatupidamiskirjendites kajastamist leidnud majandustehingute kaudseks aluseks olnud dokumente säilitatakse vastavalt neid valdkondi käsitlevates õigusaktides kehtestatud nõuetele, kuid mitte vähem kui seitse aastat alates vastava majandusaasta lõpust.
(12) Finantstegevuse osas koondatakse dokumendid asjaajamises järgmiste sarjadena:
1) 12-1 Eelarve algdokumendid;
2) 12-2 Palgaarvestuse dokumendid;
3) 12-3 Raamatupidamise alg- ja koonddokumendid;
4) 12-4 Vara arvestuse dokumendid.
§ 15.
Müügiarved
(1) Müügiarved koostatakse operatiivandmete või lepingutes kajastatu põhjal ja tingimustel.
(2) Müügiarvete koostamine:
| Müügiarve | Väljastamise aeg | Algandmed ja nende esitaja | Esitamise viis |
| Lasteaedade koha- ja toidupäeva maksumuse arved | Igakuiselt hiljemalt 10. kuupäevaks | Lasteaia direktor edastab raamatupidajale vastavad tabelid hiljemalt 2. kuupäevaks läbi e-keskkonna. Tasumisest vabastamise otsustab volikogu. Kohamaksumuse kinnitab volikogu | E-postiga lapsevanema meilile. E-arve tellimuse korral edastatakse arve otse panka |
| Huvikooli kohamaks | Igakuuliselt | Asutuse juht hiljemalt 2. kuupäevaks | E-postiga arve kas lapsevanemale või direktorile, kes korraldab edastamise lapsevanemale. E-arve tellimuse korral edastatakse arve otse panka |
| Kohamaksuarved teistele omavalitsustele | Igakuuliselt | Kohamaksumused ühe lapse kohta kinnitab vallavalitsus. Laste andmed edastab haridusnõunik. Arveldamine vastavalt seadusele või lepingule | E-postiga või e-arvena |
| Sotsiaaltranspordiarved | Vastavalt vajadusele | Andmed esitab sotsiaaltööspetsialist jooksvalt ametiasutuse rahandusosakonnale | E-postiga või e-arvena |
| Üüri- ja kommunaalteenuste arved | Igakuuliselt | Kulupõhised arved esitatakse vastavalt lepingule hiljemalt 15. kuupäevaks | E-postiga või e-arvena |
| Muud arved | Vastavalt vajadusele | Vallavalitsuse ametnikud, ametiasutuse hallatavate asutuste töötajad | E-postiga või e-arvena |
(3) Arvete vormistamisel järgitakse sealhulgas raamatupidamise seaduse ja käibemaksuseaduse nõudeid. Erinõue on kajastada arvel arve väljastajale omistatud tehingupartneri koodi.
(4) Arved väljastatakse kliendile kas e-kirjaga PDF-vormingus või elektroonilise e-arvena. E-arvete saatmine toimub Omniva arvekeskuse kaudu.
(5) Arvete maksetähtaeg on soovitavalt mitte pikem kui 14 kalendripäeva, enne 10. kuupäeva väljastatud arvetel mitte hiljem, kui sama kalendrikuu lõpus.
(6) Arve koostaja vastutab arve koostamise ja raamatupidamiskirjendi õigsuse eest. Arve aluseks olnud algandmete õigsuse eest vastutab lepingu kinnitaja ja/või operatiivandmete esitaja.
(7) Koostatud ja kliendile väljastatud arveid korrigeeritakse või tühistatakse raamatupidamises koostatud kreeditarvega, mille tekstist või lisast nähtub korrigeerimise põhjus. Kreeditarvete koostamisel järgitakse tekkepõhisuse printsiipi.
§ 16.
Algdokumentide käive
(1) Raamatupidamise algdokumendid raha väljamaksete tegemiseks esitatakse ametiasutuse raamatupidamisele vastavalt järgmises tabelis märgitule:
| Dokumendi nimetus | Raamatupidamisele dokumendi esitamise tähtaeg | Dokumendi esitamise eest vastutaja ja lisatingimused |
| Vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktid | Kolme tööpäeva jooksul allkirjastamisest | Esitamine vastavalt jaotuskavale või sisulisele vajadusele |
| Raha väljamakseteks kohustavate lepingute (va töölepingud) koopiad | Kolme tööpäeva jooksul peale sõlmimist, kuid vähemalt üks tööpäev enne raha väljamaksmist | Lepingu täitmise eest vastutav isik. Leping peab olema eelnevalt dokumendiregistris registreeritud. Raamatupidajale esitatakse tööülesanne, mis viitab lepingule |
| Käskkirjad töötasude, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta | Vähemalt kaks tööpäeva enne tasude välja maksmist, samas viivitamatult peale allkirjastamist | Käskkirja koostaja |
| Tööaja arvestuse tabelid | Hiljemalt järgmise kuu 2. kuupäevaks | Asutuse juht/personalitöötaja |
| Isikliku ja ametisõiduki sõidupäevik | Hiljemalt iga kuu 2. kuupäevaks eelneva kuu kohta | Auto kasutaja, menetlemine paberkandjal, dokumendihaldussüsteemis, hallatava asutuse juht esitab sõidupäeviku e-postiga |
| Ametialase lähetuse aruanded | Viie tööpäeva jooksul peale aruande kinnitamist | Lähetatu |
| Avansiaruanded ja majanduskulu aruanded | Hiljemalt kuu viimasel tööpäeval | Avansist |
| Sularaha- ja kassaaruanded | Vähemalt kord kuus | Kassa eest vastutav isik |
| Hankijate arved | Üldjuhul laekuvad otse ostuarvete menetlemise keskkonda | Vastava kulueelarve eest vastutav isik |
| Vara mahakandmise ja arvele võtmise aktid | Kolme tööpäeva jooksul akti koostamisest | Asutuse juht või inventuuri komisjoni esimees või vara eest vastutav isik |
| Sotsiaaltoetuste väljamaksmise lehed | Kahe tööpäeva jooksul toetuse väljamaksmise kohustusest | Sotsiaaltöö spetsialist |
(2) Ametiasutuse hallatavate asutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest on üldvastutus vastava asutuse juhil.
(3) Vallavalitsuse sotsiaalosakonna poolt füüsilistele isikutele eraldatud sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse sotsiaalosakonnas ja need allkirjastab rahalise tehingu tegemiseks osakonna juhataja dokumendiregistris ning kõik muud füüsilistele isikutele eraldatud toetuste maksmise dokumendid vormistavad valdkonna spetsialistid ja need allkirjastab vallavanem dokumendiregistris. Toetuste väljamaksedokumendid suunab koostaja pärast allkirjastamist pearaamatupidajale, kes delegeerib tööülesande ja summad kantakse saajate pangakontodele.
7. peatükk Rahaliste vahendite ja arvelduste arvestus
§ 17.
Raha arvestus arvelduskontodel
(1) Rahalisi vahendeid hoitakse ja hallatakse kontsernikonto koosseisu kuuluvatel arvelduskontodel.
(2) Valla rahalised vahendid võivad enne pangakontodele inkasseerimist paikneda ka ametiasutuse või hallatava asutuse kassas.
(3) Maksete tegemiseks kasutatakse internetipanga teenuseid. Internetipankade kasutajaõigused raamatupidajatele annab vallavanem või rahandusosakonna pearaamatupidaja.
(4) Maksekorraldused valmistab internetipangas ette raamatupidaja. Elektrooniliselt tehtavate maksete kinnitamiseks kinnitatakse maksed elektrooniliselt internetipangas.
§ 18.
Sularahatehingute arvestus
(1) Kassatehinguid teeb asutuse juhi määratud isik.
(2) Sularaha pangakontolt väljavõtmiseks kasutatakse deebetkaarti või orderit.
(3) Kassatehingute arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente:
1) kassa sissetuleku order;
2) kassa väljamineku order;
3) kassaraamat;
4) kviitung või muu makset tõendav dokument.
(4) Sularahatehingute dokumenteerimiseks kasutab kassatehingute tegija kas nummerdatud sissemaksu- ja väljamaksukviitungeid, pileteid või kassasüsteemist välja trükitud kviitungeid ja aruandeid. Rikutud piletid või kviitungid kuuluvad esitamisele rahandusosakonnale sagedusega vähemalt kord kalendrikuus.
(5) Kui kassatehinguid teeb raamatupidaja, siis sisestab ta sularahatehingu kirjendi raamatupidamisprogrammi, seejärel trükib programmist välja kassaorderi, mille alusel tehakse tehing. Kassakäivet tõestav maksedokument vormistatakse tehingu toimumisel ning väljastatakse kliendile, orderi teine osa jääb raamatupidamiskirjendi aluseks.
(6) Kassa sissetuleku- või väljaminekuorderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule vallavanem või asutuse juht.
(7) Sularaha väljamaksmisel asutuses mittetöötavale isikule tuleb väljaminekuorderile märkida tema isikukood või isikut tõendava dokumendi andmed, samuti raha saaja allkiri.
(8) Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderites ei ole lubatud teha parandusi ega ülekirjutusi.
(9) Kassatehinguid tõestavate dokumentide põhjal koostatakse kord kuus koonddokument, kust nähtub sularaha jääk kassas päeva alguseks, sissetulekud ja väljaminekud maksedokumentide numbrite järjestuses ning sularaha jääk kassas päeva lõpuks. Koonddokumendile lisatakse kassadokumendid. Kassadokumendid allkirjastatakse koostaja poolt ning edastatakse raamatupidamisse kirjendite koostamiseks vähemalt kord nädalas. Kui asutuses kasutatakse kassasüsteemi, siis koostab raamatupidaja kanded vastavalt kassasüsteemi kontoriprogrammi väljavõtetele.
(10) Aruandvad isikud annavad sularaha kasutamisest aru vähemalt üks kord kuus avansiaruandega (hiljemalt kuu eelviimasel tööpäeval). Kasutamata jäänud osa avansist tagastatakse samuti hiljemalt kuu eelviimasel tööpäeval. Sularahas tehtud kulutuste aruande alusel kantakse hüvitamisele kuuluvad summad kulutaja pangakontole.
(11) Kuuvahetuseks kassasse sularahajääki ei jäeta. Erandjuhtudel on kuuvahetusel lubatud kassasse sularahajääk jätta, kui asutus töötab nädalavahetustel või riigipühadel ja sularaha on vaja vahetusrahaks või erakorraliste väljamaksete puhul.
(12) Ametiasutuses ja hallatavates asutustes peab olema asutuse juhi käskkirjaga kinnitatud sularaha käitlemise kord, milles kirjeldatakse täpsemalt kogu asutuses sularahakäibega seonduvat:
1) kassas hoitava sularaha piirmäär;
2) sularaha pangast toomise ja panka viimise korraldus;
3) sularaha hoidmise korrus asutuses;
4) sularahaoperatsioone teostavad isikud.
§ 19.
Tehingud asutuse pangakaartidega
(1) Deebet- ja kreeditkaartide kasutamise õiguse annab vallavanem oma käskkirjaga. Sellega kinnitatakse ka krediidi maksimumlimiit. Kaardiga sularaha väljavõttu tuleb üldjuhul vältida.
(2) Kaardi valdaja vastutab maksekaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Maksekaarti võib kasutada ainult töö- ja teenistusülesannete täitmiseks vajalikeks tehinguteks. Isiklike kulude tegemine maksekaardiga on keelatud.
(3) Kaardi valdaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ja kaardi valdaja süül rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga asutusele tekitatud kahju.
(4) Kaardi valdaja ei tohi anda maksekaarti ja PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse.
(5) Kaardi valdaja esitab raamatupidamisele kuu jooksul tehtud tehingute algdokumendid järgneva kuu viiendaks kuupäevaks. Algdokumendil peab olema selgitus kulu otstarbe kohta.
§ 20.
Nõuete ja kohustuste arvestus
(1) Varad ja kohustused on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem.
(2) Pikaajalised intressi mitteteenivad nõuded ja kohustused kajastatakse nüüdisväärtuses, kasutades diskontomäära 4% aastas.
(3) Aruandeaasta lõpu seisuga hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit.
(4) Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud üle 180 päeva, alla 100% ulatuses.
(5) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutavad alla raamatupidaja ja asutuse juht.
(6) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga.
(7) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot.
(8) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki.
(9) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saada olevat tulu. Nõude lootusetuks tunnistamine toimub Jõgeva vallavara valitsemise korras sätestatud alustel.
(10) Suure hulga nõuete korral kasutatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete hindamiseks inventeerimismeetodit, mille korral kõik laekumised kajastatakse esialgu ainult nõuete kontol (mitte kontrakontol). Aruandeperioodi lõpus hinnatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete jääki ning tehakse korrigeerimiskanne olenevalt sellest, kas ebatõenäoliste nõuete summa kokku võrreldes eelmise perioodi lõpu seisuga suurenes või vähenes.
§ 21.
Ettemaksude arvestus
(1) FA juhendi § 15 lõike 8 kohaselt tuleb ettemaksude tasumist võimaluse korral vältida. Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmalt vastava ettemaksusumma ülekandmisel. Esitatud, kuid maksmata ettemaksuarveid raamatupidamises ei kajastata.
(2) Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti.
(3) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu koheselt kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem kui 100 eurot.
§ 22.
Arveldused aruandvate isikutega
(1) Arveldusi aruandvate isikutega peetakse avansina makstud kulude osas kontol “Majanduskulude ettemaksed töötajatele” ja hüvitatavate tehtud kulude osas kontol „Võlad töötajatele majanduskulude eest“.
(2) Analüütilist arvestust peetakse kululiikide lõikes.
(3) Majanduskulude avanssi üldjuhul ei anta. Erandkorras tekkinud vajadusel antakse avanssi asutuse töötajatele sellekohase avalduse alusel. Avaldusele märgitakse avansi otstarve, finantsallikas ning lähetuse puhul ka lähetuskäskkirja number ja lähetuse aeg. Avalduse kinnitab asutuse juht. Avanss kantakse aruandva isiku pangakontole või makstakse välja kassast kinnitatud avalduse alusel. Avansi kasutamise kohta on töövõtja kohustatud esitama vormikohase avansiaruande.
(4) Palgaavanssi ei anta.
(5) Avanssi saanud isik peab esitama avansiaruande 5 tööpäeva jooksul pärast kulude tegemist, lähetuse korral 3 tööpäeva jooksul ja välislähetuse korral 5 tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist koos vormikohase lähetuskulude aruandega.
(6) Kui aruande summa ületab avansi summat ning tehtud kulutused on põhjendatud, siis kantakse ületav summa täiendavalt töötaja pangakontole. Lähetuskulude ülejääk kuulub töötaja poolt tagastamisele hiljemalt viie kalendripäeva jooksul pärast aruande esitamist asutuse pangakontole kasutamata jäänud summa ulatuses.
(7) Töövõtja poolt asutuse tarbeks tehtud majanduskulud (seotud koolituste või lähetustega) hüvitatakse aruande alusel, mis tuleb esitada raamatupidamisele kulutusi tõendavate originaaldokumentidega hiljemalt jooksva kuu lõpuks.
(8) Kui kuluaruanne on vormistatud korrektselt ning tehtud kulutused osutuvad põhjendatuks, kinnitab asutuse juht aruande.
(9) Hüvitatavate kulude majanduskulude piirsumma on 500 eurot ühes kuus, välja arvatud välislähetustega seotud kulud.
§ 23.
Sihtfinantseerimise arvestus
(1) Sihtfinantseerimine on teatud projektipõhisel sihtotstarbel saadud ja antud toetused, mille puhul määratakse selle eesmärk koos mõõdikutega eesmärgi täitmise jälgimiseks, ajakava ja rahaline eelarve ning toetuse andja nõuab saajalt detailset aruandlust raha kasutamise kohta ning raha ülejääk tuleb maksta andjale tagasi.
(2) Sihtfinantseerimine kajastatakse tuluna tegevuskulude tegemise või põhivara soetamise perioodil, kui sihtfinantseerimise tingimustega ei kaasne sisuline tagasinõude või laekumata jäämise risk. Kui eksisteerib sisuline tagasinõude või laekumata jäämise risk, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna vastava riski kadumisel. Toetust kajastatakse bilansis esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või sihtfinantseerimisega seotud nõuete, kohustiste, tulude ja kulude arvelevõtmise kuupäeval. Lepingute alusel võetud sihtfinantseerimise andmise kohustisi ja sihtfinantseerimise saamise nõudeid kajastatakse eelnevalt tingimuslike kohustiste ja nõuetena (bilansiväliselt kontodel 911010 ja 912010).
(3) Kui kulutused on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus aktsepteeritud, kuid see on veel laekumata, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna ja saamata sihtfinantseerimise nõudena.
(4) Tegevuskulude sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist. Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna hetkel, kui selle laekumine on kindel (maksetaotlus on toetuse andja või vahendaja poolt aktsepteeritud), üksus on täitnud sihtfinantseerimisega seonduvaid lisatingimusi ning teinud kulutused, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud.
(5) Vastavalt FA juhendi § 26 lõikele 3 võib tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastada laekumisel kohe tuluna ja ülekandmisel kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem 20 000 eurost.
[RT IV, 15.03.2023, 3 - jõust. 18.03.2023, rakendatakse tagasiulatuvalt alates 01.01.2023]
(6) Sihtfinantseerimist põhivara soetamiseks kajastatakse vastavalt FA juhendi § 27 nõuetele.
§ 24.
Kasutus- ja kapitalirent
(1) Rendilepingu kvalifitseerimisel kasutus- või kapitalirendiks selgitatakse, kas:
1) omandiõigus läheb rendiperioodi lõpul üle rentnikule;
2) rentnikul on õigus omandada renditav vara turuhinnast oluliselt soodsama hinnaga ja on tõenäoline, et ta seda kasutab;
3) rendileping katab suure osa (>75%) vara kasulikust tööeast;
4) rendimaksete nüüdisväärtus on peaaegu sama suur kui renditava vara turuväärtus (>90%);
5) renditav vara on niivõrd spetsiifiline, et ainult praegune rentnik saab seda ilma suuremate modifikatsioonideta kasutada;
6) kui vähemalt üks nimetatud tingimustest on täidetud, kajastatakse vara rendile andmist või võtmist kapitalirendina.
(2) Vara, mis võetakse bilansis arvestusse seoses lepingu kvalifitseerumisega kapitalirendi lepinguks, käsitletakse samadel alustel teiste põhivaradega markeerides põhivarakaarte kapitalirendi allika koodiga.
(3) Rendimakseid kajastatakse kapitalirendi kohustise vähenemisena, intressikulu finantskuluna.
(4) Kasutusrendi maksed on perioodi kulu ja kajastatakse ühtlaselt kogu rendiperioodi jooksul, ehk kui näiteks lepingu tingimuste kohaselt makstakse kasutusrendi esimese maksega proportsionaalselt oluline osa lepingu maksest, kajastatakse selline makse saaja raamatupidamises kui ettemakstud tulevaste perioodide kulu kontogrupis 2039 ja kantakse kuludesse rendiperioodi jooksul proportsionaalselt.
8. peatükk Tasudega seotud arvestus
§ 25.
Personaliarvestus
Ametiasutuse teenistujate personaliarvestuse eest vastutav isik on vallasekretär, hallatavas asutuses korraldab personaliarvestuse pidamist asutuse juht.
§ 26.
Tasude arvestus
(1) Palkade, töötasude, lisatasude, toetuste, preemiate ja muude rahaliste tasude arvestamise (edaspidi palgaarvestuse) alusdokumentideks on asutuse juhi käskkirjad, lepingud, vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktid ning tööaja arvestuse ja tarifikatsiooni tabelid.
(2) Palgaarvestus sisaldab:
1) töötajatele ja teenistujatele töötasu arvestamist;
2) puhkusetasude arvestamist;
3) ühekordsete väljamaksete (hüvitused, töösuhte lõpetamine ja muu) arvestamist;
4) töövõtu-, käsundus- või muu võlaõigusliku lepingu alusel töötasude arvestamist;
5) kahjuhüvitiste (tööõnnetuse või kutsehaigusega makstav hüvitis, kohtu poolt väljamõistetud hüvitis või viivis jm) arvestamist;
6) täitedokumentide järgi tehtavaid kinnipidamisi;
7) maksude kinnipidamisi ja arvestamisi;
8) muude vabatahtlike kinnipidamiste tegemist palgast;
9) arvestatud tasude kuukoondite tegemist ning kinnitamiseks esitamist.
(3) Rahaliste tasude arvestamise alusdokumendid (näiteks lepingud või lepingute lisad) või koonddokumendid alusdokumentide kohta (näiteks käskkirjad lepingute või nende lisade sõlmimise kohta) esitatakse palgaarvestusega tegelevale raamatupidajale viivitamatult pärast alusdokumendi allkirjastamist. Raamatupidaja teeb vastavalt alusdokumendile töötaja isiku ja talle määratud tasu ning muude tingimuste kohta seadistused raamatupidamisprogrammis PMen. Kui alusdokumendile lisaks ei ole vaja tööaja arvestuse tabeleid või tarifikatsioone, siis teeb raamatupidaja palgaarvestuse toimingu ainult alusdokumendi alusel.
(4) Maksu- ja Tolliameti e-keskkonnas peetavasse töötamise registrisse (TÖR) teeb lepingute kohta kanded asutuse juht või tema poolt määratud isik. Lepingu alustamise kanne peab olema tehtud enne seda, kui töötaja tööle asub. Raamatupidajatele antakse töötamise registri kannete vaatamise õigus, lisamis- ning muutmisõigust raamatupidajatele ei anta.
(5) Tööaja arvestuse tabelid esitatakse asutuse juhi või tema poolt määratud personaliarvestusega tegeleva isiku poolt palgaarvestusega tegelevale raamatupidajale hiljemalt järgneva kuu teiseks kuupäevaks.
(6) Palgaarvestusega tegelev raamatupidaja saadab ülekandmisele minevate palkade ning tasude nimekirjad (raamatupidamisprogrammis koostatud PDF-vormingus) kinnitamiseks eelarve eest vastutavatele isikutele. Nimetatud isikud peavad tasude kohta esitatud nimekirjad kinnitama vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (kas e-kirjas kinnitust andes, digiallkirjaga faili kinnitades, paberkandjal allkirjaga või dokumendihaldussüsteemis kinnitust või allkirja andes).
(7) Töötasu makstakse üks kord kuus ülekandega teenistuja või töötaja isiklikule või muule tema kirjaliku avalduse alusel soovitud pangakontole. Töötasu arvestamine toimub perioodiliselt kuu esimesest kuupäevast kuu viimase kuupäevani ning töötasu ülekandmine toimub hiljemalt töökorralduse reeglites sätestatud kuupäeval.
(8) Puhkusetasu arvestamisel lähtutakse Vabariigi Valitsuse kinnitatud keskmise töötasu maksmise tingimustest ja korrast ning vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktidest ning asutuste palgajuhenditest. Puhkusetasu arvestamise aluseks on asutuse juhi käskkiri puhkusele lubamise kohta. Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minemist, kui tööandja ja töötaja ei ole leppinud kokku teisiti. Töötaja allkirjastatud avaldus tuleb esitada vähemalt 5 tööpäeva enne puhkuse algust palgaarvestusega tegelevale raamatupidajale. Kokkulepe, mille alusel puhkusetasu makstakse hiljem kui puhkuse kasutamisele järgneval palgapäeval, on tühine.
(9) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustis hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitab raamatupidamisele personalitöö eest vastutava isik hiljemalt aruandeaastale järgneva kuu 20. kuupäevaks.
(10) Töövõimetuslehtede kinnitamiseks antakse raamatupidajale e-haigekassa andmebaasi kasutamise õigused. Raamatupidaja täiendab e-haigekassas lõpetatud staatuses dokumendid. Asutuse juht või tema määratud personaliarvestusega tegelev isik vastutab, et tööaja arvestuse tabelites kajastuvad andmed vastavad töövõimetuslehtede andmetele.
(11) Töötajatele väljastatakse soovi korral e-kirjaga palgateatis, mille edastab palgaarvestusega tegelev raamatupidaja.
(12) Tööjõukulusid ja tööjõuga seotud maksukulusid käsitletakse tööjõukuluna selles asutuses, kus arvestatakse töötasu ja deklareeritakse maksud tasudelt.
§ 27.
Maksude arvestus
(1) Maksud arvestatakse, peetakse kinni ja kantakse üle maksukogujale lähtuvalt õigusaktides sätestatud nõuetele. Palkade ja tasudega seotud maksude arvestuse õiguse eest vastutab palgaarvestusega tegelev raamatupidaja.
(2) Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt. Selleks antakse e-maksuametis asutuse juhi või tema volitatud isiku poolt raamatupidajatele TSD- ja INF-deklaratsioonide üleslaadimise ja muutmise õigused.
9. peatükk Varude, põhi- ja bilansiväliste varade arvestus
§ 28.
Varude arvestus
(1) Varud võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kulutustest. Vastavalt FA juhendi §-le 38 kantakse soetamisel lisanduvad maksud ja lõivud maksukulu kontole.
(2) Materjalid võib kanda kohe kulusse, kui ostuarve summa ei ületa 2 000 eurot ilma käibemaksuta.
(3) Varud hinnatakse alla eeldatavale neto realiseerimismaksumusele, kui see on madalam nende soetusmaksumusest.
(4) Varude jäägi hindamisel kasutatakse kaalutud keskmise soetushinna meetodit. Toiduainete kulu analüütilist arvestust peetakse asutustes kohapeal.
§ 29.
Materiaalne põhivara
(1) Kinnisvarainvesteeringuna kajastatakse kinnisvaraobjekte (maa ja/või hoone), mida hoitakse väljarentimise või turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida aruandekohustuslane ega ükski avaliku sektori üksus ei kasuta oma põhitegevuses (RTJ 6). Kinnisvarainvesteeringud jaotatakse mitmeks põhivaragrupiks eristamaks üksteisest maa ja hooned. Kinnisvaraobjekt klassifitseeritakse bilansis ümber materiaalseks põhivaraks juhul, kui selle kasutuse eesmärk muutub (näiteks kinnisvarainvesteeringust saab oma tarbeks kasutatav põhivara või vastupidi). Kuna vallavalitsuse haldusalas on nii kinnisvarainvesteeringutel kui ka materiaalsel ja immateriaalsel põhivaral arvestusmeetodiks soetusmaksumuse meetod, siis ümberklassifitseerimisega arvestuse muutusi ei kaasne.
(2) Materiaalseks põhivaraks loetakse vara hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 10 000 eurost ilma käibemaksuta, välja arvatud maa ja kunstiväärtused, mis võetakse arvele olenemata maksumusest (RTJ 5).
[RT IV, 15.03.2023, 3 - jõust. 18.03.2023, rakendatakse tagasiulatuvalt alates 01.01.2023]
(3) Vara, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille maksumus on alla põhivara soetusmaksumuse alampiiri, kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kulusse ning võetakse arvele bilansiväliselt asutuste ja vastutavate isikute lõikes alates 200 eurost.
(4) Avalikus raamatukogus raamatuid põhivarana arvele ei võeta, vaid nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse.
§ 30.
Materiaalse põhivara arvestus
(1) FA juhendi § 40 lõike 1 alusel lähtutakse materiaalse põhivara arvestuses RTJ 5 esitatud nõuetest. Erinõudena ei ole avaliku sektori üksusel lubatud kapitaliseerida materiaalset põhivara ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive, välja arvatud tööjõukuludelt arvestatud maksud.
(2) Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda ja -asukohta (vara soetusmaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele, lammutuskulud, mis on vältimatud seoses objekti ehitamise või renoveerimisega). Vara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulu. Vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellija järelevalve) ei kapitaliseerita, kui seda teevad oma töötajad ning selle suurus ei ole usaldusväärselt määratav või oluline. Samuti ei kapitaliseerita varade soetamisega seotud makse ja lõive ning laenukasutuse kulutusi, vaid need kantakse tekkimise perioodil kuludesse.
(3) Põhivara parendustega seotud kulutused lisatakse põhivara soetusmaksumusele juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele RTJ 5 tähenduses ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele ning kulutuse maksumus on vähemalt 10 000 eurot ilma käibemaksuta. Parenduse lisamisel põhivara soetusmaksumusele hinnatakse võimalikku vara järelejäänud eluea pikenemist ning olulise muutuse korral korrigeeritakse amortisatsiooninormi.
[RT IV, 15.03.2023, 3 - jõust. 18.03.2023, rakendatakse tagasiulatuvalt alates 01.01.2023]
(4) Põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset ning parendustega kaasnevad demonteerimis- ja lammutustööde kulud kajastatakse aruandeperioodi kuludes.
(5) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.
(6) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsiooni norm määratakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast.
(7) Uute põhivarade amortisatsiooninormid aastas on järgmised:
1) ehitised, rajatised 2–10%;
2) masinad ja seadmed, sealhulgas ka transpordivahendid 10–20%;
3) infotehnoloogilised seadmed ja arvutustehnika 20–33%;
4) muu amortiseeruv vara 10–20%;
5) immateriaalne põhivara 20%.
(8) Kasutatud varadele ja oluliselt erisugustele uutele põhivahenditele kehtestatakse asutuse juhi käskkirjaga konkreetne individuaalne amortisatsiooninorm.
(9) Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.
(10) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustamine, kadumine) hinnatakse vara alla. Vara allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab asutuse juht.
(11) Kui ilmneb vara tegeliku kasuliku tööea oluline erinevus esialgsest hinnangust, muudetakse amortisatsiooniperioodi. Selleks hinnatakse vara järelejäänud kasulikku eluiga vähemalt aastainventuuri ajal. Amortisatsiooni muutuste mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt.
(12) Materiaalne põhivara võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või üleandmis-vastuvõtuakti alusel. Uusehitused ja põhivara rekonstrueerimised võetakse arvele soetusmaksumuses asutuse juhi koostatud akti alusel. Ettepaneku vara arvele võtmiseks teeb nende kulude tegemise eest vastutav isik (volitatud isik) kooskõlastatult rahandusosakonnaga.
(13) EL struktuurifondide toetuste arvel soetatud põhivarasid arvestatakse raamatupidamisprogrammis PMen varade arvestuse objekti “Välisabist sihtfinantseeritud põhivara” all.
(14) Raamatupidamisele esitatakse põhivara arvele võtmise kuupäeva seisuga kinnitatud vormil akt.
(15) Põhivara müük, tasuta üleandmine, tasuta saamine ning mahakandmine toimub Jõgeva vallavara valitsemise korras sätestatud alustel.
§ 31.
Osalused valitseva ja olulise mõju all olevates üksustes
(1) Valitseva mõju all olevateks üksusteks loetakse äriühingud, sihtasutused ja mittetulundusühingud, milles Jõgeva vald omab mõjuvõimu määrata investeeringuobjekti finants- ja tegevuspoliitikat ning omab äriühingute puhul üle 50% ettevõtja hääleõiguslikest aktsiatest või osadest.
(2) Olulise mõju all olevateks üksusteks loetakse äriühingud, sihtasutused ja mittetulundusühingud, milles Jõgeva vald osaleb investeeringuobjekti finants- ja tegevuspoliitika üle otsustamisel. Olulise mõjuvõimu eelduseks on arvestatud 20–50% hääleõigusest.
(3) Osalusi valitseva ja olulise mõju all olevates üksustes kajastatakse konsolideerimata aruannetes soetusmaksumuses, kui osalused soetati pärast 31.12.2003 ning tuletatud soetusmaksumuses kui osalused soetati enne 31.12.2003. Tuletatud soetusmaksumuseks loetakse osalust nende üksuste netovaras seisuga 31.12.2003.
(4) Konsolideeritud aruannetes kajastatakse valitseva mõju all olevate üksuste finantsnäitajad rida-realt ja grupisisesed nõuded, kohustused tulud ja kulud elimineeritakse ning olulise mõju all olevaid äriühinguid kajastatakse kapitaliosaluse meetodil.
§ 32.
Bilansiväline vara ja selle arvestus
(1) Bilansiväliselt arvestatakse väheväärtuslikku vara, mille soetusmaksumus on 200 kuni 9 999,99 eurot ilma käibemaksuta.
[RT IV, 15.03.2023, 3 - jõust. 18.03.2023, rakendatakse tagasiulatuvalt alates 01.01.2023]
(2) Väikevara kantakse kulusse soetamise hetkel.
(3) Raamatupidamises peetakse arvestust asutuste ja vastutavate isikute lõikes.
(4) Varad võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või üleandmis-vastuvõtuakti alusel.
(5) Vara müük, tasuta üleandmine, tasuta saamine ning mahakandmine toimub Jõgeva vallavara valitsemise korras sätestatud alustel.
10. peatükk Inventeerimine
§ 33.
Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus
(1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki raamatupidamiskontodel kajastatuga.
(2) Iga kuu lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega.
(3) Kord kvartalis tehakse maksunõuete- ja kohustuste võrdlus e-Maksuameti kontokaartidega. Võrdlused fikseeritakse kirjalikult, analüütilisele dokumendile tehakse kontrollija poolt märge kontrollimise kohta, tuuakse välja vahed nende olemasolul ja kinnitatakse kontrollimist oma allkirjaga. Erinevuste korral tehakse paranduskanded. Paranduskanded dokumenteeritakse.
(4) Aasta lõpu seisuga tehakse ladudes toiduainete inventuur ja selle alusel korrigeeritakse kuludesse kantud materjalide maksumust.
(5) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori üksuste omavahelisi saldosid saldoandmike infosüsteemi saldode ja ridade võrdlemise päringute alusel. Vajadusel võrreldakse saldosid täiendavalt elektronposti teel. Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse.
(6) Vähemalt üks kord aastas tehakse asutuse kõigi oluliste varade ja kohustuste inventuur. Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu.
(7) Inventeerimise käigustehakse:
1) materiaalse põhivara inventuur;
2) varude inventuur;
3) nõuete ja ettemaksude inventuur analüütiliste nimekirjade alusel ja oluliste nõuete kohta kinnituskirjade saatmine;
4) kohustuste ja saadud ettemaksude inventuur analüütiliste nimekirjade alusel ja oluliste kohustuste kohta saldovõrdluste väljastamine;
5) sularaha inventuur kassades;
6) pangakontode saldode võrdlus;
7) avaliku sektori saldoandmike võrdlus;
8) bilansiväliselt kajastatavate varade ja kohustuste võrdlemine lepingutega.
(8) Vähemalt üks kord kahe aasta jooksul inventeeritakse aastainventuuride käigus bilansivälist väheväärtuslikku vara, mille osas ei ole viimase kahe aasta jooksul erakorralist inventuuri tehtud.
(9) Aastainventuuri tegemist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust.
(10) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks.
(11) Asutuse juht määrab varude ja materiaalse põhivara aastainventuuri tegijad. Inventuurikomisjonid koosnevad vähemalt kahest liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri tegemist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik.
(12) Sularahakassa ootamatut kontrolli tehakse vähemalt kord aastas.
(13) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel tehakse erakorralised inventuurid.
§ 34.
Inventeerimise ja hindamise protseduurid
(1) Kassa inventuuri teeb asutuse juhi poolt töötajatest moodustatud komisjon ja inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastatakse:
1) inventuuri tegemise kuupäev;
2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad;
3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega;
4) komisjoni liikmete allkirjad.
(2) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust. Kontrollimine vormistatakse pangaväljavõttel vastava märkega ja allkirja lisamisega.
(3) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel tehakse:
1) nõuete periodiseerimine, arvestades tekkepõhisuse printsiipi;
2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine;
3) välisvaluutas fikseeritud nõuete, välja arvatud ettemaksed, ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Euroopa Keskpanga valuutakursi alusel;
4) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;
5) intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus;
6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega. Üksikisikutele saadetakse saldokinnituskirjad juhul, kui nõue on tasumata pikema perioodi eest kui viimane aruandekuu ja nõude summa ületab 200 eurot.
(4) Varude inventuuri teeb asutuse juhi poolt asutuse töötajatest moodustatud komisjon ja varude inventeerimisel järgitakse järgmisi nõudeid:
1) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada;
2) varude liikumine toimub inventuurikomisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi;
3) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus;
4) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topelt lugemise vältimiseks;
5) erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt või aktid;
6) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse;
7) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt;
8) allkirjastatud aktide põhjal korrigeerib rahandusosakond vajadusel raamatupidamise andmeid, avastatud puudu- ja ülejäägid võetakse arvele.
(5) Inventuuriga seoses tehakse lisaks järgmised toimingud:
1) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku netorealiseerimis-maksumust;
2) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses;
3) inventeerimise nimestikes toodud märkuste põhjal koostatakse vara maha kandmise ja allahindluse aktid ning esitatakse need vallavalitsusele. Vallavalitsuse otsuse põhjal koostatakse raamatupidamises materiaalse põhivara korrigeerimiskanded.
(6) Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud:
1) kohustuste periodiseerimine, arvestades tekkepõhisuse printsiipi;
2) välisvaluutas fikseeritud kohustuste, välja arvatud ettemaksed, ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel;
3) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;
4) intressikandvate kohustuste tekkepõhine intressiarvestus;
5) maksukohustuste võrdlemine Maksuameti väljavõtetega;
6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;
7) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvele võtmine.
(7) Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid. Selleks kasutatakse peale saldoandmiku esitamist saldoandmike infosüsteemi saldode võrdlemise ja ridade võrdlemise päringuid. Kui saldoandmiku esitaja eeldab, et saldoandmikus võib tõenäoliselt esineda vahesid teiste üksustega, ennetatakse seda saldode võrdluse taotluse esitamisega teisele saldoandmiku esitajale enne saldoandmiku esitamise tähtaja saabumist. Sel juhul saadab üksus, kes leiab, et saldosid on vaja eelnevalt võrrelda, teisele poolele e-posti teel oma saldod ja jääb ootama teise poole vastust. Teine pool on kohustatud järelepärimisele e-posti teel vastama koos omapoolsete saldode esitamisega. Vahede korral peetakse e-posti teel kirjavahetust kuni vahede likvideerimiseni. Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse. Vahesid, mille suurus on väiksem kui 100 eurot, ei pea parandama, välja arvatud konsolideerimisgrupi sisesed vahed, mis ei tohi olla suuremad kui 1 euro.
(8) Pärast inventeerimisandmete võrdlust raamatupidamises koostab komisjoni esimees varude ja põhivarade inventuuri tulemuste lõppakti, millele lisatakse nimestikes toodud märkuste põhjal koostatud vara mahakandmise, allahindluse ja amortisatsiooniperioodi muutmise aktid.
(9) Avastatud üle- ja puudujäägid võetakse raamatupidamises arvele inventeerimiskomisjoni koostatud lõppakti alusel.
(10) Raamatupidamises kantakse puudujäägid maha:
1) kahju hüvitamisel süüdlase poolt;
2) süüdlase mitteavastamisel Jõgeva vallavara valitsemise korras sätestatud alustel.
11. peatükk Raamatupidamisdokumentide säilitamine
§ 35.
Raamatupidamisdokumentide hoidmine
(1) Raamatupidamisdokumente säilitatakse eeskirja § 6 lõigete 5 ja 6 ning § 14 lõigete 10 ja 11 kohaselt.
(2) Dokumendid säilitatakse elektroonselt, kui dokumendi säilitustähtaja jooksul on tagatud säilitatava info autentsus, kirjaliku taasesitamise võimalus ning dokumendi õigsuse eest vastutavate isikute ja kinnitajate tuvastamise võimalus.
(3) E-arvekeskuse kaudu saadetavad arved säilitatakse e-arvekeskuse keskkonnas ja nende säilimise tagab e-arvekeskuse operaator. E-arvekeskuses säilitatakse:
1) tarnijatelt saabunud ostuarved;
2) ostjatele esitatud müügiarved.
(4) Raamatupidamise dokumente hoitakse ametiasutuse rahandusosakonnas kaks aastat. Seejärel antakse dokumendid ametiasutuse arhiivi tsentraliseeritud hoidmisele, kus neid säilitatakse vastavalt ametiasutuse dokumentide loetelule.
12. peatükk Rakendussätted
§ 36.
Eeskirja muutmine
Eeskirja muudetakse rahandusosakonna pearaamatupidaja ettepanekul vallavalitsuse määrusega. Muudatused ja täiendused tehakse majanduslikel kaalutlustel, hallatavate asutuste tegevuse ümberkorraldamisel, lähtuvalt Raamatupidamise Toimkonna juhendite ja metoodiliste soovituste sisust ning seaduste ja täiendavate juhendmaterjalide muutumisel või muul asjakohasel põhjusel.
§ 37.
Määruse rakendamine
Määrust rakendatakse alates 1. jaanuarist 2021 algavale arvestus- ja aruandeperioodile.
§ 38.
Määruse kehtetuks tunnistamine
[Käesolevast tekstist välja jäetud].
Kustutatud
Lisatud
Facebook
Twitter